Outlook aláírás beállítása és módosítása: új Outlook, klasszikus, webes, Mac és mobil

Az Outlook aláírás beállítása az új Outlookban és a webes Outlookban a Beállítások (fogaskerék) > Fiók > Aláírások menüben történik, a klasszikus Windows-os Outlookban a Fájl > Beállítások > Levelek > Aláírások úton, Macen pedig az Outlook > Beállítások > Levelek > Aláírások alatt. Hozz létre egy aláírást, döntsd el, hogy automatikusan bekerüljön-e az új levelekbe és a válaszokba, majd mentsd. Az Outlook aláírás módosítása ugyanott történik: megnyitod, javítod, és újra mented.

A gond az, hogy ma egyszerre többféle Outlook létezik, és mindegyik máshol tartja az aláírást. Ez az útmutató sorra veszi a változatokat (2026. októberi állapot: az új és a webes Outlook menüit élő magyar felületen ellenőriztük, a többit a magyar Microsoft-súgó alapján írtuk le), és azt is, amiről a legtöbb magyar leírás hallgat: hogyan kerül logó az aláírásba, miért nem jön át a telefonos aláírás a gépre, hol vannak az aláírásfájlok, és mit tegyél, ha az aláírás nem jelenik meg.

Melyik Outlookot használod?

Az „Outlook 365” nem külön program: Microsoft 365-előfizetéssel a fenti változatok bármelyikét használhatod. Keresd ki a sajátodat, és ugorj a megfelelő részhez.

Előbb készítsd el az aláírást

Minden Outlookban van egy egyszerű szerkesztő, amelyben beírhatod a neved és a telefonszámod. Ha viszont logót, céges színeket, LinkedIn-ikont vagy kéthasábos elrendezést szeretnél, egyszerűbb az aláírást az Outlookon kívül megtervezni, és kész formában beilleszteni. Az Outlook megtartja a beillesztett formázást, és ugyanazt az aláírást minden gépen használhatod.

Ilyen aláírást néhány perc alatt összerakhatsz a Signguin ingyenes e-mail-aláírás-készítőjében. Beírod a munkahelyi e-mail-címedet, a Signguin pedig a cég weboldaláról betölti a logót, a márkaszíneket és az elérhetőségeket. Az ingyenes sablonokhoz nem kell regisztrálni. A kód levelezőprogramokra készül (táblázatok és közvetlenül az elemekbe írt stílusok, ezt igényli a Windows-os Outlook), a képeket pedig a Signguin tárolja, így nem csatolmányként érkeznek a címzetthez.

Utána gyere vissza, és kövesd a saját Outlookodhoz tartozó lépéseket.

Outlook aláírás beállítása az új Outlookban és a webes Outlookban

Az új Windows-os Outlook és a böngészős Outlook (outlook.com, outlook.office.com) beállítási képernyője ugyanaz, ezért a lépések is azonosak.

1. Kattints jobb felül a fogaskerékre. Megnyílik a Beállítások ablak.
2. Bal oldalt válaszd a Fiók részt, azon belül az Aláírások oldalt.
3. Ha több fiókod van, válaszd ki, melyikhez tartozzon az aláírás.
4. Kattints az Aláírás hozzáadása gombra. Megnyílik az Aláírás szerkesztése ablak. Adj nevet az aláírásnak, például „Teljes”.
5. A név alatti szerkesztőmezőbe írd be az aláírást, vagy illeszd be a kész változatot a Ctrl+V billentyűkkel.
6. A szerkesztő alján két jelölőnégyzet van: Alapértelmezett beállítása új üzenetekhez és Alapértelmezett beállítása válaszokhoz és továbbított levelekhez. Ha egyiket sem jelölöd be, az aláírást kézzel szúrhatod be.
7. Kattints a Mentés gombra.

Kézzel, egy levélbe: kattints az Új levél gombra, majd az Üzenet lap Beszúrás csoportjában válaszd az Aláírás gombot és a kívánt aláírást. A lista Aláírások... eleme visszavisz a beállításokhoz.

Klasszikus Outlookról váltasz? Az új Outlook első indításkor átveheti a klasszikus Outlook beállításait, az aláírásokat is. A Microsoft szerint ez csak akkor sikerül, ha a klasszikus Outlook általános beállításaiban be van kapcsolva a beállítások felhőben tárolása. Ha az aláírásod nem jött át, a legegyszerűbb a klasszikus Outlookban megnyitni, kijelölni és átmásolni, vagy a kész aláírást újra beilleszteni.

