Firma Outlook: come inserire, modificare o eliminare la firma (nuovo Outlook, classico, web, Mac e app)

Per inserire una firma in Outlook apri Impostazioni > Account > Firme nel nuovo Outlook per Windows o in Outlook sul web, oppure vai su File > Opzioni > Posta > Firme in Outlook classico. Su Mac scegli Impostazioni dal menu Outlook e poi Firme; nell'app per telefono è Impostazioni > Firma. Crea la firma, scegli se aggiungerla ai nuovi messaggi e alle risposte e salva. Per modificarla torni nella stessa schermata.

La parte difficile è capire quale Outlook stai usando, perché Microsoft oggi ne distribuisce diversi e ognuno tiene le firme in un posto diverso. Questa guida ha i passaggi per ogni versione, con le etichette dell'interfaccia italiana controllate sulle pagine di supporto Microsoft a ottobre 2026, più come aggiungere un logo, incollare una firma già pronta, farla seguire su più computer, capire perché non compare e trovare i file sul PC.

Prima di tutto: quale Outlook hai?

"Outlook 365" non è un programma a parte. Se hai un abbonamento Microsoft 365, il tuo Outlook è uno di quelli della tabella: classico o nuovo su Windows, sul web nel browser, oppure su Mac. Vai alla sezione giusta.

Prima di iniziare: prepara la firma una volta sola

Ogni versione di Outlook ha un piccolo editor dove puoi scrivere nome e numero di telefono. Per una firma con logo, colori, icone dei social o due colonne, conviene crearla altrove e incollarla: Outlook mantiene la formattazione e puoi riusare lo stesso design su tutti i computer.

Puoi crearla in pochi minuti con Signguin, un generatore gratuito di firme email: scrivi la tua email di lavoro e Signguin recupera dal sito dell'azienda logo, colori e contatti. Per i tre design gratuiti non serve registrarsi. Il codice è HTML pensato per le email (tabelle e stili in linea, come li vuole Outlook per Windows) e le immagini sono ospitate online, quindi non arrivano come allegati.

Poi torna qui e segui i passaggi per la tua versione.

Come inserire la firma nel nuovo Outlook per Windows

Il nuovo Outlook per Windows usa la stessa schermata delle impostazioni di Outlook sul web.

1. Seleziona Impostazioni (l'icona a ingranaggio in alto a destra).
2. Scegli Account > Firme.
3. Se in Outlook hai più di un account, seleziona quello a cui appartiene la firma.
4. Seleziona + Nuova firma (nella guida Microsoft il pulsante si chiama "Aggiungi la firma") e scrivi un nome nel campo Modifica nome firma, per esempio "Completa".
5. Scrivi la firma nel riquadro di modifica oppure incolla una firma già pronta con Ctrl+V.
6. Scegli la firma predefinita in Per i nuovi messaggi e in Per le risposte/inoltri. Se preferisci aggiungerla a mano, lascia Nessuna firma.
7. Seleziona Salva.

Per aggiungere la firma a un singolo messaggio: apri un Nuovo messaggio, nella scheda Messaggio seleziona Firma e scegli una delle firme salvate. Lo stesso menu ha la voce Firme... che ti riporta alle impostazioni.

Arrivi da Outlook classico? Al primo avvio il nuovo Outlook importa le impostazioni del classico, firme comprese, ma solo se in Outlook classico era selezionata la casella Archivia le impostazioni di Outlook nel cloud (richiede il riavvio di Outlook) in File > Opzioni. Se la firma non è arrivata, seleziona quella casella nel classico, riavvialo, poi nel nuovo Outlook vai su Impostazioni > Account > I tuoi account, seleziona Gestisci accanto all'account principale e scegli Inizia per ripetere l'importazione.

Come inserire la firma in Outlook classico per Windows

Outlook classico (Outlook 2016, 2019, 2021, 2024 e l'app desktop di Microsoft 365) ha una finestra tutta sua, Firme ed elementi decorativi.

