Email aláírás: mi kerüljön bele, cégadatok, minták és sablonok másoláshoz

Az e-mail-aláírás néhány sor a levél alján, amelyből a címzett megtudja, ki vagy, és hogyan érhet el: név, beosztás, cég, egy telefonszám, a weboldal és, ha kell, egy kis logó. A név legyen felül és kiemelve, a többi egy-két visszafogott színben. Hagyd ki az idézeteket, a három telefonszámot és mindent, amivel a címzett nem tud mit kezdeni. Ha cégként levelezel, az aláírás alja a legjobb hely a cégadatoknak: cégnév cégformával, székhely, cégjegyzékszám, a nyilvántartó cégbíróság és az adószám. Kft.-nél és Zrt.-nél a cégtörvény ezeket (az adószám kivételével) az e-mailekben is kifejezetten előírja.

Alább sorra vesszük, mi kerüljön az e-mail-aláírásba és milyen sorrendben, mit hagyj ki, hogyan írd le a cégadatokat, aztán jön nyolc másolható email aláírás minta különféle vállalkozásoknak, a karácsonyi aláírás, a helyes logó- és betűméretek, végül az, hogyan készítheted el ingyen, és hogyan állítod be Outlookban és Gmailben.

Mi kerüljön az e-mail-aláírásba, és milyen sorrendben

Az aláírás három kérdésre felel: ki ez, mivel foglalkozik, és hogyan érem el. Ami benne van, az ezek közül valamelyikre válaszoljon. Szinte minden szakmában bevált sorrend, fentről lefelé:

1. Név. Úgy, ahogy szólítani szeretnéd: „Szalai Réka”, nem „Sz. Réka”. Ha használod, a „dr.” a név elé kerül. Ez legyen az aláírás legerősebb sora.
2. Beosztás. Röviden, kívülállónak is érthetően. Az „irodavezető” többet mond, mint a „Head of Workplace Experience”.
3. Cég. Ahogy a számlán szerepel. Társaságnál a teljes cégnév cégformával a lenti cégadatok közé is bekerül.
4. Egy telefonszám. Az, amelyet tényleg felveszel. Nemzetközi formában, ha külföldi ügyfeleknek is írsz: +36 30 000 1234 mobilra, +36 1 000 1234 budapesti vezetékesre.
5. Weboldal. Röviden, kattinthatóan, „https://www.” nélkül: fuzfaag-demo.hu.
6. Cím (csak ha segít). Üzletnek, rendelőnek, étteremnek, műhelynek, vagyis minden olyan vállalkozásnak, ahová az ügyfél személyesen jön.
7. Logó. Kicsi, nagyjából 120-180 pixel széles.
8. Közösségi média (opcionális, legfeljebb három). Csak az, amit vezetsz, és ami a munkádhoz tartozik. A legtöbb embernek ez egyszerűen a LinkedIn.
9. Egy cselekvésre ösztönző gomb (opcionális). „Foglalj időpontot” vagy „Kérj árajánlatot”, ha az ügyfeleid tényleg ezt teszik.
10. Cégadatok és jogi megjegyzés (ha kell). Mindig a legalján, mindig apró betűvel.

Az e-mail-címedet általában fölösleges kiírni: a címzett látja a feladónál, és a válasz gomb úgyis beteszi. Kivétel, ha a leveleidet gyakran továbbítják (például az ügyfél könyvelésére) vagy kinyomtatják. Ilyenkor egy sor a címmel jól jön.

Az elköszönés („Üdvözlettel”, „Tisztelettel”, „Köszönettel”) nem az aláírás része. Írd kézzel az aláírás fölé, a címzetthez igazítva: a hivatalnak mást írsz, mint a kollégádnak.

Céges, egyéni vállalkozói és diák aláírás

A céges email aláírás ugyanilyen felépítésű, de nagyobb súlyt kap benne a cég: logó, weboldal, cégadatok. Egyéni vállalkozóként vagy szabadúszóként állíthatod magadat előtérbe, és a cégnév helyett azt írhatod, mivel foglalkozol: „Varga Katalin, könyvelés kisvállalkozásoknak”. Egyetemista vagy álláskereső a cég helyett az egyetemet és a szakot írja, vagy a megpályázott pozíciót.

