Cách tạo chữ ký trong Outlook: Outlook mới, Outlook cổ điển, web, Mac và điện thoại

Để tạo chữ ký trong Outlook, bạn mở Cài đặt > Tài khoản > Chữ ký (Settings > Accounts > Signatures) trong Outlook mới cho Windows hoặc Outlook trên web, hoặc vào Tệp > Tùy chọn > Thư > Chữ ký (File > Options > Mail > Signatures) trong Outlook cổ điển. Trên máy Mac, đường dẫn là Outlook > Thiết đặt > Chữ ký. Tạo một chữ ký mới, chọn có tự động chèn vào thư mới và thư trả lời/chuyển tiếp hay không, rồi lưu lại. Muốn sửa hoặc xóa, bạn quay lại đúng màn hình đó.

Phần khó nhất thường không nằm ở các bước, mà ở chỗ Microsoft đang duy trì song song nhiều phiên bản Outlook, và mỗi bản đặt chữ ký ở một chỗ khác nhau. Bài này hướng dẫn đủ năm phiên bản (cập nhật tháng 10/2026, đối chiếu với trang hỗ trợ tiếng Việt của Microsoft), kèm cách chèn logo, dán chữ ký thiết kế sẵn, xử lý chữ ký không hiển thị và lỗi font tiếng Việt.

Bạn đang dùng phiên bản Outlook nào?

Cùng mang tên "Outlook" nhưng giao diện mỗi bản một khác. Cách nhận biết nhanh nhất:

"Outlook 365" không phải một ứng dụng riêng. Nếu công ty bạn dùng Microsoft 365, Outlook của bạn là một trong các bản trên: Outlook cổ điển hoặc Outlook mới trên Windows, Outlook trên web trong trình duyệt, hoặc Outlook cho Mac. Hãy đọc phần tương ứng bên dưới.

Về tên nút: nhiều văn phòng ở Việt Nam dùng Outlook giao diện tiếng Anh. Vì vậy bài này ghi tên nút tiếng Việt theo tài liệu của Microsoft, kèm tên tiếng Anh trong ngoặc. Bản dịch của Microsoft đôi chỗ chưa thống nhất, ví dụ cùng một nút bánh răng lúc được gọi là "Cài đặt", lúc là "Thiết đặt". Nếu chữ trên màn hình hơi khác, bạn cứ dựa vào vị trí và biểu tượng.

Trước khi bắt đầu: chuẩn bị chữ ký một lần

Phiên bản Outlook nào cũng có một ô soạn chữ ký nhỏ, đủ để gõ họ tên và số điện thoại. Nhưng nếu bạn muốn có logo, màu thương hiệu, biểu tượng mạng xã hội hoặc bố cục hai cột (logo bên trái, thông tin bên phải), cách dễ hơn là thiết kế chữ ký ở nơi khác rồi dán vào. Outlook giữ nguyên định dạng khi bạn dán một chữ ký hoàn chỉnh, và bạn dùng lại được cùng một mẫu trên mọi máy.

Một chữ ký công việc gọn gàng thường có:

• Họ và tên đầy đủ, có dấu: Nguyễn Thị Lan Anh
• Chức danh: Trưởng phòng Kinh doanh
• Công ty: Công ty TNHH Nội thất Sao Mai
• Một số điện thoại bạn thật sự nghe máy, viết dạng quốc tế nếu có đối tác nước ngoài: +84 912 000 111
• Website và, nếu khách hay ghé, địa chỉ

Nên ghi những gì, theo thứ tự nào, kèm các mẫu để sao chép: bạn xem chi tiết trong bài chữ ký email chuyên nghiệp.

Bạn có thể tạo chữ ký trong vài phút với Signguin, công cụ tạo chữ ký email miễn phí: bạn nhập email công việc, Signguin đọc tên miền công ty và lấy logo, màu thương hiệu, thông tin liên hệ từ website của bạn. Dùng các mẫu miễn phí không cần đăng ký. Mã HTML được dựng theo kiểu an toàn cho email (bảng và định dạng nội tuyến, đúng kiểu mà Outlook cho Windows cần), ảnh được lưu trữ trực tuyến nên không biến thành tệp đính kèm. Với giao diện tiếng Việt, Signguin không đoán họ tên từ địa chỉ email (vì địa chỉ email không có dấu), nên ô họ tên để trống để bạn nhập họ tên đầy đủ có dấu.

Sau đó quay lại đây và làm theo hướng dẫn cho phiên bản của bạn.

