Firma email: cosa inserire, esempi di firma professionale e come crearla gratis (anche in Gmail)

Una firma email professionale è fatta di quattro-sei righe di testo vero: nome e cognome, ruolo, azienda, un numero di telefono e il sito, con un piccolo logo se vuoi. Il nome va per primo ed è la riga più evidente, il resto sta in uno o due colori sobri. Se scrivi per conto di una società (Srl, SpA, Snc e simili), il Codice civile chiede anche alcuni dati nella corrispondenza, come sede e numero di iscrizione al registro delle imprese: il posto più comodo per metterli è in fondo alla firma.

Questa guida spiega cosa inserire e in che ordine, cosa lasciare fuori, quali dati sono obbligatori per le società (con il testo di legge), otto esempi di firma da copiare, le misure giuste per logo e immagini, come creare la firma gratis e come impostarla in Gmail su computer e telefono.

Cosa inserire nella firma email (e in che ordine)

Una firma risponde a tre domande: chi sei, cosa fai e come ti si contatta. Tutto quello che c'è dentro deve servire a una di queste tre. L'ordine che funziona per quasi ogni lavoro, dall'alto in basso:

1. Nome e cognome. Prima il nome, poi il cognome, come raccomanda anche l'Accademia della Crusca: "Giulia Ferrari", non "Ferrari Giulia". È la riga più grande o in grassetto.
2. Ruolo. Breve e comprensibile da chi è fuori dall'azienda. "Responsabile amministrativa" è meglio di "Head of Administration & Finance Operations".
3. Azienda. Scritta come in fattura. Se sei una società, usa la ragione sociale completa (Ferrari Ricambi S.r.l.) almeno una volta nella firma.
4. Un numero di telefono. Quello a cui rispondi davvero, in formato internazionale se lavori anche con l'estero.
5. Sito web. Corto e cliccabile, senza "https://www.": ferrariricambi.it.
6. Indirizzo (se serve). Utile per negozi, studi, ristoranti, artigiani e per chi riceve clienti. Per le società la sede è anche un dato richiesto dalla legge (vedi sotto).
7. Logo. Piccolo, circa 120-180 pixel di larghezza.
8. Social (facoltativi, al massimo tre). Solo i profili che aggiorni e che contano per il lavoro: per molti, LinkedIn e basta.
9. Una sola call to action (facoltativa). Un pulsante "Prenota una chiamata" o "Richiedi un preventivo", se è una cosa che i clienti fanno spesso.
10. Dati societari e note legali (se servono). Sempre in fondo, sempre in piccolo.

Non serve ripetere l'indirizzo email: il destinatario ce l'ha già nel campo "Da". L'unica eccezione è quando le tue email vengono inoltrate o stampate spesso, per esempio all'ufficio acquisti di un cliente. In quel caso una riga con l'email va bene.

Il numero di telefono nel formato giusto

Qui c'è una particolarità italiana che molti sbagliano. Nei numeri fissi italiani lo zero iniziale resta anche dopo il prefisso internazionale, al contrario di quanto succede in quasi tutti gli altri Paesi:

• Fisso di Milano: +39 02 1234 5678 (non +39 2 1234 5678)
• Fisso di Roma: +39 06 1234 5678
• Cellulare: +39 333 123 4567

Scrivere il prefisso +39 ti costa quattro caratteri e permette a chi ti legge dall'estero, o da un telefono con una SIM straniera, di chiamarti con un tocco.

Titoli: Dott., Ing., Avv.

In Italia i titoli professionali nella firma sono normali quando contano per il lavoro: "Avv. Marco Esposito" per un avvocato, "Ing. Sara Colombo" per un ingegnere che firma progetti. Il "Dott." generico per una laurea è più una questione di settore: se nel tuo ambiente lo usano tutti, usalo; altrimenti il ruolo dice già abbastanza. In ogni caso, scrivi il titolo una volta sola, davanti al nome.

Firma personale, aziendale o da libero professionista?

• Dipendente: l'ordine sopra, con i dati dell'azienda e, se l'azienda lo chiede, i dati societari in fondo.
• Libero professionista o ditta individuale: il nome è anche il marchio. Puoi usare la riga del ruolo come descrizione: "Giulia Ferrari, consulente del lavoro". Molti aggiungono la partita IVA (vedi sotto).
• Studente o chi cerca lavoro: al posto dell'azienda metti l'università e il corso, oppure il ruolo che cerchi, più un link al profilo LinkedIn.