Mit ne tegyél az aláírásba

A leggyakoribb hiba nem az, hogy valami hiányzik, hanem hogy túl sok minden van benne. Minden fölösleges sorral nehezebb megtalálni a lényeget, főleg telefonon.

• Idézetek és mottók. Ami az egyik címzettnek tetszik, a másikat bosszantja. Szlogen csak akkor kell, ha megmondja, mit csinálsz („Duguláselhárítás 0-24, Győr és környéke”).
• Túl sok telefonszám. Iroda, mobil, fax és mellék: négy sor egyetlen információért. Egy szám, legfeljebb kettő.
• Állandó elköszönés, főleg a „Szép napot!”. Így a hivatalhoz és az új ügyfélhez is megy, a válaszokban pedig duplán jelenik meg.
• Környezetvédelmi mondat („Mielőtt kinyomtatod ezt a levelet...”). Minden levélhez hozzáad egy sort, és senki nem miatta mond le a nyomtatásról.
• Animált GIF. Növeli a levél méretét, és elvonja a figyelmet a tartalomról.
• Az egész aláírás egyetlen képként. Sok levelezőprogram letiltja a képeket, amíg a címzett le nem tölti őket. Ha a név és a telefonszám a képen van, eltűnik. A képernyőolvasók sem olvassák fel a képen lévő szöveget.
• Különleges betűtípus. Az Outlook és sok más program nem tölt be webes betűtípust, így a gondosan kiválasztott betűd Times New Romanná válik.
• „iPhone-ról küldve”. Cseréld le egy rövid mobilaláírásra.

Cégadatok az e-mail-aláírásban

Kft. és Rt. (Zrt., Nyrt.): kötelező. A cégtörvény (2006. évi V. törvény, Ctv.) 63. § (2) bekezdése szerint a korlátolt felelősségű társaság és a részvénytársaság az írásbeli képviselete és a hivatalos levelezése során, „ideértve az elektronikus levelezést is”, valamint a honlapján köteles feltüntetni:

• a céget nyilvántartó cégbíróság nevét,
• a cég nevét és székhelyét,
• a cégjegyzékszámot,
• szükség szerint a felszámolásra vagy végelszámolásra utaló toldatot.

A jegyzett tőkét a cég a választása szerint feltüntetheti, de akkor a ténylegesen rendelkezésre bocsátott összeget is meg kell jelölnie. Az adószámot a 63. § nem említi, mégis szokás kiírni. Külföldi cég magyarországi fióktelepére a (4) bekezdés hasonló szabályt ad.

Bt. és egyéni vállalkozó: jó gyakorlat. A 63. § (2) csak a Kft.-t és az Rt.-t nevezi meg. Bt.-ként ugyanazt az adatsort érdemes használni (cégnév, székhely, cégjegyzékszám, cégbíróság, adószám), egyéni vállalkozóként a nevedet, a nyilvántartási számodat és az adószámodat.

A szabály uniós háttere a társasági jog egyes vonatkozásairól szóló (EU) 2017/1132 irányelv, amelynek (13) preambulumbekezdése szerint a kötelező adatokat „a társaságok valamennyi üzleti levelében és megrendelőlapján fel kell tüntetni, készüljön akár papíron, akár egyéb adathordozó felhasználásával”.

A Ctv. szövegét a net.jogtar.hu oldalon olvastuk (a 2026. október 1-jétől hatályos állapot). Ez a Wolters Kluwer egységes szerkezetbe foglalt szövege, nem a hivatalos Nemzeti Jogszabálytár. Ha bizonytalan vagy, kérdezd meg a könyvelődet vagy ügyvédedet. Ez az oldal nem jogi tanácsadás.

A legegyszerűbb, ha egyetlen aláírást használsz minden levélhez, és az alján ott vannak a cégadatok. Így nem kell fejben tartanod, melyik levélbe kell és melyikbe nem.

