Mail-signatur: hvad skal med i din signatur til e-mail, krav om CVR-nummer og 8 skabeloner

En god mail-signatur er de få linjer under din mail, der fortæller modtageren, hvem du er, og hvordan du kontaktes: navn, titel, firma, ét telefonnummer og hjemmeside, eventuelt med et lille logo. Sæt navnet øverst og fremhæv det, og hold resten i én eller to afdæmpede farver. Lad citater, tre telefonnumre og alt det, modtageren ikke kan bruge til noget, blive væk. Driver du et ApS, et A/S, en enkeltmandsvirksomhed eller et I/S, skal dine forretningsbreve, også de elektroniske, desuden vise virksomhedens navn, hjemsted og CVR-nummer, og signaturen er det nemmeste sted at have dem.

Herunder: hvad der skal med og i hvilken rækkefølge, hvad du skal lade være, hvad loven siger (med paragrafferne), otte skabeloner til danske virksomheder, du kan kopiere, de rigtige størrelser på logo og skrift, og hvordan du laver signaturen gratis.

Mail-signatur, e-mailsignatur eller autosignatur?

Det er det samme. På dansk siger vi mail-signatur, e-mailsignatur, signatur til email eller autosignatur, fordi mailprogrammet sætter den ind automatisk. I Outlook og Gmail hedder indstillingen bare "signatur". Den har intet at gøre med digital signatur, altså når du skriver under på et dokument med MitID. Og den er heller ikke din håndskrevne underskrift skannet ind: en signatur til e-mail er tekst, links og evt. et logo.

Hvad skal med i en mail-signatur, og i hvilken rækkefølge?

En signatur svarer på tre spørgsmål: Hvem er afsenderen? Hvad laver vedkommende? Hvordan får jeg fat i vedkommende? Alt i signaturen bør svare på et af dem. Rækkefølgen, der virker i næsten alle fag, oppefra:

1. Navn. Som du vil tiltales: "Signe Bach Thyrring", ikke "S. B. Thyrring". Det skal være den tydeligste linje.
2. Titel. Kort og forståelig for en udenforstående. "Kontorchef" siger mere end "Head of Workplace Experience". Har du en titel, kunderne leder efter (advokat, statsautoriseret revisor, ejendomsmægler, autoriseret el-installatør), så skriv den.
3. Firma. Som det står på fakturaen.
4. Ét telefonnummer. Det, du faktisk tager. Skriv det med landekode, hvis du også mailer med udlandet, og i grupper af to cifre, sådan som danskere læser telefonnumre: +45 00 00 12 34.
5. Hjemmeside. Kort og klikbar, uden "https://www.": hvidbjerg-koeleteknik-demo.dk.
6. Adresse (kun når det hjælper). For butikker, klinikker, restauranter og værksteder, altså steder, kunderne kommer hen. Hos et selskab står adressen alligevel i linjen med firmaoplysninger nederst.
7. Logo. Lille, omkring 120 til 180 pixels bredt.
8. Sociale medier (valgfrit, højst tre). Kun profiler, du faktisk bruger i arbejdet. For de fleste er det LinkedIn.
9. Én opfordring (valgfrit). En knap som "Book et møde" eller "Få et tilbud", hvis det er noget, kunderne rent faktisk gør.
10. Firmaoplysninger og eventuel juridisk tekst. Altid nederst, altid med lille skrift.

Din mailadresse behøver normalt ikke stå i signaturen: modtageren ser den i feltet Fra, og knappen Svar sætter den ind. Undtagelsen er mails, der ofte sendes videre, fx til kundens bogholderi, eller printes. Så er én linje med adressen nyttig.

Hilsenen ("Med venlig hilsen", "Venlig hilsen", "Mvh") er ikke en del af signaturen. Skriv den selv over signaturen, tilpasset modtageren. "Mvh" er fint til en kollega, men lidt kort til en ny kunde, og gemmer du hilsenen i signaturen, får kommunen og din makker den samme.

Firmasignatur eller personlig signatur?