1. Apri un nuovo messaggio e seleziona Messaggio > Firma > Firme.... In alternativa vai su File > Opzioni > Posta > Firme....
2. Nell'elenco Account di posta elettronica scegli l'account per cui vuoi la firma. Puoi avere una firma diversa per ogni account.
3. In Seleziona la firma da modificare scegli Nuova, scrivi un nome nella finestra Nuova firma e conferma con OK.
4. Scrivi o incolla la firma nel riquadro Modifica firma. Con la piccola barra degli strumenti puoi cambiare carattere, colore, dimensione e allineamento.
5. In Scegli firma predefinita imposta Nuovi messaggi sulla tua firma.
6. Imposta anche Risposte/inoltri sulla tua firma, oppure lascia (nessuna).
7. Seleziona OK.

Una stranezza che Microsoft segnala nella sua guida: Outlook classico non aggiunge la nuova firma al messaggio aperto al passaggio 1, anche se l'hai impostata come predefinita. In quel messaggio inseriscila a mano (Messaggio > Firma e scegli la firma) oppure chiudi la bozza e aprine una nuova. Dal messaggio successivo comparirà da sola.

Per inserire la firma a mano: in un messaggio aperto, nella scheda Messaggio seleziona Firma e scegli quella che ti serve.

Come inserire la firma in Outlook sul web (Outlook.com e Microsoft 365)

Vale per outlook.com con un account personale e per outlook.office.com con un account aziendale o dell'istituto di istruzione.

1. Seleziona Impostazioni (l'ingranaggio in alto nella pagina).
2. Scegli Account > Firme.
3. Seleziona + Nuova firma e dai alla firma un nome riconoscibile.
4. Scrivi o incolla la firma nel riquadro di modifica.
5. Scegli se usarla Per i nuovi messaggi e Per le risposte/inoltri.
6. Seleziona Salva.

Per aggiungerla a un solo messaggio, scrivi l'email o la risposta, poi nella scheda Messaggio seleziona Firma e scegli quella che vuoi.

Se usi lo stesso account Microsoft 365 o Outlook.com anche nel nuovo Outlook per Windows, una firma salvata sul web compare anche lì e viceversa (vedi la sezione sulle firme comuni).

Come inserire la firma in Outlook per Mac

Microsoft documenta due versioni per Mac: l'attuale Outlook per Mac e la versione legacy. Secondo Microsoft il supporto per Outlook per Mac legacy termina a ottobre 2026: se lo usi ancora, è il momento di passare alla versione attuale.

Outlook per Mac (versione attuale)

1. Dal menu Outlook scegli Impostazioni.
2. In Posta elettronica seleziona Firme.
3. Seleziona Standard per rinominare e modificare la firma predefinita, oppure il pulsante per aggiungere una nuova firma.
4. Scrivi o incolla la firma nell'editor. Per una foto o un logo seleziona Vedi altri elementi (il pulsante "...") nella barra dell'editor.
5. Nel riquadro per scegliere la firma da visualizzare, seleziona l'account e imposta Per i nuovi messaggi e Per le risposte o gli inoltri.
6. Chiudi la finestra Firme. Le modifiche vengono salvate automaticamente.

Per inserire la firma a mano, fai clic nel corpo del messaggio e seleziona Firma sulla barra multifunzione.

Outlook per Mac legacy

1. Dal menu Outlook scegli Impostazioni (nelle versioni più vecchie, Preferenze).
2. In Posta elettronica fai clic su Firme.
3. Fai doppio clic su Senza titolo per rinominarla, oppure usa il pulsante di aggiunta (+) per una nuova firma.
4. Scrivi o incolla la firma. Per le immagini usa Browser foto o Immagine da file.
5. Nel riquadro della firma predefinita scegli l'account e imposta Nuovi messaggi e Risposte/inoltri.
6. Chiudi l'editor e poi la finestra Firme.

Nel messaggio, per inserirla a mano, nella scheda Messaggio fai clic su Firma.

