Chữ ký email: nên có gì, mẫu chữ ký email đẹp và cách tạo chữ ký Gmail

Chữ ký email là phần thông tin ngắn tự động xuất hiện ở cuối mỗi email bạn gửi: họ tên, chức danh, công ty, một số điện thoại, website, và có thể thêm logo nhỏ. Một chữ ký chuyên nghiệp chỉ cần 4 đến 6 dòng chữ thật, họ tên nổi bật nhất, mọi thứ còn lại trình bày gọn trong một, hai màu. Bạn có thể tạo chữ ký email ngay trong Gmail hoặc Outlook, hoặc thiết kế bằng công cụ tạo chữ ký miễn phí rồi dán vào.

Đó là câu trả lời ngắn. Phần dưới đi vào chi tiết: chữ ký email nên có gì và theo thứ tự nào, những gì nên bỏ, mẫu chữ ký email để sao chép cho nhiều nghề, quy tắc để chữ ký đẹp trên mọi màn hình, kích thước chuẩn, cách tạo chữ ký Gmail từng bước, và nên viết lời kết email thế nào trước phần chữ ký.

Chữ ký email là gì và vì sao cần?

Chữ ký email (email signature) là khối thông tin cố định bạn đặt một lần trong ứng dụng email, sau đó nó được tự động thêm vào cuối mỗi thư. Nó trả lời ba câu hỏi của người nhận: bạn là ai, bạn làm gì, và liên hệ lại bằng cách nào.

Với người đi làm và doanh nghiệp nhỏ, chữ ký có ba tác dụng rất thực tế:

• Người nhận gọi lại được ngay. Khách hàng đọc email trên điện thoại chỉ cần chạm vào số điện thoại trong chữ ký là gọi, không phải đi tìm danh thiếp.
• Mỗi email là một lần nhắc tên công ty. Nếu bạn gửi 30 email mỗi ngày, logo và website xuất hiện 30 lần mà không tốn thêm gì.
• Trông chuyên nghiệp hơn. Một email kết thúc bằng "Được gửi từ iPhone của tôi" và một email kết thúc bằng chữ ký gọn gàng tạo hai ấn tượng rất khác nhau, nhất là với đối tác mới.

Chữ ký email nên có gì và theo thứ tự nào?

Thứ tự dưới đây phù hợp với hầu hết công việc, từ trên xuống:

1. Họ và tên đầy đủ, có dấu. "Nguyễn Thị Lan Anh", không phải "Nguyen Thi Lan Anh". Đây là dòng to nhất hoặc đậm nhất. Viết hoa toàn bộ (NGUYỄN THỊ LAN ANH) cũng phổ biến ở Việt Nam và chấp nhận được, nhưng chỉ nên viết hoa dòng họ tên.
2. Chức danh. Ngắn, người ngoài đọc là hiểu. "Trưởng phòng Kinh doanh" tốt hơn một chức danh nội bộ dài cả dòng.
3. Tên công ty. Viết đúng như trên hóa đơn và giấy đăng ký kinh doanh: "Công ty TNHH Nội thất Sao Mai". Nếu tên đầy đủ quá dài, dòng này có thể dùng tên giao dịch, còn tên đầy đủ đặt ở dòng chữ nhỏ cuối cùng.
4. Một số điện thoại bạn thật sự nghe máy. Nếu làm việc với đối tác nước ngoài, viết dạng quốc tế: di động +84 912 000 111 (trong nước: 0912 000 111), máy bàn Hà Nội +84 24 3000 1234, TP. Hồ Chí Minh +84 28 3000 5678. Khi viết dạng +84, bỏ số 0 ở đầu.
5. Website. Ngắn và bấm được, bỏ "https://www.": saomai-noithat.vn.
6. Địa chỉ (khi có ích). Cần cho cửa hàng, phòng khám, nhà hàng, văn phòng hay tiếp khách. Nếu khách không bao giờ đến, có thể bỏ.
7. Logo. Nhỏ, rộng khoảng 120 đến 180 pixel.
8. Mạng xã hội (tùy chọn, tối đa ba). Chỉ những kênh bạn cập nhật thường xuyên và phục vụ công việc: LinkedIn, Facebook fanpage, kênh YouTube của công ty.
9. Một lời kêu gọi hành động (tùy chọn). Một nút "Đặt lịch tư vấn" hoặc "Xem bảng giá" nếu khách thường cần làm việc đó.
10. Ghi chú pháp lý hoặc thông báo bảo mật (chỉ khi cần). Luôn ở cuối cùng, chữ nhỏ.