En firmasignatur har samme opbygning, men virksomheden fylder mere: logo, hjemmeside og firmaoplysninger. Er du selvstændig eller freelancer, kan du sætte dig selv forrest og skrive, hvad du laver, i stedet for firmanavnet: "Mette Vinther, bogholder for små virksomheder". Studerende og jobsøgende skriver uddannelse og uddannelsessted i stedet for firma.

Det skal du lade være med

Den hyppigste fejl er ikke, at noget mangler, men at der er for meget. Hver ekstra linje gør det vigtige sværere at finde, især på mobilen.

• Citater og motiverende slogans. Det, der rammer én modtager, irriterer den næste. Et slogan giver kun mening, hvis det siger, hvad du laver ("VVS-vagt døgnet rundt i Holbæk og omegn").
• Tre telefonnumre. Kontor, mobil, direkte nummer og omstilling er fire linjer til én oplysning. Ét nummer, højst to.
• En fast hilsen i selve signaturen. Den kommer med i alle mails, også til myndigheder, og i svar står den dobbelt.
• "Tænk på miljøet, før du printer denne mail". Det er en linje mere i hver mail, og ingen dropper at printe på grund af en signatur.
• Animerede GIF'er. De gør mailen tungere og trækker opmærksomheden væk fra indholdet.
• Hele signaturen som ét billede. Mange mailprogrammer blokerer billeder, indtil modtageren henter dem. Står navn og nummer i billedet, forsvinder de. Skærmlæsere kan heller ikke læse tekst i et billede.
• Særlige skrifttyper. Outlook og mange andre programmer henter ikke skrifttyper fra nettet, så din fine skrift bliver til Times New Roman.
• "Sendt fra min iPhone". Skift den ud med en kort mobilsignatur.

Lovkrav: navn, hjemsted og CVR-nummer i din mail

Dansk lov kræver, at virksomheder viser bestemte oplysninger i deres forretningspapirer, og loven nævner udtrykkeligt elektroniske meddelelser. Herunder står, hvad lovteksten siger, tjekket på retsinformation.dk den 8. oktober 2026. Det er et resumé og ikke juridisk rådgivning: er du i tvivl, så spørg din revisor eller advokat.

ApS og A/S: selskabsloven § 2, stk. 4

"Kapitalselskaber skal i breve og på andre forretningspapirer, herunder elektroniske meddelelser, og på kapitalselskabets hjemmeside angive navn, hjemsted og cvr-nummer."

Kapitalselskaber er ifølge selskabsloven anpartsselskaber (ApS) og aktieselskaber (A/S), herunder partnerselskaber (P/S).

Enkeltmandsvirksomhed, I/S og K/S: erhvervsvirksomhedsloven § 6, stk. 9

"Virksomheder skal i breve og på andre forretningspapirer, herunder elektroniske meddelelser, og på virksomhedens hjemmeside angive navn, hjemsted og CVR-nr."

Erhvervsvirksomhedsloven gælder for det meste ikke for enkeltmandsvirksomheder, interessentskaber (I/S) og kommanditselskaber (K/S), men § 2, stk. 3 gør en undtagelse for blandt andet lovens kapitel 2 om virksomhedens navn og prokura, og det er i det kapitel, § 6 står. Kravet om navn, hjemsted og CVR-nummer gælder altså også, når du driver virksomhed i eget navn.

Gælder det også e-mail?

Loven nævner ikke e-mail ved navn, men taler om "elektroniske meddelelser". En mail med et tilbud, en ordrebekræftelse eller en aftale med en kunde er i praksis netop det, og derfor har de fleste danske virksomheder firmaoplysningerne i signaturen. En intern mail til en kollega er noget andet, men det er lettere at have én signatur til alle mails end at huske, hvornår den skal med.

Sådan skriver du det

Firmaoplysningerne står nederst med lille, grå skrift (10 til 11 pixels), så de er der uden at tage opmærksomheden fra dine kontaktoplysninger. De fleste klarer det med én linje:

Hvidbjerg Køleteknik ApS · Industrivej 7, 7400 Herning · CVR-nr. XXXXXXXX

I Signguins gratis editor skriver du den slags i feltet Juridisk tekst / ansvarsfraskrivelse. Under Færdige tekster kan du vælge Virksomhedsoplysninger, der giver dig en linje med pladser til navn, adresse og CVR-nr., som du udfylder. Teksten kommer ud som lille skrift under signaturen.