Come inserire la firma nell'app Outlook (iPhone, iPad e Android)

L'app per telefono ha una firma tutta sua, che non si sincronizza con quella del computer.

1. Apri Impostazioni nell'app.
2. In Posta tocca Firma.
3. Cancella il testo predefinito ("Ottieni Outlook per iOS" su iPhone, "Scarica Outlook per Android" su Android) e scrivi la tua firma.
4. Se nell'app hai più account, attiva l'interruttore per avere una firma per ogni account e scrivi una firma per ciascuno.
5. Torna indietro (su Android tocca Salva se compare).

Microsoft descrive solo l'inserimento di testo e non dice nulla su immagini o formattazione; una risposta del supporto Outlook del 2021 indica che le app mobili non supportano le firme HTML. In pratica conviene una firma di testo di tre o quattro righe: nome e cognome, ruolo, azienda, telefono.

Come modificare la firma in Outlook

Modificare la firma significa tornare nella schermata dove l'hai creata:

• Nuovo Outlook e Outlook sul web: Impostazioni > Account > Firme, seleziona Modifica firma accanto alla firma, fai le modifiche e seleziona Salva.
• Outlook classico: File > Opzioni > Posta > Firme..., seleziona la firma in Seleziona la firma da modificare, cambiala nel riquadro Modifica firma, seleziona Salva e poi OK.
• Outlook per Mac: Outlook > Impostazioni > Firme, seleziona la firma in Nome firma, scegli Modifica, aggiorna il testo e chiudi la finestra Firme.
• App Outlook: Impostazioni > Firma, modifica il testo e torna indietro.

Se devi sostituire una firma intera (nuovo ruolo, nuovo logo, nuovo indirizzo), di solito fai prima a cancellare tutto il contenuto nell'editor, incollare la nuova versione e salvare, invece di correggere riga per riga. Le modifiche fatte a mano nel piccolo editor di Outlook tendono a lasciare tracce: un carattere diverso qui, una riga vuota in più là.

Come eliminare o togliere la firma

• Per non farla comparire più in automatico, imposta la firma predefinita per i nuovi messaggi e per le risposte su nessuna firma ((nessuna) in Outlook classico, Nessuna firma nel nuovo Outlook e sul web). La firma resta salvata e puoi inserirla a mano.
• Per eliminarla del tutto in Outlook classico, selezionala nella finestra Firme ed elementi decorativi, scegli Elimina e conferma con Sì.
• Nel nuovo Outlook, sul web e su Mac, eliminala dallo stesso elenco delle firme in cui l'hai creata.
• Per toglierla da una sola email, selezionala nella bozza e cancellala.

Una firma per i nuovi messaggi e una per le risposte

Quasi tutti vogliono la firma completa nei nuovi messaggi e una firma corta nelle risposte, per non ripetere il logo quindici volte in una conversazione. Crea due firme, per esempio "Completa" e "Breve", e imposta la prima per i nuovi messaggi e la seconda per le risposte e gli inoltri. Tutte le versioni viste sopra hanno queste due impostazioni.

Una buona firma breve è fatta di nome, ruolo e telefono, in testo semplice:

Luca Bianchi
Responsabile commerciale · +39 335 123 4567

Più firme e più account

Puoi salvare tutte le firme che vuoi e sceglierle dal pulsante Firma mentre scrivi. Se in Outlook hai più account email, le firme predefinite si impostano per ciascun account:

• Outlook classico: cambia l'elenco Account di posta elettronica nella finestra delle firme, poi imposta le predefinite per quell'account.
• Nuovo Outlook: seleziona l'account in alto in Impostazioni > Account > Firme prima di scegliere le predefinite.
• Mac: seleziona l'account nel riquadro della firma predefinita; con più account va fatto per ciascuno.

Come inserire un logo o un'immagine nella firma di Outlook

Hai due strade: inserire l'immagine nell'editor di Outlook oppure incollare una firma già pronta che la contiene.

