Outlook-Signatur ändern und erstellen: Anleitung für neues Outlook, klassisches Outlook, Web und Mac

Um Ihre Outlook-Signatur zu ändern, öffnen Sie im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web das Zahnrad oben rechts und gehen zu Einstellungen > Konten > Signaturen. Im klassischen Outlook finden Sie die Signaturen unter Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen…, auf dem Mac unter Outlook > Einstellungen > Signaturen. Dort erstellen Sie eine neue Signatur oder bearbeiten eine vorhandene, legen fest, ob sie bei neuen Nachrichten und bei Antworten erscheint, und speichern.

Schwierig ist meist nicht das Ändern selbst, sondern die Frage, welches Outlook Sie vor sich haben. Microsoft liefert derzeit mehrere Varianten aus, und jede hat ihr eigenes Menü und ihren eigenen Speicherort für Signaturen. Diese Anleitung zeigt die Schritte für alle Versionen mit den deutschen Menübezeichnungen, Stand Oktober 2026, abgeglichen mit den deutschen Hilfeseiten von Microsoft. Dazu kommen: Logo einfügen, eine fertige HTML-Signatur übernehmen, den Speicherort finden und die häufigsten Gründe, warum eine Outlook-Signatur nicht angezeigt wird.

Welches Outlook nutzen Sie?

Prüfen Sie das zuerst. Wer die Signatur im falschen Outlook einrichtet, sieht sie später nicht in seinen E-Mails.

„Outlook 365“ ist übrigens keine eigene App. Mit einem Microsoft-365-Abo nutzen Sie eine der Varianten oben: klassisch oder neu unter Windows, im Browser oder auf dem Mac.

Vorab: Signatur einmal gestalten, dann einfügen

Jedes Outlook hat einen kleinen Editor für Name und Telefonnummer. Für eine Signatur mit Logo, Firmenfarben, Social-Media-Icons und zweispaltigem Aufbau ist er unbequem: Das Feld ist klein, und was dort gut aussieht, verrutscht beim Empfänger in Gmail oder Apple Mail gern. Einfacher ist es, die Signatur einmal außerhalb zu gestalten und sie in jedes Outlook einzufügen, das Sie nutzen.

Mit Signguin, einem kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator, dauert das ein paar Minuten. Sie geben Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein, und Signguin übernimmt Logo, Firmenfarben und Kontaktdaten von Ihrer Website. Für die drei kostenlosen Designs brauchen Sie keine Anmeldung. Die Signatur ist als E-Mail-sicheres HTML gebaut (Tabellen und Inline-Styles, so wie Outlook für Windows es braucht), und die Bilder liegen auf den Servern von Signguin. Sie hängen also nicht als Datei an jeder Mail.

Danach folgen Sie einfach den Schritten für Ihre Outlook-Version.

Outlook-Signatur im neuen Outlook für Windows erstellen und ändern

Das neue Outlook für Windows nutzt dieselben Einstellungen wie Outlook im Web.

Neue Signatur erstellen:

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen).
2. Wählen Sie Konten > Signaturen.
3. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook haben, wählen Sie das Konto, zu dem die Signatur gehört.
4. Klicken Sie auf + Neue Signatur und geben Sie einen eindeutigen Namen ein, etwa „Lang“ oder „Kurz für Antworten“.
5. Schreiben Sie die Signatur in das Bearbeitungsfeld oder fügen Sie eine fertige Signatur mit Strg+V ein.
6. Legen Sie unter den Standardsignaturen fest, ob die Signatur automatisch bei neuen Nachrichten und bei Antworten/Weiterleitungen eingefügt wird. Sie können beides auch leer lassen und die Signatur von Hand einfügen.
7. Klicken Sie auf Speichern. Ohne diesen Klick verwirft Outlook die Änderung, wenn Sie das Fenster schließen.

Vorhandene Signatur ändern: Öffnen Sie wieder Einstellungen > Konten > Signaturen, wählen Sie die Signatur aus der Liste, ändern Sie den Text und klicken Sie auf Speichern. In derselben Ansicht können Sie eine Signatur auch umbenennen oder löschen.

Signatur von Hand in eine E-Mail einfügen: Öffnen Sie Neue E-Mail und wählen Sie im Menüband Signatur (je nach Ansicht auf der Registerkarte Nachricht oder Einfügen). Dort stehen alle gespeicherten Signaturen. Über Signaturen… in derselben Liste kommen Sie direkt zurück in die Einstellungen.