Fortrolighedsklausul og GDPR

En fortrolighedsklausul ("Denne mail kan indeholde fortrolige oplysninger...") er ikke et generelt lovkrav. Den giver mening hos advokater, i finans og sundhed, eller hvis en kundeaftale kræver den. Mange virksomheder tilføjer også et link til deres privatlivspolitik. Om du har brug for en klausul og hvilken, aftaler du med den, der har ansvaret for databeskyttelse i virksomheden. Hold den på to til tre linjer, nederst og med lille grå skrift, og regn ikke med, at den beskytter dig, hvis du sender en mail til den forkerte.

8 skabeloner til din mail-signatur

Otte skabeloner til forskellige danske virksomheder. Navne, adresser og numre er opdigtede, og CVR-numrene står som X: skift det hele ud med dine egne oplysninger. Under hver tekstskabelon finder du et design, som du kan udfylde i generatoren.

1. ApS, sælger

Signe Bach Thyrring
Salgskonsulent | Hvidbjerg Køleteknik ApS
Tlf. +45 00 00 12 34 | hvidbjerg-koeleteknik-demo.dk

Hvidbjerg Køleteknik ApS · Industrivej 7, 7400 Herning · CVR-nr. XXXXXXXX

2. Håndværker i eget navn: tømrer

Rasmus Lundsgaard
Tømrermester | Lundsgaard Tømrer & Byg
Tlf. +45 00 00 41 27 | lundsgaard-byg-demo.dk

Lundsgaard Tømrer & Byg · Skovbakken 3, 4300 Holbæk · CVR-nr. XXXXXXXX

3. Bogholder, selvstændig

Mette Kirkegaard Vinther
Bogholder for små virksomheder | Vinther Bogholderi
Tlf. +45 00 00 56 78 | vinther-bogholderi-demo.dk
Vinther Bogholderi · Vesterbro 52, 5000 Odense C · CVR-nr. XXXXXXXX

4. Advokat

Caroline Østergaard Friis
Advokat, partner | Friis Østergaard Advokater ApS
Tlf. +45 00 00 33 90 | friis-oestergaard-demo.dk
Sankt Peders Stræde 21, 2. sal, 1453 København K

Friis Østergaard Advokater ApS · CVR-nr. XXXXXXXX
Denne mail kan indeholde fortrolige oplysninger. Er du ikke den rette
modtager, så giv venligst afsenderen besked og slet mailen.

5. Ejendomsmægler

Jakob Sønderby
Ejendomsmægler MDE | Sølvbakke Bolig ApS
Mobil +45 00 00 72 15 | soelvbakke-bolig-demo.dk
Algade 18, 4000 Roskilde

Sølvbakke Bolig ApS · CVR-nr. XXXXXXXX

6. Fysioterapeut eller klinik

Anne Holmgaard Bech
Fysioterapeut | Bøgely Fysioterapi
Tlf. +45 00 00 64 08 | Book tid: boegely-fysio-demo.dk/booking
Søndersøvej 9, 8800 Viborg

Bøgely Fysioterapi · CVR-nr. XXXXXXXX

7. Café

Café Kvædehaven
Bordbestilling: +45 00 00 27 61
Mejlgade 40, 8000 Aarhus C | kvaedehaven-demo.dk
Man.-fre. 8-17, lør.-søn. 9-16

Kvædehaven ApS · CVR-nr. XXXXXXXX

8. Studerende eller jobsøgende

Freja Damsgaard Lind
Studerende, HA i erhvervsøkonomi, Aarhus Universitet
Mobil +45 00 00 88 19 | linkedin.com/in/frejadamsgaardlind-demo

Er du freelancer i et kreativt fag, så byt firmanavnet ud med det, du laver, og tilføj et link til din portfolio:

Kort signatur til svar og til mobilen

Signe Bach Thyrring | Hvidbjerg Køleteknik
+45 00 00 12 34

Brug den som signatur til svar og videresendelser, så en lang tråd ikke gentager logo og firmaoplysninger i hver mail. Firmaoplysningerne står jo allerede i din første mail.

