E-Mail-Signatur erstellen: Inhalt, Pflichtangaben für Unternehmen, Muster und Beispiele

Eine gute E-Mail-Signatur besteht aus vier bis sechs Zeilen echtem Text: Vor- und Nachname, Position, Firma, eine Telefonnummer und die Website, dazu optional ein kleines Logo. Unternehmen, die im Handelsregister stehen, müssen außerdem Pflichtangaben machen: bei einer GmbH zum Beispiel Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer. Diese Angaben gehören klein gesetzt ans Ende der Signatur.

Das ist die Kurzfassung. Unten finden Sie die richtige Reihenfolge, die Pflichtangaben für jede Rechtsform mit dem jeweiligen Paragrafen, Regeln für die Gestaltung, kopierbare Muster für GmbH, UG, AG, e.K., GmbH & Co. KG und Selbstständige, Beispiele nach Branche und eine Anleitung, wie Sie Ihre Signatur in wenigen Minuten erstellen und in Outlook, Gmail oder Apple Mail einrichten.

Was gehört in eine E-Mail-Signatur?

Eine Signatur beantwortet drei Fragen: Wer schreibt mir, was macht diese Person, und wie erreiche ich sie? Alles, was keine dieser Fragen beantwortet, kann weg. Bewährt hat sich diese Reihenfolge von oben nach unten:

1. Grußformel. Sie steht über der Signatur, nicht in ihr, aber beides wird zusammen gelesen. Nach der Grußformel kommt kein Komma (mehr dazu am Ende dieser Seite).
2. Vor- und Nachname. Ausgeschrieben, so wie man Sie ansprechen soll. Das ist die größte oder fetteste Zeile.
3. Position. Kurz und für Außenstehende verständlich. „Leitung Kundenservice“ sagt mehr als „Head of Customer Happiness“.
4. Firma. Mit vollständiger Firmierung, also inklusive Rechtsform: „Becker Sanitär & Heizung GmbH“, nicht nur „Becker Sanitär“.
5. Telefon. Eine Nummer, die Sie auch wirklich abnehmen, im internationalen Format: +49 30 12345678. Mobil zusätzlich nur, wenn Sie viel unterwegs sind.
6. Website. Kurz und ohne „https://www.“: becker-sanitaer.de.
7. Adresse. Wichtig für Handwerk, Praxen, Läden und Gastronomie, also überall, wo Kundschaft vorbeikommt. Bei Kapitalgesellschaften steht der Sitz ohnehin in den Pflichtangaben.
8. Logo. Klein, etwa 100 bis 150 Pixel breit.
9. Social-Media-Links (optional). Höchstens drei, und nur Profile, die Sie pflegen. Für die meisten Berufe ist das zuerst LinkedIn oder Xing.
10. Pflichtangaben. Ganz unten, in kleiner grauer Schrift, durch eine Leerzeile oder eine dünne Linie abgesetzt.

Ihre E-Mail-Adresse müssen Sie nicht wiederholen. Sie steht bereits im Absenderfeld. Sinnvoll ist sie nur, wenn Ihre Mails oft ausgedruckt oder weitergeleitet werden, etwa an eine Buchhaltung.

Das Grundgerüst zum Kopieren

Mit freundlichen Grüßen

Thomas Becker
Inhaber
Becker Sanitär & Heizung GmbH
Tel. +49 30 12345678 · becker-sanitaer.de
Hauptstraße 12, 10827 Berlin

i. A., i. V. und ppa.: Zusätze vor dem Namen

Im deutschen Geschäftsverkehr zeigt ein kurzer Zusatz vor dem Namen, in welcher Funktion jemand unterschreibt. Das ist in Briefen üblich und funktioniert in E-Mails genauso:

• i. A. (im Auftrag): Sie schreiben im Auftrag eines anderen, ohne eigene Vertretungsmacht für die Sache. Typisch für Sachbearbeitung und Assistenz.
• i. V. (in Vertretung): Sie haben Handlungsvollmacht und vertreten die Firma in diesem Rahmen.
• ppa. (per procura): Nur für Prokuristen. § 51 HGB verlangt, dass der Prokurist „der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatze beifügt“. In der Praxis ist das „ppa.“.