Bạn không cần ghi lại địa chỉ email trong chữ ký: người nhận đã có nó ở dòng "Từ" và nút trả lời. Ngoại lệ là khi email của bạn hay bị chuyển tiếp hoặc in ra, ví dụ gửi cho phòng kế toán của khách hàng. Khi đó, một dòng email là đủ.

Viết số điện thoại và Zalo thế nào?

Ở Việt Nam, nhiều khách hàng sẽ nhắn Zalo thay vì gọi. Nếu số di động của bạn cũng dùng Zalo, ghi luôn trên cùng dòng thay vì thêm một dòng mới: +84 912 000 111 (Zalo). Nếu công ty có tổng đài 1900 hoặc hotline, chỉ nên ghi tối đa một số chính và một số phụ. Bốn số điện thoại cho một người làm người đọc không biết gọi số nào.

Địa chỉ sau khi sắp xếp đơn vị hành chính 2025

Từ ngày 1/7/2025, Việt Nam chuyển sang chính quyền địa phương hai cấp (cấp tỉnh và cấp xã) theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, cấp huyện chấm dứt hoạt động, nhiều phường và tỉnh được sáp nhập, đổi tên. Rất nhiều chữ ký email vẫn ghi "Quận 1" hay "Quận Cầu Giấy". Nếu địa chỉ công ty bạn đã đổi theo đơn vị hành chính mới, hãy sửa chữ ký cho khớp với giấy tờ của công ty, theo dạng:

Tầng 9, số 18 Duy Tân, phường Cầu Giấy, Hà Nội
Số 45 Nguyễn Trãi, phường Bến Thành, TP. Hồ Chí Minh

Chữ ký cá nhân hay chữ ký doanh nghiệp?

Chữ ký doanh nghiệp đi theo cùng thứ tự, nhưng phần công ty được chú trọng hơn: logo, website, địa chỉ, tên công ty đầy đủ, và thường có quy định chung về phông chữ, màu cho cả công ty. Một số công ty ghi thêm mã số thuế ở dòng chữ nhỏ cuối cùng để đối tác tiện làm hóa đơn; điều này không cần cho mọi email, chỉ hữu ích với người hay làm việc với kế toán.

Chữ ký của người làm tự do (freelancer) có thể lấy bản thân làm trung tâm và dùng dòng "công ty" để mô tả việc mình làm: "Lê Hoàng Nam, Thiết kế nhận diện thương hiệu cho quán cà phê". Sinh viên và người đang tìm việc thường thay tên công ty bằng tên trường, ngành học hoặc vị trí muốn ứng tuyển.

Chữ ký song ngữ Việt Anh

Ở công ty có vốn nước ngoài hoặc làm xuất nhập khẩu, chữ ký song ngữ rất phổ biến. Hai cách gọn gàng:

• Song ngữ trên cùng dòng cho chức danh: "Trưởng phòng Kinh doanh | Sales Manager". Họ tên, số điện thoại, website không cần dịch.
• Hai chữ ký riêng, một tiếng Việt và một tiếng Anh, chọn tùy người nhận. Gmail và Outlook đều cho lưu nhiều chữ ký và chọn khi soạn thư.

Tránh dịch cả địa chỉ sang tiếng Anh theo kiểu "Cau Giay Ward, Ha Noi" nếu đối tác chủ yếu là người Việt; còn với đối tác nước ngoài, viết không dấu kèm "Vietnam" ở cuối giúp bưu phẩm và hồ sơ đi đúng chỗ.

Những gì nên bỏ khỏi chữ ký email

Lỗi phổ biến nhất không phải là thiếu thông tin, mà là thừa. Mỗi dòng thêm vào làm những dòng quan trọng khó tìm hơn, nhất là trên điện thoại.

• Câu châm ngôn, câu nói hay. Câu làm người này thích có thể làm người khác khó chịu. Khẩu hiệu công ty chỉ nên giữ nếu nó giải thích bạn làm gì ("Sửa điều hòa tận nơi trong 2 giờ").
• Quá nhiều số điện thoại. Văn phòng, di động, đường dây nóng, fax: bốn dòng cho một việc.
• Địa chỉ email lặp lại. Xem ở trên.
• "Vui lòng cân nhắc trước khi in email này". Thêm một dòng vào mọi thư, mà chẳng ai vì một dòng chữ ký mà thôi in email.
• Ảnh GIF động. Nặng, gây xao nhãng, và không phải ứng dụng nào cũng phát.
• Cả chữ ký là một tấm ảnh. Nhiều ứng dụng email và mạng công ty chặn ảnh cho đến khi người nhận bấm "hiển thị ảnh". Nếu họ tên và số điện thoại nằm trong ảnh, chúng biến mất, và người nhận cũng không sao chép được số điện thoại. Hãy dùng chữ thật kèm một logo nhỏ.
• Phông chữ web (web font) tự chọn. Gmail và Outlook cổ điển không tải phông web, phông của bạn sẽ bị thay bằng phông mặc định, và với tiếng Việt có thể còn vỡ dấu.
• "Được gửi từ iPhone của tôi". Vô hại, nhưng đó là quảng cáo cho Apple. Thay bằng một chữ ký ngắn cho điện thoại.