Aláírás beállítása a klasszikus Outlookban (Windows)

A klasszikus Outlook (2016, 2019, 2021, 2024 és a Microsoft 365-ös asztali alkalmazás) külön ablakban kezeli az aláírásokat.

1. Kattints a Fájl fülre, majd a Beállítások elemre. Megnyílik Az Outlook beállításai ablak.
2. Válaszd a Levelek kategóriát, és kattints az aláírások gombra. Megnyílik az Aláírások és levélpapírok párbeszédpanel.
3. Kattints az új aláírás gombjára, az Új aláírás ablakban adj nevet, és nyomd meg az OK gombot.
4. Az Aláírás szerkesztése mezőbe írd be vagy illeszd be az aláírást. A kis eszköztáron betűtípust, színt, méretet és igazítást állíthatsz.
5. Az alapértelmezett aláírásoknál válaszd ki a fiókot, majd az Új üzenetek listában az aláírásodat.
6. A Válasz/továbbítás listában válaszd ugyanezt, egy rövidebb változatot, vagy hagyd Nincs értéken.
7. Kattints az OK gombra, majd a beállítások ablakában is az OK gombra.

Egy csapda, amelyet a Microsoft is leír: ha az aláírást egy már megnyitott új levélből indulva hozod létre, az abba a nyitott levélbe nem kerül bele, még ha alapértelmezettnek állítottad is. Szúrd be kézzel, vagy zárd be a piszkozatot és kezdj újat. A következő levelekben már automatikusan ott lesz.

Kézzel, egy levélbe: írás közben kattints a menüszalagon az Aláírás gombra, és válaszd ki az aláírást a listából.

Outlook aláírás Macen

A Macre készült Outlook aktuális változatában:

1. Az Outlook menüben válaszd a Beállítások elemet.
2. A Levelek csoportban válaszd az Aláírások lehetőséget.
3. Válaszd a Normál aláírást és nevezd át, vagy adj hozzá újat.
4. Írd be vagy illeszd be az aláírást a szerkesztőbe. Fotót, logót vagy képet a További elemek megtekintése gombbal érsz el.
5. A fiókválasztó részben válaszd ki a fiókot, és állítsd be az Új üzenetek esetén és a Megválaszolás vagy továbbítás listát.
6. Zárd be az Aláírások ablakot.

Kézzel: kattints a levél szövegébe, a menüszalagon válaszd az Aláírás elemet, majd az aláírást. Macen ugyanígy kerül aláírás a naptármeghívókba is.

Aláírás az Outlook mobilalkalmazásban (iPhone, Android)

A telefonos Outlooknak saját aláírása van. A Microsoft szerint:

1. Nyisd meg az alkalmazás Beállítások lapját (általában a bal felső profilikonon keresztül).
2. A Posta csoportban koppints az Aláírás elemre.
3. Írd be az aláírást. Ha több fiókod van, kapcsold be a Fiókonkénti aláírás kapcsolót, és adj meg külön aláírást minden fiókhoz.

Két dolgot érdemes tudni. Először: a gépen beállított aláírás nem jön át a telefonra. A Microsoft Q&A fórumán egy 2025. novemberi támogatói válasz szerint a mobilalkalmazások nem jelenítik meg a postafiókban tárolt, szinkronizált aláírásokat, ezért a telefont külön kell beállítani. Másodszor: a telefonos szerkesztő egyszerű. Szöveget gond nélkül beírhatsz, logóval és hasábokkal viszont ne próbálkozz. Mobilra három sor elég: név, cég, telefonszám.

Az alkalmazás alapból egy Outlook-reklámsort fűz a levelekhez. Cseréld le egy rövid aláírásra, hiszen a neved alatt megy ki az ügyfélnek.

Automatikus aláírás új levelekhez és válaszokhoz

A legtöbb embernek ez a felállás válik be: teljes aláírás az új levelekben, rövid a válaszokban, hogy egy hosszú levélváltásban ne ismétlődjön tizenötször a logó. Hozz létre két aláírást, például „Teljes” és „Rövid” néven, és állítsd az új üzenetekhez a teljeset, a válaszokhoz és továbbításokhoz a rövidet. Minden fent leírt Outlookban megvan ez a két beállítás: az új Outlookban és a weben a szerkesztő két jelölőnégyzete és az Aláírások oldal két legördülő listája (Alapértelmezett új üzenetekhez, Alapértelmezett válaszokhoz és továbbított levelekhez), a klasszikus Outlookban az Új üzenetek és a Válasz/továbbítás lista, Macen az Új üzenetek esetén és a Megválaszolás vagy továbbítás lista.