Cách tạo chữ ký trong Outlook mới cho Windows

Outlook mới cho Windows dùng chung màn hình cài đặt với Outlook trên web.

1. Chọn Cài đặt (Settings), biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.
2. Chọn Tài khoản > Chữ ký (Accounts > Signatures).
3. Nếu bạn đã thêm nhiều tài khoản email vào Outlook, chọn tài khoản sẽ dùng chữ ký này.
4. Chọn Thêm chữ ký (Add signature) và đặt một cái tên dễ nhận biết, ví dụ "Công việc đầy đủ".
5. Gõ chữ ký vào hộp soạn thảo bên dưới tên, hoặc dán chữ ký đã thiết kế bằng Ctrl+V.
6. Ở phía dưới, chọn có tự động thêm chữ ký vào thư mới và vào thư trả lời, chuyển tiếp hay không. Nếu muốn chèn tay, bạn để trống.
7. Chọn Lưu (Save).

Chèn chữ ký bằng tay vào một thư: chọn Thư mới (New mail), rồi trên tab Thư (Message), trong nhóm Chèn, chọn Chữ ký (Signature) và chọn một chữ ký đã lưu. Cùng danh sách đó có mục Chữ ký... để mở lại phần cài đặt.

Chuyển từ Outlook cổ điển sang? Lần đầu mở Outlook mới, các cài đặt của Outlook cổ điển (có cả chữ ký) được nhập tự động, nhưng chỉ khi trong Outlook cổ điển bạn đã bật hộp kiểm lưu cài đặt Outlook trên đám mây (tiếng Anh: "Store my Outlook settings in the cloud") trong cửa sổ Tùy chọn. Nếu chữ ký không sang theo, bạn bật hộp kiểm đó trong Outlook cổ điển, khởi động lại, rồi trong Outlook mới vào Cài đặt > Tài khoản > Tài khoản của bạn, chọn Quản lý bên cạnh tài khoản chính và chọn Bắt đầu để nhập lại.

Cách tạo chữ ký trong Outlook cổ điển (Outlook 2016, 2019, 2021, 2024 và Microsoft 365)

Outlook cổ điển có cửa sổ riêng tên là Chữ ký và Mẫu nền thư (Signatures and Stationery).

1. Mở một thư mới (Trang đầu > Email Mới), rồi chọn Thư > Chữ ký > Chữ ký... (Message > Signature > Signatures). Bạn cũng có thể vào theo đường Tệp > Tùy chọn > Thư > Chữ ký (File > Options > Mail > Signatures).
2. Trong danh sách Tài khoản email (E-mail account), chọn tài khoản sẽ gắn với chữ ký. Mỗi tài khoản có thể có chữ ký riêng.
3. Trong phần Chọn chữ ký để chỉnh sửa (Select signature to edit), chọn Mới (New), nhập tên trong hộp thoại Chữ ký Mới rồi chọn OK.
4. Gõ hoặc dán chữ ký vào ô Sửa chữ ký (Edit signature). Thanh định dạng nhỏ phía trên cho phép đổi phông, cỡ chữ, màu, căn lề và chèn liên kết, hình ảnh.
5. Trong phần Chọn chữ ký mặc định (Choose default signature), ở danh sách Thư mới (New messages), chọn chữ ký của bạn.
6. Ở danh sách Trả lời/chuyển tiếp (Replies/forwards), chọn chữ ký (có thể là bản rút gọn) hoặc để (không có).
7. Chọn OK.

Microsoft có lưu ý một điểm dễ gây nhầm: Outlook cổ điển không tự thêm chữ ký mới vào chính thư bạn đang mở ở bước 1, kể cả khi đã đặt làm mặc định. Bạn hãy chèn tay cho thư đó (Thư > Chữ ký, chọn chữ ký) hoặc đóng thư nháp và mở thư mới. Từ thư tiếp theo, chữ ký sẽ tự xuất hiện.

Chèn chữ ký bằng tay: trong thư đang soạn, trên tab Thư, chọn Chữ ký rồi chọn chữ ký trong danh sách.

Cách tạo chữ ký trong Outlook trên web và Outlook.com

Phần này áp dụng cho outlook.live.com (tài khoản Microsoft cá nhân, Hotmail, Outlook.com) và outlook.office.com (tài khoản cơ quan, trường học).

1. Chọn Cài đặt (biểu tượng bánh răng) ở đầu trang.
2. Chọn Tài khoản > Chữ ký.
3. Chọn Thêm chữ ký và đặt tên.
4. Gõ hoặc dán chữ ký vào hộp soạn thảo.
5. Chọn có áp dụng cho thư mới và thư trả lời, chuyển tiếp hay không.
6. Chọn Lưu.