Mẫu chữ ký email để sao chép

Dưới đây là các mẫu chữ ký email theo từng nghề. Tên, công ty và số điện thoại đều là hư cấu, bạn thay bằng thông tin của mình. Mỗi mẫu có một bản dạng chữ để sao chép (dùng được ngay, kể cả trong ứng dụng điện thoại) và một thiết kế tương ứng trong Signguin.

Mẫu 1: nhân viên văn phòng, công ty ở Hà Nội

Trần Minh Quân
Trưởng phòng Kinh doanh
Công ty TNHH Nội thất Sao Mai
+84 912 000 111 | saomai-noithat.vn
Tầng 9, số 18 Duy Tân, phường Cầu Giấy, Hà Nội

Mẫu 2: môi giới bất động sản ở TP. Hồ Chí Minh

Phạm Thu Hà
Chuyên viên tư vấn bất động sản
Công ty Cổ phần Địa ốc Bến Thành
+84 903 000 222 (Zalo)
Xem dự án: diaocbenthanh.vn

Với nghề cần khách chọn mình, ảnh chân dung nhỏ và một nút "Đặt lịch xem nhà" giúp ích nhiều hơn một dòng địa chỉ.

Mẫu 3: cửa hàng, dịch vụ địa phương ở Đà Nẵng

Võ Văn Tâm
Chủ cửa hàng, Điện lạnh Tâm Phát
Hotline: +84 935 000 333
Số 102 Bạch Đằng, phường Hải Châu, Đà Nẵng
Mở cửa 7:30 đến 18:00, thứ Hai đến thứ Bảy

Mẫu 4: người làm tự do

Lê Hoàng Nam
Thiết kế nhận diện thương hiệu cho quán cà phê và tiệm bánh
+84 987 000 444 | lehoangnam.design
Behance: behance.net/lehoangnam

Thay cho "Freelancer", một dòng mô tả bạn giúp ai làm gì khiến người nhận nhớ bạn hơn.

Mẫu 5: văn phòng luật, kế toán, có ghi chú cuối thư

Luật sư Đỗ Thanh Hương
Văn phòng Luật Hương & Cộng sự
+84 28 3000 5678 | luathuong.vn

Email này và các tệp đính kèm chỉ dành cho người nhận có tên ở trên.
Nếu nhận được email này do nhầm lẫn, vui lòng thông báo cho người gửi và xóa email.

Phần thông báo bảo mật nên ngắn (hai, ba dòng), chữ nhỏ màu xám, đặt cuối cùng. Trong Signguin, bạn nhập phần này vào trường Ghi chú pháp lý, có sẵn trong gói miễn phí.

Mẫu 6: sinh viên, người đang tìm việc

Nguyễn Khánh Linh
Sinh viên năm cuối, ngành Marketing
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
+84 966 000 555 | linkedin.com/in/khanhlinh

Mẫu 7: chữ ký song ngữ cho công ty có đối tác nước ngoài

Bùi Quốc Bảo
Giám đốc Mua hàng | Purchasing Director
Công ty TNHH Bao bì Á Châu | Asia Packaging Co., Ltd.
+84 903 000 666 | achaupack.vn

Mẫu 8: chữ ký rút gọn cho thư trả lời

Trần Minh Quân | Sao Mai
+84 912 000 111

Đặt mẫu này làm chữ ký cho thư trả lời và chuyển tiếp, để một chuỗi email dài không lặp lại logo mười lăm lần. Người nhận đã có đủ thông tin của bạn từ thư đầu tiên.

Chữ ký email đẹp: quy tắc trình bày

"Đẹp" ở đây không phải là nhiều màu và nhiều hình, mà là đọc nhanh, gọn và trông giống nhau trên mọi màn hình.

Số dòng

Lời khuyên thành văn sớm nhất về chuyện này là RFC 1855, bộ quy tắc "phép lịch sự trên mạng" (netiquette) từ tháng 10/1995: chữ ký nên ngắn, quy tắc chung là không quá 4 dòng. Email đã thay đổi nhiều, nhưng tinh thần vẫn đúng. Ngày nay, 4 đến 6 dòng chữ cộng một logo hoặc ảnh bên cạnh là giới hạn hợp lý.