A rövid válasz-aláírás: név, beosztás, telefonszám, sima szövegként. Kft.-nél és Zrt.-nél a cégadatok ebbe is kellenek, mert a cégtörvény az e-mailes levelezésben is előírja őket (részletek).

Több fiók egy Outlookban: az alapértelmezett aláírást fiókonként kell beállítani. A klasszikus Outlookban az Aláírások és levélpapírok ablakban váltasz fiókot, az új Outlookban az Aláírások oldal tetején, Macen a fiókválasztó részben.

Az elköszönést („Üdvözlettel”, „Tisztelettel”, „Köszönettel”) jobb minden levélben külön, az aláírás fölé írni, mint az aláírásba menteni. Különben ugyanaz a formula megy a hivatalnak és az asztalszomszédnak, és a válaszokban duplán jelenhet meg.

Outlook aláírás módosítása

Az aláírást ugyanott módosítod, ahol létrehoztad:

• Új Outlook és webes Outlook: Beállítások > Fiók > Aláírások, majd a módosítandó aláírás mellett kattints a szerkesztés gombra. Megnyílik az Aláírás szerkesztése ablak: javítsd az aláírást, és kattints a Mentés gombra.
• Klasszikus Outlook: Fájl > Beállítások > Levelek, aláírások gomb, jelöld ki az aláírást a listában, javítsd az Aláírás szerkesztése mezőben, mentsd, majd OK.
• Mac: Outlook > Beállítások > Levelek > Aláírások, az Aláírás neve alatt jelöld ki az aláírást, kattints a Szerkesztés gombra, javítsd, és zárd be az ablakot.
• Mobil: Beállítások > Posta > Aláírás, írd át a szöveget.

Ha egy megtervezett aláírást cserélsz le teljesen (új beosztás, új logó, új telefonszám), gyorsabb törölni a régi tartalmat a szerkesztőből és beilleszteni az új változatot, mint soronként javítgatni. Az Outlook kis szerkesztőjében a javítgatás könnyen szétszedi a formázást: itt más betűtípus, ott egy plusz üres sor.

Ha csak azt akarod, hogy ne kerüljön be automatikusan, állítsd az alapértelmezést „nincs aláírás” értékre (klasszikus Outlookban Nincs). Az aláírás megmarad, és kézzel továbbra is beszúrhatod. Ha végleg törölnéd, jelöld ki az aláírások listájában, és töröld. Egyetlen levélből egyszerűen jelöld ki és töröld a levél aljáról.

Logó és kép az Outlook aláírásban

Két út van: beszúrod a képet az Outlook szerkesztőjében, vagy olyan kész aláírást illesztesz be, amelyben már benne van.

Klasszikus Outlook: az aláírás szerkesztőjében a képbeszúrás gombbal válaszd ki a fájlt, és szúrd be. Ha túl nagy, húzással kicsinyítsd, a méretarány megtartásával.

Új Outlook és webes Outlook: kattints oda, ahová a logót szeretnéd, és az Aláírás szerkesztése ablak eszköztárán, a Beszúrás lapon használd a képbeszúrás gombot. Ha a gomb nem reagál, szúrd be a képet egy sima új levélbe, onnan másold ki, és illeszd be az aláírás-szerkesztőbe.

Mac: a További elemek megtekintése gombbal érsz el képet.

A Microsoft szerint a kép .bmp, .gif, .jpg vagy .png lehet. Válassz PNG-t vagy JPG-t, ezek mindenhol működnek. A logó legyen kicsi: 120-180 pixel szélesség bőven elég. A teljes mérettáblázatot az e-mail-aláírás útmutatóban találod.

Beágyazott kép vagy szerverről betöltött kép?

A magyar leírások ezt ritkán mondják ki, pedig sok bosszúság innen jön:

A gyakorlati tanulság: bármelyik módszert választod, a lényeges adatok legyenek szövegként, ne képként. Ha a kép nem töltődik be, a címzett akkor is látja a nevedet és a telefonszámodat. Az aláírás-generátorok többsége, köztük a Signguin is, szerverről betöltött képeket használ, így a kép nem lesz csatolmány, és a képek betöltése után minden levelezőben ugyanúgy jelenik meg.

Piros X a logó helyén 2026 májusában vagy júniusában? A Microsoft ismert hibaként írta le: a 2026. május 12-i frissítések után a klasszikus Outlook egyes levelekben és aláírásokban nem jelenítette meg a képeket, néha piros X-szel és „A csatolt kép nem jeleníthető meg” kezdetű hibaüzenettel. A Microsoft a hibát azóta kijavította. Ha még mindig látod, frissítsd az Office-t.