Hogyan írd le

A cégadatok a legaljára kerülnek, apró, szürke betűvel (10-11 pixel), hogy elérhetők legyenek, de ne nyomják el az elérhetőségeket. Egy Kft. példáján:

Fűzfaág Épületgépészet Kft. | Székhely: 1138 Budapest, Révész utca 27.
Cégjegyzékszám: 01-09-XXXXXX (Fővárosi Törvényszék Cégbírósága) | Adószám: XXXXXXXX-X-XX

A Signguin ingyenes szerkesztőjében ezeket az adatokat a „Jogi nyilatkozat” mezőbe írod, és apró betűvel jelennek meg az aláírás alatt. A mező „Kész szövegek” listájában van egy „Cégadatok” minta is, amely a nyilvántartó cégbíróság sorát is tartalmazza: csak ki kell tölteni.

Titoktartási és adatvédelmi megjegyzés

Titoktartási nyilatkozatot („Ez az üzenet és mellékletei bizalmas információt tartalmazhatnak...”) általános jogszabály nem ír elő. Ügyvédi irodáknál, pénzügyben, egészségügyben vagy ügyfélszerződés miatt van értelme. Sok cég egy adatkezelési tájékoztatóra mutató linket is betesz. Hogy neked kell-e ilyen, és milyen szöveggel, azt a cégnél az adatvédelemért felelős személlyel egyeztesd. Általános szabály: két-három sor, a legalján, apró szürke betűvel. És ne hidd, hogy a nyilatkozat megvéd, ha rossz címre küldted a levelet.

Email aláírás minták és sablonok másoláshoz

Nyolc email aláírás minta különféle vállalkozásoknak. A nevek, címek és telefonszámok kitaláltak, a cégjegyzékszám és az adószám helyén X áll: cseréld le őket a saját adataidra. Ha a vállalkozásod Kft. vagy Zrt., az 1. és a 3. minta szerinti cégadatsornak minden aláírásodban ott kell lennie, akkor is, ha egy bisztrót vagy egy grafikai stúdiót viszel ilyen formában. Minden szöveges minta alatt egy grafikus sablon is van, amelyet rögtön kitölthetsz a generátorban.

1. Kft., értékesítő

Szalai Réka
Értékesítési munkatárs | Fűzfaág Épületgépészet Kft.
+36 30 000 1234 | fuzfaag-demo.hu

Fűzfaág Épületgépészet Kft. | Székhely: 1138 Budapest, Révész utca 27.
Cégjegyzékszám: 01-09-XXXXXX (Fővárosi Törvényszék Cégbírósága) | Adószám: XXXXXXXX-X-XX

2. Egyéni vállalkozó: villanyszerelő

Takács Bence
Villanyszerelés, hibaelhárítás | Debrecen és környéke
+36 20 000 5678 | takacsvillany-demo.hu

Takács Bence e.v. | Nyilvántartási szám: XXXXXXXX | Adószám: XXXXXXXX-X-XX

3. Zrt., pénzügyi igazgató

Horváth-Kiss Eszter
Pénzügyi igazgató | Tölgyliget Logisztika Zrt.
+36 1 000 1234 | tolgyliget-demo.hu

Tölgyliget Logisztika Zrt. | Székhely: 1097 Budapest, Illatos út 21.
Cégjegyzékszám: 01-10-XXXXXX (Fővárosi Törvényszék Cégbírósága) | Adószám: XXXXXXXX-X-XX

4. Könyvelőiroda (Bt.)

Varga Katalin
Ügyvezető, mérlegképes könyvelő | Gyöngyvessző Könyvelőiroda Bt.
+36 30 000 2468 | gyongyvesszo-demo.hu
6720 Szeged, Kárász utca 5.

Cégjegyzékszám: 06-06-XXXXXX (Szegedi Törvényszék Cégbírósága) | Adószám: XXXXXXXX-X-XX

5. Ügyvédi iroda

dr. Sziklavári Orsolya
Ügyvéd | Sziklavári Ügyvédi Iroda
+36 1 000 5566 | sziklavariugyved-demo.hu
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9.

Ez az üzenet ügyvédi titoktartás alá eső információt tartalmazhat.
Ha nem Ön a címzett, kérjük, értesítse a feladót, és törölje az üzenetet.

