Outlook signatur: sådan opretter og ændrer du din signatur i Outlook (ny Outlook, klassisk, web, Mac og mobil)

Du opretter en signatur i Outlook under Indstillinger (tandhjulet) > Konto > Signaturer i ny Outlook til Windows og i Outlook på nettet, og under Filer > Indstillinger > Mail > Signaturer i klassisk Outlook til Windows. På en Mac finder du den under Outlook-menuen > Indstillinger > Signaturer. Lav signaturen, vælg om den automatisk skal med i nye mails og i svar, og gem. Vil du ændre signaturen i Outlook, går du samme vej, redigerer og gemmer igen.

Det svære er sjældent selve signaturen, men at Microsoft i dag har flere forskellige Outlook-programmer, som hver gemmer signaturen sit eget sted. Herunder får du trinene for hver version, tjekket mod Microsofts danske hjælpesider i oktober 2026, og desuden: hvordan du indsætter et logo, hvordan du sætter en færdig signatur ind, hvorfor signaturen fra telefonen ikke følger med til computeren, hvor Outlook gemmer filerne, og hvad du gør, når signaturen ikke dukker op.

Hvilken Outlook bruger du?

Menuerne er forskellige fra version til version, så start her:

"Outlook 365" er ikke et særskilt program. Med et Microsoft 365-abonnement bruger du enten klassisk eller ny Outlook til Windows, Outlook i browseren eller Outlook til Mac. Find dit afsnit nedenfor.

Før du starter: lav signaturen én gang

Alle Outlook-versioner har en lille editor, hvor du kan skrive navn og telefonnummer. Skal signaturen have logo, firmafarver, ikoner til LinkedIn eller et layout i to kolonner, er det lettere at designe den uden for Outlook og sætte den ind bagefter. Outlook beholder formateringen, når du indsætter en færdig signatur, og du kan genbruge den samme signatur på alle dine computere.

Du kan lave sådan en signatur på få minutter i Signguin, en gratis generator til mail-signaturer. Du skriver din arbejdsmail, og Signguin henter logo, firmafarver og kontaktoplysninger fra virksomhedens hjemmeside. Den gratis version kræver ingen tilmelding. Signaturen er bygget af tabeller med formateringen skrevet direkte på hvert element, sådan som Outlook til Windows kræver, og billederne ligger på Signguins server, så de ikke ender som vedhæftede filer hos modtageren.

Kom derefter tilbage hertil og følg trinene for din version.

Opret signatur i ny Outlook og Outlook på nettet

Ny Outlook til Windows og Outlook på nettet (outlook.com til private konti, outlook.office.com til arbejds- og skolekonti) har den samme indstillingsside, så trinene er de samme.

1. Klik på Indstillinger (tandhjulet øverst til højre).
2. Vælg Konto i menuen til venstre og derefter Signaturer. Microsofts danske vejledning skriver "kontosignaturer", men i selve Outlook står der Konto og Signaturer hver for sig.
3. Har du flere konti i Outlook, så vælg den konto, signaturen hører til.
4. Klik på Tilføj signatur. Vinduet Rediger signatur åbnes. Giv signaturen et navn, fx "Fuld".
5. Skriv signaturen i feltet, eller sæt en færdig signatur ind med Ctrl+V.
6. Nederst i editoren er der to afkrydsningsfelter: Angiv standard for nye meddelelser og Angiv standard for svar og videresendelser. Sæt flueben i dem, du vil have. Lader du dem stå tomme, indsætter du signaturen manuelt.
7. Klik på Gem.

Senere kan du også skifte standardsignatur direkte på siden Signaturer i rullelisterne Standard for nye meddelelser og Standard for svar og videresendelser.

Manuelt i én mail: klik på Ny mail, og vælg Signatur i gruppen Indsæt på fanen Meddelelse. Vælg en af dine gemte signaturer. I samme menu fører Signaturer... tilbage til indstillingerne.

