Gmail-Signatur ändern und erstellen: Anleitung für Computer, iPhone und Android

Um Ihre Gmail-Signatur am Computer zu ändern, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen) und dann auf Alle Einstellungen aufrufen. Scrollen Sie im Tab Allgemein zum Abschnitt Signatur, klicken Sie auf die vorhandene Signatur oder auf + Neu erstellen, bearbeiten Sie den Text und wählen Sie unter Standardeinstellungen für Signaturen, wann sie eingefügt wird. Zum Schluss ganz unten auf Änderungen speichern klicken. Die Gmail-App auf dem Handy hat eine eigene Einstellung namens Mobile Signatur.

Das ist die Kurzfassung. Darunter finden Sie die genauen Schritte für alles, woran es in der Praxis hakt: Logo einfügen, eine lange Signatur für neue E-Mails und eine kurze für Antworten, Signaturen für weitere Absenderadressen, die Gmail-App und die Fehlermeldung, wenn die Signatur zu lang ist. Alle Menüpunkte entsprechen dem deutschen Gmail, Stand Oktober 2026.

Kurzanleitung: Gmail-Signatur erstellen oder ändern

1. Öffnen Sie Gmail am Computer im Browser.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad und dann auf Alle Einstellungen aufrufen.
3. Scrollen Sie im Tab Allgemein zum Abschnitt Signatur.
4. Klicken Sie auf + Neu erstellen oder auf die Signatur, die Sie ändern möchten.
5. Tippen oder fügen Sie die Signatur in das Textfeld rechts ein.
6. Wählen Sie unter Standardeinstellungen für Signaturen, ob sie für neue E-Mails, für Antworten oder für beides gilt.
7. Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Eine Gmail-Signatur darf laut Google bis zu 10.000 Zeichen lang sein. Bilder und Formatierungen zählen mit, nicht nur der sichtbare Text.

Gmail-Signatur am Computer erstellen: Schritt für Schritt

Die Schritte gelten für private @gmail.com-Konten und für Google-Workspace-Konten von Firma oder Hochschule.

Schritt 1: Alle Einstellungen öffnen. Ein Klick auf das Zahnrad öffnet nur die Schnelleinstellungen am rechten Rand. Die Signatur steht dort nicht. Klicken Sie deshalb oben in diesem Bereich auf Alle Einstellungen aufrufen.

Schritt 2: Abschnitt „Signatur“ suchen. Sie landen im Tab Allgemein. Scrollen Sie nach unten, vorbei an Sprache und weiteren Optionen, bis zum Abschnitt Signatur.

Schritt 3: Signatur anlegen. Klicken Sie auf + Neu erstellen, geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie. Den Namen sehen nur Sie, zum Beispiel „Lang“ oder „Kurz für Antworten“.

Schritt 4: Inhalt eingeben. Klicken Sie in das Feld rechts und tragen Sie Name, Position, Firma und Kontaktdaten ein. Die Leiste über dem Feld ändert Schriftart, Größe, Fett, Kursiv und Textfarbe, setzt Links und fügt Bilder ein. Haben Sie die Signatur in einem Generator gestaltet, fügen Sie sie hier ein (siehe weiter unten).

Schritt 5: Standardeinstellungen festlegen. Direkt unter dem Editor stehen unter Standardeinstellungen für Signaturen zwei Auswahllisten: Für neue E-Mails verwenden und Bei Antworten/Weiterleitungen verwenden. Wählen Sie Ihre neue Signatur in einer oder in beiden. Lassen Sie diesen Schritt aus, existiert die Signatur zwar, aber Gmail fügt sie nie ein. Das ist der häufigste Grund für „meine Signatur funktioniert nicht“.

Schritt 6: Speichern. Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf Änderungen speichern. Vorher ist nichts gespeichert. Wer die Seite ohne diesen Klick verlässt, verliert die Änderungen.

Öffnen Sie danach mit Schreiben eine neue E-Mail. Die Signatur steht unten im Entwurf.

Gmail-Signatur ändern, umbenennen oder löschen

1. Zahnrad > Alle Einstellungen aufrufen.
2. Im Tab Allgemein zu Signatur scrollen und auf die Signatur klicken, die Sie ändern möchten.
3. Den Text im Feld rechts anpassen.
4. Zum Umbenennen auf Bearbeiten (Stiftsymbol) neben dem Namen klicken.
5. Unten auf Änderungen speichern klicken.