6. Szabadúszó grafikus

Molnár Dániel
Arculattervezés kisvállalkozásoknak
+36 70 000 1357 | vadkorte-demo.hu
Portfólió: behance.net/molnardaniel-demo

7. Bisztró

Csillagvirág Bisztró
Asztalfoglalás: +36 1 000 7788
1061 Budapest, Király utca 20. | csillagvirag-demo.hu
Nyitva: keddtől vasárnapig 11:30-22:00

8. Egyetemista vagy álláskereső

Kiss Lili
Gazdaságinformatikus BSc, 3. évfolyam | Pécsi Tudományegyetem
+36 30 000 9753 | linkedin.com/in/kisslili-demo

Rövid aláírás válaszokhoz és telefonra

Szalai Réka | Fűzfaág Épületgépészet Kft.
+36 30 000 1234
Székhely: 1138 Budapest, Révész utca 27. | Cégjegyzékszám: 01-09-XXXXXX (Fővárosi Törvényszék Cégbírósága)

Állítsd be ezt a válaszokhoz és továbbításokhoz, hogy egy hosszú levélváltás ne ismételje meg minden levélben a logót és a teljes elérhetőségi blokkot. Kft.-nél és Zrt.-nél a cégadatsor a rövid változatból sem maradhat ki, mert a 63. § a válaszlevelekre sem tesz kivételt. Egyéni vállalkozóként elég a név és a telefonszám.

Karácsonyi és ünnepi email aláírás

Decemberben sokan cserélik ünnepire az aláírásukat. Működik, ha visszafogott marad, és hasznos információt is ad:

• Egy sor elég. „Kellemes ünnepeket kíván a Fűzfaág csapata!” az elérhetőségek alatt, a márka színében. Hópelyhes háttér és villogó GIF nélkül.
• Írd bele, amire a címzettnek szüksége van. „Irodánk december 22. és január 2. között zárva tart. Sürgős esetben: +36 30 000 1234.” Ez többet ér bármilyen díszítésnél.
• Kis ünnepi kép csak a meglévő aláírás mellé. Ha képet használsz, legyen legfeljebb 600 × 100 pixeles sáv, és a lényeg (név, telefonszám) maradjon szövegként.
• Külön aláírásként mentsd. Hozz létre egy „Karácsony” nevű második aláírást, állítsd be alapértelmezettnek decemberre, januárban pedig állítsd vissza a régit. Így nem kell semmit újraépítened.
• A válaszaláírást hagyd békén. Elég, ha az új levelekben jelenik meg az ünnepi sor.

A Signguin Premiumával saját feltöltött, linkelhető bannert tehetsz az aláírás alá, ez ünnepi üzenetre is alkalmas. Az ünnepi sor ingyen is mehet, egyszerű szövegként.

Méretek: logó, fotó, ikonok és betűk

A Google a Gmail-aláírás képeihez 70-100 képpont magasságot és 300-400 képpont szélességet javasol, ez belefér a fenti értékekbe.

Betűtípusból olyat válassz, amely minden gépen és telefonon megvan: Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma vagy Georgia. Színekből egy céges szín a kiemelésekhez (név, elválasztó vonal, ikonok), az adatokhoz sötétszürke. A fehér alapon világosszürke szöveg gyakran nem teljesíti a WCAG akadálymentességi irányelv követelményét, amely normál szövegnél legalább 4,5:1 kontrasztot kér.

Miért PNG az ikon, és nem SVG? A caniemail 2026. szeptember 16-i tesztje szerint a régebbi Outlook-verziók (a Windows-os 2007-2016 és a Macre készült 2016), amelyeket sok irodában még használnak, nem jelenítik meg az SVG-t, a Gmail pedig PNG-re alakítja. Az SVG-ikon a címzettnél eltűnhet.

Email aláírás készítése ingyen

Megépítheted az aláírást kézzel is a Gmail vagy az Outlook szerkesztőjében, de a logós, céges színű, kéthasábos aláírás, amely egyik programban sem esik szét, táblázatokra épülő kódot és az elemekbe írt stílusokat igényel. Kézzel ez fárasztó munka. Egy email aláírás szerkesztő elvégzi helyetted.