Phông chữ

Dùng phông có sẵn trên gần như mọi máy tính và điện thoại, và hỗ trợ đầy đủ dấu tiếng Việt:

• Không chân: Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma
• Có chân: Times New Roman, Georgia

Dùng một phông cho cả chữ ký. Muốn tạo điểm nhấn, hãy dùng cỡ chữ và độ đậm, không dùng phông thứ hai. Nếu bạn thấy dấu tiếng Việt bị tách rời hoặc thành ô vuông khi người khác nhận, gần như chắc chắn là do phông hoặc do chữ ký được gõ bằng bảng mã cũ (TCVN3, VNI). Gõ lại bằng Unicode và dùng một trong các phông trên.

Cỡ chữ

Họ tên 16 đến 18 pixel, in đậm. Các dòng còn lại 13 đến 14 pixel: iPhone tự phóng to chữ dưới 13 pixel trong email, làm lệch bố cục. Dòng chữ nhỏ pháp lý có thể xuống 10 đến 11 pixel, không nhỏ hơn.

Màu sắc

Một màu thương hiệu cho điểm nhấn (họ tên, đường kẻ hoặc biểu tượng) và màu xám đậm cho thông tin. Thế là đủ: hai màu. Chữ màu sáng trên nền trắng khó đọc. Tiêu chuẩn về khả năng tiếp cận WCAG 2.2 yêu cầu độ tương phản ít nhất 4,5:1 cho chữ cỡ thường; xám #666666 là khoảng mức nhạt nhất nên dùng cho chữ.

Thứ bậc

Mắt người đọc nên dừng ở họ tên trước, rồi chức danh và công ty, rồi thông tin liên hệ. Bạn tạo thứ bậc bằng cỡ chữ (tên lớn hơn), độ đậm (tên in đậm), màu (tên theo màu thương hiệu) hoặc khoảng cách (một khoảng trống hay đường kẻ mảnh giữa phần "ai" và phần "liên hệ"). Không cần dùng cả bốn cùng lúc.

Điện thoại và chế độ tối

Phần lớn email của bạn sẽ được đọc trên điện thoại ít nhất một lần. Giữ chữ ký rộng không quá khoảng 600 pixel, hoặc dùng bố cục xếp dọc một cột. Số điện thoại và website nên là liên kết bấm được.

Gmail, Apple Mail và Outlook có thể hiển thị email trên nền tối và tự đổi màu chữ. Thứ hay bị ảnh hưởng nhất là logo: logo màu tối trên nền trong suốt biến mất trên màn hình tối. Cách sửa: dùng phiên bản logo hợp cả nền sáng lẫn tối, hoặc đặt logo trên một ô nền trắng nhỏ. Trong Signguin, đó là tùy chọn Nền trắng phía sau logo, và bạn xem trước được cả chế độ sáng lẫn tối trước khi cài.

Kích thước chữ ký email

Ba lý do đằng sau các con số:

• 600 pixel vừa khung đọc thư trên máy tính mà không phải cuộn ngang. Điện thoại chỉ hiển thị khoảng 360 đến 414 pixel, nên phần quan trọng (tên, số điện thoại) nên nằm gọn trong một cột khoảng 350 pixel.
• Lưu ảnh ở kích thước gấp đôi, hiển thị ở kích thước thật: màn hình điện thoại và laptop mới có mật độ điểm ảnh cao, ảnh lưu đúng bằng kích thước hiển thị sẽ bị mờ. Ảnh phải có chiều rộng, chiều cao cố định trong mã, vì Outlook cổ điển bỏ qua kích thước đặt bằng CSS.
• Gmail khuyên ảnh trong chữ ký cao 70 đến 100 pixel và rộng 300 đến 400 pixel, tối đa cao 100 x rộng 1.000 pixel, và giới hạn cả chữ ký ở 10.000 ký tự (hình ảnh cũng được tính).

Dùng PNG cho logo và biểu tượng, JPG cho ảnh chân dung. Tránh SVG: các bản Outlook cũ (2007 đến 2016 cho Windows) mà nhiều văn phòng vẫn dùng không hiển thị, còn Gmail chuyển nó sang PNG.