Löschen: Signatur anklicken, auf Löschen (Papierkorbsymbol) klicken, bestätigen und Änderungen speichern. Wollen Sie die Signatur behalten, aber nicht mehr automatisch einfügen, stellen Sie stattdessen beide Standardeinstellungen auf Keine Signatur.

Signatur beim Schreiben wechseln

Auch für eine einzelne E-Mail lässt sich die Signatur tauschen. Klicken Sie im Entwurf unten in der Leiste auf Signatur einfügen (das Stiftsymbol) und wählen Sie eine andere Signatur oder gar keine. Das betrifft nur diese eine E-Mail.

Mehrere Gmail-Signaturen: neue E-Mails und Antworten

Gmail speichert beliebig viele Signaturen. Bewährt hat sich diese Aufteilung:

• Für neue E-Mails verwenden: die vollständige Signatur mit Logo, Telefon, Website und gegebenenfalls Pflichtangaben.
• Bei Antworten/Weiterleitungen verwenden: eine Kurzfassung, zum Beispiel Name, Position und Telefonnummer.

In einem langen Mailverlauf wiederholt sich sonst bei jeder Antwort der komplette Block mit Logo. Der Empfänger hat Ihre Daten ohnehin aus der ersten E-Mail.

Signatur über dem zitierten Text platzieren

Standardmäßig setzt Gmail die Signatur in Antworten ganz nach unten, unter den gesamten zitierten Verlauf. Unter den Standardeinstellungen finden Sie ein Kontrollkästchen mit dem Wortlaut „Signatur vor dem Text der vorherigen Nachrichten in Antworten einfügen und die Zeile ‚--‘ davor entfernen“. Setzen Sie das Häkchen und speichern Sie. Die Signatur steht dann direkt unter Ihrer Antwort, wo sie gelesen wird, und die zwei Striche, die Gmail sonst über die Signatur setzt, fallen weg.

Eigene Signatur für „Senden als“-Adressen

Senden Sie aus einem Gmail-Konto von mehreren Adressen, etwa von Ihrer eigenen und von info@ihrefirma.de, kann jede Adresse eine eigene Signatur bekommen. Wählen Sie die Adresse im Abschnitt Signatur über das Drop-down-Menü oberhalb des Textfelds und legen Sie dann die Standards für diese Adresse fest.

Fehlt das Drop-down-Menü, öffnen Sie in den Einstellungen den Tab Konten und Import und prüfen, ob die Adressen unter Senden als eingetragen sind. Erst dann erscheinen sie bei der Signatur.

Zwei getrennte Google-Konten (etwa privat und Firma) sind etwas anderes: Jedes Konto hat eigene Einstellungen und braucht eine eigene Signatur.

Bild oder Logo in die Gmail-Signatur einfügen

1. Zahnrad > Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein > Signatur und die Signatur anklicken.
2. Den Cursor an die Stelle setzen, an der das Logo stehen soll.
3. In der Leiste über dem Editor auf Bild einfügen klicken.
4. Eine der drei Quellen wählen:
   • Meine Ablage: ein Bild aus Ihrem Google Drive.
   • Upload: eine Datei von Ihrem Rechner.
   • Webadresse (URL): der Link zu einem Bild, das öffentlich im Internet liegt.
5. Das Bild im Editor anklicken und die Größe wählen: Klein, Mittel, Groß oder Originalgröße.
6. Änderungen speichern.

Drei Punkte ersparen viel Ärger:

• Bilder aus Drive müssen öffentlich freigegeben sein. Stellen Sie die Datei in Drive auf Jeder, der über den Link verfügt mit der Rolle Betrachter. Sonst sehen Empfänger ein kaputtes Bild. Löschen Sie die Datei später in Drive, verschwindet auch das Logo aus Ihrer Signatur.
• Firmenkonten zeigen oft nur „Webadresse (URL)“. Verbietet die IT in Google Workspace die öffentliche Freigabe von Drive-Dateien, funktionieren Upload und Drive nicht. Dann bleibt nur der Link zu einem öffentlich gehosteten Bild, oder Sie bitten den Administrator um die Freigabe.
• Größe vorher anpassen. Google empfiehlt ein Signaturbild von 70 bis 100 Pixel Höhe und 300 bis 400 Pixel Breite, höchstens 100 Pixel hoch und 1.000 Pixel breit. Ein großes Foto direkt vom Handy kann das Zeichenlimit sprengen.