A Signguin ingyenes e-mail-aláírás-készítőben így megy:

1. Beírod a munkahelyi e-mail-címedet. A Signguin kiolvassa a cég domainjét, a weboldalról betölti a logót, a márkaszíneket és az elérhetőségeket, a címből pedig megpróbálja kitalálni a nevedet. Magáncímmel (gmail.com, Freemail és társai) a cég weboldalát adod meg, vagy üresen kezdesz.
2. Választasz sablont. 31 sablon közül három ingyenes: a „Klasszikus”, az egymás alá rendezett „Egyszerű” és a helyi szakembereknek szóló, nagy telefonszámos „Helyi szaki”.
3. Kitöltöd az adatokat. A cégadatokat a „Jogi nyilatkozat” mezőbe írod. Ha a logód sötét, és sötét módban eltűnik, kapcsold be a „Fehér háttér a logó mögött” beállítást. Betűstílust, ikonformát és ikonszínt ingyen választhatsz, ahogy az összes közösségi ikont is (LinkedIn, Facebook, Instagram, WhatsApp, időpontfoglaló link, értékelések és mások).
4. Megnézed az előnézetet egy valósághű levélben, telefonon és számítógépen, világos és sötét módban.
5. Telepíted. A Gmailbe az aláírást az „Automatikus hozzáadás a Gmailhez” gombbal közvetlenül is telepítheted (a Signguin csak a Gmail-beállítások módosítására kér engedélyt, a leveleidet nem olvassa, és a hozzáférést nem tartja meg). Outlookba, Apple Mailbe és más programokba az „Aláírás másolása” gombbal viszed át, lépésenkénti útmutatóval. A „HTML-kód másolása” gomb olyan programokhoz jó, amelyekben külön mező van a kódnak, például a Thunderbirdhöz.

Az ingyenes verzióhoz nem kell regisztráció és bankkártya, és minden telepítési mód benne van. Az aláírás alján egy kis „Készítve: Signguin” link jelenik meg. Ha később módosítanád, az aláírást ingyen elmentheted: ehhez csak be kell jelentkezned az e-mail-címeddel. A Premium egyszeri fizetés egy személynek, előfizetés nélkül: fotót, mind a 31 sablont, cselekvésre ösztönző gombot, bannert és „Névjegy mentése” gombot (vCard) ad, és eltávolítja a „Készítve: Signguin” linket. A képeket a Signguin tárolja, így az aláírás nem romlik el, ha a cég weboldala változik, és minden aláírás belefér a Gmail 10 000 karakteres korlátjába.

Amit a Signguin nem tud: (még) nincs csapatszintű aláíráskezelés, és nincs központi telepítés Microsoft 365-ben vagy Google Workspace-ben (a csapatverzióra várólistán lehet jelentkezni), kattintási statisztika sincs. Mindenki maga készíti és telepíti a saját aláírását, és a Premium személyre szól. Ha azt szeretnéd, hogy a rendszergazda egy helyről állítsa be mindenki aláírását, központi aláíráskezelő eszközre vagy a levelezőszerver szabályára van szükség.

Aláírás beállítása Outlookban, Gmailben és más levelezőkben

Outlook: az új Outlookban és a webes Outlookban a Beállítások > Fiók > Aláírások menüben, az Aláírás hozzáadása gombbal, a klasszikus Outlookban a Fájl > Beállítások > Levelek > Aláírások úton. A Mac és a telefonos alkalmazás menüje más, és a telefonos aláírás nem szinkronizálódik a gépivel. Minden lépést, a logó beszúrását és a hibaelhárítást külön útmutatóban írtuk le: Outlook aláírás beállítása és módosítása.

Gmail: fogaskerék > Az összes beállítás megtekintése > Általános > Aláírás > Új létrehozása, a végén Változtatások mentése. A képablakban csak Internetcím (URL) és Google Drive közül választhatsz, gépről nem tölthetsz fel. A részletek, a telefonos aláírás és a 10 000 karakteres korlát: Gmail aláírás beállítása.

Freemail, Thunderbird és más levelezők: az aláírás mindegyikben a fiók vagy a levélírás beállításai között van. Ha a program formázott (HTML) aláírást is enged, illeszd be a böngészőből másolt aláírást, vagy a HTML-kódot, ha külön kódmező van. Ha csak sima szöveget enged, használd a fenti rövid szöveges változatot.

Telepítés után mindig küldj próbalevelet magadnak és egy másik szolgáltatónál lévő címre, és nyisd meg telefonon is.