Kommer du fra klassisk Outlook? Første gang du starter ny Outlook, importerer den dine indstillinger fra klassisk Outlook, også signaturerne. Ifølge Microsoft virker det kun, hvis feltet Gem mine Outlook-indstillinger i skyen (kræver, at Outlook genstartes) er slået til i klassisk Outlooks indstillinger. Kom signaturen ikke med, så slå feltet til i klassisk Outlook, genstart programmet, og gå i ny Outlook til Indstillinger > Konto > Mailkonto. Vælg Administrer ud for din primære konto, og klik på Introduktion for at køre importen igen.

Opret signatur i klassisk Outlook til Windows

Klassisk Outlook (2016, 2019, 2021, 2024 og skrivebordsappen i Microsoft 365) har sit eget vindue til signaturer.

1. Klik på Filer > Indstillinger. Vinduet Indstillinger for Outlook åbnes. Vælg Mail, og klik på knappen Signaturer. Du kan også åbne en ny mail og vælge Signatur > Signaturer... på fanen Meddelelse.
2. Vinduet Signaturer og brevpapir åbnes. Vælg den mailkonto, signaturen skal bruges til, på kontolisten. Hver konto kan have sin egen.
3. Klik på knappen til en ny signatur under Vælg signatur, der skal redigeres. I dialogboksen Ny signatur skriver du et navn og klikker på OK.
4. Skriv eller indsæt signaturen i feltet Rediger signatur. Den lille værktøjslinje kan ændre skrifttype, farve, størrelse og justering.
5. Vælg din signatur på listen Nye meddelelser.
6. Vælg den samme signatur, en kortere udgave eller Ingen på listen Svar/videresendelser.
7. Klik på OK, og klik på OK igen i vinduet med indstillinger.

En faldgrube, som Microsoft selv nævner: hvis du startede fra en åben mail (den anden vej i trin 1), kommer den nye signatur ikke med i den mail, selv om den er sat som standard. Indsæt den manuelt fra Meddelelse > Signatur, eller luk kladden og start en ny. De næste mails får signaturen automatisk.

Signatur i Outlook til Mac

Microsoft beskriver to versioner til Mac: den nuværende Outlook til Mac og ældre Outlook til Mac. Ifølge Microsoft slutter supporten til den ældre version i oktober 2026, så bruger du den stadig, er det et godt tidspunkt at skifte.

1. Vælg Indstillinger i Outlook-menuen.
2. Under Post vælger du Signaturer.
3. Vælg Standard for at omdøbe og redigere standardsignaturen, eller tilføj en ny med plusknappen.
4. Skriv eller indsæt signaturen i editoren. Billeder, logo, links og tabeller indsætter du via Se flere elementer ... på værktøjslinjen.
5. Under Vælg, hvilken signatur der vises vælger du kontoen og indstiller For nye meddelelser og For svar eller videresendelser. Gentag for hver konto.
6. Luk vinduet Signaturer. Ændringerne gemmes automatisk.

Manuelt: klik i mailens brødtekst, vælg Signatur på båndet, og vælg en signatur på listen. På en Mac kan du på samme måde sætte en signatur ind i en kalenderinvitation.

Signatur i Outlook-appen på iPhone og Android

Outlook-appen på telefonen har sin egen signatur. Ifølge Microsoft gør du sådan:

1. Åbn Indstillinger i appen (typisk via profilikonet øverst til venstre og tandhjulet).
2. Tryk på Signatur under Mail.
3. Skriv din signatur. Har du flere konti, kan du slå Signatur pr. konto til og skrive en signatur til hver konto.

To ting er værd at vide:

• Signaturen fra computeren følger ikke med til telefonen. En moderator på Microsoft Q&A bekræftede i november 2025, at mobilappene ikke understøtter de signaturer, der synkroniseres via postkassen. Telefonen skal sættes op for sig.
• Editoren på telefonen er enkel. Almindelig tekst går fint, men logo og layout i kolonner gør ikke. Tre linjer er nok på mobilen: navn, firma og telefonnummer.

Appen sætter som udgangspunkt en linje med reklame for Outlook under dine mails. Skift den ud med din korte signatur, for den sendes til kunderne under dit navn.