Der Zusatz steht direkt vor dem Namen, also „i. A. Julia Schneider“. Wer ohne besondere Vollmacht einfach in eigener Sache schreibt, lässt ihn weg. Für die tägliche Korrespondenz braucht ihn die Mehrheit nicht.

Geschäftlich oder privat?

Eine geschäftliche E-Mail-Signatur folgt der Reihenfolge oben, inklusive Pflichtangaben. Eine private E-Mail-Signatur, etwa für die Wohnungssuche, den Verein oder eine Bewerbung, kommt mit Name, Telefonnummer und vielleicht einem LinkedIn-Profil aus. Selbstständige und Freiberufler liegen dazwischen: Statt einer Firma steht dort, was Sie tun, zum Beispiel „Lena Wolf, Übersetzerin für Englisch und Spanisch“.

Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur: was das Gesetz verlangt

Für viele Unternehmen in Deutschland ist die Signatur nicht nur eine Frage des Stils. Handelsgesetzbuch, GmbH-Gesetz und Aktiengesetz schreiben vor, welche Angaben auf „Geschäftsbriefen“ stehen müssen. Die folgende Übersicht haben wir am 5. Oktober 2026 mit den Gesetzestexten auf gesetze-im-internet.de abgeglichen. Sie ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung, Ihre IHK oder eine Anwaltskanzlei.

Gilt eine E-Mail als Geschäftsbrief?

Ja. Die Vorschriften gelten für alle Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden“ (so der Wortlaut in § 35a GmbHG, § 37a HGB, § 125 HGB und § 80 AktG). Die IHK Heilbronn-Franken erklärt dazu, der Gesetzgeber habe mit diesen Worten zum 1. Januar 2007 klargestellt, dass die Pflicht unabhängig von der äußeren Form besteht, „zum Beispiel E-Mail, Fax, Postkarte“. Weil die Angaben in jeder geschäftlichen E-Mail stehen müssen, ist die Signatur der einfachste Ort dafür.

Pflichtangaben nach Rechtsform im Überblick

GmbH

§ 35a Abs. 1 GmbHG verlangt die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes, die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist, und alle Geschäftsführer „mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen“. „T. Becker“ reicht also nicht. Hat die GmbH einen Aufsichtsrat mit Vorsitz, gehört auch diese Person dazu.

Zwei Details, die oft übersehen werden:

• Stammkapital ist freiwillig. Wenn Sie aber Angaben zum Kapital machen, müssen Sie das Stammkapital nennen und, falls nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen (§ 35a Abs. 1 Satz 2). Am einfachsten lassen Sie das Kapital ganz weg.
• Alle Geschäftsführer bedeutet alle. Wird ein neuer Geschäftsführer bestellt oder scheidet einer aus, müssen die Signaturen aller Mitarbeitenden angepasst werden. Planen Sie das bei jedem Wechsel mit ein.

UG (haftungsbeschränkt)

Die Unternehmergesellschaft ist eine GmbH mit geringerem Startkapital, deshalb gilt § 35a GmbHG genauso. Dazu kommt § 5a Abs. 1 GmbHG: Die Firma muss die Bezeichnung „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ führen. Das Gesetz nennt genau diese zwei Varianten. Ein nacktes „UG“ oder eigene Abkürzungen wie „UG (hb)“ sind dort nicht vorgesehen. Schreiben Sie die Firma in der Signatur daher genau so, wie sie im Handelsregister steht.

AG

§ 80 AktG regelt das ähnlich wie bei der GmbH, aber mit mehr Namen: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats, jeweils mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorstandsvorsitz muss „als solcher“ bezeichnet werden, zum Beispiel „Dr. Anna Krüger (Vorsitzende)“. Für das Grundkapital gilt dieselbe Regel wie bei der GmbH: freiwillig, aber wenn, dann vollständig.

Eingetragener Kaufmann (e.K.)

Für Einzelkaufleute, die im Handelsregister stehen, gilt § 37a HGB: Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1 HGB (also „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine verständliche Abkürzung wie „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Registernummer.

