Signature Gmail : créer, modifier et ajouter un logo (ordinateur, iPhone et Android)

Pour créer ou modifier votre signature Gmail sur ordinateur, cliquez sur la roue dentée Paramètres en haut à droite, puis sur Voir tous les paramètres. Dans l'onglet Général, descendez jusqu'à la section Signature, créez une signature ou cliquez sur celle à modifier, choisissez quand l'utiliser dans les paramètres par défaut, puis cliquez sur Enregistrer les modifications tout en bas de la page. L'application Gmail sur téléphone a son propre réglage, la Signature mobile.

Voilà pour la version courte. La suite détaille les cas où l'on bloque : ajouter un logo, garder une signature complète pour les nouveaux e-mails et une plus courte pour les réponses, gérer plusieurs adresses, configurer l'application mobile, et comprendre le message d'erreur quand la signature est trop longue.

Créer une signature Gmail en 7 étapes

1. Ouvrez Gmail dans un navigateur, sur ordinateur.
2. Cliquez sur la roue dentée Paramètres en haut à droite, puis sur Voir tous les paramètres.
3. Dans l'onglet Général, descendez jusqu'à la section Signature.
4. Cliquez sur le bouton de création pour une nouvelle signature, ou cliquez sur une signature existante pour la modifier.
5. Tapez ou collez votre signature dans le champ de droite.
6. Juste en dessous, dans les paramètres par défaut, choisissez-la pour les nouveaux e-mails, pour les réponses et transferts, ou pour les deux.
7. Descendez tout en bas et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Selon Google, une signature peut contenir jusqu'à 10 000 caractères, et les images comptent dans ce total.

Créer une signature Gmail sur ordinateur, étape par étape

Ces étapes valent pour un compte @gmail.com personnel comme pour un compte Google Workspace (professionnel ou scolaire).

1. Ouvrez tous les paramètres. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite. Un panneau de réglages rapides s'ouvre, mais la signature n'y figure pas : cliquez sur Voir tous les paramètres, en haut de ce panneau.

2. Trouvez la section Signature. Vous arrivez sur l'onglet Général. Faites défiler la page (après la langue, l'annulation d'envoi, etc.) jusqu'à la section Signature.

3. Créez la signature. Cliquez sur le bouton de création, donnez un nom à la signature et validez. Ce nom sert uniquement à vous y retrouver (par exemple « Complète » ou « Réponse courte ») : vos destinataires ne le voient jamais.

4. Rédigez ou collez le contenu. Cliquez dans le champ de droite et tapez votre nom, votre fonction, votre entreprise et vos coordonnées. La barre d'outils au-dessus permet de choisir police, taille, gras, italique, couleur, d'ajouter des liens et d'insérer une image. Si vous avez créé votre signature dans un générateur, collez-la ici (voir plus bas).

5. Réglez les paramètres par défaut. Sous l'éditeur, deux menus déroulants indiquent quelle signature utiliser pour les nouveaux e-mails, et laquelle pour les réponses et transferts. Choisissez votre nouvelle signature dans l'un ou l'autre, ou dans les deux. Si vous sautez cette étape, la signature existe mais Gmail ne l'ajoute jamais : c'est la raison la plus fréquente d'une signature qui « ne marche pas ».

6. Enregistrez. Descendez tout en bas de la page et cliquez sur Enregistrer les modifications. Rien n'est enregistré avant ce clic : si vous quittez la page, vos changements sont perdus.

Ouvrez ensuite un nouveau message : votre signature apparaît en bas de la fenêtre de rédaction.

Modifier ou supprimer une signature Gmail

Pour modifier une signature Gmail :

1. Cliquez sur Paramètres, puis Voir tous les paramètres.
2. Dans Général, descendez jusqu'à Signature et cliquez sur la signature à changer.
3. Modifiez-la dans le champ de droite.
4. Pour la renommer, cliquez sur Modifier (l'icône crayon) à côté de son nom.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la page.

Pour la supprimer, cliquez dessus, puis sur Supprimer (l'icône corbeille), confirmez avec Supprimer, et enregistrez. Pour la garder sans l'utiliser automatiquement, laissez-la en place et choisissez « aucune signature » dans les deux menus des paramètres par défaut.

Changer de signature pour un seul e-mail : dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l'icône Insérer une signature (un stylo) dans la barre du bas et choisissez une autre signature, ou aucune. Ce choix ne vaut que pour le message en cours.

Plusieurs signatures : une pour les nouveaux e-mails, une pour les réponses

Gmail vous laisse enregistrer plusieurs signatures et décider laquelle va où. Le réglage qui convient à la plupart des gens :

• Pour les nouveaux e-mails : la signature complète, avec logo, téléphone et site.
• Pour les réponses et transferts : une version courte, par exemple nom, fonction et téléphone.