Størrelser: logo, foto, ikoner og skrift

Vi bruger de samme tal i alle vores guider.

Gmail anbefaler billeder på 70 til 100 pixels i højden og 300 til 400 pixels i bredden, og hele signaturen må højst fylde 10.000 tegn inklusive formatering.

Skrift: vælg en skrifttype, der findes på alle computere og telefoner, fx Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma eller Georgia. Farver: én firmafarve til accenter (navn, skillelinje, ikoner) og mørkegrå til teksten. Lysegrå tekst på hvid baggrund når ofte ikke op på kontrastkravet i tilgængelighedsretningslinjerne WCAG, der kræver mindst 4,5:1 for almindelig tekst.

Hvorfor PNG og ikke SVG? Ifølge caniemail (test fra 16. september 2026) viser ældre Outlook-versioner (2007 til 2016 til Windows og 2016 til Mac), som mange kontorer stadig bruger, ikke SVG, og Gmail laver SVG om til PNG. Et ikon i SVG kan derfor forsvinde hos modtageren.

Sådan laver du en mail-signatur gratis

Pingviner er født i smoking. Vi andre skal bruge fem minutter på en signatur.

Du kan bygge en signatur i hånden i editoren i Gmail eller Outlook, men en signatur med logo, farver og to kolonner, der holder i alle mailprogrammer, kræver kode, der er bygget af tabeller med formateringen skrevet på hvert enkelt element. Det er en sej omgang at lave i hånden, og det er det, en generator gør for dig.

I Signguin, en gratis generator til mail-signaturer, foregår det sådan:

1. Skriv din arbejdsmail. Signguin læser virksomhedens domæne og henter logo, firmafarver og kontaktoplysninger fra hjemmesiden og gætter dit navn ud fra adressen. Med en privat adresse (gmail.com, hotmail.com) skriver du hjemmesiden selv eller starter fra bunden.
2. Vælg et design. Der er 31 designs til forskellige fag, og tre af dem er gratis: Klassisk, Enkel og Håndværk.
3. Udfyld resten. Firmaoplysningerne med CVR-nummer skriver du i feltet Juridisk tekst / ansvarsfraskrivelse. Har du et mørkt logo, der forsvinder i mørk tilstand, så slå Hvid baggrund bag logoet til.
4. Se forhåndsvisningen i en realistisk mail, på telefon og computer og i lys og mørk tilstand.
5. Installér. Med Tilføj automatisk til Gmail installerer Signguin signaturen direkte i Gmail (Signguin beder kun om lov til at ændre dine Gmail-indstillinger, læser ikke dine mails og beholder ikke adgangen). Til Outlook, Apple Mail og andre programmer klikker du på Kopiér signatur og sætter signaturen ind efter vejledningen. Kopiér HTML-kode er til programmer med et særskilt felt til kode, fx Thunderbird.

Den gratis version kræver hverken tilmelding eller betalingskort og har alle installationsmuligheder. Nederst i signaturen står et lille »Lavet med Signguin«-link. Vil du gemme signaturen og rette den senere, logger du ind med din mailadresse, og det er også gratis. Premium er en engangsbetaling for én person, uden abonnement. Med Premium kan du tilføje dit foto, en knap med en opfordring (fx "Book et møde"), et banner og en »Gem kontakt«-knap, så modtageren kan gemme dig som kontakt (vCard). Du får alle 31 designs, og »Lavet med Signguin«-linket forsvinder. Billederne ligger på Signguins server, så signaturen ikke går i stykker, når I skifter hjemmeside, og alle signaturer holder sig under Gmails grænse på 10.000 tegn.

Det kan Signguin ikke: der er (endnu) ingen styring af hele teamets signaturer og ingen central udrulning i Microsoft 365 eller Google Workspace (der er en venteliste til teamversionen), og der er ingen statistik over klik. Premium gælder for én person. Hver medarbejder laver og installerer sin egen signatur. Vil du have, at IT sætter signaturer op for alle fra ét sted, skal du bruge et værktøj til central styring eller en regel på mailserveren.

