Signature mail : que mettre, dans quel ordre et quelles mentions obligatoires

Une bonne signature mail tient en quatre à six lignes : prénom et nom, poste, entreprise, un numéro de téléphone et le site web, avec éventuellement un petit logo. Le nom vient en premier et ressort le plus, tout le reste est sobre, et l'ensemble ne dépasse pas 600 pixels de large. Si vous écrivez au nom d'une société immatriculée, le Code de commerce demande en plus certaines mentions sur « toutes correspondances » : numéro SIREN, mention RCS suivie de la ville, siège social, et pour une SARL ou une SAS la forme juridique et le capital. Le plus simple est de les placer en petit en bas de la signature.

Voilà pour la réponse courte. La suite détaille quoi mettre et dans quel ordre, ce qu'il vaut mieux retirer, ce que dit exactement le Code de commerce, deux signatures types, les repères de dimensions, comment créer votre signature gratuitement et comment l'installer dans Outlook, Gmail et sur iPhone.

Que mettre dans une signature mail (et dans quel ordre)

Une signature répond à trois questions : qui êtes-vous, que faites-vous, comment vous joindre. Tout ce qui ne sert pas l'une des trois peut partir. Voici l'ordre qui fonctionne pour presque tous les métiers, de haut en bas :

1. Prénom et nom. Celui que vous voulez qu'on utilise : « Camille Laurent », pas « C. Laurent ». C'est la ligne la plus grande ou la plus grasse.
2. Poste. Court et compréhensible de l'extérieur. « Responsable commerciale » vaut mieux que « Head of Business Development EMEA » si vos clients sont en France.
3. Entreprise. Écrite comme sur vos factures. Pour une société, la dénomination sociale complète (voir les mentions obligatoires plus bas).
4. Un numéro de téléphone. Celui auquel vous répondez vraiment. Si vous échangez avec l'étranger, au format international : +33 4 65 71 12 34.
5. Site web. Court et cliquable, sans « https://www. » : morandeau-plomberie.fr.
6. Adresse (si elle sert). Utile pour les commerces, artisans, cabinets, restaurants, et tous ceux qui reçoivent du public. Sinon, elle peut rester dans les mentions légales du bas.
7. Logo. Petit, environ 120 à 180 pixels de large. Il identifie l'entreprise d'un coup d'œil.
8. Réseaux sociaux (facultatif, trois au maximum). Seulement les profils tenus à jour et utiles pour le travail : LinkedIn d'abord, pour la plupart des gens.
9. Un appel à l'action (facultatif). Un bouton « Prendre rendez-vous » ou « Demander un devis », si vos interlocuteurs ont régulièrement besoin de le faire.
10. Mentions légales et avertissements (si nécessaire). Toujours en dernier, toujours en petit.

Inutile de répéter votre adresse e-mail : le destinataire l'a déjà, dans le champ « De ». Seule exception : si vos mails sont souvent transférés ou imprimés (par exemple vers le service comptable d'un client), une ligne avec l'adresse ne fait pas de mal.

Signature mail professionnelle, freelance ou étudiante ?

Une signature mail professionnelle d'entreprise suit cet ordre, avec plus de poids sur l'entreprise : logo, site et mentions obligatoires. Un indépendant peut mettre la personne en avant et transformer la ligne « entreprise » en description : « Léa Fontaine, graphiste indépendante pour les commerces de bouche ». Un étudiant ou un alternant remplace l'entreprise par son école, son diplôme et l'année : « Master 2 Marketing digital, IAE de Lyon, promotion 2027 ».

Ce qu'il vaut mieux retirer

L'erreur la plus fréquente n'est pas l'oubli, c'est l'excès. Chaque ligne en trop rend les autres plus difficiles à trouver, surtout sur un téléphone.

• Les citations. Une citation inspirante qui plaît à un lecteur en agace un autre. Un slogan d'entreprise passe s'il dit ce que vous faites (« Dépannage plomberie 7 j/7 »).
• Trois ou quatre numéros. Fixe, portable, ligne directe et fax pour une seule personne : gardez-en un, deux au maximum.
• Votre adresse e-mail en double. Voir plus haut.
• « Pensez à l'environnement avant d'imprimer ce mail ». Une ligne de plus sous chaque message, et personne n'imprime ses mails à cause d'une signature.
• Les GIF animés. Ils alourdissent le mail, détournent l'attention et ne s'animent pas partout.
• Une signature entièrement en image. Beaucoup de messageries bloquent les images tant que le destinataire n'a pas cliqué sur « afficher les images ». Si votre nom et votre numéro sont dans l'image, ils disparaissent. Les lecteurs d'écran ne peuvent pas les lire non plus. Gardez le texte sous forme de texte, avec un petit logo.
• Les polices fantaisie. Outlook et beaucoup d'autres messageries n'affichent que les polices installées chez le destinataire. Votre police de marque devient Times New Roman.
• « Envoyé de mon iPhone ». Sans gravité, mais c'est une publicité pour Apple. Remplacez-la par une signature courte (voir la signature mail sur iPhone).