OHG und KG

Für Personenhandelsgesellschaften steht die Regel seit der Reform des Personengesellschaftsrechts (MoPeG, in Kraft seit 1. Januar 2024) in § 125 HGB. Viele ältere Ratgeber nennen noch § 125a HGB, den es in dieser Form nicht mehr gibt. Pflicht sind Firma und Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Registernummer. Die Firma muss nach § 19 HGB den Rechtsformzusatz enthalten, also „offene Handelsgesellschaft“, „Kommanditgesellschaft“ oder eine verständliche Abkürzung wie OHG oder KG.

GmbH & Co. KG

Hier wird es länger. Ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, verlangt § 125 Abs. 1 Satz 2 HGB zusätzlich die Firmen der Gesellschafter und für sie die Angaben nach § 35a GmbHG. Bei der typischen GmbH & Co. KG heißt das: die Angaben der KG (Firma, Sitz, Registergericht, HRA-Nummer) und die Angaben der Komplementär-GmbH (Firma, Sitz, Registergericht, HRB-Nummer, alle Geschäftsführer). § 177a HGB erweitert das auf Kommanditgesellschaften, bei denen nur ein Kommanditist eine natürliche Person ist; dann braucht es die Zusatzangaben nur für die persönlich haftenden Gesellschafter.

Partnerschaftsgesellschaft

Für Freiberufler in einer Partnerschaft (zum Beispiel Kanzleien, Architektur- oder Ingenieurbüros) verweist § 7 Abs. 3 PartGG auf § 125 HGB: Name und Sitz, Registergericht und Nummer im Partnerschaftsregister. Bei einer Partnerschaft mit beschränkter Berufshaftung gehört auch der gewählte Namenszusatz dazu, etwa „PartG mbB“. Für Kammerberufe kann das Berufsrecht weitere Angaben verlangen; das klären Sie am besten mit Ihrer Kammer.

Einzelunternehmer, Kleingewerbe und Freiberufler ohne Registereintrag

Wer nicht im Handelsregister steht, fällt nicht unter die Paragrafen oben. Eine Vorschrift mit festem Katalog wie bei der GmbH haben wir im aktuellen Gesetzestext nicht gefunden. Die IHK Berlin und die IHK Heilbronn-Franken nennen für nicht eingetragene Gewerbetreibende trotzdem den „Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ihre ladungsfähige Anschrift“. Das ist ohnehin eine gute Idee: Kunden sehen sofort, mit wem sie es zu tun haben, und Sie wirken seriöser als mit einer reinen Fantasiebezeichnung. Für eine GbR rät die IHK Berlin ebenfalls zu den Namen der Gesellschafter und einer ladungsfähigen Anschrift.

Was nicht in die Pflichtangaben muss

• Umsatzsteuer-ID und Steuernummer. Die gehören auf Rechnungen, nicht in jede E-Mail.
• Bankverbindung. Nur, wenn Sie in der Mail konkret um eine Zahlung bitten.
• Stammkapital oder Grundkapital. Freiwillig, siehe oben.
• Ein Impressum. Die Pflichtangaben in der E-Mail sind eine eigene Regel und ersetzen nicht das Impressum Ihrer Website. Ein Link zum Impressum ist erlaubt, aber kein Ersatz für die Angaben selbst.
• Ein Vertraulichkeits-Disclaimer. „Diese E-Mail ist vertraulich …“ ist keine gesetzliche Pflicht. Wenn Ihre Branche oder Ihr Arbeitgeber ihn verlangt, beschränken Sie ihn auf zwei bis drei Zeilen.

Wann die Angaben fehlen dürfen

• Interne E-Mails. Nach Auskunft der IHK Heilbronn-Franken ist „der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen“ kein Geschäftsbrief.
• Vordrucke in laufender Geschäftsbeziehung. Mitteilungen oder Berichte im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, sind ausgenommen (jeweils Absatz 2 der Vorschriften). Für Bestellscheine gilt die Ausnahme ausdrücklich nicht.

In der Praxis ist es einfacher, die Angaben in jede Signatur zu setzen, statt im Einzelfall abzuwägen.

Was passiert, wenn die Pflichtangaben fehlen?

Das Registergericht kann die Angaben mit einem Zwangsgeld durchsetzen. Für die GmbH steht das in § 79 GmbHG, für die AG in § 407 AktG, für e.K., OHG und KG in § 37a Abs. 4 HGB in Verbindung mit § 14 HGB. Das einzelne Zwangsgeld darf 5.000 Euro nicht übersteigen. Die IHK Heilbronn-Franken weist darauf hin, dass es „mehrfach festgesetzt werden“ kann.