Ændre signatur i Outlook

Du ændrer signaturen samme sted, som du opretter den:

• Ny Outlook og Outlook på nettet: gå til Indstillinger > Konto > Signaturer, klik på redigeringsknappen (blyanten) ud for signaturen, ret den i vinduet Rediger signatur, og klik på Gem.
• Klassisk Outlook: gå til Filer > Indstillinger > Mail > Signaturer, markér signaturen under Vælg signatur, der skal redigeres, ret den i feltet Rediger signatur, gem, og klik på OK.
• Mac: gå til Indstillinger > Signaturer, vælg signaturen under Signaturnavn, klik på Rediger, ret den, og luk vinduet.
• Mobil: gå til Indstillinger > Signatur i appen, og skriv den nye tekst.

Skifter du hele den designede signatur ud (ny titel, nyt logo, nyt nummer), er det hurtigere at slette det gamle indhold i editoren og sætte den nye version ind end at rette linje for linje. Formatering, der rettes i Outlooks lille editor, har det med at skride: en anden skrifttype her, en ekstra tom linje der.

Fjern eller slå signaturen fra

• Så den ikke længere kommer med automatisk: sæt standardsignaturen for nye meddelelser og for svar til ingen signatur (Ingen i klassisk Outlook). Signaturen bliver liggende, og du kan stadig indsætte den manuelt.
• Så den bliver slettet: markér den på listen over signaturer, og brug sletteknappen. I klassisk Outlook ligger knappen i vinduet Signaturer og brevpapir, og du bekræfter med Ja. I ny Outlook, på nettet og på Mac sletter du den fra den samme liste.
• Fra én enkelt mail: markér signaturteksten i kladden, og slet den.

Standardsignatur: én til nye mails, en kortere til svar

Det, de fleste har brug for: den fulde signatur i nye mails og en kort i svar, så en lang tråd ikke gentager dit logo 15 gange. Lav to signaturer, fx "Fuld" og "Kort", og sæt nye meddelelser til den fulde og svar/videresendelser til den korte. Alle versioner ovenfor har de to indstillinger.

En god svarsignatur er navn, titel og telefonnummer i almindelig tekst.

Skriv hellere selv hilsenen ("Med venlig hilsen", "Venlig hilsen", "Mvh") over signaturen i stedet for at gemme den i signaturen. Ellers får både kommunen og kollegaen ved siden af den samme hilsen. Hvad der ellers hører hjemme i en signatur, kan du læse i guiden til mail-signatur.

Flere signaturer og flere konti

Du kan gemme så mange signaturer, du vil, og vælge mellem dem med knappen Signatur, mens du skriver. Har du flere mailkonti i samme Outlook, sætter du standarden for hver konto:

• Klassisk Outlook: skift konto på kontolisten i vinduet Signaturer og brevpapir, og vælg standarden for den konto.
• Ny Outlook og web: vælg kontoen øverst på siden Signaturer, før du vælger standard.
• Mac: vælg kontoen under Vælg, hvilken signatur der vises.

Logo og billeder i Outlook-signaturen

Du har to muligheder: indsætte billedet i Outlooks editor eller sætte en færdig signatur ind, hvor billedet allerede er med.

Klassisk Outlook: åbn signaturen i Signaturer og brevpapir, klik på knappen Billeder i editoren, find filen i dialogboksen Indsæt billede, og indsæt den. Højreklik på billedet for at ændre størrelsen, og bevar forholdet mellem højde og bredde.

Ny Outlook og Outlook på nettet: klik, hvor logoet skal stå, åbn fanen Indsæt på editorens værktøjslinje (ved siden af Formatér tekst), og brug billedknappen. Vælg en fil, der ligger på din computer. Virker knappen ikke, kan du indsætte billedet i en almindelig ny mail, kopiere det derfra og sætte det ind i signatureditoren.

Mac: brug Se flere elementer ... i signatureditoren.

Microsoft angiver .bmp, .gif, .jpg og .png som understøttede formater. Brug PNG eller JPG, som virker overalt. Hold logoet lille: 120 til 180 pixels i bredden er nok. Den fulde tabel med størrelser finder du i guiden til mail-signatur.

Indlejret billede eller billede fra en server?

Uanset metode gælder én regel: de vigtigste oplysninger skal være tekst, ikke et billede. Bliver billedet blokeret, kan modtageren stadig læse dit navn og nummer. Signaturer fra en generator som Signguin bruger billeder fra en server, så de ikke bliver til vedhæftede filer, og signaturen ser ens ud i alle indbakker.