Vom klassischen Outlook umgestiegen? Das neue Outlook übernimmt beim ersten Start Ihre Einstellungen aus dem klassischen Outlook, Signaturen eingeschlossen. Laut Microsoft klappt das aber nur, wenn im klassischen Outlook unter Datei > Optionen > Allgemein das Kontrollkästchen Meine Outlook-Einstellungen in der Cloud speichern aktiviert war. Fehlen Ihre Signaturen, aktivieren Sie das Kästchen im klassischen Outlook, starten es neu und gehen dann im neuen Outlook zu Einstellungen > Konten > Ihre Konten. Klicken Sie neben Ihrem obersten Konto auf Verwalten und dann auf Erste Schritte, um den Import zu wiederholen.

Signatur im klassischen Outlook erstellen und ändern

Das klassische Outlook (Outlook 2016, 2019, 2021, 2024 und die Desktop-App aus Microsoft 365) hat ein eigenes Fenster namens Signaturen und Briefpapier.

1. Gehen Sie zu Datei > Optionen > E-Mail und klicken Sie auf Signaturen…. Alternativ: In einer neuen E-Mail auf der Registerkarte Nachricht auf Signatur > Signaturen… klicken.
2. Auf der Registerkarte E-Mail-Signatur klicken Sie unter Signatur zum Bearbeiten auswählen auf Neu, geben im Dialog Neue Signatur einen Namen ein und bestätigen mit OK.
3. Tippen oder fügen Sie die Signatur im Feld Signatur bearbeiten ein. Die kleine Symbolleiste darüber ändert Schriftart, Farbe, Größe und Ausrichtung.
4. Wählen Sie rechts unter Standardsignatur auswählen im Feld E-Mail-Konto das passende Konto.
5. Stellen Sie bei Neue Nachrichten Ihre Signatur ein.
6. Stellen Sie bei Antworten/Weiterleitungen dieselbe oder eine kürzere Signatur ein, oder lassen Sie (ohne) stehen.
7. Klicken Sie auf OK.

Eine Eigenheit, auf die Microsoft selbst hinweist: Wenn Sie die Signatur aus einer geöffneten E-Mail heraus anlegen, fügt das klassische Outlook sie dieser einen E-Mail nicht hinzu, auch wenn sie als Standard eingestellt ist. Fügen Sie sie dort von Hand ein (Nachricht > Signatur) oder öffnen Sie eine neue E-Mail. Ab dann erscheint sie automatisch.

Vorhandene Signatur ändern: Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen…, Signatur in der Liste anklicken, im Feld Signatur bearbeiten ändern, dann Speichern und OK.

Signatur in Outlook im Web und Outlook.com ändern

Das gilt für private Konten auf outlook.com und für Geschäfts- oder Schulkonten auf outlook.office.com.

1. Klicken Sie oben rechts auf Einstellungen (Zahnrad).
2. Wählen Sie Konten > Signaturen.
3. Klicken Sie auf + Neue Signatur und vergeben Sie einen Namen, oder wählen Sie eine vorhandene Signatur aus.
4. Tippen oder fügen Sie die Signatur in das Bearbeitungsfeld ein.
5. Legen Sie fest, ob sie bei neuen Nachrichten und bei Antworten/Weiterleitungen erscheint.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Ältere Anleitungen schicken Sie noch zu „Einstellungen > E-Mail > Verfassen und Antworten“. Die Signaturen liegen inzwischen unter Konten.

Nutzen Sie dasselbe Microsoft-365- oder Outlook.com-Konto auch im neuen Outlook für Windows, taucht die im Web gespeicherte Signatur dort ebenfalls auf und umgekehrt. Mehr dazu weiter unten im Abschnitt zu den Roaming-Signaturen.

Signatur in Outlook für Mac ändern

Microsoft unterscheidet zwei Mac-Versionen: das aktuelle Outlook für Mac und Legacy-Outlook für Mac. Für die Legacy-Version endet der Support laut Microsoft im Oktober 2026. Wer sie noch nutzt, sollte jetzt wechseln.