Để chèn chữ ký vào một thư cụ thể, bạn soạn thư hoặc thư trả lời, rồi trên tab Thư chọn Chữ ký và chọn chữ ký muốn dùng.

Nhiều hướng dẫn tiếng Việt trên mạng vẫn chỉ đường Cài đặt > Xem tất cả cài đặt của Outlook > Thư > Soạn và trả lời. Đó là giao diện cũ. Với Outlook trên web hiện tại, chữ ký nằm trong Tài khoản > Chữ ký.

Một lưu ý từ Microsoft: nếu bạn vừa có tài khoản Microsoft cá nhân (Outlook.com) vừa dùng Outlook trên web cho doanh nghiệp, bạn phải tạo chữ ký ở cả hai nơi. Còn với cùng một tài khoản Microsoft 365, chữ ký lưu trên web sẽ xuất hiện trong Outlook mới cho Windows và ngược lại (xem phần đồng bộ chữ ký bên dưới).

Cách tạo chữ ký trong Outlook cho Mac

Microsoft có hướng dẫn cho hai phiên bản trên Mac: Outlook for Mac (bản hiện tại) và Outlook cũ dành cho Mac (legacy Outlook). Theo Microsoft, hỗ trợ cho Outlook cũ dành cho Mac kết thúc vào tháng 10 năm 2026, tức là ngay tháng này. Nếu bạn vẫn dùng bản cũ, đây là lúc nên chuyển.

Outlook for Mac (bản hiện tại)

1. Trên menu Outlook, chọn Thiết đặt (Settings; tùy phiên bản macOS có thể hiển thị là "Cài đặt").
2. Trong mục Thư (Mail), chọn Chữ ký (Signatures).
3. Chọn Standard để đổi tên và sửa chữ ký mặc định, hoặc chọn nút thêm (+) để tạo chữ ký mới và đặt tên.
4. Gõ hoặc dán chữ ký vào trình soạn thảo. Để chèn ảnh, logo, liên kết hoặc bảng, chọn Xem thêm mục (See more items, nút "...").
5. Trong phần Chọn chữ ký xuất hiện (Choose which signature appears), chọn tài khoản, rồi đặt Dành cho thư mới (For new messages) và Để trả lời hoặc chuyển tiếp (For replies or forwards).
6. Đóng cửa sổ Chữ ký. Thay đổi được lưu tự động, không có nút Lưu.

Để chèn tay, bạn bấm vào phần nội dung thư, rồi trên dải băng chọn Chữ ký và chọn một chữ ký trong danh sách.

Outlook cũ dành cho Mac

1. Trên menu Outlook, chọn Thiết đặt (bản rất cũ ghi "Preferences").
2. Trong mục Email, chọn Chữ ký.
3. Bấm đúp vào Chưa có tiêu đề (Untitled) để đặt tên, hoặc chọn nút thêm (+) để tạo chữ ký mới.
4. Gõ hoặc dán chữ ký. Muốn chèn ảnh, dùng Ảnh (Pictures) rồi chọn Trình duyệt Ảnh (Photo Browser) hoặc Ảnh từ tệp (Picture from File).
5. Trong mục Chọn chữ ký mặc định, chọn tài khoản rồi đặt Thư mới và Trả lời/chuyển tiếp.
6. Đóng các cửa sổ.

Cách tạo chữ ký Outlook trên điện thoại (iPhone, iPad, Android)

Ứng dụng Outlook trên điện thoại có cài đặt chữ ký riêng, các bước giống nhau trên iOS và Android:

1. Mở ứng dụng Outlook.
2. Chạm vào ảnh đại diện hoặc biểu tượng tài khoản ở góc trên bên trái, rồi chạm biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings).
3. Trong mục Thư (Mail), chạm vào Chữ ký (Signature). Ở ứng dụng mới cài, dòng này có sẵn câu mặc định "Tải Outlook cho iOS" hoặc "Tải Outlook cho Android" (giao diện tiếng Anh: "Get Outlook for iOS/Android").
4. Xóa câu mặc định và gõ chữ ký của bạn.
5. Nếu bạn dùng nhiều tài khoản trong ứng dụng, bật Chữ ký Mỗi Tài khoản (Per Account Signature) rồi nhập chữ ký riêng cho từng tài khoản.
6. Quay lại để lưu, rồi gửi thử một email cho chính mình.

