Email 簽名檔格式怎麼寫？必備資訊、排列順序與台灣商務寫法

專業的 email 簽名檔格式，通常是 4 到 6 行文字：第一行中文姓名加英文名，接著職稱與部門、公司全名，再來是電話（含分機）、手機、網址，需要時再加地址、公司 Logo 和 LINE。「謝謝」「敬祝 商祺」這類結尾問候寫在信件內文，不放進簽名檔；身分證字號、住家地址和一長串標語也不要放。

這篇整理台灣商務信件常見的簽名檔寫法：每一項資訊該怎麼寫、排什麼順序、幾行最適合，以及中英雙語、LINE、Logo、深色模式、機密聲明這些常讓人猶豫的細節，最後附上寄出前的檢查清單。想直接複製現成的寫法，可以看依職業整理的 15 款 email 簽名檔範例；要把簽名檔設定到信箱裡，請看 Gmail 簽名檔設定教學 和 Outlook 簽名檔設定教學。

Email 簽名檔的基本格式

先看一個完整的對外簽名檔範例，後面再一項一項說明：

張書豪 Howard Chang
業務部｜業務經理
晨曜精密股份有限公司
T +886 2-0000-3186 #215｜M +886 912-000-347
howard.chang@chenyao-precision-demo.com.tw
www.chenyao-precision-demo.com.tw
114 台北市內湖區曜光路 88 號 8 樓

這 7 行是上限，不是每個人都要寫滿。順序的邏輯很簡單：先讓對方知道「您是誰」（姓名、職稱、公司），再告訴他「怎麼找到您」（電話、信箱、網址、地址）。收件人多半只是想找電話，照這個順序排，他一眼就能找到。

簽名檔要放哪些資訊？依序說明

1. 姓名：中文名加英文名

台灣商務簽名檔最常見的寫法是「張書豪 Howard Chang」：中文名在前，英文名在後，中間空一格。有海外客戶或外商同事的話，英文名能讓對方知道怎麼稱呼您；只跟國內往來的話，只寫中文名也完全沒問題。

英文名的寫法以名片和公司系統上的為準，不要一個地方寫 Howard Chang、另一個地方寫 Shu-Hao Chang。姓名要比其他文字大一點或加粗，讓對方第一眼就看到。

2. 職稱與部門

寫正式職稱，例如「業務經理」「專案經理」「會計主任」。部門和職稱可以放在同一行，用「｜」隔開。對外信件不需要寫內部職等或員工編號。

接案者、自由工作者沒有部門，可以寫自己的服務內容，例如「平面設計師｜品牌識別與包裝設計」，比只寫「設計師」更讓人知道您做什麼。

3. 公司名稱：寫全名

對外信件建議寫公司登記的全名，包含「股份有限公司」或「有限公司」，例如「晨曜精密股份有限公司」。客戶的採購和會計常要對照公司全名，寫簡稱容易讓對方再回信詢問。公司有固定使用的英文名稱（例如 Chenyao Precision Co., Ltd.），雙語簽名檔就用那一個，不要自己翻。

4. 電話、分機與手機

台灣的電話寫法有兩種，看收件人是誰：

• 國內客戶： 02-0000-3186 #215、0912-000-347
• 海外客戶： +886 2-0000-3186 #215、+886 912-000-347

國碼 +886 後面要拿掉區碼和手機號碼開頭的 0，寫成「+886 2」和「+886 912」，不是「+886 02」。分機在台灣習慣用「#」標示，也可以寫「分機 215」；對外國客戶可以寫「ext. 215」。

電話和手機前面加上 T、M 或「電話」「手機」的標示，對方才不會分不清哪支是公司總機。手機要不要放，看工作性質：業務、外勤、在地服務業放上去比較方便；不希望下班時間被找的話，留公司電話就好。