Outlook für Mac (aktuelle Version)

1. Wählen Sie im Menü Outlook den Punkt Einstellungen.
2. Klicken Sie unter E-Mail auf Signaturen.
3. Wählen Sie Standard, um die vorhandene Signatur umzubenennen und zu bearbeiten, oder klicken Sie auf das Pluszeichen für eine neue.
4. Tippen oder fügen Sie die Signatur im Signatur-Editor ein (Cmd+V). Bilder, Links und Tabellen finden Sie unter Weitere Elemente anzeigen.
5. Wählen Sie unter Auswählen, welche Signatur angezeigt wird Ihr Konto und stellen Sie Für neue Nachrichten und Für Antworten oder Weiterleitungen ein.
6. Schließen Sie das Fenster Signaturen. Die Änderungen sind damit gespeichert.

Zum Ändern wählen Sie unter Signaturname die gewünschte Signatur und klicken auf Bearbeiten. Von Hand einfügen: In den Nachrichtentext klicken und im Menüband Signatur wählen.

Legacy-Outlook für Mac

1. Menü Outlook > Einstellungen, dann unter E-Mail auf Signaturen.
2. Doppelklicken Sie auf Unbenannt und vergeben Sie einen Namen, oder fügen Sie mit dem Pluszeichen eine neue Signatur hinzu.
3. Text eingeben oder einfügen. Bilder fügen Sie über Bilder ein (Fotobrowser oder Bild aus Datei).
4. Unter Standardsignatur auswählen das Konto wählen und Neue Nachrichten sowie Antworten/Weiterleitungen festlegen.
5. Beide Fenster schließen.

Outlook-Signatur entfernen oder abschalten

• Nicht mehr automatisch einfügen: Stellen Sie bei den Standardsignaturen für neue Nachrichten und für Antworten/Weiterleitungen keine Signatur ein (im klassischen Outlook (ohne)). Die Signatur bleibt gespeichert und lässt sich weiter von Hand einfügen.
• Ganz löschen: Im klassischen Outlook die Signatur im Fenster Signaturen und Briefpapier markieren und auf Löschen klicken. Im neuen Outlook, im Web und auf dem Mac entfernen Sie sie in derselben Signaturliste, in der Sie sie angelegt haben.
• Nur aus einer E-Mail entfernen: Markieren Sie die Signatur im Entwurf und löschen Sie sie wie normalen Text.

Standardsignatur: neue Nachrichten, Antworten und mehrere Konten

Die meisten Menschen fahren gut mit zwei Signaturen: einer vollständigen für neue E-Mails und einer kurzen für Antworten. In einem langen Verlauf wiederholt sich sonst Ihr Logo samt Adressblock in jeder Antwort. Legen Sie also zwei Signaturen an, zum Beispiel „Lang“ und „Kurz“, und weisen Sie „Lang“ den neuen Nachrichten und „Kurz“ den Antworten/Weiterleitungen zu. Alle Outlook-Versionen oben haben diese beiden Einstellungen.

Eine gute Kurzsignatur besteht aus Name, Position und Telefonnummer, sonst nichts:

Julia Schneider
Immobilienmaklerin, Schneider Immobilien
+49 40 34567890

Haben Sie mehrere E-Mail-Konten in einem Outlook, gelten die Standards pro Konto:

• Klassisches Outlook: im Fenster Signaturen und Briefpapier oben rechts das E-Mail-Konto umschalten und dann die Standards festlegen.
• Neues Outlook: in Einstellungen > Konten > Signaturen zuerst das Konto wählen.
• Mac: unter Auswählen, welche Signatur angezeigt wird (Legacy: Standardsignatur auswählen) jedes Konto einzeln einstellen.

Wechseln Sie beim Schreiben das Absenderkonto, tauscht das klassische Outlook die Signatur automatisch gegen die Standardsignatur des neuen Kontos aus.

Bild oder Logo in die Outlook-Signatur einfügen

Sie haben zwei Wege: Sie fügen das Bild im Outlook-Editor ein, oder Sie fügen eine fertige Signatur ein, in der das Logo schon steckt.

Klassisches Outlook:

1. Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen… öffnen und unter Signatur zum Bearbeiten auswählen die Signatur anklicken.
2. Im Editor auf die Schaltfläche Bild klicken, die Bilddatei suchen und Einfügen wählen.
3. Zum Verkleinern mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken, Bild wählen, die Registerkarte Größe öffnen und Seitenverhältnis sperren aktiviert lassen.
4. Zweimal mit OK bestätigen.