Daneben nennen die IHKs das Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung. Die IHK Berlin empfiehlt die Einhaltung der Pflichtangaben ausdrücklich, „um einer Abmahnung durch Mitbewerber keine Angriffsfläche zu bieten“. Wie oft das tatsächlich passiert, lässt sich schwer beziffern. Der Aufwand, es zu vermeiden, ist aber gering: ein paar Zeilen Kleingedrucktes.

Muster: Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur nach Rechtsform

Alle Namen, Nummern und Adressen in den Mustern sind erfunden. Ersetzen Sie sie durch die Daten aus Ihrem Handelsregisterauszug.

Muster GmbH

Mit freundlichen Grüßen

Thomas Becker
Geschäftsführer
Becker Sanitär & Heizung GmbH
Tel. +49 30 12345678 · becker-sanitaer.de
Hauptstraße 12, 10827 Berlin

Becker Sanitär & Heizung GmbH · Sitz: Berlin
Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 123456 B
Geschäftsführer: Thomas Becker, Sabine Becker

Muster UG (haftungsbeschränkt)

Viele Grüße

Jonas Hofmann
Gründer
Hofmann Digital UG (haftungsbeschränkt)
Tel. +49 341 9876543 · hofmann-digital.de

Hofmann Digital UG (haftungsbeschränkt) · Sitz: Leipzig
Registergericht: Amtsgericht Leipzig, HRB 45678
Geschäftsführer: Jonas Hofmann

Muster AG

Mit freundlichen Grüßen

i. A. Julia Schneider
Vertriebsinnendienst
Nordlicht Solar AG
Tel. +49 40 5551234 · nordlicht-solar.de

Nordlicht Solar AG · Sitz: Hamburg
Registergericht: Amtsgericht Hamburg, HRB 234567
Vorstand: Dr. Anna Krüger (Vorsitzende), Michael Brandt
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Peter Lehmann

Muster eingetragener Kaufmann (e.K.)

Beste Grüße

Stefan Krämer
Krämer Elektrotechnik e.K.
Tel. +49 221 4567890 · kraemer-elektro.de
Venloer Straße 88, 50672 Köln

Inhaber: Stefan Krämer · Krämer Elektrotechnik e.K.
Handelsniederlassung: Köln · Amtsgericht Köln, HRA 12345

Muster GmbH & Co. KG

Mit freundlichen Grüßen

ppa. Markus Weber
Leitung Disposition
Weber Logistik GmbH & Co. KG
Tel. +49 711 3456789 · weber-logistik.de

Weber Logistik GmbH & Co. KG · Sitz: Stuttgart
Amtsgericht Stuttgart, HRA 765432
Persönlich haftende Gesellschafterin: Weber Verwaltungs GmbH,
Sitz: Stuttgart, Amtsgericht Stuttgart, HRB 654321
Geschäftsführer: Klaus Weber, Anja Weber

Muster Selbstständige und Freiberufler

Viele Grüße

Lena Wolf
Übersetzerin für Englisch und Spanisch (BDÜ)
Tel. +49 89 2345678 · lenawolf-uebersetzungen.de
Lena Wolf · Gabelsbergerstraße 15 · 80333 München

Englische Fassung für internationale Kontakte

Schreiben Sie oft ins Ausland, können Sie die Pflichtangaben auch auf Englisch setzen. Die Inhalte bleiben gleich, nur die Bezeichnungen ändern sich:

Best regards

Thomas Becker
Managing Director
Becker Sanitär & Heizung GmbH
Phone +49 30 12345678 · becker-sanitaer.de

Becker Sanitär & Heizung GmbH · Registered office: Berlin, Germany
Commercial register: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 123456 B
Managing directors: Thomas Becker, Sabine Becker

Lassen Sie den Namen des Registergerichts und die Rechtsform auf Deutsch. „GmbH“ ist international eindeutig, eine Übersetzung wie „Ltd.“ wäre sachlich falsch.

Gestaltung: Schrift, Farben, Logo und Größe

Eine Signatur muss in Outlook, Gmail, Apple Mail und auf dem Handy gleich aussehen. Das gelingt mit ein paar einfachen Regeln.