Sådan sætter du en færdig signatur ind i Outlook

Har du lavet signaturen i en generator, på en hjemmeside eller i en skabelon, gør du sådan:

1. Åbn signaturen i browseren, og brug kopiknappen (i Signguin hedder den Kopiér signatur), eller markér hele signaturen med musen og tryk Ctrl+C (Cmd+C på Mac).
2. Åbn signatureditoren i din Outlook (se trinene ovenfor), og opret en ny signatur.
3. Klik i feltet, og tryk Ctrl+V (Cmd+V på Mac). Brug ikke "indsæt som tekst" eller Ctrl+Shift+V, for så forsvinder layoutet.
4. Vælg standardsignaturer, og gem.
5. Send en testmail til dig selv og til en Gmail-adresse, og åbn den også på telefonen.

Hvorfor kopiering fra browseren virker bedre end kode: når du kopierer den viste signatur, indeholder udklipsholderen den formaterede udgave med tabel, farver, links og billedadresser, og Outlooks editor tager imod den, som den er. Sætter du derimod HTML-koden ind (tekst, der starter med <table>), viser Outlook koden i stedet for signaturen. Signguins knap Kopiér HTML-kode er beregnet til programmer med et særskilt felt til kode, ikke til Outlook. Kopiering fra Word virker også, men Word tilføjer sine egne formater, så afstande kan ændre sig hos modtageren.

Én indstilling kan ødelægge det hele: skriver Outlook dine mails i almindelig tekst, kommer alle signaturer frem uden logo og farver. I klassisk Outlook tjekker du Filer > Indstillinger > Mail og vælger formatet HTML under afsnittet om at skrive meddelelser. I ny Outlook finder du Meddelelsesformat under Indstillinger > Mail i afsnittet om at skrive og svare. HTML er standard i begge, så som regel er der intet at ændre.

Med Signguins gratis version kopierer og indsætter du signaturen i Outlook efter en trin-for-trin-vejledning i appen, og koden er lavet, så layoutet holder i Outlook til Windows og i Outlook på nettet.

Følger signaturen med til andre computere?

Fra build 2303 gemmer Outlook til Windows signaturerne i din postkasse og ikke kun på én pc. Microsoft kalder det roaming-signaturer. Ifølge Microsoft gælder:

• Det virker for postkasser i Microsoft 365 eller Outlook.com. Det virker ikke for Exchange-servere, som virksomheden selv driver, mail fra andre udbydere eller POP/IMAP-konti. Har du firmamail på dit eget domæne hos en dansk webhost, tilsluttet via IMAP, skal signaturen sættes op på hver computer.
• Klassisk Outlook kopierer de signaturer, der er sat som standard for nye meddelelser eller svar, op i postkassen. De følger med til andre Windows-pc'er og til Outlook på nettet.
• Signaturer, der ikke er standard, bliver på pc'en under Signaturer på denne enhed. Du kan indsætte dem manuelt, men kun redigere dem, hvis de er knyttet til en af dine konti.

Tommelfingerreglen er altså: skal en signatur være med overalt, så gør den til standard for kontoen. Roaming dækker ikke mobilappene og (i oktober 2026) heller ikke Outlook til Mac, som bruger lokale signaturer. Der sætter du signaturen op for sig.

Til IT-ansvarlige: Microsoft beskriver registreringsværdien DisableRoamingSignatures (DWORD, værdi 1) under HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\, som slår funktionen fra i klassisk Outlook.

Hvor gemmer Outlook signaturen?

Klassisk Outlook gemmer signaturfilerne i mappen:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Det er det samme som C:\Users\<brugernavn>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Tryk Windows-tasten + R, sæt stien ind, og tryk Enter for at åbne mappen. Hver signatur består af tre filer, Navn.htm, Navn.rtf og Navn.txt, plus mappen Navn_files med billederne. Skal du flytte til en ny pc, så kopiér hele mappen til samme sted på den nye pc, og genstart Outlook.

Ny Outlook og Outlook på nettet gemmer ingen filer på din computer. Signaturerne ligger i postkassen hos Microsoft, så der er ingen mappe at åbne.