5. 電子郵件與網址

有人覺得對方按回覆就能回信，簽名檔不用再寫信箱。但信件被轉寄、被列印或被複製到通訊錄時，簽名檔裡的信箱才是最清楚的聯絡方式，建議保留。

網址寫公司官網的首頁，可以省略「https://」，例如 www.chenyao-precision-demo.com.tw。如果有一個比首頁更有用的頁面（例如產品型錄或線上預約），就放那一個。

6. 地址

中文地址照台灣郵寄的順序寫：郵遞區號、縣市、區、路名、號、樓。郵遞區號從 2020 年 3 月起改為 3+3 碼，簽名檔寫前 3 碼就夠了。

英文地址的順序剛好相反，從樓層寫到國家：

8F, No. 88, Yaoguang Rd., Neihu Dist., Taipei City 114, Taiwan

地址不是每個人都需要。有實體店面、門市、工廠，或常有客戶來訪的公司，地址很有用；遠端工作或只做線上業務的話，可以省略，讓簽名檔短一點。

7. 統一編號（選填）

開立發票、請款或付款時常會用到統一編號，所以有些公司會把它放進簽名檔，例如「統一編號：00000000」（8 碼數字）。這不是必填，比較適合會計、業務助理、採購窗口這些常處理發票的人。一般員工可以不放，避免簽名檔太長。

8. LINE ID 或 LINE 官方帳號

在台灣，很多客戶比起回信更習慣用 LINE 聯絡，所以不少商務簽名檔會放上 LINE。放之前先想清楚要放哪一種：

• LINE 官方帳號（@開頭的 ID）： 適合公司、店家、門市。客戶加的是公司的帳號，員工離職或換人，聯絡管道也不會斷。
• 個人 LINE ID： 適合自由工作者、業務、房仲這類以個人身分接案的人。要有心理準備，客戶會在下班時間傳訊息。

不建議貼一張 LINE QR code 圖片：對方用手機看信時，沒辦法用同一支手機掃描。比較好的做法是放一個 LINE 圖示，點了直接開啟加好友頁面。

在 Signguin 的「連結與社群媒體」點選 LINE，就可以輸入 LINE ID、@官方帳號，或貼上 line.me / lin.ee 的連結。簽名檔會出現 LINE 圖示，點選後會開啟加好友的頁面。輸入個人 LINE ID 時，請確認填的是 ID，不是手機號碼；如果對方說加不到，檢查一下 LINE 隱私設定裡是否允許別人用 ID 加您為好友。

9. 其他社群連結

LinkedIn、Facebook 粉絲專頁、Instagram、YouTube 這些連結，只放和工作有關、而且有在經營的帳號，最多 3 到 4 個。半年沒更新的粉專放上去，效果反而不好。社群連結用小圖示表示就好，不需要把完整網址寫出來。

哪些資訊不要放進簽名檔

簽名檔會跟著每一封信寄出，也會被轉寄給您不認識的人。以下這些建議不要放：

• 身分證字號、生日、住家地址： 這些屬於個人資料，沒有理由出現在每一封商務信件裡。
• 私人信箱： 公司信件的簽名檔不要放 Gmail 或 Yahoo 私人信箱，客戶會不知道該寄到哪一個。
• 傳真號碼： 如果公司已經不太用傳真，就拿掉。仍有客戶在用傳真的產業（例如部分製造業、醫療院所）再保留。
• 勵志語錄、宗教或政治標語： 對方是客戶，不是朋友，這些內容可能讓人分心，甚至造成誤會。
• 把整個簽名檔做成一張圖片： 對方無法複製電話和信箱，圖片被擋下時也什麼都看不到。只有 Logo 用圖片，文字都用真正的文字。
• 過期的活動宣傳： 展覽或促銷活動結束後，記得從簽名檔刪掉。

Email 簽名檔幾行最適合？版面與字型

1995 年的網路禮儀文件 RFC 1855 建議簽名檔「不超過 4 行」。現在的簽名檔可以有 Logo 和圖示，但原則沒變：文字控制在 4 到 6 行，旁邊可以放 Logo；超過 7 行，通常就是放了對方用不到的資訊。