Cách tạo chữ ký email miễn phí với Signguin

Tự dựng một chữ ký giữ được bố cục trong cả Outlook lẫn Gmail khá mất công: ứng dụng email không phải trình duyệt web, Outlook cổ điển cho Windows dùng bộ máy của Word để hiển thị thư, nên mã HTML hiện đại dễ vỡ. Chữ ký bền nhất được dựng bằng bảng, định dạng nội tuyến và ảnh có kích thước cố định. Signguin làm phần đó cho bạn:

1. Nhập email công việc. Signguin đọc tên miền công ty và lấy logo, màu thương hiệu, thông tin liên hệ từ website. Ô họ tên để trống (địa chỉ email không có dấu nên Signguin không đoán tên): hãy nhập họ tên đầy đủ có dấu. Nếu bạn dùng email cá nhân (gmail.com chẳng hạn), bạn nhập website hoặc bắt đầu từ mẫu trống.
2. Chọn mẫu. Có 23 mẫu cho nhiều nghề khác nhau, trong đó 3 mẫu miễn phí: Cổ điển, Đơn giản và Chuyên gia địa phương.
3. Xem trước như thật. Chữ ký hiện trong một email giả lập, bạn chuyển qua lại giữa giao diện điện thoại và máy tính, chế độ sáng và tối. Logo biến mất trên nền tối thì bật Nền trắng phía sau logo; không muốn logo thì chọn Không dùng logo.
4. Thêm ghi chú nếu cần. Trường Ghi chú pháp lý thêm một dòng chữ nhỏ dưới chữ ký, ví dụ thông báo bảo mật của công ty.
5. Cài vào ứng dụng email. Với Outlook, Apple Mail và các ứng dụng khác, chọn Sao chép chữ ký rồi dán vào ô chữ ký, Signguin có hướng dẫn từng bước. Với Gmail, bạn còn có thể chọn Tự động thêm vào Gmail để cài thẳng chữ ký vào cài đặt Gmail: bạn kết nối Gmail một lần, Signguin chỉ xin quyền thay đổi cài đặt Gmail, không bao giờ đọc email và không giữ quyền truy cập sau đó.

Gói miễn phí không cần đăng ký, không cần thẻ, gồm 3 mẫu, mọi cách cài đặt, và một dòng nhỏ "Tạo bằng Signguin" ở cuối chữ ký. Ảnh (logo, biểu tượng) được Signguin lưu trữ ở kích thước gấp đôi, nên không bị hỏng khi website của bạn thay đổi và không biến thành tệp đính kèm. Mọi chữ ký đều nằm trong giới hạn 10.000 ký tự của Gmail.

Gói Premium là thanh toán một lần cho một người, không phải thuê bao: thêm ảnh chân dung, mở cả 23 mẫu, nút kêu gọi hành động và banner và bỏ dòng "Tạo bằng Signguin".

Signguin chưa phù hợp nếu: bạn cần quản lý chữ ký tập trung cho cả công ty (gói Teams chưa có, mới có danh sách chờ), cần thống kê lượt bấm, hoặc muốn một biểu tượng Zalo riêng (hiện Signguin chưa có biểu tượng Zalo, bạn ghi "(Zalo)" sau số điện thoại như mẫu ở trên). Premium cũng tính theo từng người, không theo công ty.

Cách tạo chữ ký Gmail trên máy tính

Các bước dưới đây dùng cho Gmail trên trình duyệt, cả tài khoản @gmail.com cá nhân lẫn tài khoản Google Workspace của công ty.

1. Mở Gmail trên máy tính.
2. Ở góc trên bên phải, nhấp vào biểu tượng Cài đặt (bánh răng), rồi chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
3. Ở thẻ Chung, cuộn xuống phần Chữ ký.
4. Nhấp Tạo mới, đặt tên cho chữ ký (chỉ bạn thấy tên này, ví dụ "Đầy đủ" hoặc "Trả lời ngắn") và xác nhận.
5. Gõ hoặc dán chữ ký vào hộp bên phải. Thanh công cụ phía trên cho phép đổi phông, cỡ chữ, màu, chèn liên kết và hình ảnh.
6. Ngay bên dưới, ở phần Chữ ký mặc định, chọn chữ ký cho Đối với email mới, sử dụng và cho Khi trả lời/chuyển tiếp.
7. Cuộn xuống cuối trang và nhấp Lưu thay đổi.

Bước 6 là chỗ nhiều người bỏ qua: nếu chưa chọn chữ ký mặc định, chữ ký vẫn có đó nhưng Gmail sẽ không tự thêm vào thư. Bước 7 cũng vậy: rời trang mà chưa nhấp Lưu thay đổi thì mọi chỉnh sửa mất hết.

Sửa, đổi tên hoặc xóa chữ ký Gmail

Vào Cài đặt > Xem tất cả chế độ cài đặt > Chung > Chữ ký và nhấp vào chữ ký cần sửa. Sửa trực tiếp trong hộp văn bản; để đổi tên, nhấp biểu tượng Chỉnh sửa (bút chì) cạnh tên; để xóa, nhấp biểu tượng Xoá (thùng rác). Cuối cùng nhấp Lưu thay đổi.