Ba điều nên biết trước:

• Chữ ký trên máy tính không tự sang điện thoại. Tính năng đồng bộ chữ ký của Microsoft chỉ áp dụng cho Outlook trên Windows và trên web. Một câu trả lời trên Microsoft Q&A (11/2025) xác nhận ứng dụng di động không dùng chữ ký chuyển vùng. Khi đổi số điện thoại hay chức danh, bạn phải sửa ở cả hai nơi.
• Ô chữ ký trên điện thoại về cơ bản là ô văn bản. Tài liệu của Microsoft chỉ mô tả việc nhập chữ. Logo và bố cục thiết kế có thể không giữ được. Trên điện thoại, chúng tôi khuyên dùng một chữ ký ngắn, chỉ có chữ: họ tên, chức danh, công ty, số điện thoại.
• Ứng dụng không có chữ ký riêng cho thư trả lời. Chữ ký bạn đặt được dùng cho cả thư mới và thư trả lời.

Cách sửa chữ ký trong Outlook

Sửa chữ ký là quay lại đúng nơi đã tạo:

• Outlook mới và Outlook trên web: Cài đặt > Tài khoản > Chữ ký, chọn Chỉnh sửa chữ ký (Edit signature) bên cạnh chữ ký cần sửa, sửa xong chọn Lưu.
• Outlook cổ điển: Tệp > Tùy chọn > Thư > Chữ ký, chọn chữ ký trong danh sách, sửa trong ô Sửa chữ ký, chọn Lưu rồi OK.
• Outlook for Mac: Outlook > Thiết đặt > Chữ ký, trong danh sách Tên chữ ký chọn chữ ký rồi chọn Sửa, sửa xong đóng cửa sổ.
• Điện thoại: Cài đặt > Thư > Chữ ký, sửa trực tiếp trong ô.

Nếu bạn thay cả một chữ ký thiết kế (chức danh mới, logo mới, địa chỉ mới), cách nhanh hơn thường là xóa hết nội dung cũ trong ô soạn, dán bản mới vào rồi lưu, thay vì sửa từng dòng. Sửa lắt nhắt trong trình soạn thảo nhỏ của Outlook dễ để lại phông lạ, khoảng trắng thừa hoặc dòng bị lệch.

Đổi địa chỉ sau khi sắp xếp đơn vị hành chính: từ ngày 1/7/2025, Việt Nam vận hành chính quyền địa phương hai cấp (cấp tỉnh và cấp xã) theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, cấp huyện không còn, nhiều phường, xã và tỉnh đã được sáp nhập và đổi tên. Nếu chữ ký của bạn vẫn ghi "Quận..." hay tên phường cũ, đây là lúc cập nhật theo địa chỉ mới của công ty.

Cách xóa hoặc tắt chữ ký trong Outlook

• Để chữ ký không tự xuất hiện nữa: đặt chữ ký mặc định cho thư mới và cho thư trả lời/chuyển tiếp về "không có" ((không có) trong Outlook cổ điển, bỏ chọn trong Outlook mới và trên web). Chữ ký vẫn được giữ lại để chèn tay khi cần.
• Để xóa hẳn: trong Outlook cổ điển, chọn chữ ký trong danh sách Chọn chữ ký để chỉnh sửa rồi chọn Xóa (Delete) và xác nhận. Trong Outlook mới, trên web và trên Mac, xóa chữ ký trong chính danh sách chữ ký ở màn hình cài đặt.
• Để bỏ chữ ký khỏi một thư: chỉ cần bôi đen phần chữ ký trong thư đang soạn và xóa.
• Trên điện thoại: xóa hết nội dung trong ô Chữ ký. Ô trống nghĩa là thư gửi đi không có chữ ký.

Chữ ký mặc định cho thư mới và thư trả lời, chuyển tiếp

Đa số người dùng muốn chữ ký đầy đủ ở thư mới và chữ ký ngắn ở thư trả lời, để một chuỗi email dài không lặp lại logo mười lăm lần. Bạn tạo hai chữ ký, ví dụ "Đầy đủ" và "Rút gọn", rồi:

• đặt Thư mới (New messages) là "Đầy đủ",
• đặt Trả lời/chuyển tiếp (Replies/forwards) là "Rút gọn".