版面上的幾個重點：

• 一種字型就好。 用大小和粗細區分重點，不要混用好幾種字型。
• 不要用特殊中文字型。 收件人電腦上沒有安裝的字型，會被郵件軟體換成系統預設字型。Windows 和 Mac 內建的中文字型不同，用一般的黑體類字型最保險；標楷體這類字型在對方電腦上不一定一樣。
• 字不要太小。 姓名約 16 到 18 像素，其他資訊 13 到 14 像素。iPhone 會自動放大小於 13 像素的文字，可能讓排版跑掉。
• 最多兩種顏色。 品牌色用在姓名或分隔線，其他資訊用深灰色。淺灰色文字在白色背景上很難讀。
• 用「｜」或空格分隔同一行的資訊。 用符號排成的分隔線（例如「────」或「＝＝＝」）不要拉太長，太長在手機上會斷成兩行。

另外，Gmail 預設會在簽名檔上方加一條「--」分隔線，簽名檔的上限是 10,000 個字元，格式和圖片的程式碼也算在內。這些細節都在 Gmail 簽名檔設定教學 裡。

結尾問候寫在內文，不是簽名檔

「謝謝」「敬祝 商祺」「順頌 時祺」「祝 順心」這類結尾問候，屬於信件內文的一部分，不要放進簽名檔。原因有兩個：

1. 每封信要的問候不一樣。 寫給客戶的報價信用「敬祝 商祺」，回覆同事一句「謝謝」就夠了。問候寫死在簽名檔裡，就沒辦法依對象調整。
2. 回覆時會重複出現。 同一串信來回幾次，每一封都帶著一樣的問候，看起來很像罐頭訊息。

正確的位置是：內文最後一段 → 結尾問候 → 空一行 → 簽名檔。

（內文最後一段）……報價單請參考附件，有任何問題歡迎再與我聯繫。

敬祝 商祺

張書豪 Howard Chang
業務部｜業務經理
晨曜精密股份有限公司

中英雙語簽名檔：寫給海外客戶

有海外客戶的話，可以做一個雙語簽名檔，或另外做一個英文版。雙語簽名檔的重點是「每一項都有英文對照，但不要重複太多行」：

張書豪 Howard Chang
業務經理 Sales Manager
晨曜精密股份有限公司 Chenyao Precision Co., Ltd.
T +886 2-0000-3186 ext. 215｜M +886 912-000-347
howard.chang@chenyao-precision-demo.com.tw
8F, No. 88, Yaoguang Rd., Neihu Dist., Taipei City 114, Taiwan

幾個細節：

• 電話一律寫 +886。 海外客戶不知道台灣的區碼規則，寫 02 他會撥不通。
• 地址只寫英文版。 中英文地址都寫，簽名檔會多出兩行；國內客戶看得懂英文地址，反過來就不一定。
• 英文職稱用常見的說法。 例如 Sales Manager、Project Manager、Accounting Supervisor，不要逐字翻成對方看不懂的職稱。
• 如果大部分客戶都在國外， 乾脆把英文名放在前面，或另外建一個全英文的簽名檔，寫英文信時用。