Neues Outlook und Outlook im Web: In Einstellungen > Konten > Signaturen an die gewünschte Stelle klicken und in der Symbolleiste unter dem Editor das Bild-Symbol (Bilder inline einfügen) nutzen. Wählen Sie eine Datei, die lokal auf Ihrem Rechner liegt, nicht in OneDrive oder SharePoint. Eine Antwort im Microsoft-Forum vom August 2026 nennt genau das als häufigen Grund, warum beim Einfügen scheinbar nichts passiert. Klappt es trotzdem nicht, fügen Sie das Bild in eine normale neue E-Mail ein, kopieren es dort und setzen es in den Signatur-Editor.

Mac: Im Signatur-Editor über Weitere Elemente anzeigen (Legacy: Bilder).

Microsoft nennt .bmp, .gif, .jpg und .png als Bildformate. Nehmen Sie PNG für Logos und JPG für Fotos. SVG sieht auf Websites gestochen scharf aus, wird aber laut caniemail.com in älteren Versionen wie Outlook 2007 bis 2016 für Windows und Outlook 2016 für Mac nicht angezeigt. Halten Sie das Logo klein: Die Höhe von drei bis vier Textzeilen reicht völlig.

Warum das Logo manchmal als Anhang ankommt: Fügen Sie ein Bild von Ihrem Rechner ein, bettet Outlook die Datei in jede E-Mail ein. Viele E-Mail-Programme beim Empfänger zeigen sie dann als Anhang „image001.png“ an, mit Büroklammer am Betreff. Wird das Bild dagegen online gehostet und nur verlinkt, hängt nichts an der Mail. Deshalb kommen Signaturen aus einem Generator mit gehosteten Bildern in der Regel ohne Anhang an. Ein Detail dazu steht weiter unten bei den Problemen.

HTML-Signatur aus einem Generator in Outlook einfügen

So kommt eine gestaltete Signatur sauber in Outlook:

1. Öffnen Sie die Signatur im Browser und klicken Sie auf den Kopieren-Button (in Signguin heißt er Signatur kopieren). Ohne Button: Signatur mit der Maus markieren und Strg+C drücken (Cmd+C auf dem Mac).
2. Öffnen Sie den Signatur-Editor Ihrer Outlook-Version (siehe oben) und legen Sie eine neue Signatur an.
3. Klicken Sie in das Bearbeitungsfeld und drücken Sie Strg+V (Cmd+V). Nicht „Nur Text einfügen“ wählen, sonst ist das Layout weg.
4. Standards festlegen und auf Speichern bzw. OK klicken.
5. Schicken Sie sich eine Test-E-Mail, am besten auch an eine Gmail-Adresse, und öffnen Sie sie auf dem Handy.

Warum Kopieren aus dem Browser besser funktioniert als Abtippen oder Code:

• Kopieren Sie eine fertig angezeigte Signatur aus dem Browser, nimmt die Zwischenablage das Format mit: Tabellenaufbau, Farben, Links und Bildverweise. Outlook übernimmt das so.
• Fügen Sie dagegen den HTML-Quelltext ein (der Text, der mit <table> beginnt), zeigt Outlook den Code als Text an. Kopieren Sie also die Ansicht, nicht den Code. Den reinen HTML-Code brauchen Sie nur für Programme, die ausdrücklich ein Feld für HTML haben.
• Microsoft schlägt vor, aufwendige Signaturen in Word zu gestalten. Das funktioniert, aber Word bringt eigene Formatierungen mit, die Abstände in anderen E-Mail-Programmen verschieben können.

Eine Einstellung macht alles zunichte: Schreibt Outlook Ihre E-Mails als Nur-Text, kommt jede Signatur als nackter Text an. Im klassischen Outlook prüfen Sie das unter Datei > Optionen > E-Mail > Nachrichten in diesem Format verfassen (HTML wählen). Im neuen Outlook unter Einstellungen > E-Mail > Verfassen und Antworten > Nachrichtenformat.

Der kostenlose Tarif von Signguin enthält die Einrichtung für Outlook per Kopieren und Einfügen, mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für neues Outlook, klassisches Outlook und Outlook für Mac direkt in der App. Für Gmail gibt es zusätzlich die Option, die Signatur direkt in Gmail einzurichten.