Dans un long échange, un bloc complet avec logo répété à chaque réponse encombre le fil. Une signature de réponse sur une ou deux lignes reste lisible, et votre correspondant a déjà toutes vos coordonnées depuis le premier message.

Placer la signature au-dessus du texte cité. Par défaut, Gmail ajoute votre signature tout en bas d'une réponse, sous l'historique de la conversation. Sous les menus des paramètres par défaut, une case permet d'insérer la signature avant le texte cité et de supprimer les deux tirets « -- » que Gmail place au-dessus. Cochez-la, puis enregistrez : votre signature se place juste sous ce que vous venez d'écrire, là où on la lit vraiment.

Une signature par adresse « Envoyer des e-mails en tant que »

Si vous envoyez depuis plusieurs adresses avec le même compte Gmail (par exemple votre adresse et contact@votre-entreprise.fr), chaque adresse peut avoir sa propre signature. Dans la section Signature, utilisez le menu déroulant situé au-dessus du champ pour choisir l'adresse, puis réglez ses paramètres par défaut.

Pas de menu déroulant ? Ouvrez l'onglet Comptes et importation et vérifiez que vos adresses figurent bien dans la section Envoyer des e-mails en tant que. Une adresse n'apparaît dans les réglages de signature qu'une fois ajoutée là.

Attention, c'est différent d'avoir deux comptes Google distincts : un Gmail personnel et un compte Workspace professionnel ont chacun leurs réglages, et chacun a besoin de sa propre signature.

Ajouter une image ou un logo à votre signature Gmail

1. Allez dans Paramètres > Voir tous les paramètres > Général > Signature et sélectionnez votre signature.
2. Placez le curseur à l'endroit du logo.
3. Cliquez sur l'icône d'insertion d'image dans la barre d'outils de l'éditeur.
4. Choisissez l'une des trois sources proposées par Google :
   • Mon Drive : une image stockée dans votre Google Drive ;
   • Importer : un fichier de votre ordinateur ;
   • Adresse Web (URL) : le lien d'une image publique en ligne.
5. Cliquez sur l'image dans l'éditeur pour choisir sa taille : Petite, Moyenne, Grande ou Taille d'origine.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Trois détails qui évitent bien des frustrations :

• Une image Drive doit être partagée publiquement. Dans Drive, réglez le partage sur Tous les utilisateurs disposant du lien avec le rôle Lecteur, sinon vos destinataires voient une image cassée. Et si vous supprimez ce fichier de Drive, le logo disparaît de votre signature.
• Certains comptes professionnels n'ont que l'option URL. Quand l'administrateur Workspace bloque le partage public des fichiers Drive, il ne reste que l'ajout par Adresse Web (URL), avec une image déjà hébergée en ligne. Google conseille alors de demander à l'administrateur d'autoriser le partage public.
• Redimensionnez avant d'importer. Google recommande une image de 70 à 100 pixels de haut et de 300 à 400 pixels de large, avec un maximum de 100 x 1 000 pixels. Une grande photo prise au téléphone peut faire dépasser la limite de caractères et déclencher une erreur.

Coller une signature depuis un générateur

Gmail n'a pas de champ pour du code HTML. Vous ne pouvez pas coller le code d'une signature, mais vous pouvez coller la signature affichée. C'est ainsi que fonctionnent tous les générateurs de signature :

1. Créez votre signature dans le générateur.
2. Utilisez son bouton de copie (dans Signguin : Copier la signature), ou sélectionnez toute la signature dans l'aperçu et faites Ctrl+C (Windows) ou Cmd+C (Mac). Copiez la signature telle que vous la voyez, pas le code.
3. Dans Gmail, allez dans Paramètres > Voir tous les paramètres > Signature, cliquez dans le champ et faites Ctrl+V ou Cmd+V.
4. Vérifiez la mise en page, réglez les paramètres par défaut et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Ce qu'il faut surveiller au collage :

• Copiez depuis un navigateur, pas depuis Word ou Google Docs. Les traitements de texte ajoutent beaucoup de code de mise en forme invisible. Ce code compte dans les 10 000 caractères et explique souvent le message « trop long ».
• Les images doivent être hébergées en ligne. Un bon générateur place votre logo et vos icônes sur un serveur et les appelle par un lien. Une image collée comme fichier intégré peut dépasser la limite à elle seule.
• Les icônes des réseaux sociaux doivent être en PNG. Gmail convertit les images SVG en PNG, et Outlook 2007 à 2016 pour Windows ne les affiche pas du tout : vos destinataires sur ces anciennes versions verraient des icônes vides.