Kész aláírás beillesztése az Outlookba

Ha az aláírásod generátorban, weboldalon vagy sablonból készült, így illeszd be:

1. Nyisd meg az aláírást a böngészőben, és használd a másológombot (a Signguinben: „Aláírás másolása”), vagy jelöld ki az egészet egérrel, és nyomd meg a Ctrl+C (Macen Cmd+C) billentyűket.
2. Nyisd meg az Outlook aláírás-szerkesztőjét (lásd fent), és hozz létre új aláírást.
3. Kattints a szerkesztőmezőbe, és nyomd meg a Ctrl+V (Macen Cmd+V) billentyűket. Ne illeszd be sima szövegként, és ne a Ctrl+Shift+V kombinációval, mert az eltünteti az elrendezést.
4. Állítsd be az alapértelmezéseket, és mentsd.
5. Küldj egy próbalevelet magadnak és egy Gmail-címre, és nézd meg telefonon is.

Miért a böngészőből másolj, ne kódot? Amikor a megjelenített aláírást másolod, a vágólapra a formázott változat kerül: táblázat, színek, linkek és a képek webcíme. Az Outlook szerkesztője ezt gond nélkül átveszi. Ha viszont HTML-kódot illesztesz be (a <table> kezdetű szöveget), az Outlook magát a kódot mutatja. A Signguin „HTML-kód másolása” gombja olyan programokhoz való, amelyekben külön mező van a kódnak (például Thunderbird), nem az Outlookhoz. Wordből is működik a másolás, de a Word saját stílusokat tesz hozzá, és a címzettnél elcsúszhatnak a térközök.

Egy beállítás mindezt elrontja: ha az Outlook egyszerű szöveges formátumban írja a leveleket, minden aláírás sima szövegként megy ki, logó és színek nélkül. A klasszikus Outlookban a Fájl > Beállítások > Levelek oldal tetején, az üzenetírásra vonatkozó résznél válaszd a HTML formátumot. Az új Outlookban a levélírás beállításai között, az üzenetformátumnál találod ugyanezt. Mindkettőben a HTML az alapértelmezés, így ritkán kell hozzányúlni.

A Signguin ingyenes verziójában is lépésenkénti útmutatót kapsz az Outlookba másoláshoz, a kód pedig úgy készül, hogy az elrendezés a Windows-os és a webes Outlookban is egyben maradjon.

Szinkronizálás több gép között, és hol vannak az aláírásfájlok

A 2303-as buildtől a Windows-os Outlook a postafiókban tárolja az aláírásokat, nem csak az adott gépen. A Microsoft szerint:

• Ez a Microsoft 365 és az Outlook.com postafiókokra működik. Helyszíni Exchange-szervereken, más szolgáltatók levelezésében és POP/IMAP-fiókoknál nem. Ha a céges levelezésed egy magyar tárhelyszolgáltatónál van, IMAP-pal bekötve, minden gépen külön kell beállítanod az aláírást.
• A funkció bekapcsolásakor az Outlook a fiókonként alapértelmezettként beállított aláírásokat (új üzenetekhez és válaszokhoz) másolja a postafiókba.
• A nem alapértelmezett aláírások a gépen maradnak, az Aláírások ezen az eszközön csoportban. Beszúrni be tudod őket, szerkeszteni csak akkor, ha egy fiókhoz rendeled őket.

A szabály tehát: amit mindenhol látni akarsz, azt állítsd alapértelmezettnek. A Macre készült Outlook és a mobilalkalmazások egy 2025. novemberi Microsoft Q&A-válasz szerint nem használják ezt a szinkronizálást, ott külön kell beállítani. Rendszergazdáknak: ha a HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\ kulcsban létrehozol egy DisableRoamingSignatures nevű DWORD értéket, és 1-re állítod, a klasszikus Outlook nem költözteti az aláírásokat a postafiókba.

A klasszikus Outlook aláírásfájljai itt vannak:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Nyomd meg a Windows + R billentyűket, illeszd be ezt az útvonalat, és nyomd meg az Entert. Minden aláírás három fájlból áll (.htm, .rtf, .txt), a képes aláírásokhoz pedig egy _files végű mappa is tartozik. Új gépre költözéskor másold át az egész Signatures mappát ugyanide, és indítsd újra az Outlookot. Az új Outlook és a webes Outlook nem ment fájlt a lemezre: az aláírások a postafiókban vannak.

Ha nem jelenik meg az aláírás az Outlookban

Fentről lefelé haladj, a legtöbb gondot az első három pont megoldja.