Muốn đổi chữ ký cho riêng một thư đang soạn, nhấp biểu tượng Chèn chữ ký (hình cây bút) ở thanh công cụ cuối cửa sổ soạn thư và chọn chữ ký khác.

Đưa chữ ký lên trên phần trích dẫn khi trả lời

Mặc định, Gmail đặt chữ ký ở cuối thư trả lời, bên dưới toàn bộ đoạn thư cũ được trích dẫn, kèm một dòng hai dấu gạch ngang "--" phía trên chữ ký. Bên dưới phần Chữ ký mặc định có một ô đánh dấu để chèn chữ ký trước văn bản được trích dẫn trong thư trả lời và bỏ dòng "--". Đánh dấu ô đó và Lưu thay đổi: chữ ký sẽ nằm ngay dưới nội dung bạn vừa viết, đúng chỗ người nhận nhìn thấy.

Chữ ký riêng cho từng địa chỉ gửi

Nếu bạn dùng tính năng Gửi thư bằng địa chỉ để gửi từ nhiều địa chỉ trong cùng một tài khoản Gmail (ví dụ địa chỉ cá nhân và info@congty.vn), mỗi địa chỉ có thể có chữ ký riêng: dùng danh sách thả xuống phía trên hộp chữ ký để chọn địa chỉ. Không thấy danh sách đó? Mở thẻ Tài khoản và Nhập và kiểm tra địa chỉ đã có trong mục Gửi thư bằng địa chỉ chưa.

Thêm logo, hình ảnh vào chữ ký Gmail

1. Trong phần Chữ ký, chọn chữ ký và đặt con trỏ ở chỗ muốn đặt logo.
2. Nhấp biểu tượng chèn hình ảnh trên thanh công cụ của hộp chữ ký.
3. Chọn ảnh từ Drive của tôi, tải lên từ máy tính, hoặc dán đường liên kết (URL) của một ảnh công khai trên mạng.
4. Nhấp vào ảnh trong hộp soạn để chọn cỡ: Nhỏ, Trung bình, Lớn hoặc Kích thước ban đầu.
5. Nhấp Lưu thay đổi.

Ba lưu ý tránh mất thời gian:

• Ảnh trên Google Drive phải được chia sẻ công khai. Mở ảnh trong Drive, chọn Chia sẻ, đặt Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết với quyền Người xem. Nếu không, người nhận thấy ảnh hỏng. Xóa tệp khỏi Drive thì logo cũng biến mất khỏi chữ ký.
• Tài khoản công ty có thể chỉ còn cách dùng URL. Theo Google, nếu quản trị viên không cho chia sẻ công khai, bạn không đổi được quyền chia sẻ của ảnh trên Drive; khi đó đường liên kết ảnh công khai là cách duy nhất.
• Thu nhỏ ảnh trước khi tải lên. Ảnh chụp từ điện thoại có thể vượt giới hạn 10.000 ký tự và khiến Gmail báo lỗi. Google khuyên ảnh cao 70 đến 100 pixel, rộng 300 đến 400 pixel.

Dán chữ ký từ công cụ tạo chữ ký vào Gmail

Gmail không có ô nhập mã HTML. Bạn không dán được mã nguồn, nhưng dán được chữ ký đã hiển thị:

1. Trong công cụ tạo chữ ký, dùng nút sao chép (trong Signguin là Sao chép chữ ký), hoặc bôi đen toàn bộ chữ ký trong bản xem trước và nhấn Ctrl+C (Cmd+C trên Mac).
2. Trong Gmail, vào Cài đặt > Xem tất cả chế độ cài đặt > Chung > Chữ ký, bấm vào hộp và nhấn Ctrl+V (Cmd+V).
3. Kiểm tra bố cục, chọn Chữ ký mặc định, rồi Lưu thay đổi.

Sao chép từ trình duyệt, đừng sao chép từ Word hay Google Tài liệu: phần mềm soạn văn bản thêm rất nhiều mã ẩn, tính vào giới hạn 10.000 ký tự và là nguyên nhân thường gặp của lỗi "chữ ký quá dài". Nếu không muốn sao chép và dán, nút Tự động thêm vào Gmail của Signguin cài thẳng chữ ký vào Gmail cho địa chỉ gửi chính của bạn.