Nehmen Sie PNG für Logos und Icons und JPG für Fotos. SVG ist in E-Mails unzuverlässig: Gmail wandelt SVG inzwischen in PNG um, ältere Versionen wie Outlook 2007 bis 2016 für Windows zeigen es gar nicht an (caniemail.com, Test September 2026). Ihre Empfänger nutzen nicht alle Gmail.

Signatur aus einem Generator in Gmail einfügen

Gmail hat kein Feld für HTML-Code. Den Quelltext einer gestalteten Signatur können Sie dort nicht einfügen, die fertig angezeigte Signatur aber schon. So funktioniert jeder Gmail-Signatur-Generator:

1. Signatur im Generator gestalten.
2. Auf den Kopieren-Button klicken (oder die Signatur in der Vorschau markieren und Strg+C drücken, auf dem Mac Cmd+C). Kopiert wird die Ansicht, nicht der HTML-Code.
3. In Gmail zu Alle Einstellungen aufrufen > Signatur gehen, in das Feld klicken und Strg+V bzw. Cmd+V drücken.
4. Layout prüfen, Standardeinstellungen für Signaturen setzen und Änderungen speichern.

Worauf Sie achten sollten:

• Aus dem Browser kopieren, nicht aus Word oder Google Docs. Textprogramme bringen viel unsichtbaren Formatierungscode mit. Der zählt zum 10.000-Zeichen-Limit und ist eine häufige Ursache für die Fehlermeldung „zu lang“.
• Bilder sollten online gehostet sein. Ein guter Generator legt Logo und Icons auf einen Server und verlinkt sie. Ein eingebettetes Bild kann das Limit allein überschreiten.
• Social-Media-Icons als PNG, nicht als SVG (siehe oben).

Wer sich das Kopieren sparen will: Mit Signguin können Sie die Signatur direkt in Gmail einrichten lassen. Sie geben Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein, Signguin übernimmt Logo, Firmenfarben und Kontaktdaten von Ihrer Website, Sie wählen ein Design und klicken auf Automatisch in Gmail einrichten. Die Signatur landet dann in den Gmail-Einstellungen Ihrer Hauptabsenderadresse. Gmail verbinden Sie dafür einmal: Google fragt, ob Signguin Ihre Gmail-Einstellungen ändern darf. Ihre E-Mails liest Signguin nie, und den Zugriff behält Signguin danach nicht. Jede Signguin-Signatur bleibt unter dem 10.000-Zeichen-Limit, und die Bilder liegen auf Servern von Signguin, sodass sie nicht verschwinden, wenn sich Ihre Website ändert. Für den kostenlosen Tarif brauchen Sie keine Anmeldung. Prüfen Sie danach kurz die Standardeinstellungen in Gmail.

Nutzen Sie zusätzlich Outlook? Dann hilft unsere Anleitung Outlook-Signatur ändern, dieselbe Signatur dort einzufügen.

Gmail-App: mobile Signatur auf iPhone und Android

Die Gmail-App hat eine eigene Signatur, die Mobile Signatur. Sie gilt nur für E-Mails, die Sie aus der App auf diesem Gerät senden. Googles Anleitung beschreibt dafür nur Text. Logo, Formatierung und klickbare Icons lassen sich dort in der Praxis nicht anlegen.

Gmail-App auf iPhone oder iPad

1. Gmail-App öffnen.
2. Oben links auf das Dreistrich-Menü tippen, dann auf Einstellungen.
3. Bei mehreren Konten das gewünschte Konto antippen (jedes Konto hat eine eigene Einstellung).
4. Unter E-Mails schreiben und beantworten auf Signatureinstellungen tippen.
5. Mobile Signatur aktivieren.
6. Signatur eingeben.
7. Auf Zurück tippen, um zu speichern.

Gmail-App auf Android

1. Gmail-App öffnen.
2. Oben links auf das Dreistrich-Menü tippen.
3. Nach unten scrollen und auf Einstellungen tippen.
4. Das Google-Konto wählen.
5. Auf Mobile Signatur tippen.
6. Text eingeben und auf OK tippen.