Pflichtangaben: Was in eine geschäftliche Signatur gehört

Für viele Unternehmen in Deutschland ist die Signatur mehr als eine Visitenkarte. Geschäftliche E-Mails zählen als Geschäftsbriefe, und dafür schreiben die Gesetze bestimmte Angaben vor. Eine GmbH muss nach § 35a GmbHG unter anderem Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben. Für eingetragene Kaufleute gilt § 37a HGB (Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht, Registernummer). Für OHG, KG und AG gibt es eigene Paragrafen.

In Signguin steht dafür das Feld Rechtlicher Hinweis / Pflichtangaben zur Verfügung, auch im kostenlosen Tarif. Es setzt die Angaben als Kleingedrucktes unter die Signatur. Welche Angaben für welche Rechtsform gelten, mit Beispiel, erklärt unser Ratgeber zur E-Mail-Signatur. Das ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung oder IHK.

Signatur auf allen Geräten: Roaming-Signaturen

Seit Outlook Build 2303 speichert Microsoft Signaturen im Postfach statt nur auf einem PC. Das heißt Roaming-Signaturen. Laut Microsoft gilt:

• Es funktioniert für Postfächer in Microsoft 365 oder Outlook.com. Für lokale Exchange-Server, Postfächer bei Drittanbietern und POP-/IMAP-Konten gibt es das noch nicht.
• Beim Umstellen kopiert das klassische Outlook die Signaturen ins Postfach, die als Standard für Neue Nachrichten oder Antworten/Weiterleitungen eingestellt sind. Diese stehen dann auf anderen Windows-PCs und in Outlook im Web bereit.
• Alle anderen Signaturen bleiben lokal unter dem Eintrag Signaturen auf diesem Gerät. Sie lassen sich weiter einfügen, aber erst bearbeiten, wenn Sie sie einem Konto zuordnen.

Die Faustregel lautet also: Soll eine Signatur überall sein, machen Sie sie zur Standardsignatur eines Kontos.

Nicht dabei sind, Stand Oktober 2026:

• Die Outlook-App auf iPhone, iPad und Android. Ein Moderator im Microsoft-Forum hat im November 2025 bestätigt, dass Roaming-Signaturen dort nicht unterstützt werden. Mehr dazu weiter unten.
• Outlook für Mac. Laut derselben Antwort nutzt der Mac lokale Signaturen. Richten Sie die Signatur dort separat ein.

Für IT-Verantwortliche: Mit dem DWORD-Wert DisableRoamingSignatures = 1 unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\ lässt sich die Funktion im klassischen Outlook abschalten.

Outlook-Signatur: Speicherort auf dem PC

Klassisches Outlook für Windows speichert Signaturen als Dateien in diesem Ordner:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Das entspricht C:\Benutzer\<Ihr Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Öffnen geht am schnellsten so: Windows-Taste + R drücken, den Pfad einfügen, Enter. Der Ordner heißt nicht auf jedem Rechner gleich: Je nach Sprache der Office-Installation kann er auch Signaturen heißen. Findet Windows den Pfad nicht, geben Sie %APPDATA%\Microsoft ein und schauen nach, welcher der beiden Ordner dort liegt.

Jede Signatur besteht aus drei Dateien und einem Ordner:

• Name.htm für HTML-E-Mails
• Name.rtf für Rich-Text-E-Mails
• Name.txt für Nur-Text-E-Mails
• Name_files, ein Ordner mit den Bildern der Signatur

Signaturen sichern oder auf einen neuen PC übertragen: Outlook schließen, den ganzen Signaturordner kopieren (nicht einzelne Dateien), auf dem neuen Rechner an dieselbe Stelle legen, Outlook starten und unter Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen… die Standards je Konto neu setzen. Die Zuordnung zu den Konten wandert mit den Dateien nicht zuverlässig mit. Tauchen die zurückkopierten Signaturen nur unter Signaturen auf diesem Gerät auf, sind sie keinem Konto zugeordnet: Kopieren Sie den Inhalt in eine neu angelegte Kontosignatur.

Neues Outlook und Outlook im Web legen keine Signaturdateien auf dem PC ab. Die Signaturen liegen im Postfach auf den Servern von Microsoft, darum gibt es keinen Ordner. Zum Sichern öffnen Sie die Signatur unter Einstellungen > Konten > Signaturen, markieren den Inhalt im Editor und kopieren ihn in ein Dokument.

Sind Ihre Signaturen nach einem Update „verschwunden“, schauen Sie zuerst an zwei Stellen nach, bevor Sie alles neu anlegen: im klassischen Outlook unter Signaturen auf diesem Gerät und in Outlook im Web unter Einstellungen > Konten > Signaturen.

