Assinatura de e-mail: o que colocar, em que ordem e como criar a sua grátis

Uma assinatura de e-mail profissional tem de três a seis linhas de texto: seu nome, seu cargo, a empresa, um telefone (com WhatsApp, se for o caso) e o site, com um logo pequeno opcional. O nome vem primeiro e em destaque, o resto fica em uma ou duas cores discretas, e tudo que o leitor não usa (frases motivacionais, três telefones, o e-mail repetido) fica de fora. Se você tem registro profissional, como OAB, CRM ou CRECI, ele entra junto do cargo.

Nesta página você encontra o que colocar e em que ordem, o que deixar de fora, três assinaturas prontas para copiar (com dados no formato brasileiro), como criar a sua grátis, as dimensões em resumo e como colocá-la no Gmail e no Outlook.

O que é uma assinatura de e-mail (e o que ela não é)

A assinatura de e-mail é o bloco de texto que aparece no fim das suas mensagens com seus dados de contato. Você configura uma vez no Gmail, no Outlook ou no app do celular, e ela entra sozinha em cada e-mail novo.

Não confunda com duas coisas de nome parecido:

• Assinatura eletrônica ou digital (gov.br, certificado ICP-Brasil, DocuSign) serve para assinar documentos com validade jurídica. Não é disso que esta página trata.
• Assinatura de serviço (plano mensal) também não. Aqui, "assinatura" é só o seu cartão de visita no fim do e-mail.

Você vai ver "assinatura de email" e "assinatura de e-mail" escritas das duas formas. Nesta página usamos "e-mail" com hífen, a grafia adotada pelo Manual de Redação da Presidência da República.

O que colocar na assinatura de e-mail (e em que ordem)

A assinatura responde a três perguntas do leitor: quem é você, o que você faz e como falar com você. Tudo que estiver nela deve responder a uma dessas três. Esta é a ordem que funciona para quase todo mundo, de cima para baixo:

1. Nome completo. O nome pelo qual as pessoas chamam você: "Ana Souza", não "A. C. de Souza". É a linha maior ou em negrito.
2. Cargo. Curto e claro para quem é de fora. "Gerente de Compras" diz mais do que "Head de Procurement Estratégico".
3. Registro profissional, se você tiver. OAB, CRM (e RQE, se tiver especialidade), CRO, CRP, CRECI, CRC, CREA, CAU. Entra logo depois do cargo, na mesma linha ou na seguinte.
4. Empresa. Como aparece na fachada e nas notas fiscais. Se o nome fantasia for muito diferente da razão social, use o que o cliente reconhece.
5. Um telefone. O que você atende. Se for o celular com WhatsApp, diga: "(11) 98765-4321 (WhatsApp)". No Brasil isso muitas vezes vale mais do que o fixo.
6. Site. Curto e sem "https://www.": souzahidraulica.com.br.
7. Endereço, só se ajudar. Útil para lojas, clínicas, restaurantes, escritórios que recebem clientes e prestadores de serviço que atendem uma região. Para quem trabalha remoto, dispensável.
8. Logo. Pequeno, entre 120 e 180 pixels de largura. Identifica a empresa num relance.
9. Redes sociais, no máximo três. Só as que você mantém atualizadas e que importam para o trabalho. Para a maioria das pessoas, o LinkedIn vem primeiro; para comércio e serviços locais, o Instagram.
10. Um botão ou chamada, opcional. "Agende uma visita", "Peça um orçamento". Um só.
11. Aviso legal ou CNPJ, só se precisar. Sempre por último, sempre pequeno.

Seu e-mail não precisa estar na assinatura: o leitor já tem o endereço no campo "De". A exceção é quando suas mensagens são muito encaminhadas ou impressas, por exemplo para o financeiro de um cliente. Aí uma linha com o e-mail ajuda.