Khi chữ ký Gmail hiển thị sai

Theo trang khắc phục sự cố của Google:

• Chữ ký bị lỗi định dạng hoặc có ký tự thừa: chọn chữ ký trong phần cài đặt và nhấp biểu tượng Xoá định dạng, rồi định dạng lại.
• Không định dạng được chữ, thấy chữ "Văn bản thuần tuý" phía trên hộp chữ ký: mở Soạn thư, nhấp biểu tượng Tuỳ chọn khác ở góc dưới bên phải và bỏ đánh dấu Chế độ văn bản thuần tuý.
• Người nhận không thấy chữ ký: chữ ký có thể đang bị thu gọn sau dấu ba chấm cuối thư. Cuộn xuống và nhấp Hiển thị nội dung được rút gọn. Đây là cách Gmail hiển thị, không phải lỗi.

Chữ ký Gmail trên điện thoại

Ứng dụng Gmail có cài đặt chữ ký riêng, chỉ dùng cho email gửi từ ứng dụng trên điện thoại đó. Đây là một ô văn bản đơn giản, Google chỉ hướng dẫn việc gõ chữ.

Trên Android:

1. Mở ứng dụng Gmail.
2. Ở trên cùng bên trái, nhấn vào biểu tượng Trình đơn (ba gạch).
3. Cuộn xuống dưới và nhấn Cài đặt.
4. Chọn tài khoản Google muốn thêm chữ ký.
5. Nhấn Chữ ký trên thiết bị di động.
6. Nhập chữ ký và nhấn OK.

Trên iPhone, iPad:

1. Mở ứng dụng Gmail.
2. Ở trên cùng bên trái, nhấn Trình đơn, rồi Cài đặt.
3. Trong phần Soạn và trả lời, nhấn Cài đặt chữ ký.
4. Bật Chữ ký trên thiết bị di động.
5. Nhập chữ ký.
6. Nhấn biểu tượng Quay lại để lưu.

Nếu có nhiều tài khoản trong ứng dụng, bạn phải làm lại cho từng tài khoản.

Mẹo giữ chữ ký có logo khi gửi từ điện thoại: Google ghi rõ rằng nếu bạn không tạo chữ ký trong ứng dụng Gmail, thư mới sẽ dùng chữ ký bạn đã thiết lập trên máy tính. Vậy nếu muốn chữ ký đầy đủ có logo cả khi gửi từ điện thoại, hãy thiết lập nó trên máy tính và để trống (Android) hoặc tắt (iPhone) chữ ký trên thiết bị di động. Bạn có thể không thấy chữ ký trong cửa sổ soạn trên điện thoại, nên hãy gửi thử một email cho chính mình để kiểm tra.

Cài chữ ký vào Outlook

Outlook có năm phiên bản (Outlook mới, Outlook cổ điển, Outlook trên web, Outlook cho Mac và ứng dụng điện thoại), mỗi bản đặt chữ ký ở một chỗ. Ngắn gọn: Outlook mới và web dùng Cài đặt > Tài khoản > Chữ ký, Outlook cổ điển dùng Tệp > Tùy chọn > Thư > Chữ ký. Hướng dẫn đầy đủ từng bản, kèm chèn logo và sửa lỗi chữ ký không hiển thị, có trong bài cách tạo chữ ký trong Outlook.

Với Apple Mail và các ứng dụng khác, cách làm tương tự: sao chép chữ ký đã hiển thị từ công cụ tạo chữ ký và dán vào ô chữ ký của ứng dụng, rồi gửi thử.

Lời kết email: viết gì trước chữ ký?

Ngay phía trên chữ ký là lời kết, dòng quyết định giọng điệu của cả email. Cách kết thúc email phổ biến trong công việc ở Việt Nam:

Vài nguyên tắc nhỏ:

• Lời kết khớp với lời mở đầu. Email mở bằng "Kính gửi Quý Công ty" thì kết bằng "Trân trọng" hoặc "Kính thư", không kết bằng "Thân mến". Email mở bằng "Chào anh Nam" thì "Cảm ơn anh" là tự nhiên.
• Dấu phẩy sau lời kết, xuống dòng rồi mới đến chữ ký. Ví dụ "Trân trọng," rồi dòng tiếp theo là họ tên.
• Không đưa lời kết vào chữ ký mặc định nếu bạn hay đổi giọng theo người nhận. Để chữ ký bắt đầu từ họ tên, còn lời kết bạn gõ theo từng thư. Ngoại lệ: chữ ký rút gọn cho thư trả lời có thể có sẵn "Cảm ơn anh/chị,".
• Một lời kết là đủ. "Trân trọng cảm ơn và chúc anh chị một ngày tốt lành, thân ái," là ba lời kết dồn vào một.