Schrift

Nehmen Sie eine Schrift, die auf praktisch jedem Gerät installiert ist: Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma oder Trebuchet MS als serifenlose Schrift, Georgia oder Times New Roman als Serifenschrift. Webfonts lädt Outlook nicht, Ihre Hausschrift wird dort durch eine Standardschrift ersetzt. Verwenden Sie eine einzige Schrift und setzen Sie Akzente über Größe und Fettdruck.

Größe

Name 14 bis 16 Pixel und fett, alles andere 12 bis 14 Pixel. Pflichtangaben dürfen auf 10 bis 11 Pixel schrumpfen, aber nicht kleiner, sonst sind sie auf dem Handy nicht mehr lesbar.

Farben

Eine Markenfarbe für Akzente (Name, Trennlinie oder Icons) und Dunkelgrau für den Rest. Mehr braucht es nicht. Für gute Lesbarkeit verlangt der Barrierefreiheitsstandard WCAG 2.2 bei normalem Text einen Kontrast von mindestens 4,5:1. Hellgrau auf Weiß fällt oft durch.

Logo und Bilder

Das Logo gehört klein neben oder über die Kontaktdaten, etwa 100 bis 150 Pixel breit. Speichern Sie es in doppelter Auflösung, damit es auf hochauflösenden Bildschirmen scharf bleibt. Wichtig: Das Bild muss online gehostet sein. Fügen Sie eine Datei von Ihrem Rechner ein, kommt sie bei manchen Empfängern als Anhang (image001.png) oder gar nicht an.

Breite

Die ganze Signatur sollte unter etwa 600 Pixel breit bleiben, damit sie auf einem Smartphone nicht gestaucht wird. Gestapelte Layouts (alles untereinander) sind auf dem Handy am sichersten.

Dunkelmodus

Gmail, Apple Mail und Outlook zeigen Mails auf Wunsch auf dunklem Hintergrund. Ein dunkles Logo mit transparentem Hintergrund verschwindet dann. Abhilfe schafft eine helle Logo-Variante oder eine kleine weiße Fläche hinter dem Logo.

Gmail-Grenze

Gmail erlaubt Signaturen mit bis zu 10.000 Zeichen, und laut Google zählt ein eingefügtes Bild mit. Eine sauber gebaute HTML-Signatur mit gehosteten Bildern bleibt deutlich darunter.

Was nicht in die Signatur gehört

Der häufigste Fehler ist nicht eine fehlende Angabe, sondern zu viele.

• Zitate und Sprüche. Was eine Person inspiriert, nervt die nächste.
• „Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken.“ Eine zusätzliche Zeile in jeder Mail, und niemand druckt wegen einer Signatur weniger.
• Vier Telefonnummern. Festnetz, Mobil, Durchwahl und Fax für eine Person sind zu viel. Eine, höchstens zwei.
• Die ganze Signatur als Bild. Viele Programme blockieren Bilder, bis man sie freigibt. Dann sind Name und Nummer unsichtbar, und Screenreader können nichts vorlesen. Pflichtangaben als Bild sind besonders ungünstig, denn sie sollen ja gelesen werden.
• Animierte GIFs und große Banner. Sie lenken von Ihrer Nachricht ab und machen die Mail größer.
• „Von meinem iPhone gesendet“. Ersetzen Sie das durch eine kurze mobile Signatur. Wie das geht, steht in unserer Anleitung zur Apple-Mail-Signatur.

E-Mail-Signatur: Beispiele nach Branche

Die Grundregeln gelten für alle, die Gewichtung ändert sich mit dem Beruf. Ein paar Beispiele:

Muster für Antworten und Weiterleitungen

Viele Programme erlauben eine zweite, kürzere Signatur für Antworten. In einem langen Mailverlauf muss nicht jede Nachricht das volle Logo tragen. Weil auch eine Antwort an Externe ein Geschäftsbrief sein kann, sollten die Pflichtangaben dort trotzdem stehen. Eine kompakte Variante:

Viele Grüße
Thomas Becker
Becker Sanitär & Heizung GmbH · +49 30 12345678
Sitz Berlin · AG Charlottenburg HRB 123456 B · GF: Thomas Becker, Sabine Becker

Muster für die private Signatur

Viele Grüße

Sophie Neumann
+49 151 23456789
linkedin.com/in/sophieneumann

E-Mail-Signatur erstellen in 5 Schritten

Ob Sie die Signatur von Hand bauen oder mit einem Generator: Der Ablauf ist derselbe.