A recomendação oficial para o setor público

O Manual de Redação da Presidência da República (3ª edição, 2018, item 6.4.3.5) sugere que todas as instituições da administração pública adotem um padrão de texto de assinatura, e diz que a assinatura do e-mail deve conter nome completo, cargo, unidade, órgão e telefone do remetente. É uma boa base também para empresas privadas: troque "unidade e órgão" por "área e empresa" e você tem o essencial.

Precisa colocar CNPJ na assinatura de e-mail?

Na maioria dos casos, não. Ao contrário de países como a Alemanha, onde a lei exige os dados da empresa em toda correspondência comercial, não encontramos uma norma brasileira que obrigue empresas privadas a colocar CNPJ ou razão social na assinatura de e-mail. Colocar o CNPJ faz sentido quando o cliente precisa dele com frequência, por exemplo em orçamentos, cobranças e e-mails para o setor de compras de outras empresas. Nesse caso, ele vai na última linha, em letra pequena. Profissões regulamentadas costumam mostrar o número de registro no conselho; confira as regras de publicidade do seu conselho profissional. Este texto não é aconselhamento jurídico.

O que deixar de fora

O erro mais comum não é faltar informação. É sobrar. Cada linha a mais esconde as importantes, principalmente no celular.

• Frases motivacionais e versículos. O que inspira um leitor incomoda o próximo. Um slogan só vale se explicar o que você faz ("Desentupimento 24 horas").
• Vários telefones. Fixo, celular, ramal e fax são quatro linhas para uma informação. Escolha um, no máximo dois.
• O e-mail repetido. Ver acima.
• "Antes de imprimir, pense no meio ambiente". É uma linha a mais em todo e-mail, e ninguém imprime e-mail por causa da assinatura.
• GIFs animados. Pesam, tiram a atenção da mensagem e nem todo app de e-mail os reproduz.
• A assinatura inteira como uma imagem. Muitos apps e redes corporativas bloqueiam imagens até o leitor clicar em "mostrar imagens". Se seu nome e telefone estão dentro de uma imagem, somem. Use texto de verdade com um logo pequeno.
• Fontes especiais. O Outlook e muitos outros apps não carregam fontes da web. A fonte escolhida com carinho vira Times New Roman.
• "Enviado do meu iPhone". Inofensivo, mas é propaganda da Apple. Troque por uma assinatura curta no celular.
• O fecho dentro da assinatura. Se o "Atenciosamente" fica salvo na assinatura, ele aparece até no e-mail em que "Obrigado pela paciência" caberia melhor. Veja nosso guia sobre Atenciosamente e outras despedidas.

Três assinaturas prontas para copiar

Estas três cobrem a maioria dos casos. Estão em texto simples para você copiar, trocar os dados e colar. Os nomes, empresas e números são fictícios.

1. Profissional de empresa

Mariana Costa
Analista de Compras | Grupo Andrade Alimentos
+55 11 3456-7890 · grupoandrade.com.br

Três linhas, nada sobrando. Serve para quase qualquer cargo em empresa.

2. Dono de pequena empresa ou prestador de serviço

Rafael Teixeira
Sócio-proprietário | Teixeira Climatização
(11) 98765-4321 (WhatsApp) · teixeiraclima.com.br
Atendemos São Paulo e Grande ABC

A última linha diz a região atendida, o que poupa uma troca de mensagens com o cliente.

3. Profissão com registro no conselho

Dr. Paulo Esteves
Médico Cardiologista | CRM-SP 123456 | RQE 12345
Clínica Esteves
(11) 3210-9876 · clinicaesteves.com.br
Agendamentos pelo WhatsApp: (11) 98888-7777

O registro fica na linha do cargo, onde o leitor procura. Para advogados, corretores, dentistas ou contadores, troque pelo número da OAB, do CRECI, do CRO ou do CRC.

Para outras situações (corretor, advogado, contador, professor, freelancer, estudante, MEI com CNPJ) e para ver as versões com design, logo e cores da marca, veja nossos modelos de assinatura de e-mail. Três designs são grátis no Signguin (Clássico, Simples e Profissional local); os outros fazem parte do Premium.