1. Nincs alapértelmezett aláírás. Az aláírás létezik, de az új levelekhez vagy a válaszokhoz „nincs” van beállítva. Állítsd be alapértelmezettnek.
2. Nyitva volt egy piszkozat az aláírás létrehozásakor (klasszikus Outlook). Zárd be, és nyiss új levelet.
3. Másik fiókból írsz. Az aláírás az A fiókhoz tartozik, te a B fiókból küldesz. Állíts be alapértelmezett aláírást minden fiókhoz.
4. Egyszerű szöveges a levél. Eltűnik a logó és a szín. Állítsd át HTML-re.
5. Telefonról írsz. A mobilalkalmazásnak saját aláírása van, nem a gépi.
6. Frissítés után „eltűnt” az aláírás. Mielőtt újrakezdenéd, nézd meg az Aláírások ezen az eszközön csoportot a klasszikus Outlookban és az Aláírások oldalt a webes Outlookban. Lehet, hogy a szinkronizálás költöztette át.
7. A címzett nem látja a logót. A klasszikus Outlook alapból letiltja az internetes képeket, amíg a címzett nem kattint a Képek letöltése gombra. Ezért kell az elérhetőségnek szövegnek lennie.
8. A címzett két aláírást lát. Cégeknél a rendszergazda a szerveren is hozzáfűzhet aláírást (levélforgalmi szabály az Exchange Online-ban). Ha emellett saját aláírásod is van, kettő megy ki. Kérdezd meg a rendszergazdát, melyik maradjon.
9. Szétesik az elrendezés a címzettnél. A klasszikus Windows-os Outlook a Word motorjával jeleníti meg a leveleket, és nem érti a modern CSS-t. A táblázatokból és közvetlenül az elemekbe írt stílusokból épített aláírás tart ki a legjobban.

Ha még nem tudod, mi kerüljön az aláírásba, és milyen cégadatokat szokás feltüntetni, nézd meg az e-mail-aláírás útmutatót és mintákat. Gmailt is használsz? Ott más a menü: Gmail aláírás beállítása.

Gyakori kérdések

Hol van az aláírás az új Outlookban?

A jobb felső fogaskeréknél: Beállítások > Fiók > Aláírások. Válaszd ki a fiókot, kattints az Aláírás hozzáadása gombra, nevezd el az aláírást, írd vagy illeszd be a szöveget, jelöld be a két Alapértelmezett beállítása kezdetű jelölőnégyzetet, és kattints a Mentés gombra. A webes Outlookban (outlook.com, outlook.office.com) a lépések ugyanezek.

Hogyan lehet az Outlook aláírást módosítani?

Ugyanott, ahol létrehoztad. Az új Outlookban és a weben a módosítandó aláírás melletti szerkesztés gombbal, a klasszikus Outlookban a Fájl > Beállítások > Levelek alatti aláírások ablakban, Macen az Outlook > Beállítások > Levelek > Aláírások alatt. Megtervezett aláírásnál gyorsabb a régit törölni, és az újat egyben beilleszteni.

Miért nem kerül bele az új aláírás a nyitott levélbe?

A klasszikus Outlook nem teszi bele az újonnan létrehozott alapértelmezett aláírást abba a levélbe, amely a létrehozáskor nyitva volt. Szúrd be kézzel a menüszalag Aláírás gombjával, vagy zárd be a piszkozatot, és kezdj új levelet. A következő levelekbe már automatikusan bekerül.

Átjön a gépi Outlook-aláírás a telefonra?

Nem. Az iPhone-os és androidos Outlook saját aláírást használ, és egy Microsoft Q&A-válasz szerint nem jeleníti meg a postafiókban szinkronizált aláírásokat. Az alkalmazásban nyisd meg a Beállítások > Posta > Aláírás menüt, és írj be egy rövid szöveges aláírást.

Hogyan kerül logó az Outlook aláírásba?

A szerkesztő képbeszúrás gombjával PNG- vagy JPG-fájlt szúrhatsz be, a klasszikus és az új Outlookban is. Egyszerűbb egy generátorban készült kész aláírást beilleszteni: abban a logó már szerveren van, jó méretben, és nem érkezik csatolmányként. A logó 120-180 pixel széles legyen.

Miért néz ki másképp az aláírásom a címzettnél?

Leggyakrabban az elkészítés módja miatt. A ritka betűtípusok a címzettnél alapbetűre cserélődnek, a gépről beszúrt képek csatolmányként érkeznek, a táblázat nélküli elrendezés pedig szétesik a klasszikus Outlookban. A táblázatos, általános betűtípusú, szerverről betöltött képeket használó aláírás minden programban ugyanúgy néz ki.