Mọi phiên bản Outlook trên máy tính đều có hai thiết lập này. Một chữ ký trả lời tốt chỉ cần họ tên, chức danh và số điện thoại, chỉ có chữ:

Nguyễn Thị Lan Anh | Trưởng phòng Kinh doanh
+84 912 000 111

Nhiều chữ ký và nhiều tài khoản

Bạn có thể lưu bao nhiêu chữ ký tùy ý và chọn giữa chúng bằng nút Chữ ký khi soạn thư. Nếu một Outlook chứa nhiều tài khoản email, chữ ký mặc định được đặt riêng cho từng tài khoản:

• Outlook cổ điển: đổi tài khoản ở danh sách Tài khoản email trong cửa sổ Chữ ký và Mẫu nền thư, rồi đặt mặc định cho tài khoản đó.
• Outlook mới: chọn tài khoản ở đầu màn hình Tài khoản > Chữ ký trước khi đặt mặc định.
• Mac: chọn tài khoản trong Chọn chữ ký xuất hiện (hoặc Chọn chữ ký mặc định ở bản cũ).

Một cách dùng phổ biến ở công ty có đối tác nước ngoài: một chữ ký tiếng Việt và một chữ ký tiếng Anh (hoặc song ngữ), chọn tay tùy người nhận.

Cách chèn logo hoặc hình ảnh vào chữ ký Outlook

Bạn có hai cách: chèn ảnh trong trình soạn thảo của Outlook, hoặc dán một chữ ký hoàn chỉnh đã có sẵn logo.

Outlook cổ điển cho Windows:

1. Mở thư mới, chọn Chữ ký > Chữ ký....
2. Trong hộp Chọn chữ ký để chỉnh sửa, chọn chữ ký cần thêm logo.
3. Chọn nút Hình ảnh (Picture) trên thanh định dạng, tìm tệp ảnh rồi chọn Chèn (Insert).
4. Để đổi kích cỡ, bấm chuột phải vào ảnh, chọn Ảnh (Picture), mở tab Kích cỡ (Size) và để nguyên dấu chọn ở ô Khóa tỷ lệ khung ảnh (Lock aspect ratio).
5. Chọn OK, rồi OK lần nữa.

Outlook mới và Outlook trên web: mở Cài đặt > Tài khoản > Chữ ký, đặt con trỏ vào chỗ muốn đặt logo và dùng nút chèn ảnh trên thanh công cụ của trình soạn thảo. Hãy chọn tệp đang lưu trên máy tính, không chọn tệp trong OneDrive hay SharePoint: một câu trả lời trên Microsoft Q&A (8/2026) nêu đây là lý do thường gặp khiến nút chèn ảnh "không làm gì cả". Nếu vẫn không được, bạn chèn ảnh vào một thư mới bình thường, sao chép ảnh từ đó và dán vào ô chữ ký.

Mac: dùng Xem thêm mục trong trình soạn thảo chữ ký (bản hiện tại) hoặc Ảnh (bản cũ).

Microsoft chấp nhận ảnh .bmp, .gif, .jpg và .png. Hãy dùng PNG cho logo và JPG cho ảnh chân dung, vì đây là hai định dạng an toàn nhất trên mọi ứng dụng email. Kích thước nên giữ khiêm tốn:

Vì sao logo đôi khi biến thành tệp đính kèm: khi bạn chèn ảnh từ máy tính, Outlook nhúng tệp ảnh vào từng email. Ứng dụng email của người nhận có thể hiển thị nó như một tệp đính kèm tên "image001.png", và mỗi email nặng thêm. Chữ ký dùng ảnh lưu trữ trực tuyến, chèn bằng đường liên kết, sẽ tránh được chuyện này. Đó là lý do chữ ký làm từ công cụ tạo chữ ký thường hiển thị giống nhau ở mọi hộp thư. (Trong một số cấu hình, Outlook cổ điển vẫn có thể nhúng ảnh liên kết khi gửi, nên hãy luôn gửi thử.)

Cách dán chữ ký từ công cụ tạo chữ ký vào Outlook

Nếu bạn đã thiết kế chữ ký bằng công cụ trực tuyến, đây là cách sạch nhất để đưa vào Outlook:

1. Mở chữ ký trong trình duyệt và dùng nút sao chép. Trong Signguin, đó là nút Sao chép chữ ký. (Hoặc bôi đen toàn bộ chữ ký và nhấn Ctrl+C, trên Mac là Cmd+C.)
2. Mở trình soạn thảo chữ ký của phiên bản Outlook bạn dùng (các bước ở trên) và tạo chữ ký mới.
3. Bấm vào ô soạn và nhấn Ctrl+V (Cmd+V trên Mac). Đừng dùng "dán dạng văn bản thuần" hay Ctrl+Shift+V, vì cách đó xóa hết bố cục.
4. Đặt chữ ký mặc định và Lưu.
5. Gửi thử cho chính mình và cho một địa chỉ Gmail, mở cả trên điện thoại.