Como criar sua assinatura de e-mail grátis, passo a passo

O processo é o mesmo se você fizer à mão ou com um gerador de assinatura de e-mail.

1. Escreva o conteúdo primeiro, em texto. Abra um bloco de notas e escreva as linhas da lista acima. Corte o que não responde a "quem, o quê e como falar comigo". O ideal são três a seis linhas.

2. Separe o logo. Use um PNG com as proporções reais do logo, de preferência exportado com o dobro do tamanho em que vai aparecer (240 pixels de largura para um logo exibido com 120), para ficar nítido nas telas de alta resolução. O logo precisa estar hospedado na internet, não colado do seu computador, senão alguns destinatários recebem um anexo ou uma imagem quebrada.

3. Escolha um layout. Os dois clássicos são logo à esquerda com os dados à direita (compacto, bom no computador) ou tudo empilhado em uma coluna (o mais seguro no celular).

4. Monte com código próprio para e-mail. É aqui que a maioria das assinaturas feitas à mão quebra. Aplicativos de e-mail não são navegadores: o Outlook clássico para Windows usa o Word para exibir mensagens, e o código moderno de sites desmonta lá dentro. As assinaturas que ficam iguais em todo lugar são feitas com tabelas, estilos dentro do próprio código e imagens de tamanho fixo. Fazer isso à mão dá trabalho. Um gerador faz por você.

No Signguin, por exemplo, você digita seu E-mail de trabalho e ele lê o site da sua empresa: busca o logo, as cores da marca e os dados de contato, e já monta a assinatura numa prévia de e-mail realista, com botões para ver no Computador ou no Celular, com o tema Claro ou Escuro. Com um e-mail pessoal (gmail.com, hotmail.com), você informa o site ou começa do zero.

5. Instale no seu app de e-mail. Veja o resumo mais abaixo e os guias completos para o Outlook e o Gmail.

6. Teste. Mande um e-mail para você mesmo e para um colega que use outro app (do Outlook para um Gmail, por exemplo) e abra no celular. Clique em todos os links. Confira se o logo está nítido e se dá para tocar no telefone para ligar.

O que o plano grátis do Signguin inclui (e o que não inclui)

Para você decidir sem surpresas:

• Grátis: sem cadastro e sem cartão de crédito, 3 modelos (Clássico, Simples e Profissional local), logo e cores do seu site, todas as formas de instalar (Gmail, Outlook, Apple Mail e outros) e um pequeno link "Feito com Signguin" no fim da assinatura. O editor grátis também tem o campo Aviso legal, para o texto pequeno embaixo da assinatura, e a opção Fundo branco atrás do logo, para logos escuros que somem no modo escuro.
• Premium: pagamento único para uma pessoa, sem mensalidade. Acrescenta sua foto, libera os 23 modelos, permite botões e banners e tira o link "Feito com Signguin".
• Não é para você se: precisa gerenciar a assinatura de uma equipe inteira de um lugar só, distribuir pelo painel do Microsoft 365 ou do Google Workspace, ou medir cliques. O Signguin ainda não faz nada disso; assinaturas para equipes estão em lista de espera.

As imagens ficam hospedadas pelo Signguin, então o logo não quebra se o site da sua empresa mudar. E dá para mudar depois: salve com seu e-mail, abra de novo em Minhas assinaturas e instale a versão nova.

Gerador de assinatura de e-mail: o que avaliar antes de escolher

Nas buscas aparecem geradores de assinatura, galerias de modelos de design e modelos do Word. Antes de escolher, confira cinco pontos:

1. O resultado é texto com HTML próprio para e-mail, ou uma imagem? Modelos feitos em ferramentas de design costumam sair como imagem. Ficam bonitos no seu computador, mas somem quando o destinatário bloqueia imagens, e ninguém consegue copiar seu telefone.
2. Funciona no Outlook clássico? É o teste mais difícil. Procure menção explícita a Outlook para Windows.
3. Onde ficam as imagens? Se o logo está hospedado pelo gerador, confira o que acontece com ele se você parar de pagar ou fechar a conta.
4. Precisa de cadastro ou de dados da empresa antes de ver o resultado? Alguns geradores pedem formulário completo antes de liberar a assinatura.
5. Tem marca d'água, e quanto custa tirar? Mensalidade ou pagamento único faz diferença ao longo dos anos.