Sæt signaturen ind i Outlook og Gmail

Når signaturen er klar, skal den ind i dit mailprogram:

• Outlook: under Indstillinger > Konto > Signaturer i ny Outlook og Outlook på nettet, eller Filer > Indstillinger > Mail > Signaturer i klassisk Outlook. Mac og Outlook-appen på telefonen har deres egne menuer, og signaturen fra telefonen følger ikke med til computeren. Alle trin, logo og fejlfinding står i guiden til Outlook-signatur.
• Gmail: under tandhjulet > Se alle indstillinger > Generelt > Signatur. Logoet indsætter du via et link eller Google Drev, og appen på telefonen har sin egen signatur i ren tekst. Trinene står i guiden til Gmail-signatur.

Ens signaturer i en lille virksomhed

Når fem medarbejdere laver deres egen signatur, ender det med fem skrifttyper, tre udgaver af logoet og en enkelt privat Hotmail-adresse. Kunderne ser signaturerne side om side i den samme tråd. I en lille virksomhed uden IT-afdeling virker det her:

1. Aftal ét design og et par enkle regler: hvilke felter der skal med, hvordan I skriver telefonnumre, hvilket logo I bruger, om foto og LinkedIn er med, og hvilken linje med firmaoplysninger der står nederst.
2. Skriv det ned ét sted sammen med et korrekt eksempel.
3. Alle laver signaturen ud fra samme design i generatoren, så de kun adskiller sig på de personlige oplysninger.
4. Opdatér ved hver ændring: ny adresse, nyt logo, nyt firmanavn. Gå alle signaturer igennem én gang om året.

Flytter virksomheden, er det et godt eksempel på, hvorfor det betaler sig: en signatur med en gammel adresse viser forkerte firmaoplysninger i hver eneste mail.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal der stå i en mail-signatur?

Navn, titel, firmanavn, ét telefonnummer og hjemmeside. Eventuelt et lille logo, op til tre sociale profiler, et foto eller én knap. ApS, A/S, enkeltmandsvirksomheder, I/S og K/S skal ifølge selskabsloven § 2, stk. 4 og erhvervsvirksomhedsloven § 6, stk. 9 have navn, hjemsted og CVR-nummer med i elektroniske forretningsbreve, så de oplysninger står nederst.

Skal CVR-nummeret stå i min mail-signatur?

Loven kræver, at navn, hjemsted og CVR-nummer står i breve og andre forretningspapirer, herunder elektroniske meddelelser. Det gælder både kapitalselskaber og virksomheder i eget navn. Loven siger ikke, at det skal stå i signaturen, men signaturen er det nemmeste sted at have det i hver mail. Det er ikke juridisk rådgivning.

Hvordan laver jeg en mail-signatur med logo?

Nemmest med en generator: du skriver din arbejdsmail, generatoren henter logo og farver fra hjemmesiden, og du kopierer den færdige signatur ind i dit mailprogram. Du kan også indsætte logoet selv i Gmails eller Outlooks signatureditor. Logoet bør være omkring 120 til 180 pixels bredt og fylde under 30 KB.

Skal jeg skrive "Med venlig hilsen" i signaturen?

Nej, skriv hilsenen selv over signaturen. Så kan du vælge "Venlig hilsen" til en ny kunde og "Mvh" eller bare dit fornavn til en kollega, og du undgår, at hilsenen står dobbelt i svar. Selve signaturen starter med dit navn.

Hvor lang må en mail-signatur være?

Fire til seks linjer med kontaktoplysninger plus logoet ved siden af. Linjen med firmaoplysninger nederst tæller ikke med, men hold den på én eller to linjer med lille grå skrift. Hele signaturen bør højst være 600 pixels bred, så den også ser godt ud på mobilen.

Kan jeg have en anden signatur til svar?

Ja, og det er en god idé. I både Gmail og Outlook kan du lave to signaturer og vælge den fulde til nye mails og en kort (navn, firma, telefon) til svar og videresendelser. Så gentager en lang tråd ikke logoet i hver mail.