1. Inhalt als Text sammeln. Schreiben Sie die Zeilen aus der Liste oben in eine Notiz. Für die Pflichtangaben nehmen Sie Ihren aktuellen Handelsregisterauszug, nicht die alte Signatur einer Kollegin. Streichen Sie alles, was den Test „wer, was, wie erreichbar“ nicht besteht.

2. Logo bereitlegen. Ein PNG in den echten Proportionen, idealerweise doppelt so groß wie angezeigt.

3. Layout wählen. Logo links und Text rechts (kompakt, gut am Desktop) oder alles untereinander (am sichersten auf dem Handy).

4. E-Mail-tauglich bauen. Hier scheitern selbst gebaute Signaturen am häufigsten. Das klassische Outlook für Windows stellt E-Mails mit Microsoft Word dar, modernes Webdesign zerfällt dort. Was überall hält, wird mit Tabellen, Inline-Styles und festen Bildgrößen gebaut. Das von Hand zu schreiben, ist mühsam.

Genau dafür gibt es einen E-Mail-Signatur-Generator. In Signguin geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein und klicken auf Meine Signatur erstellen. Signguin liest daraus die Website Ihrer Firma und übernimmt Logo, Markenfarben und Kontaktdaten. Sie wählen ein Design, prüfen alles in einer Vorschau mit Umschaltern für Handy und Desktop sowie hellen und dunklen Modus und tragen die Pflichtangaben in das Feld Rechtlicher Hinweis / Pflichtangaben ein. Sie erscheinen dann als Kleingedrucktes unter der Signatur. Ist Ihr Logo dunkel, schalten Sie Weißer Hintergrund hinter dem Logo ein, damit es im Dunkelmodus sichtbar bleibt. Der kostenlose Tarif funktioniert ohne Anmeldung und ohne Kreditkarte und bietet drei Designs. Logos und Icons hostet Signguin selbst, sie verschwinden also nicht, wenn sich Ihre Website ändert.

5. Einrichten und testen. Klicken Sie auf Signatur kopieren und fügen Sie die Signatur in Ihr E-Mail-Programm ein (Wege siehe unten). Für Gmail können Sie sie auch direkt einrichten lassen. Schicken Sie danach eine Test-E-Mail an sich selbst und an eine Adresse bei einem anderen Anbieter, öffnen Sie sie auch auf dem Handy, und klicken Sie jeden Link einmal an.

E-Mail-Signatur einrichten in Outlook, Gmail und Apple Mail

Die genauen Schritte hängen vom Programm ab. Die Kurzfassung, geprüft an den deutschen Hilfeseiten von Microsoft, Google und Apple:

• Neues Outlook und Outlook im Web: Einstellungen > Konten > Signaturen. Dort legen Sie fest, ob die Signatur bei neuen Nachrichten und bei Antworten/Weiterleitungen eingefügt wird.
• Klassisches Outlook für Windows: Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen. Unter „Standardsignatur auswählen“ bestimmen Sie die Signatur für neue Nachrichten und für Antworten/Weiterleitungen.
• Gmail am Computer: Zahnrad oben rechts > Alle Einstellungen aufrufen > Tab Allgemein > Abschnitt Signatur. Am Ende Änderungen speichern.
• Apple Mail auf dem Mac: Mail > Einstellungen > Signaturen.

Ausführlich mit allen Versionen: Outlook-Signatur ändern, Gmail-Signatur ändern und Apple-Mail-Signatur auf Mac und iPhone.

Signatur für ein ganzes Team

Wenn fünf Leute ihre Signatur selbst bauen, entstehen fünf Schriften, drei Logoversionen und eine falsche Geschäftsführerliste. Gerade die Pflichtangaben müssen aber bei allen stimmen. Für kleine Teams ohne IT-Abteilung reicht oft:

1. Ein Design und eine Vorlage festlegen, inklusive des genauen Pflichtangaben-Blocks.
2. Diese Vorlage an einem Ort ablegen, den alle finden.
3. Jede Person erstellt ihre Signatur nach der Vorlage.
4. Bei jeder Änderung im Handelsregister (neue Geschäftsführung, Umzug) alle Signaturen erneuern.