Dimensões da assinatura de e-mail em resumo

Use uma fonte instalada em praticamente todos os aparelhos (Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma, Georgia) e no máximo duas cores: a da marca para destaques e um cinza escuro para o texto. O guia completo, com medidas para banners, ícones e telas de alta resolução, está em dimensões da assinatura de e-mail.

Como colocar a assinatura no Gmail e no Outlook (resumo)

Primeiro crie e copie a assinatura (no Signguin, pelo botão Copiar assinatura). Depois:

Gmail no computador. Clique em Configurações (a engrenagem, no canto superior direito) > Ver todas as configurações. Na guia Geral, desça até Assinatura, clique em Criar nova, dê um nome e cole. Em Padrões de assinatura, escolha qual usar nos e-mails novos e nas respostas, desça até o fim da página e clique em Salvar alterações. O Gmail aceita assinaturas de até 10.000 caracteres. Com o Signguin, você também pode instalar direto no Gmail pelo botão Colocar no Gmail automaticamente: o Google pede autorização só para mudar as configurações do Gmail, e o Signguin não lê seus e-mails. Passo a passo completo: como colocar assinatura no Gmail.

Novo Outlook e Outlook na Web. Selecione Configurações > Contas > Assinaturas > Nova assinatura (o artigo de ajuda da Microsoft chama o botão de "Adicione uma assinatura"), dê um nome, cole e escolha se ela entra nas mensagens novas e nas respostas e encaminhamentos. Clique em Salvar.

Outlook clássico para Windows. Arquivo > Opções > Email > Assinaturas. Clique em Novo, dê um nome, cole na caixa de edição e escolha a assinatura padrão à direita. Também dá para chegar lá por uma mensagem nova: Mensagem > Assinatura > Assinaturas.

Os detalhes de cada versão (incluindo Outlook para Mac e o app do celular) estão em como colocar assinatura no Outlook.

Formatação: fonte, cores e hierarquia

• Uma fonte só. Contraste vem do tamanho e do negrito, não de uma segunda fonte.
• Duas cores. A cor da marca em um elemento (nome, linha divisória ou ícones) e cinza escuro no resto. Cinza claro em fundo branco fica difícil de ler.
• Hierarquia clara. O olho deve cair no nome, depois no cargo e na empresa, depois nos contatos.
• Telefone e site clicáveis. No celular, tocar no número já liga.
• Texto alternativo nas imagens. O logo deve ter o nome da empresa como texto alternativo. Quando a imagem é bloqueada, é isso que aparece.
• Modo escuro. Gmail, Apple Mail e Outlook podem mostrar o e-mail em fundo escuro. Logo escuro com fundo transparente desaparece. Use uma versão do logo que funcione nos dois modos ou um fundo branco atrás dele.

Assinatura de e-mail para a equipe toda

Quando cinco pessoas fazem a própria assinatura, aparecem cinco fontes, três versões do logo e alguém com o Gmail pessoal. Para uma equipe pequena, sem TI, funciona assim:

1. Combine um modelo e as regras. Quais campos são obrigatórios, como escrever o telefone (com ou sem +55), qual arquivo de logo usar, se pode foto e redes sociais.
2. Deixe tudo escrito num lugar só, com um exemplo correto.
3. Cada pessoa cria a sua a partir do mesmo modelo. Num gerador, todos escolhem o mesmo design e só os dados mudam.
4. Atualize as assinaturas de todos quando algo mudar. Novo endereço, novo telefone ou nova marca pedem assinaturas novas.