Egységes aláírás egy csapatban

Ha öt ember maga készít aláírást, öt betűtípus, három logóváltozat és valakinek a privát Gmail-címe lesz belőle. Az ügyfelek egy levélváltásban egymás mellett látják őket. Kis cégnél, informatikai osztály nélkül ez a módszer válik be:

1. Állapodjatok meg egy sablonban és néhány egyszerű szabályban: mely mezők kötelezők, hogyan írjátok a telefonszámot, melyik logót használjátok, lehet-e fotó és LinkedIn, milyen cégadatok kerülnek alulra.
2. Írjátok le egy helyre egy helyes mintával együtt.
3. Mindenki ugyanabból a sablonból készíti az aláírását a generátorban, így csak a személyes adatok különböznek.
4. Frissítsetek minden változáskor: új székhely, új logó, új telefonszám. Évente egyszer nézzétek át az összes aláírást.

A székhely- vagy cégnévváltozás jó példa arra, miért érdemes: az elavult cégadat az aláírásban rossz adat minden egyes kimenő levélben.

Gyakori kérdések

Mi kerüljön egy e-mail-aláírásba?

Név, beosztás, cégnév, egy telefonszám és a weboldal. Opcionálisan kis logó, legfeljebb három közösségi profil, fotó vagy egy gomb. Cégeknél alulra apró betűvel a cégadatok: cégnév cégformával, székhely, cégjegyzékszám, cégbíróság, adószám. Az elköszönés („Üdvözlettel”) nem része az aláírásnak, azt kézzel írd fölé.

Kötelező cégadatokat tenni az e-mail-aláírásba?

Kft.-nél és Zrt.-nél igen. A Ctv. (2006. évi V. törvény) 63. § (2) bekezdése szerint a hivatalos levelezésben, az e-mailt is beleértve, fel kell tüntetni a nyilvántartó cégbíróság nevét, a cég nevét és székhelyét, a cégjegyzékszámot, és ha van, a felszámolásra vagy végelszámolásra utaló toldatot. Bt.-re és egyéni vállalkozóra ez a bekezdés nem vonatkozik, náluk a cégadatok jó gyakorlatnak számítanak. Az aláírás a legegyszerűbb hely, hogy az adatok minden levélben ott legyenek. Ez nem jogi tanácsadás.

Hogyan készítsek email aláírást logóval?

A legegyszerűbb egy generátorban: beírod a munkahelyi címedet, a generátor betölti a logót és a színeket a cég weboldaláról, a kész aláírást pedig átmásolod a levelezőprogramodba. A logót kézzel is beszúrhatod a Gmail vagy az Outlook aláírás-szerkesztőjében. A logó legyen 120-180 pixel széles és 30 KB-nál kisebb.

Hol találok ingyenes email aláírás sablont?

A fenti nyolc minta szöveges sablonként rögtön másolható. Grafikus sablonhoz a Signguinben három ingyenes sablon van regisztráció nélkül („Klasszikus”, „Egyszerű”, „Helyi szaki”), a többi a Premiumhoz tartozik. Bármelyik sablont választod, nézd meg, hogy táblázatos szerkezetű-e, és a képek szerveren vannak-e, mert ettől függ, hogy Outlookban is egyben marad-e.

Milyen hosszú legyen az e-mail-aláírás?

Négy-hat sor elérhetőség, mellette a logó. A cégadatok alul nem számítanak bele, de férjenek el két-három sorban, apró szürke betűvel. Az egész ne legyen szélesebb 600 pixelnél, hogy telefonon is jól nézzen ki.

Lehet más aláírás a válaszokban?

Igen, és érdemes. Gmailben és Outlookban is hozz létre két aláírást, és az alapértelmezéseknél az új levelekhez a teljeset, a válaszokhoz és továbbításokhoz a rövidet (név, cég, telefon, Kft.-nél és Zrt.-nél a cégadatsorral) állítsd be. Így egy hosszú levélváltás nem ismétli meg minden levélben a logót.

Írjam bele az e-mail-címemet az aláírásba?

Általában nem kell. A címzett látja a feladónál, és a válasz gomb úgyis beteszi. Akkor érdemes egy sorban kiírni, ha a leveleidet gyakran továbbítják vagy kinyomtatják, hogy a következő olvasó is elérjen.