Signguin ist derzeit für einzelne Personen gebaut: Jede Person erstellt und installiert ihre eigene Signatur. Eine Team-Funktion mit zentraler Verwaltung gibt es noch nicht (es gibt eine Warteliste). Größere Firmen verteilen Signaturen meist zentral über Microsoft 365 oder Google Workspace oder über spezielle Signatur-Software.

Checkliste vor dem Speichern

• Name ausgeschrieben, Position verständlich, Firma mit Rechtsform
• Eine Telefonnummer im Format +49
• Website ohne „https://www.“
• Logo klein, gehostet, im Dunkelmodus sichtbar
• Pflichtangaben vollständig und aktuell (alle Geschäftsführer, richtige Registernummer)
• Keine Zitate, kein Umwelthinweis, keine Signatur als Bild
• Getestet in Outlook, Gmail und auf dem Handy

Pinguine kommen im Frack zur Welt und müssen über ihr Auftreten nie nachdenken. Uns anderen reichen dafür ein paar Minuten und die Liste oben.

Noch ein Detail: Die Zeile über der Signatur, die Grußformel, prägt den Ton der ganzen Mail. Welche wann passt und warum nach „Mit freundlichen Grüßen“ kein Komma steht, lesen Sie in unserem Ratgeber zur Grußformel in der E-Mail.

Häufige Fragen zur E-Mail-Signatur

Was muss in eine geschäftliche E-Mail-Signatur?

Name, Position, Firma, Telefonnummer und Website. Ist die Firma im Handelsregister eingetragen, kommen Pflichtangaben dazu: bei einer GmbH Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer, bei einer AG zusätzlich der Aufsichtsratsvorsitz, beim e.K. Firma, Rechtsformzusatz, Niederlassung, Registergericht und Nummer.

Ist eine E-Mail-Signatur Pflicht?

Die Signatur selbst nicht, die Angaben schon. GmbH, UG, AG, e.K., OHG und KG müssen ihre Pflichtangaben auf allen Geschäftsbriefen machen, und dazu zählen geschäftliche E-Mails an bestimmte Empfänger. Die Signatur ist der einfachste Weg, das in jeder Mail zu erfüllen. Interne E-Mails sind davon nicht erfasst.

Muss die Umsatzsteuer-ID in die Signatur?

Nein. Umsatzsteuer-ID und Steuernummer müssen auf Rechnungen stehen, nicht in jeder E-Mail. Auch die Bankverbindung gehört nicht in die Standardsignatur. Angaben zum Stamm- oder Grundkapital sind freiwillig; wenn Sie welche machen, dann vollständig mit eventuell ausstehenden Einlagen.

Was droht, wenn die Pflichtangaben fehlen?

Das Registergericht kann ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro je Festsetzung verhängen, auch mehrfach. Die IHKs weisen außerdem auf das Risiko einer Abmahnung durch Mitbewerber hin. Beides vermeiden Sie mit ein paar Zeilen Kleingedrucktem unter der Signatur. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Wie lang sollte eine E-Mail-Signatur sein?

Vier bis sechs Zeilen Kontaktdaten plus Logo. Die Pflichtangaben kommen darunter und zählen nicht mit, sollten aber in zwei bis vier kleinen Zeilen Platz finden. Alles darüber hinaus liest auf dem Handy niemand mehr.

Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur kostenlos?

Mit einem E-Mail-Signatur-Generator wie Signguin: geschäftliche E-Mail-Adresse eingeben, Logo und Farben werden von Ihrer Website übernommen, Design wählen, Pflichtangaben eintragen, kopieren und in Outlook, Gmail oder Apple Mail einfügen. Der kostenlose Tarif kommt ohne Anmeldung aus und enthält drei Designs.

Darf ich Pflichtangaben auf Englisch schreiben?

Die Paragrafen verlangen bestimmte Angaben, nennen aber keine Sprache. Für internationale Kontakte ist eine englische Fassung („Registered office“, „Commercial register“, „Managing directors“) üblich. Lassen Sie Rechtsform und Registergericht im Original, also „GmbH“ und „Amtsgericht Charlottenburg“.