Outlook-Signatur wird nicht angezeigt: Ursachen und Lösungen

Keine Signatur in neuen E-Mails. Fast immer fehlt die Standardsignatur für dieses Konto. Prüfen Sie im passenden Outlook, ob bei Neue Nachrichten wirklich Ihre Signatur steht und nicht (ohne), und ob Sie das richtige Konto gewählt haben. Im neuen Outlook außerdem: Haben Sie auf Speichern geklickt?

Signatur bei neuen E-Mails, aber nicht bei Antworten. Das ist kein Fehler. Antworten/Weiterleitungen sind eine eigene Einstellung, und im klassischen Outlook steht sie standardmäßig auf (ohne). Stellen Sie dort eine Signatur ein. Fehlt sie nur bei bestimmten Antworten, war die ursprüngliche Mail vermutlich Nur-Text: Dann antwortet das klassische Outlook auch in Nur-Text. Mit Text formatieren > HTML im Nachrichtenfenster stellen Sie diese eine Antwort um.

Signatur im falschen Outlook eingerichtet. Klassisches Outlook, neues Outlook, Web, Mac und App können jeweils eigene Signaturen haben. Eine Signatur im klassischen Outlook, die nicht als Standard gesetzt ist, erscheint zum Beispiel nie im Web.

Schaltfläche „Signatur“ ausgegraut oder Signaturen weg. Häufig nach der Umstellung auf Roaming-Signaturen. Suchen Sie unter Signaturen auf diesem Gerät. Hilft das nicht, löschen Sie die Signatur, legen sie unter neuem Namen wieder an, setzen sie als Standard und starten Outlook neu. Ist das Feld dauerhaft gesperrt, verwaltet Ihre IT die Signaturen zentral. Dann hilft nur die IT.

Empfänger sehen leere Kästchen statt Logo. Das klassische Outlook lädt Bilder aus dem Internet standardmäßig nicht automatisch herunter. Der Empfänger sieht einen Rahmen und muss auf Bilder herunterladen klicken oder Sie zur Liste sicherer Absender hinzufügen. Ändern können Sie das nicht, aber Sie können vorsorgen: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse immer als echten Text, nie als Teil eines Bildes.

Rotes X und die Meldung „Das verknüpfte Bild kann nicht angezeigt werden“. Nach den Updates vom 12. Mai 2026 zeigte das klassische Outlook in allen unterstützten Versionen Bilder in E-Mails und Signaturen nicht an. Microsoft hat den Fehler laut Hilfeseite (Stand 5. Juni 2026) behoben. Aktualisieren Sie Office über Datei > Office-Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren. Microsoft warnt, dass Antworten und Weiterleitungen aus dieser Zeit das Bild dauerhaft verloren haben können.

Logo kommt als Anhang „image001.png“ an. Das Bild wurde eingebettet statt verlinkt (siehe Abschnitt zum Logo). Auch bei verlinkten Bildern kann das klassische Outlook die Bilder beim Senden herunterladen und einbetten. Microsoft-MVP Robert Sparnaaij beschreibt dafür den Registry-Wert Send Pictures With Document (DWORD) unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Mail: Mit 0 bleiben Bilder verlinkt. Am Firmenrechner fragen Sie vorher die IT.

Signatur sieht beim Empfänger anders aus. Meist wegen der Bauweise: Schriften, die der Empfänger nicht installiert hat, werden ersetzt, und Bilder als SVG oder WebP zeigen ältere Outlook-Versionen für Windows nicht an. Eine Signatur aus Tabellen, Standardschriften und gehosteten PNG-Bildern hält am besten.

Signatur in der Outlook-App auf iPhone und Android

Die Outlook-App hat eine eigene Signatur. Ihre Desktop-Signatur kommt dort nicht an, auch nicht mit Roaming-Signaturen.

1. Öffnen Sie die Outlook-App und tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild.
2. Tippen Sie auf das Zahnrad (Einstellungen).
3. Tippen Sie unter Mail auf Signatur.
4. Löschen Sie die voreingestellte Zeile, die auf die Outlook-App hinweist, und geben Sie Ihre Signatur ein.
5. Haben Sie mehrere Konten in der App, aktivieren Sie Signatur pro Konto und füllen Sie jedes Konto einzeln aus.
6. Gehen Sie zurück. Die Signatur ist damit gespeichert.