Cosa non mettere nella firma

L'errore più comune non è un dato mancante, ma un dato di troppo. Ogni riga in più rende più difficile trovare quelle importanti, soprattutto sul telefono.

• Citazioni e motti. Una frase motivazionale che piace a un lettore ne infastidisce un altro.
• Troppi numeri di telefono. Fisso, cellulare, diretto e fax sono quattro righe per lo stesso scopo. Uno, al massimo due.
• L'email ripetuta. Vedi sopra.
• "Rispetta l'ambiente: non stampare questa email". Aggiunge una riga a ogni messaggio e nessuno stampa di meno grazie a una firma.
• GIF animate. Pesano, distraggono e non tutti i programmi le mostrano.
• Una firma che è tutta un'immagine. Molti programmi bloccano le immagini finché il lettore non le scarica: se nome e telefono sono dentro un'immagine, spariscono. E nessuno può copiarli.
• Caratteri personalizzati. Outlook e molti altri programmi non caricano i font web: il tuo carattere scelto con cura diventa Times New Roman.
• "Inviato da iPhone" come unica firma. Meglio una firma breve per il telefono.
• Un'informativa privacy di quindici righe sotto ogni email interna. Ne parliamo più avanti.

E la formula di saluto? Meglio non metterla dentro la firma automatica: cambia con il destinatario (Distinti saluti all'ufficio del Comune, A presto al collega). Le formule giuste per ogni situazione sono nella guida su come chiudere una mail.

Firma email aziendale: i dati obbligatori per le società

Per le società iscritte al registro delle imprese, l'articolo 2250 del Codice civile ("Indicazione negli atti e nella corrispondenza") chiede di indicare alcuni dati negli atti e nella corrispondenza. Ecco cosa dice il testo in vigore, controllato su Normattiva il 6 ottobre 2026.

L'ultimo comma dell'articolo, in vigore dal 2009, aggiunge che le società di capitali (SpA, SAPA, Srl) che hanno un sito web devono fornire le stesse informazioni anche lì.

Vale anche per le email? Il Codice civile parla di "corrispondenza" e non nomina l'email. La norma europea da cui deriva (direttiva UE 2017/1132, articolo 26) parla però di lettere e note d'ordine "su supporto cartaceo o su qualsiasi altro supporto". Per questo nella prassi le email commerciali delle società vengono trattate come corrispondenza, e la firma è il modo più semplice per avere i dati in ogni messaggio.

E la partita IVA? L'articolo 35 del DPR 633/1972 (il decreto IVA) stabilisce che il numero di partita IVA va indicato "nelle dichiarazioni, nella home-page dell'eventuale sito web e in ogni altro documento ove richiesto". Non parla espressamente di email. Molte aziende e quasi tutti i liberi professionisti la mettono comunque nella firma, perché i clienti la cercano quando devono fare un ordine o pagare una fattura. Una nota sui tempi: secondo Normattiva, questo articolo resta in vigore fino al 31 dicembre 2026 e dal 1° gennaio 2027 risulta abrogato dal D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10. Se la tua firma serve anche per il 2027, verifica con il commercialista dove la nuova norma colloca la regola.

Ecco come si presentano questi dati in fondo a una firma, per una Srl con un solo socio:

Giulia Ferrari
Responsabile amministrativa
Ferrari Ricambi S.r.l.
+39 051 123 4567 · ferrariricambi.it

Ferrari Ricambi S.r.l. con unico socio · Sede legale: Via dell'Indipendenza 10, 40121 Bologna
Registro delle Imprese di Bologna n. 01234567890 · Capitale sociale € 10.000,00 i.v.
C.F. e P.IVA 01234567890

(Nomi e numeri sono inventati.) Per le società il numero di iscrizione al registro delle imprese di solito coincide con il codice fiscale, ed è per questo che molte firme li scrivono una volta sola. Molte aziende aggiungono anche il numero REA per prassi.

Le righe legali vanno in fondo, in un testo piccolo e grigio: ci sono per chi ne ha bisogno, senza affollare i contatti.

Questa sezione riassume i testi di legge citati e non è una consulenza legale. Le regole cambiano con il tipo di società: per il tuo caso, chiedi al tuo commercialista o al tuo consulente.