Signaturen virker ikke: det skal du tjekke

Start fra toppen. De første tre punkter løser de fleste problemer.

1. Ingen standardsignatur. Signaturen findes, men nye meddelelser eller svar står til ingen signatur. Gør den til standard.
2. Mailen var åben, da du lavede signaturen (klassisk Outlook). Luk kladden, og start en ny.
3. Forkert konto. Signaturen hører til konto A, men du skriver fra konto B. Sæt standard for hver konto.
4. Mails i almindelig tekst. Logo og farver forsvinder. Skift til HTML.
5. Du skriver fra telefonen. Appen bruger sin egen signatur, ikke den fra computeren.
6. Signaturen er "forsvundet" efter en opdatering. Kig under Signaturer på denne enhed i klassisk Outlook og under Indstillinger > Konto > Signaturer i Outlook på nettet, før du laver den igen. Roaming kan have flyttet den til postkassen.
7. Modtageren ser ikke logoet. Klassisk Outlook blokerer som standard billeder fra internettet, indtil modtageren klikker på Download billeder. Derfor skal kontaktoplysningerne stå som tekst.
8. Formateringen forsvandt, da du satte signaturen ind. Du har sat den ind som almindelig tekst eller kopieret koden. Slet indholdet, kopiér den viste signatur i browseren igen, og brug Ctrl+V.
9. Modtageren ser to signaturer. I virksomheder kan IT tilføje en signatur automatisk på mailserveren. Har du også din egen, kommer der to. Spørg IT, hvilken der skal blive.
10. Layoutet skrider hos modtageren. Klassisk Outlook viser mails med Words motor, der ikke forstår moderne CSS. En signatur bygget af tabeller med formatering i hvert element holder bedst.

Bruger du også Gmail, finder du trinene i guiden til Gmail-signatur.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan opretter jeg en signatur i ny Outlook?

Klik på Indstillinger (tandhjulet), og vælg Konto > Signaturer. Vælg kontoen, klik på Tilføj signatur, giv den et navn, skriv eller indsæt signaturen, sæt flueben i Angiv standard for nye meddelelser og Angiv standard for svar og videresendelser, og klik på Gem. Trinene er de samme i Outlook på nettet.

Hvor finder jeg signatur i Outlook 365?

Det afhænger af, hvilket program du åbner din Microsoft 365-konto i. Klassisk Outlook til Windows: Filer > Indstillinger > Mail > Signaturer. Ny Outlook og browseren: Indstillinger > Konto > Signaturer. Mac: Indstillinger > Signaturer i Outlook-menuen. Telefonen: Indstillinger > Mail > Signatur i appen.

Hvorfor kommer min nye signatur ikke med i den mail, jeg har åben?

Klassisk Outlook sætter ikke en nyoprettet standardsignatur ind i en mail, der allerede var åben, da du lavede signaturen. Det skriver Microsoft selv. Indsæt den manuelt via Meddelelse > Signatur, eller luk kladden og start en ny mail. Alle nye mails får signaturen automatisk.

Kommer min Outlook-signatur med over på telefonen?

Nej. Outlook-appen til iPhone og Android har sin egen signatur, og ifølge Microsoft understøtter appene ikke de signaturer, der synkroniseres via postkassen. Åbn Indstillinger > Mail > Signatur i appen, og skriv en kort signatur i tekst.

Hvordan tilføjer jeg logo til min signatur i Outlook?

I klassisk Outlook åbner du signaturen, klikker på Billeder og vælger en PNG- eller JPG-fil. I ny Outlook og på nettet bruger du billedknappen i signatureditoren. Det er lettere at sætte en færdig signatur ind fra en generator, hvor logoet allerede har den rigtige størrelse og ligger på en server.

Hvorfor ser min signatur anderledes ud hos modtageren?

Oftest på grund af måden, den er bygget på. Særlige skrifttyper bliver skiftet ud med standardskrifter, billeder indsat fra disken kommer frem som vedhæftede filer, og layout uden tabeller skrider i klassisk Outlook. En signatur bygget af tabeller, med standardskrifttype og billeder fra en server, ser ens ud i alle programmer.