Microsoft beschreibt für die App nur Text und den Schalter Signatur pro Konto. Bilder, Logos oder HTML erwähnt die Hilfeseite nicht, und Berichte von Nutzern widersprechen sich: Auf dem iPhone bleibt eine eingefügte Signatur mit Logo manchmal erhalten, manchmal nicht, auf Android meist gar nicht. Unser Rat: In der App eine kurze Textsignatur (Name, Position, Telefonnummer im Format +49, Website), die gestaltete Signatur am Rechner und im Web. Lesen Sie Ihre Mails auf dem iPhone in Apples Mail-App statt in Outlook, gilt deren Signatur; das steht in unserer Anleitung zur Apple-Mail-Signatur.

Kurze Checkliste nach dem Speichern

• Schicken Sie sich eine neue E-Mail und eine Antwort. Steht jeweils die richtige Signatur darunter?
• Öffnen Sie die Test-E-Mail in einem anderen Programm, etwa Gmail, und auf dem Handy.
• Kommt das Logo als Anhang an? Dann ist es eingebettet statt gehostet.
• Richten Sie die Outlook-App separat ein.
• Nutzen Sie auch Gmail? Dann folgen Sie unserer Anleitung Gmail-Signatur ändern.

Ein Hinweis zum Schluss: Die Grußformel („Viele Grüße“, „Beste Grüße“) gehört in die E-Mail selbst, nicht in die Signatur. Welche Formel wann passt, steht in unserem Ratgeber zur Grußformel in der E-Mail. Pinguine kommen übrigens schon im Frack zur Welt. Ihre E-Mails brauchen dafür nur eine ordentliche Signatur.

Häufige Fragen

Wo finde ich die Signatur im neuen Outlook?

Unter Einstellungen > Konten > Signaturen. Die Einstellungen öffnen Sie über das Zahnrad oben rechts. Dort wählen Sie das Konto, legen mit + Neue Signatur eine Signatur an oder bearbeiten eine vorhandene, bestimmen die Standards für neue Nachrichten und Antworten und klicken auf Speichern. In Outlook im Web ist der Weg identisch.

Warum erscheint meine neue Signatur nicht in der gerade geöffneten E-Mail?

Das klassische Outlook fügt eine neu angelegte Standardsignatur nicht in die E-Mail ein, die beim Anlegen schon offen war. Microsoft weist darauf in der eigenen Anleitung hin. Fügen Sie die Signatur dort über Nachricht > Signatur von Hand ein oder schließen Sie den Entwurf. Jede neue E-Mail bekommt sie ab dann automatisch.

Wie füge ich in Outlook eine Signatur manuell ein?

Öffnen Sie eine neue E-Mail oder Antwort und klicken Sie im Menüband auf Signatur. Im klassischen Outlook finden Sie die Schaltfläche auf der Registerkarte Nachricht, im neuen Outlook je nach Ansicht unter Nachricht oder Einfügen. In der Liste stehen alle gespeicherten Signaturen. Ein Klick genügt, und Outlook setzt die gewählte Signatur ans Ende der E-Mail.

Wird meine Outlook-Signatur auf dem Handy angezeigt?

Nein. Die Outlook-Apps für iPhone und Android haben eine eigene Signatur, und Roaming-Signaturen erreichen sie laut Microsoft-Forum (Stand November 2025) nicht. Richten Sie die Signatur in der App unter Einstellungen > Mail > Signatur ein. Mit Signatur pro Konto bekommt jedes Konto in der App seine eigene.

Wo ist der Speicherort der Outlook-Signatur?

Im klassischen Outlook für Windows unter %APPDATA%\Microsoft\Signatures, je nach Office-Sprache auch im Ordner „Signaturen“. Jede Signatur besteht dort aus einer .htm-, .rtf- und .txt-Datei plus einem Ordner mit Bildern. Das neue Outlook und Outlook im Web speichern Signaturen im Postfach bei Microsoft, auf dem PC gibt es dafür keine Dateien.

Kann ich unterschiedliche Signaturen für neue E-Mails und Antworten nutzen?

Ja. Legen Sie zwei Signaturen an und weisen Sie in den Standardsignaturen die lange den neuen Nachrichten und die kurze den Antworten/Weiterleitungen zu. Das geht in jeder Outlook-Version außer der App. Haben Sie mehrere Konten, stellen Sie das für jedes Konto einzeln ein.