Một email hoàn chỉnh sẽ trông thế này:

Kính gửi chị Hà,

Em gửi chị báo giá bàn ghế cho văn phòng mới theo yêu cầu hôm thứ Ba.
Báo giá có hiệu lực đến hết ngày 31/10.

Trân trọng,
Trần Minh Quân
Trưởng phòng Kinh doanh
Công ty TNHH Nội thất Sao Mai
+84 912 000 111 | saomai-noithat.vn

Chim cánh cụt sinh ra đã khoác sẵn bộ lễ phục, nên chẳng bao giờ phải lo trông có chuyên nghiệp hay không. Chúng ta thì cần khoảng năm phút và danh sách ở trên.

Kiểm tra trước khi dùng

• Gửi một email mới và một thư trả lời cho chính mình, kiểm tra mỗi loại có đúng chữ ký.
• Mở thư thử trên điện thoại và trong một ứng dụng khác (từ Gmail gửi sang Outlook chẳng hạn).
• Kiểm tra dấu tiếng Việt hiển thị đúng, logo sắc nét và không thành tệp đính kèm.
• Bấm thử số điện thoại, website và từng liên kết mạng xã hội.
• Xem chữ ký ở chế độ tối.
• Đặt lịch nhắc kiểm tra lại mỗi năm một lần, hoặc ngay khi đổi chức danh, số điện thoại, địa chỉ.

Câu hỏi thường gặp

Chữ ký email gồm những gì?

Họ tên đầy đủ có dấu, chức danh, tên công ty, một số điện thoại và website. Có thể thêm logo nhỏ, địa chỉ nếu khách hay ghé, tối đa ba liên kết mạng xã hội, ảnh chân dung hoặc một nút kêu gọi hành động. Giữ trong khoảng 4 đến 6 dòng chữ, thông báo bảo mật (nếu có) đặt cuối cùng bằng chữ nhỏ.

Cách tạo chữ ký Gmail như thế nào?

Trên máy tính, nhấp Cài đặt > Xem tất cả chế độ cài đặt, ở thẻ Chung cuộn xuống Chữ ký, nhấp Tạo mới, đặt tên và gõ hoặc dán chữ ký. Chọn chữ ký trong Chữ ký mặc định cho email mới và thư trả lời, rồi nhấp Lưu thay đổi ở cuối trang. Ứng dụng Gmail trên điện thoại có cài đặt chữ ký riêng.

Chữ ký email nên dài bao nhiêu?

Khoảng 4 đến 6 dòng chữ, cộng một logo hoặc ảnh bên cạnh. Hướng dẫn phép lịch sự trên mạng từ năm 1995 khuyên không quá 4 dòng, và con số đó vẫn hợp với phần lớn mọi người. Về kích thước, giữ chữ ký rộng không quá 600 pixel và cao khoảng 100 đến 200 pixel.

Có nên ghi địa chỉ email trong chữ ký không?

Thường là không cần, vì người nhận đã có địa chỉ của bạn ở dòng người gửi và nút trả lời. Chỉ nên ghi khi email của bạn hay bị chuyển tiếp hoặc in ra, để người đọc sau vẫn liên hệ được. Khi đó, một dòng là đủ.

Phông chữ nào tốt cho chữ ký email tiếng Việt?

Phông có sẵn trên hầu hết thiết bị và hỗ trợ đầy đủ dấu tiếng Việt: Arial, Tahoma, Verdana, Helvetica cho kiểu không chân, Times New Roman hoặc Georgia cho kiểu có chân. Phông tải từ web không hiển thị trong Gmail và Outlook cổ điển, và có thể làm vỡ dấu. Dùng một phông, tạo điểm nhấn bằng cỡ chữ và chữ đậm.

Vì sao logo trong chữ ký không hiển thị với người nhận?

Thường vì ứng dụng của người nhận chặn ảnh cho đến khi họ bấm tải ảnh (Outlook cổ điển làm vậy theo mặc định), vì ảnh trên Google Drive chưa chia sẻ công khai, hoặc vì ảnh bị nhúng và hiện thành tệp đính kèm. Dùng ảnh lưu trữ trực tuyến có kích thước cố định và giữ thông tin quan trọng ở dạng chữ.

Có công cụ tạo chữ ký email miễn phí không?

Có. Signguin cho tạo chữ ký miễn phí, không cần đăng ký: nhập email công việc để lấy logo và màu thương hiệu từ website, chọn một trong 3 mẫu miễn phí, rồi sao chép vào Outlook hoặc cài thẳng vào Gmail. Gói miễn phí có thêm một dòng nhỏ "Tạo bằng Signguin" ở cuối chữ ký.