Vous pouvez aussi éviter le copier-coller. Avec Signguin, vous entrez votre adresse professionnelle, Signguin récupère le logo, les couleurs et les coordonnées de votre entreprise sur votre site, vous choisissez un modèle, puis le bouton Ajouter automatiquement dans Gmail installe la signature directement dans les paramètres Gmail de votre adresse d'envoi principale. Vous connectez Gmail une fois : Signguin demande uniquement l'autorisation de modifier vos paramètres Gmail, ne lit jamais vos e-mails et ne conserve pas l'accès ensuite. Chaque signature Signguin respecte la limite de 10 000 caractères, et ses images sont hébergées par Signguin : elles restent en place même si votre site change. L'offre gratuite ne demande aucune inscription.

La limite de 10 000 caractères de Gmail

Google fixe la limite à 10 000 caractères par signature. Ce chiffre ne porte pas seulement sur le texte visible : il inclut le code de mise en forme et les images. En pratique :

• Une signature texte (nom, fonction, téléphone, site) fait quelques centaines de caractères et n'approche jamais la limite.
• Une signature avec logo hébergé (appelé par une adresse web) reste légère, car seule l'adresse de l'image est comptée.
• Une signature collée depuis Word ou contenant une image intégrée peut dépasser la limite. Gmail refuse alors de l'enregistrer et affiche une erreur.

Pour rester sous la limite : copiez depuis un navigateur, utilisez des images hébergées ou insérées par Adresse Web (URL), et évitez les liens de suivi interminables.

Signature Gmail sur mobile (iPhone et Android)

L'application Gmail a son propre réglage, la Signature mobile. D'après Google, elle ne s'applique qu'aux e-mails envoyés depuis l'application. Google ne décrit que la saisie de texte : en pratique, pas de logo, pas de mise en forme, pas d'icônes cliquables.

Application Gmail sur iPhone ou iPad

1. Ouvrez l'application Gmail.
2. Touchez Menu (les trois traits) en haut à gauche, puis Paramètres.
3. Si l'application contient plusieurs comptes, touchez celui à régler (chaque compte a son propre réglage).
4. Sous Rédiger et répondre, touchez Paramètres de signature.
5. Activez Signature mobile.
6. Ajoutez ou modifiez votre signature.
7. Touchez Retour pour enregistrer.

Application Gmail sur Android

1. Ouvrez l'application Gmail.
2. Touchez Menu en haut à gauche.
3. Faites défiler vers le bas et touchez Paramètres.
4. Sélectionnez le compte Google concerné.
5. Touchez Signature mobile.
6. Saisissez votre signature et touchez OK.

L'astuce : garder votre signature de bureau (avec logo) sur le téléphone

C'est le point que la plupart des guides oublient. L'aide de Google l'écrit noir sur blanc : si vous ne créez pas de signature dans l'application Gmail, les nouveaux messages utilisent la signature configurée sur votre ordinateur. Donc, pour envoyer votre signature complète, logo compris, depuis votre téléphone :

• Configurez la signature complète dans Gmail sur ordinateur, comme expliqué plus haut.
• Dans l'application, laissez Signature mobile désactivée (iPhone) ou vide (Android).

Il est possible que vous ne voyiez pas la signature pendant la rédaction sur le téléphone : envoyez-vous un e-mail de test pour vérifier ce qui arrive. Si vous aviez activé une signature mobile, désactivez-la ou videz-la, car elle remplace celle du bureau.

Tout ceci ne concerne que l'application Gmail. Si vous lisez votre Gmail dans l'application Mail d'Apple, c'est la signature définie dans les réglages de l'iPhone qui s'applique : voir notre guide signature mail iPhone.

Gmail au travail : le pied de page ajouté par l'administrateur

Avec un compte Google Workspace, votre administrateur peut ajouter un pied de page standard à tous les e-mails sortants, depuis la console d'administration. Côté utilisateur, retenez trois choses :

• Vous ne voyez pas ce pied de page pendant la rédaction, et vous ne pouvez ni le modifier ni le supprimer.
• Par défaut, il s'ajoute seulement aux e-mails envoyés en dehors de votre organisation.
• Après une modification par l'administrateur, la prise en compte peut prendre jusqu'à 24 heures.

Si un destinataire externe vous signale une mention légale sous vos e-mails que vous n'avez jamais ajoutée, c'est probablement ce pied de page. Vérifiez auprès de votre administrateur avant d'ajouter les mêmes informations dans votre signature, sinon vos destinataires les verront deux fois.

Signature Gmail qui ne s'affiche pas : problèmes fréquents

La signature n'apparaît pas dans les nouveaux e-mails. Vérifiez les paramètres par défaut : si « aucune signature » est sélectionné, Gmail n'ajoute rien. Vérifiez aussi l'adresse d'expédition : avec plusieurs adresses, chacune a ses propres réglages. Et assurez-vous d'avoir cliqué sur Enregistrer les modifications.