對內、對外與回覆用簽名檔

同一個人不需要每封信都帶著完整的簽名檔。大部分郵件軟體都可以存好幾個簽名檔，建議分成三種：

Gmail 和 Outlook 都可以分別指定新郵件和回覆／轉寄要用哪一個簽名檔，步驟請看 Gmail 簽名檔設定教學 和 Outlook 簽名檔設定教學。

Logo 與圖片：尺寸和圖片放哪裡

公司 Logo 能讓簽名檔一眼看出是哪家公司，但放錯方式就會變成破圖或附件。

• 尺寸： Logo 寬約 120 到 180 像素就夠了，整個簽名檔的寬度控制在 600 像素以內。Google 建議 Gmail 簽名檔圖片高 70 到 100 像素、寬 300 到 400 像素，高度上限 100 像素；單獨一個 Logo 通常不需要那麼寬。
• 用 PNG，圖檔做成顯示尺寸的兩倍。 例如顯示 150 像素寬，圖檔做 300 像素寬，在高解析度螢幕上才不會糊，再用 HTML 把顯示尺寸固定住。社群圖示不要用 SVG，較舊的 Outlook（例如 2007 到 2016 的 Windows 版）不會顯示。
• 圖片要放在網路上。 簽名檔裡的圖片其實是一個網址，收件人打開信時才從網路下載。圖片如果放在自己電腦裡、權限沒開放的雲端硬碟，或公司網站改版後網址變了，對方看到的就是破圖。
• 不要直接把大圖貼進去。 原始尺寸的 Logo 檔案可能有好幾 MB，會讓每封信都變大。
• Outlook 的特別狀況： 傳統版 Outlook 有時會把簽名檔圖片變成 image001.png 附件，原因和處理方式在 Outlook 簽名檔設定教學 裡有說明。

要不要放大頭照？業務、房仲、顧問這類「客戶要認得您」的工作，照片很有幫助；一般行政或技術職位，放公司 Logo 就夠了。

深色模式與手機閱讀

現在很多人用手機看信，也有不少人開深色模式。簽名檔在電腦上看起來沒問題，在手機上不一定。

手機：

• 簽名檔太寬時，手機會把它縮小，文字小到看不清楚。窄一點、上下排列的設計在手機上最好讀。
• 電話號碼在手機上通常可以直接點一下撥出，所以號碼要寫完整，不要把兩支號碼擠在同一個欄位裡。
• 圖示要夠大，手指才點得到。

深色模式： Gmail、Apple Mail 和 Outlook 都可能把信件改成深色背景，連帶改變文字顏色。最常出問題的是 Logo：深色 Logo 搭配透明背景，在深色畫面上幾乎看不見。解決方法是改用在深淺背景都清楚的 Logo 版本，或在 Logo 後面加一塊白底。

Signguin 的預覽可以切換「電腦」「手機」和「淺色」「深色」，安裝前就能看到簽名檔在不同畫面的樣子。Logo 在深色模式下不清楚的話，開啟「Logo 加白色底」，白底會直接做進 Logo 圖檔裡，深色模式也不會把它變暗。

機密聲明與個人資料保護法

有些公司會在簽名檔最下方加上一段小字，常見的有兩種：

• 機密聲明： 例如「本郵件及其附件內容為機密資訊，僅供指定收件人使用。若您誤收本郵件，請通知寄件人並立即刪除。」法律、會計、金融、醫療這些經常處理機密資料的行業比較常用。
• 個資保護聲明： 說明公司依照《個人資料保護法》處理個人資料，並告訴對方隱私權政策放在哪裡。

一般公司的日常信件，並不一定要加這類聲明。要不要加、怎麼寫，請依公司的法務或內部規定決定（本文不是法律建議）。如果要加，把它放在簽名檔最下面，用小一點的字，控制在 2 行以內；不要讓聲明比信件內文還長。

如果公司的郵件伺服器已經自動在每封外寄信件加上聲明，自己的簽名檔就不要再放一次，不然對方會看到兩段一樣的文字。

Signguin 的「法律聲明／免責聲明」欄位會把文字以小字顯示在簽名檔下方，也有三種現成範本可以直接套用：「機密聲明」「個資保護」和「公司資訊」（公司名稱、登記地址和統一編號），都是免費功能。

用 Signguin 做出符合格式的 email 簽名檔

上面這些規則，自己用 Word 或郵件軟體一行一行排也做得到，只是很花時間，在 Outlook 和手機上還常常跑版。Signguin 是免費的電子郵件簽名檔產生器，可以省掉這些步驟：