Vì sao nên dán bản đã hiển thị, không dán mã:

• Khi sao chép chữ ký đang hiển thị trong trình duyệt, bảng tạm (clipboard) mang theo cả bố cục bảng, màu, liên kết và đường dẫn ảnh. Trình soạn thảo của Outlook nhận nguyên định dạng đó.
• Trình soạn thảo của Outlook chỉ có thanh công cụ cơ bản. Nó làm được chữ đậm, màu, chèn ảnh, nhưng khó dựng chắc chắn một bố cục hai cột với logo bên trái và chữ thẳng hàng bên phải.
• Nếu bạn dán mã nguồn HTML (đoạn chữ bắt đầu bằng <table>), Outlook sẽ hiện nguyên đoạn mã thay vì thiết kế. Vì vậy nút Sao chép mã HTML của Signguin không dành cho ô chữ ký Outlook, mà dành cho những ứng dụng có ô nhập mã HTML riêng.
• Dán từ Word cũng được, nhưng Word thêm định dạng riêng, có thể làm lệch khoảng cách khi người nhận đọc bằng ứng dụng khác.

Một thiết lập có thể làm hỏng tất cả: nếu Outlook đang soạn thư ở dạng văn bản thuần (Plain Text), chữ ký nào cũng thành chữ trơn, mất ảnh. Trong Outlook cổ điển, vào Tệp > Tùy chọn > Thư và ở phần soạn thư chọn định dạng HTML (tiếng Anh: "Compose messages in this format: HTML"). Trong Outlook mới và trên web, vào Cài đặt > Thư > Soạn và trả lời và ở Định dạng thư chọn HTML.

Gói miễn phí của Signguin có cách cài bằng sao chép và dán cho Outlook, kèm hướng dẫn từng bước trong ứng dụng. Mã HTML được dựng để giữ bố cục trong Outlook cho Windows và Outlook trên web, và ảnh được lưu trữ ở kích thước gấp đôi để sắc nét trên màn hình độ phân giải cao.

Chữ ký Outlook không hiển thị: nguyên nhân và cách sửa

Khi chữ ký "biến mất", nguyên nhân gần như luôn nằm trong danh sách sau. Hãy kiểm tra theo thứ tự:

1. Chưa đặt chữ ký mặc định cho đúng tài khoản. Thư mới và thư trả lời/chuyển tiếp là hai thiết lập riêng. Nếu chữ ký có ở thư mới mà không có khi trả lời, bạn chưa đặt mục Trả lời/chuyển tiếp. Theo mặc định, Outlook cổ điển để mục này là (không có).
2. Bạn tạo chữ ký trong một thư đang mở (Outlook cổ điển). Như đã nói ở trên, thư đó không nhận chữ ký mới. Hãy mở thư mới.
3. Bạn đang dùng một Outlook khác. Outlook cổ điển, Outlook mới, web, Mac và điện thoại có thể giữ chữ ký riêng. Chữ ký tạo trong Outlook cổ điển trên máy bàn sẽ không có trong ứng dụng điện thoại.
4. Thư đang ở dạng văn bản thuần. Đổi sang HTML như hướng dẫn ở phần trên. Khi bạn trả lời một thư văn bản thuần, Outlook cổ điển giữ thư trả lời ở dạng văn bản thuần; với riêng thư đó, chọn Định dạng văn bản > HTML (Format Text > HTML) trong cửa sổ thư.
5. Người nhận không thấy logo. Theo mặc định, Outlook cổ điển chặn việc tự động tải ảnh từ Internet. Người nhận thấy khung trống cho đến khi chọn Tải xuống Ảnh (Download Pictures) hoặc thêm bạn vào danh sách người gửi an toàn. Bạn không đổi được thiết lập đó cho họ, nên hãy để thông tin quan trọng (tên, số điện thoại) ở dạng chữ, không nằm trong ảnh.
6. Logo hiện thành tệp đính kèm image001.png. Ảnh đã bị nhúng vào thư thay vì liên kết. Dùng chữ ký có ảnh lưu trữ trực tuyến, và kiểm tra lại bằng email gửi thử.
7. Danh sách chữ ký đã lưu "biến mất" sau khi cập nhật. Thường do tính năng chữ ký chuyển vùng (xem phần dưới). Hãy tìm trong mục Chữ ký trên thiết bị này của Outlook cổ điển và trong Cài đặt > Tài khoản > Chữ ký của Outlook trên web trước khi tạo lại.
8. Lời mời họp không có chữ ký. Chữ ký tự động chỉ áp dụng cho email. Trong Outlook cổ điển, bạn có thể chèn tay trong cửa sổ cuộc họp (Chèn > Chữ ký). Với Outlook mới, một câu trả lời trên Microsoft Q&A (3/2025) cho biết không có tùy chọn chữ ký cho lời mời, nên bạn dán chữ ký vào nội dung lời mời.