Der Trick: Desktop-Signatur mit Logo auch vom Handy senden

Diesen Punkt lassen die meisten Anleitungen weg. Google schreibt in der eigenen Hilfe: Wenn Sie in der Gmail-App keine Signatur erstellen, verwenden neue Nachrichten die Signatur, die Sie am Computer eingerichtet haben. Wollen Sie also Ihre vollständige Signatur samt Logo auch unter E-Mails vom Handy haben, gehen Sie so vor:

• Richten Sie die Signatur am Computer ein, wie oben beschrieben.
• Lassen Sie in der App die Mobile Signatur ausgeschaltet (iPhone) bzw. leer (Android).

Im Entwurf auf dem Handy sehen Sie die Signatur unter Umständen nicht. Schicken Sie sich deshalb eine Test-E-Mail und schauen Sie, wie sie ankommt. Haben Sie früher eine mobile Signatur eingerichtet, schalten Sie sie aus oder leeren Sie das Feld, denn sie ersetzt die Desktop-Signatur.

Das gilt nur für die Gmail-App. Lesen Sie Ihr Gmail-Konto auf dem iPhone in Apples Mail-App, kommt die Signatur aus deren Einstellungen. Wie das geht, zeigt unsere Anleitung zur Apple-Mail-Signatur.

Das 10.000-Zeichen-Limit

Google erlaubt bis zu 10.000 Zeichen pro Signatur. Das klingt nach viel, aber gezählt wird alles, was Gmail speichert: der Text, der Formatierungscode und eingebettete Bilder. Eine reine Textsignatur kommt nie in die Nähe. Eng wird es in drei Fällen:

• Kopiert aus Word oder Google Docs: jede Menge versteckter Stilcode.
• Bild eingebettet statt verlinkt: Die Bilddaten stecken dann direkt in der Signatur. Google rät bei einer Fehlermeldung ausdrücklich, die Bildgröße zu verringern.
• Lange Tracking-Links: Bei Links mit vielen Parametern zählt jedes Zeichen mit.

Abhilfe: Signatur löschen, aus einer Browser-Vorschau neu einfügen, Logo über Webadresse (URL) statt als Datei einbinden und lange Links kürzen.

Gmail-Signatur funktioniert nicht? Häufige Probleme

Die Signatur erscheint nicht in neuen E-Mails. Prüfen Sie die Standardeinstellungen für Signaturen. Steht dort Keine Signatur, fügt Gmail nichts ein. Prüfen Sie auch die Absenderadresse: Bei mehreren Adressen braucht jede ihren eigenen Standard. Und: Haben Sie auf Änderungen speichern geklickt?

Das Bild zeigt ein Fragezeichen oder ein kaputtes Symbol. Stammt es aus Drive, stellen Sie die Datei auf öffentlich (Jeder, der über den Link verfügt, Betrachter). Sonst löschen Sie das Bild und fügen es auf einem anderen Weg neu ein (Upload, Meine Ablage oder Webadresse). Google empfiehlt außerdem, den Browser-Cache zu leeren, die Cookies für mail.google.com zu löschen oder es in einem Inkognitofenster bzw. einem anderen Browser zu versuchen.

Die Formatierung sieht falsch aus oder es tauchen fremde Zeichen auf. Markieren Sie die Signatur und klicken Sie auf Formatierung entfernen, dann neu formatieren. Ist die Leiste ausgegraut und über dem Feld steht „Nur-Text“, öffnen Sie mit Schreiben eine neue E-Mail, klicken unten rechts auf das Dreipunkt-Menü und deaktivieren Nur-Text-Modus.

Die Signatur ist hinter drei Punkten versteckt. In einem Verlauf blendet Gmail wiederholte Inhalte aus. Ein Klick auf die drei Punkte (Vollständigen Inhalt anzeigen) zeigt die Signatur. Mit der Signatur selbst ist alles in Ordnung.

Vom Handy kommt nur eine Textsignatur. In der Gmail-App ist eine mobile Signatur aktiv. Schalten Sie sie aus, damit die Desktop-Signatur greift.