1. 輸入公司電子郵件，Signguin 會從公司網站抓 Logo、品牌色和聯絡資訊。用 Gmail 這類個人信箱的話，可以自己填公司網站，或從空白開始。
2. 在「個人資料」填上姓名（中英文都可以）、職稱、公司、電話、手機和地址。空白欄位不會顯示，用不到的就留空。電話可以照台灣習慣加上分機，例如「+886 2-0000-1234 #215」：簽名檔會照您輸入的樣子顯示，手機上點一下撥號時只撥總機號碼。
3. 在「連結與社群媒體」加上 LINE、LinkedIn 或 Facebook，只有填寫的連結會出現在簽名檔裡。
4. 選一款設計，在預覽中切換手機、電腦、淺色與深色模式檢查。
5. 按「複製簽名」貼到 Outlook、Apple Mail 或其他郵件軟體；用 Gmail 的話，也可以按「自動加入 Gmail」直接裝進去。

Logo 和圖示由 Signguin 代管，不會因為公司網站改版而變成破圖；產生的程式碼用表格和行內樣式，控制在 Gmail 的 10,000 字元以內。

免費版不用註冊，有「經典」「簡約」「在地專家」3 款設計，簽名檔下方會有一個小小的「使用 Signguin 製作」連結。想加上自己的照片、使用所有設計、加入按鈕、橫幅或「儲存聯絡人」按鈕，或拿掉那個連結，可以考慮一次性付款、非訂閱制的 Premium。儲存簽名檔、之後回來修改都是免費的。

想直接套用業務、客服、店家、事務所等不同職業的寫法，可以參考 email 簽名檔範例；在 iPhone 上設定請看 iPhone 簽名檔設定。

寄出前的簽名檔檢查清單

做好簽名檔後，先寄一封信給自己，用電腦和手機各看一次，再對照這份清單：

• 姓名、職稱、公司全名都正確，英文名和名片一致
• 電話有分清楚市話和手機，分機用「#」或「分機」標示
• 給海外客戶的版本，電話寫成 +886 並拿掉開頭的 0
• 信箱和網址都點得開，沒有打錯字
• 文字控制在 4 到 6 行，沒有放結尾問候
• 沒有身分證字號、住家地址、私人信箱
• LINE 圖示或連結點了會開啟正確的加好友頁面
• Logo 在手機和深色模式下都看得清楚，沒有變成附件
• 回覆用的簽名檔是精簡版
• 機密聲明（如果有）在最下方，不超過 2 行

常見問題

Email 簽名檔一定要有哪些資訊？

最基本的是姓名、職稱、公司名稱和電話，讓對方知道您是誰、怎麼聯絡您。再加上信箱和網址就是一個完整的商務簽名檔。地址、Logo、LINE、社群連結和統一編號都是選填，依工作需要決定。

簽名檔的姓名要寫中文還是英文？

只跟國內往來，寫中文名就好。有海外客戶或外商同事，建議寫「中文名 英文名」，例如「張書豪 Howard Chang」，對方才知道怎麼稱呼您。英文名要和名片、公司通訊錄上的寫法一致。

「敬祝 商祺」要放在簽名檔裡嗎？

不要。結尾問候是信件內文的一部分，應該依收件人和內容調整，寫給客戶用「敬祝 商祺」，回覆同事寫「謝謝」就好。放進簽名檔的話，每封信都是同一句，回覆時還會一再重複。

簽名檔可以放 LINE 嗎？

可以，在台灣很常見。公司或店家建議放 LINE 官方帳號，員工換人也不會斷了聯絡；自由工作者可以放個人 LINE ID。用圖示加上加好友連結，比貼 QR code 圖片方便，因為對方常常就是用手機在看信。

回覆信件也要放完整的簽名檔嗎？

不需要。第一封信用完整的簽名檔，回覆和轉寄改用 1 到 2 行的精簡版，只留姓名、公司和手機。Gmail 和 Outlook 都可以分別設定新郵件和回覆要用的簽名檔。

簽名檔的 Logo 為什麼對方看不到？

最常見的原因是圖片沒有放在公開的網路位置，例如放在自己電腦或沒有開放權限的雲端硬碟，或公司網站改版後圖片網址變了。另外，部分郵件軟體預設不自動下載圖片，對方要手動選擇顯示圖片才看得到，所以聯絡資訊一定要用文字，不要做成圖片。