Lỗi font tiếng Việt trong chữ ký

Lỗi riêng của người dùng Việt Nam: chữ ký đẹp trên máy bạn nhưng người nhận thấy dấu bị tách rời, ô vuông hoặc ký tự lạ. Nguyên nhân thường gặp:

• Phông chữ không có đủ ký tự tiếng Việt hoặc không có trên máy người nhận. Nhiều phông thiết kế trên web không hỗ trợ đầy đủ dấu tiếng Việt, và Outlook cổ điển không tải phông web. Hãy dùng phông có sẵn trên hầu hết mọi máy và hỗ trợ tiếng Việt tốt: Arial, Tahoma, Verdana, Times New Roman hoặc Segoe UI (Windows).
• Chữ ký được gõ bằng bảng mã cũ (TCVN3, VNI) và dán từ một tài liệu cũ. Hãy gõ lại bằng Unicode (bộ gõ Unikey hoặc bộ gõ có sẵn của Windows, macOS, chọn bảng mã Unicode).
• Dán từ Word hoặc PDF mang theo định dạng lạ. Dán vào Notepad trước để làm sạch, rồi định dạng lại, hoặc sao chép từ một công cụ tạo chữ ký xuất mã HTML chuẩn.

Đồng bộ chữ ký Outlook giữa các thiết bị

Từ Outlook bản dựng 2303, Microsoft có chữ ký chuyển vùng (roaming signatures): chữ ký được lưu trong hộp thư của bạn thay vì chỉ trên một máy tính. Theo Microsoft:

• Tính năng áp dụng cho hộp thư trên Microsoft 365 hoặc Outlook.com. Hộp thư trên máy chủ Exchange tại chỗ, dịch vụ email bên thứ ba và tài khoản POP/IMAP chưa chuyển vùng được.
• Khi tính năng bật, Outlook cổ điển sao chép những chữ ký đang được đặt làm mặc định cho Thư mới hoặc Trả lời/chuyển tiếp lên hộp thư. Những chữ ký này theo bạn sang máy Windows khác và Outlook trên web.
• Chữ ký không đặt làm mặc định thì không chuyển vùng. Chúng nằm lại trên máy, trong mục Chữ ký trên thiết bị này. Bạn vẫn chèn được qua Thư > Chữ ký, nhưng không sửa được trừ khi gắn chúng với một tài khoản.

Nói ngắn gọn: muốn chữ ký có ở mọi nơi, hãy đặt nó làm mặc định cho tài khoản.

Những gì chưa đồng bộ (tính đến tháng 10/2026): ứng dụng Outlook trên điện thoại và Outlook cho Mac. Theo một câu trả lời trên Microsoft Q&A (11/2025), cả hai vẫn dùng chữ ký riêng trên thiết bị. Bạn cần thiết lập riêng ở đó.

Dành cho bộ phận IT: Microsoft có giá trị registry DisableRoamingSignatures (DWORD, giá trị 1) trong HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\ để tắt chuyển vùng cho Outlook cổ điển.

Chữ ký Outlook được lưu ở đâu?

Outlook cổ điển cho Windows lưu tệp chữ ký trong thư mục:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

tức là C:\Users\<tên người dùng>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Để mở nhanh, nhấn Windows + R, dán đường dẫn trên và nhấn Enter. Nếu không thấy thư mục Signatures, hãy mở %APPDATA%\Microsoft và tìm thư mục chứa các tệp .htm mang tên chữ ký của bạn.

Mỗi chữ ký gồm ba tệp và một thư mục:

• Tên.htm (dùng cho thư HTML)
• Tên.rtf (dùng cho thư Văn bản có Định dạng)
• Tên.txt (dùng cho thư văn bản thuần)
• Tên_files (thư mục chứa ảnh của chữ ký)

Sao lưu hoặc chuyển sang máy mới: sao chép cả thư mục Signatures sang cùng vị trí trên máy kia rồi khởi động lại Outlook cổ điển. Nếu dùng chữ ký chuyển vùng, các chữ ký mặc định có thể đã có sẵn trong hộp thư của bạn.