Outlook classico per Windows:

1. Apri Firme... (da un nuovo messaggio, Messaggio > Firma > Firme...) e seleziona la firma.
2. Seleziona il pulsante Immagine nella barra dell'editor, trova il file e seleziona Inserisci.
3. Per ridimensionarla, fai clic con il tasto destro sull'immagine, scegli Immagine, apri la scheda Dimensioni e lascia selezionata la casella Blocca proporzioni.
4. Seleziona OK due volte.

Nuovo Outlook e Outlook sul web: in Impostazioni > Account > Firme fai clic dove vuoi il logo e usa il pulsante per inserire immagini nella barra dell'editor. Scegli un file salvato sul computer, non su OneDrive o SharePoint: in una risposta su Microsoft Q&A dell'agosto 2026 i file presi da quelle posizioni sono indicati come causa frequente del pulsante che "non fa niente". Se proprio non funziona, inserisci l'immagine in un nuovo messaggio normale, copiala da lì e incollala nell'editor della firma.

Mac: usa Vedi altri elementi nell'editor della firma (Outlook per Mac attuale) oppure Browser foto o Immagine da file (legacy).

Microsoft indica come formati accettati .bmp, .gif, .jpg e .png. Usa PNG o JPG, che sono i più sicuri. E tieni il logo piccolo: per un logo orizzontale bastano 120-180 pixel di larghezza e al massimo 60 di altezza. Trovi tutte le misure nella nostra guida alla firma email professionale.

Perché a volte il logo arriva come allegato: quando inserisci un'immagine dal computer, Outlook la incorpora dentro ogni email. Alcuni programmi di posta del destinatario la mostrano allora come allegato (il classico "image001.png") e ogni messaggio diventa più pesante. Microsoft aggiunge che anche i tag VML nella firma possono far comparire alcuni elementi come allegati invece che come immagini in linea. Una firma con le immagini ospitate online e richiamate tramite un link evita il problema, ed è per questo che le firme create con un generatore si vedono uguali nella maggior parte delle caselle.

Come incollare in Outlook una firma creata con un generatore

Se hai creato la firma con un generatore, un sito o un modello, questo è il modo più pulito per portarla in Outlook:

1. Apri la firma nel browser e usa il pulsante di copia (in Signguin si chiama Copia firma), oppure seleziona tutta la firma con il mouse e premi Ctrl+C (Cmd+C su Mac).
2. Apri l'editor delle firme della tua versione di Outlook (vedi i passaggi sopra) e crea una nuova firma.
3. Fai clic nel riquadro di modifica e premi Ctrl+V (Cmd+V su Mac). In Outlook classico, se incolli con il tasto destro, scegli l'opzione Mantieni formattazione originale. Non incollare come testo normale: perderesti il layout.
4. Imposta le firme predefinite e Salva.
5. Manda una prova a te stesso e a un indirizzo Gmail, e aprila anche sul telefono.

Perché copiare dal browser funziona meglio che scrivere a mano o incollare il codice:

• Quando copi una firma visualizzata nel browser, negli appunti c'è la versione formattata: tabella, colori, link e riferimenti alle immagini. L'editor di Outlook la accetta così com'è.
• L'editor di Outlook ha una barra degli strumenti essenziale. Fa grassetto, colori e un'immagine, ma non costruisce in modo affidabile un layout a due colonne con il logo a sinistra e il testo allineato a destra.
• Se incolli il codice HTML (il testo che inizia con <table>), Outlook mostra il codice e non il design. Incolla la firma visualizzata, non il codice. Il pulsante Copia codice HTML di Signguin serve ai programmi che chiedono proprio il codice, non a Outlook.
• Incollare da Word funziona, ma Word aggiunge stili suoi che possono cambiare le spaziature quando l'email si apre in un altro programma.

Un'impostazione può annullare tutto questo: se Outlook scrive le email in testo normale, ogni firma arriva in testo normale. In Outlook classico controlla File > Opzioni > Posta, voce Componi messaggi in questo formato, e scegli HTML. Nel nuovo Outlook e sul web l'opzione è in Impostazioni > Posta, nella sezione dedicata alla composizione e alle risposte, alla voce Formato messaggio.