Unter Ihren Mails steht ein Firmentext, den Sie nie eingetragen haben. In Google Workspace kann der Administrator eine Fußzeile für ausgehende E-Mails festlegen. Sie sehen sie beim Schreiben nicht und können sie nicht ändern. Standardmäßig wird sie nur an Empfänger außerhalb der Organisation angehängt. Sprechen Sie mit Ihrer IT, bevor Sie dieselben Angaben zusätzlich in Ihre Signatur schreiben, sonst stehen sie doppelt da.

Pflichtangaben in der geschäftlichen Gmail-Signatur

Schreiben Sie geschäftlich, etwa als GmbH, UG oder eingetragener Kaufmann, gelten für E-Mails dieselben Pflichtangaben wie für Geschäftsbriefe. Für eine GmbH verlangt § 35a GmbHG unter anderem Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer. Gmail hat dafür kein eigenes Feld: Die Angaben gehören in kleiner Schrift ans Ende der Signatur. In Signguin gibt es dafür das Feld Rechtlicher Hinweis / Pflichtangaben, auch im kostenlosen Tarif. Was für welche Rechtsform gilt, mit Beispielen, erklärt unser Ratgeber zur E-Mail-Signatur. Keine Rechtsberatung.

Was in eine gute Gmail-Signatur gehört

Vier bis sechs Zeilen reichen: vollständiger Name, Position, Firma, eine Telefonnummer im internationalen Format (+49 30 …), Website und höchstens ein bis zwei Links, etwa LinkedIn oder ein Buchungslink. Ein kleines Logo genügt als Markenzeichen. Lassen Sie Lebensweisheiten weg. Die Grußformel („Viele Grüße“, „Beste Grüße“) gehört in die E-Mail selbst, über die Signatur. Welche Formel zu welchem Anlass passt, steht in unserem Ratgeber zur Grußformel in der E-Mail.

Häufige Fragen

Warum finde ich die Signatur in den Gmail-Einstellungen nicht?

Das Zahnrad öffnet nur die Schnelleinstellungen, und dort gibt es keine Signatur. Klicken Sie oben in diesem Bereich auf Alle Einstellungen aufrufen, bleiben Sie im Tab Allgemein und scrollen Sie nach unten bis Signatur. In der Gmail-App heißt die Einstellung Mobile Signatur und liegt unter Einstellungen beim jeweiligen Konto.

Wie lang darf eine Gmail-Signatur sein?

Bis zu 10.000 Zeichen. Google zählt dabei alles, was gespeichert wird, also auch Formatierungscode und eingebettete Bilder. Eine Textsignatur erreicht das nie. Eine aus Word kopierte Signatur oder ein eingebettetes großes Bild kann das Limit überschreiten, dann speichert Gmail die Signatur nicht. Verlinkte Bilder und das Einfügen aus dem Browser helfen.

Kann ich in Gmail eine andere Signatur für Antworten verwenden?

Ja. Legen Sie zwei Signaturen an und wählen Sie unter Standardeinstellungen für Signaturen bei Für neue E-Mails verwenden die lange und bei Bei Antworten/Weiterleitungen verwenden die kurze. So wiederholt sich in langen Verläufen nicht bei jeder Antwort der komplette Block mit Logo und Adresse.

Wie füge ich ein Logo in die Gmail-Signatur ein?

Öffnen Sie Alle Einstellungen aufrufen > Signatur, setzen Sie den Cursor und klicken Sie auf Bild einfügen. Wählen Sie Meine Ablage, Upload oder Webadresse (URL), dann die Größe, und speichern Sie. Bilder aus Drive müssen öffentlich freigegeben sein. In Firmenkonten funktioniert oft nur die Webadresse.

Warum sieht meine Gmail-Signatur auf dem Handy anders aus?

Entweder ist in der Gmail-App eine mobile Signatur aktiv, die Ihre Desktop-Signatur durch reinen Text ersetzt, oder Sie senden aus einer anderen App wie Apple Mail oder Outlook, die eigene Signaturen haben. Schalten Sie die mobile Signatur aus oder richten Sie die Signatur in der App ein, aus der Sie tatsächlich senden.

Wie entferne ich meine Signatur in Gmail?

Gehen Sie zu Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein > Signatur. Stellen Sie beide Standardeinstellungen auf Keine Signatur, wenn Sie die Signatur für später behalten möchten, oder klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um sie zu löschen. Danach Änderungen speichern. In der App schalten Sie die mobile Signatur aus oder leeren das Feld.