Outlook mới và Outlook trên web không lưu tệp chữ ký trên máy. Chữ ký nằm trong hộp thư trên máy chủ Microsoft, nên không có thư mục nào để mở. Muốn lấy chữ ký ra, bạn mở nó trong Cài đặt > Tài khoản > Chữ ký, bôi đen toàn bộ và sao chép.

Danh sách kiểm tra sau khi lưu

• Gửi cho chính mình một thư mới và một thư trả lời, xem mỗi loại có đúng chữ ký không.
• Mở thư thử trên điện thoại và trong một ứng dụng khác (Gmail chẳng hạn).
• Kiểm tra logo không bị biến thành tệp đính kèm và dấu tiếng Việt hiển thị đúng.
• Bấm thử số điện thoại và đường liên kết website.
• Thiết lập riêng chữ ký trong ứng dụng Outlook trên điện thoại.

Chưa chắc nên ghi gì? Bài chữ ký email có thứ tự các dòng thông tin, kích thước nên dùng và nhiều mẫu chữ ký để sao chép, kèm cách cài chữ ký trong Gmail.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao chữ ký mới không xuất hiện trong thư tôi đang mở?

Outlook cổ điển không thêm chữ ký mặc định mới tạo vào thư đã mở từ trước. Chính Microsoft ghi rõ điều này trong hướng dẫn. Bạn chèn tay cho thư đó bằng Thư > Chữ ký, hoặc đóng thư nháp và soạn thư mới. Từ thư tiếp theo, chữ ký sẽ được thêm tự động.

Cách tạo chữ ký trong Outlook mới như thế nào?

Chọn Cài đặt (biểu tượng bánh răng), rồi Tài khoản > Chữ ký. Chọn tài khoản, chọn Thêm chữ ký, đặt tên, gõ hoặc dán chữ ký, chọn có áp dụng cho thư mới và thư trả lời hay không, rồi chọn Lưu. Các bước trong Outlook trên web giống hệt.

Chữ ký trong Outlook 365 nằm ở đâu?

Tùy ứng dụng bạn mở bằng tài khoản Microsoft 365. Trong Outlook cổ điển cho Windows là Tệp > Tùy chọn > Thư > Chữ ký. Trong Outlook mới và Outlook trên web là Cài đặt > Tài khoản > Chữ ký. Trên Mac là Outlook > Thiết đặt > Chữ ký. Trên điện thoại là Cài đặt > Thư > Chữ ký trong ứng dụng.

Làm sao để chữ ký Outlook có logo?

Trong trình soạn thảo chữ ký, dùng nút Hình ảnh (Outlook cổ điển), nút chèn ảnh (Outlook mới, web) hoặc Xem thêm mục (Mac) để chèn tệp PNG hay JPG. Giữ logo rộng khoảng 120 đến 180 px. Cách gọn hơn là dán một chữ ký hoàn chỉnh có logo được lưu trữ trực tuyến, để logo không biến thành tệp đính kèm.

Chữ ký Outlook trên máy tính có hiện trên điện thoại không?

Không. Ứng dụng Outlook cho iPhone và Android có cài đặt chữ ký riêng, và tính đến tháng 10/2026 chữ ký chuyển vùng chưa đến được ứng dụng di động. Bạn mở Cài đặt > Thư > Chữ ký trong ứng dụng và nhập một chữ ký ngắn ở đó.

Vì sao người nhận thấy chữ ký khác với trên máy tôi?

Thường do cách dựng chữ ký. Phông chữ không phổ biến bị thay bằng phông mặc định, dấu tiếng Việt có thể vỡ nếu phông thiếu ký tự, ảnh chèn từ máy tính có thể thành tệp đính kèm, và Outlook cổ điển chặn ảnh cho đến khi người nhận bấm tải xuống. Chữ ký dựng bằng bảng HTML, phông phổ biến và ảnh lưu trữ trực tuyến giữ bố cục tốt nhất.

Làm sao chuyển chữ ký Outlook sang máy tính khác?

Nếu hộp thư của bạn trên Microsoft 365 hoặc Outlook.com và chữ ký được đặt làm mặc định, chữ ký tự theo bạn sang máy Windows khác và Outlook trên web. Với Outlook cổ điển, bạn cũng có thể sao chép thư mục %APPDATA%\Microsoft\Signatures sang cùng vị trí trên máy mới rồi khởi động lại Outlook.