Informativa privacy e avvisi di riservatezza: quando servono

Molte email italiane finiscono con un paragrafo che cita il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e avverte che il messaggio è riservato. Nessuna delle norme citate sopra lo richiede nella firma: è una prassi, spesso su indicazione del consulente privacy dell'azienda.

Se la tua azienda lo vuole:

• tienilo a due-tre righe, con un link all'informativa completa sul sito invece del testo intero;
• mettilo per ultimo, in testo piccolo (10-11 pixel) e grigio;
• non contarci per rimediare agli errori: un avviso di riservatezza non rende sicuro mandare un file all'indirizzo sbagliato, ricontrollare il destinatario sì.

Esempi di firma email da copiare

Otto esempi per lavori diversi, con il testo da copiare. Nomi, aziende e numeri sono inventati.

1. Dipendente di un'azienda

Luca Bianchi
Responsabile commerciale
Officine Moretti S.r.l.
+39 045 812 3456 · officinemoretti.it

2. Libero professionista con partita IVA

Dott.ssa Chiara Romano
Commercialista e revisore legale
Via Garibaldi 25, 10122 Torino
+39 011 456 7890 · studioromano.it
P.IVA 01234567890

3. Artigiano

Marco Ferri
Idraulico, impianti e caldaie
+39 347 123 4567 (anche WhatsApp)
Interventi a Verona e provincia
idraulicoferri.it

4. Agente immobiliare

Valentina Greco
Agente immobiliare
Greco Immobiliare · Roma Prati
+39 06 3456 7890 · +39 338 765 4321
grecoimmobiliare.it

5. Avvocato

Avv. Marco Esposito
Studio Legale Esposito & Associati
Corso di Porta Romana 46, 20122 Milano
+39 02 8765 4321 · studioesposito.it

6. Ristorante o bar

Antonio Russo
Trattoria da Antonio
Via dei Tribunali 120, 80138 Napoli
Prenotazioni: +39 081 234 5678
trattoriadaantonio.it

7. Studente o neolaureato in cerca di lavoro

Sofia Marino
Laurea magistrale in Ingegneria gestionale, Politecnico di Milano
+39 340 987 6543
linkedin.com/in/sofiamarino

8. Commerciale con un pulsante

Davide Conti
Account manager, Logistica Conti S.p.A.
+39 335 246 8101 · logisticaconti.it
[Prenota una chiamata di 15 minuti]

La firma breve, per le risposte e per il telefono

Nelle conversazioni lunghe e nell'app del telefono basta una versione corta:

Luca Bianchi · Officine Moretti
+39 045 812 3456

Dimensioni: quanto deve essere grande la firma

Perché salvare le immagini al doppio? Telefoni, Mac e molti portatili hanno schermi ad alta densità: un logo salvato esattamente a 150 px si vede sfocato. Salvato a 300 px e mostrato a 150, resta nitido.

Caratteri e colori

• Caratteri: usa un font presente su quasi tutti i dispositivi, così il destinatario vede quello che vedi tu. Senza grazie: Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS. Con grazie: Georgia, Times New Roman. Uno solo per tutta la firma.
• Colori: un colore del brand per gli accenti (il nome, una linea, le icone) e un grigio scuro per i dati. Due colori bastano.
• Contrasto: lo standard di accessibilità WCAG 2.2 chiede un rapporto di contrasto di almeno 4,5:1 per il testo normale. Il grigio chiaro su bianco spesso non ci arriva.
• Modalità scura: Gmail, Apple Mail e Outlook possono mostrare le email su sfondo scuro. Un logo scuro su sfondo trasparente sparisce. Rimedio: una versione del logo che funziona su entrambi gli sfondi, oppure un piccolo riquadro bianco dietro il logo.

Come creare una firma email gratis con Signguin

Puoi costruire la firma a mano, ma la parte difficile non è il contenuto: è il codice. I programmi di posta non sono browser, e Outlook classico per Windows usa il motore di Word per mostrare le email, quindi molti layout moderni si rompono. Le firme che reggono ovunque sono fatte di tabelle, stili in linea e immagini a dimensione fissa.