Mentions obligatoires : ce que dit le Code de commerce

Pour une entreprise, c'est la question qui compte le plus. Voici ce que disent les textes, vérifiés sur Légifrance le 5 octobre 2026. Ceci n'est pas un conseil juridique : les règles varient selon votre forme juridique et votre activité, demandez confirmation à votre expert-comptable ou à votre conseil.

Article R123-237 : les mentions sur les correspondances

L'article R123-237 du Code de commerce (version en vigueur depuis le 15 mai 2022) dispose que :

« Toute personne immatriculée indique sur ses factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom : 1° Le numéro unique d'identification de l'entreprise délivré conformément à l'article D. 123-235 ; 2° La mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ; 3° Le lieu de son siège social ; »

Les points suivants ajoutent, selon les cas, la mention de la liquidation, la qualité de locataire-gérant, et pour un entrepreneur individuel le nom d'exercice précédé ou suivi des mots « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI ». Le texte précise que toute infraction est punie de l'amende des contraventions de 4e classe, soit 750 euros au plus pour une personne physique selon l'article 131-13 du Code pénal.

Article R123-238 : forme juridique et capital

L'article R123-238 ajoute que « les actes et documents émanant de la société et destinés aux tiers, notamment les lettres, factures, annonces et publications diverses » indiquent la dénomination sociale, précédée ou suivie de la forme juridique : « SARL » et le montant du capital social pour une SARL, « SAS », « SA » ou « SCA » et le montant du capital pour les sociétés par actions, « SNC » ou « SCS » pour les sociétés de personnes.

Et le mail dans tout ça ?

Soyons honnêtes : ni R123-237 ni R123-238 ne citent le mail en toutes lettres. Mais R123-237 vise « toutes correspondances » sans distinguer leur forme, et le droit européen dont ces règles découlent, la directive (UE) 2017/1132 (article 26), vise les lettres et bons de commande d'une société, qu'ils soient sur papier ou sur un autre support. La lecture prudente est donc de considérer que vos mails professionnels envoyés à des clients, fournisseurs ou partenaires sont concernés. Ajouter ces mentions en bas de la signature ne coûte que deux lignes.

En pratique, pour une SARL :

Julien Morandeau
Gérant, Morandeau Plomberie
04 65 71 12 34 · morandeau-plomberie.fr

Morandeau Plomberie SARL au capital de 10 000 €
RCS Lyon 123 456 789 · Siège social : 12 rue de la République, 69002 Lyon

Récapitulatif par statut

Le numéro de TVA intracommunautaire n'est pas dans la liste de R123-237. Il est exigé sur les factures, pas dans la signature, mais rien ne vous empêche de l'y ajouter. Les professions réglementées (avocats, experts-comptables, agents immobiliers, professions de santé) ont souvent leurs propres usages : barreau d'inscription, numéro de carte professionnelle, numéro RPPS. Demandez à votre ordre ou à votre fédération.

Les avertissements de confidentialité

Le paragraphe « Ce message et ses pièces jointes sont confidentiels... » n'est imposé par aucun des textes ci-dessus. Il est utile si votre profession, votre employeur ou un contrat client l'exige. Sinon, c'est surtout du bruit. Si vous en mettez un : deux ou trois lignes, en dernier, en petit gris. Dans l'éditeur Signguin, le champ gratuit « Mention légale » sert exactement à ça : il ajoute un petit texte sous votre signature, que ce soit vos mentions RCS ou un avertissement.

La signature mail selon votre métier

L'ordre de base vaut pour tout le monde ; seul l'accent change. Un artisan met son téléphone et sa zone d'intervention en avant, un avocat choisit une mise en page sobre avec son barreau, un agent immobilier ajoute sa photo, un cabinet de santé son adresse et son lien de prise de rendez-vous. Deux cas reviennent chez presque tout le monde :

Salarié d'une PME

Camille Laurent
Responsable commerciale, Atlantique Emballages
+33 2 61 91 45 20 · atlantique-emballages.fr

Version courte pour les réponses et le mobile

Julien Morandeau · Morandeau Plomberie
04 65 71 12 34

Gmail et Outlook permettent d'utiliser une signature pour les nouveaux messages et une autre, plus courte, pour les réponses. Dans un long fil de discussion, la version courte évite de répéter dix fois le même bloc.