Il piano gratuito di Signguin include l'installazione con copia e incolla per Outlook, con le istruzioni passo passo nell'app, e il codice è pensato per reggere in Outlook per Windows e Outlook sul web.

Come avere la stessa firma su tutti i dispositivi

Dalla build 2303 Outlook per Windows salva le firme nella cassetta postale invece che solo sul PC. Microsoft in italiano le chiama firme comuni (in inglese roaming signatures). Secondo Microsoft:

• Funzionano con cassette postali Microsoft 365 o Outlook.com. Non funzionano con server Exchange locali, servizi di posta di terze parti o account POP/IMAP.
• Quando la funzione si attiva, Outlook classico copia nella cassetta postale le firme impostate come predefinite per Nuovi messaggi o Risposte/inoltri. Quelle ti seguono sugli altri PC Windows e su Outlook sul web.
• Le firme non impostate come predefinite non viaggiano: restano sul PC sotto la voce Firme in questo dispositivo. Puoi ancora inserirle dal menu Firma del messaggio, ma non modificarle finché non le associ a uno dei tuoi account.

La regola pratica: se vuoi una firma ovunque, rendila predefinita per un account.

Cosa non coprono, a ottobre 2026:

• App Outlook per iPhone, iPad e Android: hanno una firma propria. Un moderatore di Microsoft Q&A ha confermato nel novembre 2025 che lì le firme comuni non sono supportate.
• Outlook per Mac: la stessa risposta indica che l'app attuale per Mac usa firme locali. La firma va configurata anche lì.

Per chi gestisce i PC: Microsoft documenta il valore di registro DisableRoamingSignatures (DWORD, valore 1) in HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\, che disattiva le firme comuni in Outlook classico. Alcune aziende lo usano perché un componente aggiuntivo per le firme non funziona con il nuovo sistema.

La firma di Outlook non compare? Le cause più comuni

Prima di rifare la firma da capo, controlla questi punti, in ordine:

1. Non è impostata come predefinita. Nuovi messaggi e risposte sono due impostazioni separate. Se la firma c'è nelle nuove email ma non nelle risposte, manca l'impostazione per le risposte/inoltri.
2. Stai lavorando in un altro Outlook. Classico, nuovo, web, Mac e app possono avere ciascuno le proprie firme. Microsoft stessa avverte che, se usi Outlook e Outlook sul web con un account Microsoft, in alcuni casi la firma va creata in entrambi.
3. Il messaggio era già aperto. In Outlook classico la firma appena creata non compare nella bozza aperta prima di crearla.
4. L'account è sbagliato. Con più account, la firma predefinita vale solo per quello selezionato.
5. L'email è in testo normale. La firma arriva senza formattazione e senza immagini. Passa a HTML come spiegato sopra.
6. Il destinatario blocca le immagini. Outlook classico, per impostazione predefinita, non scarica le immagini dai mittenti sconosciuti finché il lettore non sceglie Scarica immagini. Per questo il nome e il telefono devono essere testo, non parte di un'immagine.
7. Le immagini arrivano come allegati. Succede con le immagini incorporate; la soluzione è usare immagini ospitate online.
8. Firme "sparite" dopo un aggiornamento. Guarda la voce Firme in questo dispositivo in Outlook classico e Impostazioni > Account > Firme in Outlook sul web: spesso le firme sono finite nella cassetta postale con le firme comuni.

Dove sono salvate le firme di Outlook?

Outlook classico per Windows tiene i file delle firme in questa cartella:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Corrisponde a C:\Users\<nome utente>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Per aprirla premi Windows + R, incolla %APPDATA%\Microsoft\Signatures e premi Invio.