Signguin è un generatore gratuito di firme email che fa questa parte per te:

1. Scrivi la tua email di lavoro. Signguin legge il dominio dell'azienda e recupera dal sito logo, colori del brand e contatti, e prova a ricavare il tuo nome dall'indirizzo. Se usi un indirizzo personale (gmail.com e simili), scrivi il sito della tua attività oppure parti da zero.
2. Scegli il design. Tre sono gratuiti: Classica, Semplice e Professionista locale, pensato per artigiani e negozi.
3. Completa i dati. Nel campo Nota legale puoi mettere i dati societari o un breve avviso, che compaiono in piccolo sotto la firma. Se il logo sparisce in modalità scura, attiva Sfondo bianco dietro il logo; se non hai un logo, scegli Nessun logo.
4. Controlla l'anteprima. La vedi dentro un'email realistica, su telefono o computer, in modalità chiara o scura.
5. Installala. Con Copia firma la incolli in Outlook (qui la guida per inserire la firma in Outlook), Apple Mail e altri programmi, con le istruzioni passo passo. Per Gmail c'è anche Aggiungi automaticamente a Gmail: colleghi Gmail una volta e Signguin installa la firma direttamente. Chiede solo il permesso di modificare le impostazioni di Gmail, non legge le tue email e non conserva l'accesso. Se un programma ti chiede il codice, c'è Copia codice HTML.

Le immagini sono ospitate da Signguin (i loghi vengono ritagliati e salvati al doppio della dimensione per gli schermi ad alta densità), quindi non si rompono se cambi il sito, e ogni firma sta nel limite di 10.000 caratteri di Gmail.

Il piano gratuito non richiede registrazione né carta di credito: 3 design, tutte le opzioni di installazione e un piccolo link "Creato con Signguin" in fondo. Premium è un pagamento una tantum per una persona, senza abbonamento: aggiunge la foto, tutti i 23 design, pulsanti e banner e toglie il link.

Signguin non fa per te se:

• devi gestire in modo centralizzato le firme di tutta l'azienda (la versione per team non è ancora disponibile, c'è solo una lista d'attesa);
• ti servono statistiche sui clic della firma (Signguin non le offre);

Firma Gmail: come inserirla su computer, Android e iPhone

Su computer

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra fai clic su Impostazioni (l'ingranaggio), poi su Visualizza tutte le impostazioni.
3. Nella scheda Generali scorri fino alla sezione Firma.
4. Fai clic su + Crea nuova e dai un nome alla firma.
5. Scrivi la firma nel riquadro, oppure incollala con Ctrl+V (Cmd+V su Mac). Puoi aggiungere un'immagine e cambiare lo stile del testo.
6. Sotto il riquadro, nelle impostazioni predefinite per la firma, scegli quale firma usare per le nuove email e quale per le risposte e gli inoltri.
7. Fai clic su Salva modifiche in fondo alla pagina.

Alcune cose da sapere, tutte dalla guida di Google:

• Il limite è di 10.000 caratteri, e anche le immagini contano. Se Gmail ti dà un errore quando salvi, di solito è colpa di un'immagine incollata dentro la firma come dati invece che come link: ridimensionala o usa un'immagine ospitata online.
• Per modificare una firma, torna nella sezione Firma, fai clic sulla firma, cambia il testo (per cambiare il nome usa Modifica) e poi Salva modifiche.
• Per eliminarla, selezionala, fai clic su Elimina, conferma e poi Salva modifiche.
• Per cambiare firma mentre scrivi, fai clic su Inserisci firma in fondo alla finestra del messaggio.
• Se mandi email da più indirizzi con la funzione Invia messaggio come, puoi avere una firma diversa per ciascuno: scegli l'indirizzo dal menu a discesa sopra il riquadro della firma.

Il modo più veloce per avere in Gmail una firma con logo e colori è installarla direttamente da Signguin con Aggiungi automaticamente a Gmail: niente copia e incolla, niente problemi di formattazione.

Sull'app Gmail per Android

1. Apri l'app Gmail.
2. In alto a sinistra tocca Menu.
3. Scorri fino in fondo e tocca Impostazioni.
4. Scegli l'account Google a cui aggiungere la firma.
5. Tocca Firma per dispositivi mobili.
6. Scrivi la firma e tocca OK.

Sull'app Gmail per iPhone e iPad

1. Apri l'app Gmail.
2. In alto a sinistra tocca Menu, poi Impostazioni.
3. In Scrivi e rispondi tocca Impostazioni firma.
4. Attiva Firma per dispositivi mobili.
5. Scrivi o modifica la firma.
6. Per salvare, tocca Indietro.