Gmail refuse d'enregistrer : signature trop longue. Vous dépassez les 10 000 caractères, code caché compris. Causes habituelles : une image collée comme fichier intégré, ou une signature copiée depuis Word ou Google Docs. Solution : effacez la signature et recollez-la depuis l'aperçu d'un navigateur, ou insérez le logo par Adresse Web (URL).

L'image s'affiche comme un point d'interrogation ou une icône cassée. Si elle vient de Drive, partagez le fichier avec Tous les utilisateurs disposant du lien (rôle Lecteur). Sinon, Google conseille de supprimer l'image et de la réimporter avec une autre méthode (Importer, Mon Drive ou Adresse Web (URL)), de vider le cache du navigateur ou d'essayer dans une fenêtre de navigation privée.

La mise en forme est bizarre ou des caractères en trop apparaissent. Sélectionnez la signature et cliquez sur Supprimer la mise en forme dans la barre d'outils, puis remettez en forme.

Impossible de mettre en forme, « texte brut » s'affiche au-dessus du champ. Ouvrez Nouveau message, cliquez sur Autres options (les trois points en bas à droite) et décochez Mode Texte brut.

La signature est cachée derrière trois points. Dans un fil, Gmail masque le contenu répété. Faites défiler le message jusqu'en bas et cliquez sur Afficher le contenu abrégé. La signature n'a aucun problème.

Le téléphone envoie une signature en texte brut. Une signature mobile est activée dans l'application Gmail. Désactivez-la pour retrouver celle du bureau.

Que mettre dans votre signature Gmail ?

Visez quatre à six lignes : prénom et nom, fonction, entreprise, un numéro de téléphone au format international, le site web, et au plus un ou deux liens (LinkedIn, prise de rendez-vous). Un petit logo suffit pour l'image de marque. Par exemple :

Thomas Lefèvre
Conseiller en gestion de patrimoine
Cabinet Lefèvre & Associés, Bordeaux
+33 5 36 49 12 34 | cabinet-lefevre.fr

Laissez de côté les citations et les longs avertissements, sauf obligation de votre secteur. Si vous devez ajouter une mention légale ou de confidentialité, Signguin a un champ Mention légale qui l'affiche en petit sous la signature. La formule de politesse (« Cordialement », « Bien à vous ») se place dans le corps du message, au-dessus de la signature : voir nos formules de politesse pour un mail. Pour aller plus loin sur le contenu et la présentation, lisez notre guide signature mail. Et si vous envoyez aussi depuis Outlook, voici comment créer une signature Outlook.

FAQ

Où trouver la signature dans Gmail ?

La roue dentée ouvre un panneau de réglages rapides qui ne contient pas la signature. Cliquez sur Voir tous les paramètres en haut de ce panneau, restez sur l'onglet Général et descendez jusqu'à Signature. Dans l'application mobile, le réglage s'appelle Paramètres de signature sur iPhone et Signature mobile sur Android, dans les paramètres de chaque compte.

Combien de caractères peut contenir une signature Gmail ?

10 000 caractères. La limite compte tout ce que Gmail enregistre, y compris le code de mise en forme et les images, pas seulement le texte visible. Une signature texte n'en approche jamais, mais une signature copiée depuis Word ou contenant une image intégrée peut la dépasser, et Gmail refuse alors de l'enregistrer.

Peut-on avoir une signature Gmail différente pour les réponses ?

Oui. Créez deux signatures, puis dans les paramètres par défaut, choisissez la première pour les nouveaux e-mails et la seconde pour les réponses et transferts. Beaucoup de gens utilisent une signature complète pour le premier message et une version d'une ligne pour les réponses, pour que les longs échanges ne répètent pas le logo à chaque message.

Comment ajouter des liens ou des icônes de réseaux sociaux ?

Pour un lien texte, sélectionnez les mots dans l'éditeur de signature, cliquez sur l'icône de lien et collez l'adresse. Pour une icône, insérez-la comme image (en PNG, pas en SVG), puis ajoutez un lien sur l'image. Un générateur de signature le fait pour vous et garde des icônes petites et de taille fixe.

Pourquoi ma signature Gmail est-elle différente sur mon téléphone ?

Soit une signature mobile est activée dans l'application Gmail, et elle remplace votre signature de bureau par du texte simple ; soit vous envoyez depuis Mail ou Outlook sur le téléphone, qui ont leurs propres réglages. Désactivez la signature mobile de Gmail, ou réglez la signature dans l'application que vous utilisez vraiment.

Comment supprimer ma signature Gmail ?

Allez dans Paramètres > Voir tous les paramètres > Général > Signature. Choisissez « aucune signature » dans les deux menus des paramètres par défaut (la signature reste enregistrée), ou cliquez dessus puis sur Supprimer, et terminez par Enregistrer les modifications. Dans l'application, désactivez ou videz la signature mobile.