Hoje o Signguin é feito para uso individual: cada um cria e instala a sua. Um plano para equipes, com gestão central, ainda não existe (há lista de espera). Empresas maiores que precisam aplicar a assinatura em todas as caixas de e-mail de uma vez normalmente usam o painel do Microsoft 365 ou do Google Workspace, ou um software de gestão de assinaturas.

Erros comuns na assinatura de e-mail

1. Assinatura em imagem. Some com o bloqueio de imagens e não deixa copiar o telefone.
2. Logo colado do computador. Chega como anexo (image001.png) em cada mensagem.
3. Excesso de linhas. Mais de seis linhas de texto é sinal de que algo pode sair.
4. Telefone sem DDD ou sem +55 para quem fala com o exterior.
5. Redes sociais abandonadas. Um Instagram sem post desde 2022 passa a impressão errada.
6. Banner de campanha vencida. Uma promoção de Black Friday em março mostra que ninguém cuida da assinatura.
7. Assinatura diferente no celular e no computador. Configure uma versão curta no celular, mas com o mesmo nome e telefone.

Os pinguins já nascem de smoking e nunca precisam pensar nisso. Para o resto de nós, a lista acima e uns cinco minutos resolvem.

Perguntas frequentes

O que colocar numa assinatura de e-mail profissional?

Nome completo, cargo, empresa, um telefone e o site. Se tiver registro profissional (OAB, CRM, CRECI, CRC), coloque junto ao cargo. Opcionalmente, um logo pequeno, até três redes sociais e um botão. O Manual de Redação da Presidência sugere, para o setor público, nome completo, cargo, unidade, órgão e telefone. Mantenha entre quatro e seis linhas de texto.

É "assinatura de email" ou "assinatura de e-mail"?

As duas formas aparecem e as pessoas pesquisam igualmente pelas duas. A grafia com hífen, "e-mail", é a usada no Manual de Redação da Presidência da República e é a mais segura em textos formais. Em interfaces de aplicativos e no dia a dia, "email" sem hífen também é muito comum. O importante é escolher uma e manter.

Como criar uma assinatura de e-mail grátis?

Escreva seus dados em texto, separe o logo e use um gerador de assinatura de e-mail grátis para montar o código que funciona no Outlook e no Gmail. No Signguin você digita seu e-mail de trabalho, ele busca logo e cores no site da empresa, e o plano grátis não pede cadastro nem cartão. Depois é só copiar e colar ou instalar direto no Gmail.

Qual o tamanho ideal de uma assinatura de e-mail?

Até cerca de 600 pixels de largura, com logo entre 120 e 180 pixels de largura e foto entre 80 e 100 pixels. Em texto, de três a seis linhas. O Gmail aceita até 10.000 caracteres por assinatura. Medidas detalhadas estão no nosso guia de dimensões da assinatura de e-mail.

Preciso colocar o CNPJ na assinatura de e-mail?

Não encontramos uma norma brasileira que obrigue empresas privadas a colocar o CNPJ na assinatura de e-mail. Ele é útil quando clientes precisam dele com frequência, em orçamentos, cobranças e cadastros de fornecedor. Se colocar, use a última linha, em letra pequena, junto da razão social. Na dúvida sobre a sua atividade, consulte seu contador.

Como colocar o WhatsApp na assinatura de e-mail?

O jeito mais simples é escrever "(WhatsApp)" ao lado do número do celular: "(11) 98765-4321 (WhatsApp)". Assim o leitor sabe que pode chamar por lá. Se quiser um link que abra a conversa direto, use o formato wa.me seguido do número com 55 e DDD, por exemplo wa.me/5511987654321. No Signguin, o WhatsApp também está entre as redes sociais: você pode adicionar o ícone do WhatsApp com esse link.

Por que minha assinatura fica desconfigurada no Outlook?

Normalmente porque foi feita com código de site ou é uma imagem colada. O Outlook clássico para Windows usa o Word para exibir e-mails e ignora boa parte do código moderno. Assinaturas feitas com tabelas, estilos no próprio código e imagens hospedadas de tamanho fixo ficam estáveis. Teste sempre enviando para outro app antes de usar.