La firma dell'app vale solo per le email che invii dall'app, e con più account va impostata per ciascuno. Google precisa che, se non crei una firma nell'app, i nuovi messaggi usano quella impostata sul computer. Sull'app conviene una firma di testo breve, come quella vista negli esempi.

Firma in Outlook

In Outlook i passaggi cambiano a seconda della versione: Impostazioni > Account > Firme nel nuovo Outlook e in Outlook sul web, File > Opzioni > Posta > Firme in Outlook classico, Outlook > Impostazioni > Firme su Mac. La guida completa per inserire e modificare la firma in Outlook ha tutte le versioni, l'inserimento del logo e cosa fare se la firma non compare.

Prova la firma prima di usarla

1. Manda un'email a te stesso e a un collega che usa un altro programma (per esempio da Outlook a un indirizzo Gmail).
2. Aprila sul telefono.
3. Fai clic su ogni link e tocca il numero di telefono: deve partire la chiamata.
4. Controlla che il logo sia nitido e che non arrivi come allegato.
5. Guarda la firma anche in modalità scura.

I pinguini nascono già in frac e non devono pensare a come presentarsi. A noi bastano cinque minuti e l'elenco qui sopra.

Domande frequenti

Cosa bisogna scrivere nella firma di una email?

Nome e cognome, ruolo, azienda, un numero di telefono e il sito web. Puoi aggiungere un piccolo logo, al massimo tre link ai social, una foto o un pulsante. Le società devono indicare nella corrispondenza sede, registro delle imprese e numero d'iscrizione, più il capitale sociale se sono SpA, SAPA o Srl (art. 2250 c.c.). In tutto, quattro-sei righe di testo.

Come si crea una firma email professionale?

Scrivi prima il contenuto in testo semplice e taglia tutto quello che non serve. Poi scegli un layout (logo a sinistra e dati a destra, oppure tutto in colonna), usa un font standard e immagini ospitate online. Un generatore come Signguin crea il codice adatto alle email a partire dalla tua email di lavoro. Infine installala e mandati una prova.

È obbligatorio mettere la partita IVA nella firma email?

Il decreto IVA (art. 35 DPR 633/1972) chiede la partita IVA nelle dichiarazioni, nella home page del sito e negli altri documenti in cui è richiesta, ma non nomina l'email. Molti professionisti e aziende la inseriscono comunque, perché i clienti la cercano per ordini e fatture. Dal 1° gennaio 2027 l'articolo risulta abrogato dal D.Lgs. 10/2026: verifica con il commercialista quale regola vale per te.

Come si inserisce la firma in Gmail?

Su computer: Impostazioni (ingranaggio) > Visualizza tutte le impostazioni > scheda Generali > sezione Firma > + Crea nuova. Scrivi o incolla la firma, scegli quella predefinita per le nuove email e per le risposte, poi Salva modifiche in fondo alla pagina. Il limite è di 10.000 caratteri, immagini comprese. Sull'app la firma si imposta a parte.

Quanto deve essere grande il logo nella firma email?

Per un logo orizzontale, 120-180 pixel di larghezza e al massimo 60 di altezza; per un logo quadrato, 60-80 pixel. Salva il file al doppio della dimensione per gli schermi ad alta densità, elimina i margini vuoti e tieni il peso sotto i 30-50 KB. L'intera firma non dovrebbe superare i 600 pixel di larghezza.

Si può mettere la foto nella firma email?

Sì, e ha senso quando i clienti scelgono te come persona: agenti immobiliari, commerciali, consulenti, professionisti sanitari, liberi professionisti. Usa una foto recente, ben illuminata, a mezzo busto, mostrata a 80-100 pixel. Per le firme aziendali uguali per tutti, di solito funziona meglio il logo. In Signguin la foto fa parte di Premium.

Come si fa una firma email gratis?

Con un generatore gratuito come Signguin: scrivi la tua email di lavoro, scegli uno dei tre design gratuiti (Classica, Semplice o Professionista locale), controlla l'anteprima e copia la firma in Outlook o installala direttamente in Gmail. Non servono registrazione né carta di credito. Il piano gratuito aggiunge un piccolo link "Creato con Signguin" in fondo.