Ogni firma è salvata in tre file più una cartella:

• Nome.htm (per le email in HTML)
• Nome.rtf (per le email in formato RTF)
• Nome.txt (per le email in testo normale)
• Nome_files (la cartella con le immagini della firma)

Per fare un backup o spostare le firme su un nuovo PC, copia l'intera cartella Signatures nella stessa posizione dell'altro computer e riavvia Outlook classico. Con le firme comuni attive, le tue firme predefinite potrebbero essere già lì ad aspettarti.

Il nuovo Outlook e Outlook sul web non salvano file sul PC: le firme stanno nella cassetta postale sui server Microsoft, ed è per questo che non c'è nessuna cartella da aprire. Per copiare una firma dal nuovo Outlook, aprila in Impostazioni > Account > Firme, seleziona tutto nell'editor e copia.

Controllo veloce dopo aver salvato

• Manda a te stesso una nuova email e una risposta, e verifica che compaia la firma giusta in ciascuna.
• Apri la prova sul telefono e, se puoi, in un altro programma (Gmail, Apple Mail).
• Controlla che il logo non arrivi come allegato.
• Configura a parte l'app sul telefono, perché non si sincronizza.

Non sai cosa mettere nella firma? La guida alla firma email professionale spiega cosa inserire e in che ordine, quali dati sono obbligatori per le società e come impostare la firma in Gmail. E per la riga che sta sopra la firma, ecco come chiudere una mail, da Cordiali saluti in giù.

Domande frequenti

Come si inserisce la firma nel nuovo Outlook?

Seleziona Impostazioni (l'ingranaggio), poi Account > Firme. Scegli l'account, seleziona + Nuova firma, dai un nome alla firma, scrivila o incollala, scegli se usarla per i nuovi messaggi e per le risposte e seleziona Salva. In Outlook sul web i passaggi sono identici, e con un account Microsoft 365 la stessa firma compare in entrambi.

Perché la nuova firma non compare nell'email che avevo già aperto?

Outlook classico non aggiunge una firma predefinita appena creata a un messaggio che era già aperto quando l'hai creata, e Microsoft lo scrive nelle sue istruzioni. Inseriscila a mano da Messaggio > Firma oppure chiudi la bozza e aprine una nuova: dalle bozze successive la firma comparirà in automatico.

Dov'è la firma in Outlook 365?

Dipende da quale Outlook apri con il tuo account Microsoft 365. In Outlook classico per Windows è in File > Opzioni > Posta > Firme. Nel nuovo Outlook per Windows e in Outlook sul web è in Impostazioni > Account > Firme. Su Mac scegli Impostazioni dal menu Outlook e poi Firme.

Come si modifica la firma di Outlook?

Torna dove l'hai creata. Nel nuovo Outlook e sul web: Impostazioni > Account > Firme, poi Modifica firma e Salva. In Outlook classico: File > Opzioni > Posta > Firme..., seleziona la firma, cambiala in Modifica firma, poi Salva e OK. Su Mac: Impostazioni > Firme, seleziona la firma e scegli Modifica.

Come si mette il logo nella firma di Outlook?

In Outlook classico apri l'editor delle firme e usa il pulsante Immagine; nel nuovo Outlook e sul web usa il pulsante per inserire immagini con un file salvato sul computer; su Mac usa Vedi altri elementi. Per evitare che il logo arrivi come allegato, la soluzione più affidabile è incollare una firma con il logo già ospitato online.

La firma di Outlook compare anche sul telefono?

No. Le app Outlook per iPhone e Android hanno una firma propria e, a ottobre 2026, le firme comuni non arrivano fino a lì. Apri Impostazioni > Firma nell'app, cancella il testo predefinito ("Ottieni Outlook per iOS" o "Scarica Outlook per Android") e scrivi una firma di testo breve.

Come copio la firma di Outlook su un altro computer?

Con una cassetta postale Microsoft 365 o Outlook.com e le firme comuni attive, le firme predefinite ti seguono in automatico sugli altri PC Windows e su Outlook sul web. Per i file di Outlook classico, copia la cartella %APPDATA%\Microsoft\Signatures nella stessa posizione del nuovo PC e riavvia Outlook.