Pour un artisan, un avocat, un agent immobilier, un micro-entrepreneur, un président de SAS, une association ou un étudiant, vous trouverez une signature prête à copier pour chaque cas dans nos exemples de signature mail.

Dimensions : les repères essentiels

• Largeur et hauteur : 600 pixels de large au maximum (400 à 500 pour rester lisible sur un téléphone), et 100 à 200 pixels de haut.
• Images : logo de 120 à 180 pixels de large, photo de 80 à 100 pixels, icônes de 20 à 24 pixels, enregistrés au double de leur taille d'affichage pour rester nets.
• Texte : 13 à 14 pixels, le nom en gras, en 16 à 18 pixels, dans une police installée partout (Arial, Verdana, Georgia...).
• Mode sombre : un logo foncé sur fond transparent disparaît ; prévoyez une version claire ou activez « Fond blanc derrière le logo » dans l'éditeur Signguin.

Le détail de chaque chiffre, les recommandations de Google pour Gmail, le poids des images et les formats à éviter sont dans notre guide sur la taille d'une signature mail.

Créer sa signature mail gratuitement

Vous pouvez tout faire à la main dans Gmail ou Outlook. Le problème, c'est le code : les messageries ne sont pas des navigateurs web, et Outlook classique pour Windows utilise le moteur de Word pour afficher les mails. Une signature faite dans Word, Canva ou un éditeur web s'affiche souvent mal chez le destinataire. Les signatures qui s'affichent correctement partout sont construites avec des tableaux, des styles intégrés et des images de taille fixe, ce qui est fastidieux à la main.

Un générateur de signature mail s'en charge. Avec Signguin, un générateur de signature mail gratuit :

1. Saisissez votre e-mail professionnel et cliquez sur « Créer ma signature ». Signguin lit le site de votre entreprise et récupère le logo, les couleurs de marque et les coordonnées. Avec une adresse personnelle (gmail.com, orange.fr), indiquez votre site ou partez de zéro.
2. Vérifiez vos informations à l'étape « Vous » : prénom et nom, poste, téléphone, site. Les champs vides sont masqués. Ajoutez vos mentions RCS ou un avertissement dans le champ « Mention légale ».
3. Choisissez un modèle à l'étape « Style », parmi 23 modèles pensés par métier. Trois sont gratuits : Classique, Simple et Artisan.
4. Vérifiez l'aperçu sur « Ordinateur » et « Mobile », en clair et en « Mode sombre ».
5. Installez-la : « Ajouter automatiquement dans Gmail » l'installe directement dans Gmail (Google vous demande l'autorisation de modifier vos paramètres Gmail ; Signguin ne lit jamais vos e-mails et ne conserve pas l'accès). Pour Outlook, Apple Mail et les autres, cliquez sur « Copier la signature » et suivez le guide pas à pas.

Ce qui est gratuit : sans inscription ni carte bancaire, trois modèles, votre logo et vos couleurs, toutes les options d'installation, avec un petit lien « Créé avec Signguin » en bas.

Premium, un paiement unique pour une personne, sans abonnement, ajoute votre photo, les 23 modèles, les boutons et bannières, et retire le lien.

Ce que Signguin ne fait pas : pas de gestion d'équipe pour l'instant (liste d'attente), pas de déploiement centralisé depuis Microsoft 365 ou Google Workspace, pas de statistiques de clics. Si vous devez imposer une signature à cinquante boîtes mail depuis une console d'administration, il vous faut un outil d'entreprise.

Vous pouvez enregistrer votre signature avec votre adresse mail et la retrouver plus tard dans « Mes signatures » pour la modifier, puis la réinstaller.

Installer sa signature dans Outlook, Gmail et sur iPhone

Gmail (ordinateur) : cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite, puis sur Voir tous les paramètres. Dans l'onglet Général, descendez jusqu'à Signature, collez votre signature, puis cliquez sur Enregistrer les modifications au bas de la page. Le détail, y compris la signature par défaut pour les réponses, est dans notre guide signature Gmail.

Outlook : dans Outlook classique pour Windows, passez par Fichier > Options > Courrier > Signatures. Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, ouvrez Paramètres > Comptes > Signatures. Mac, mobile, signature par défaut et images : tout est dans notre guide signature Outlook.

iPhone : ouvrez Réglages, touchez Apps, puis Mail, puis Signature (sous Rédaction). Apple indique que les signatures de Mail « peuvent uniquement comporter du texte ». Le plus sûr sur iPhone est donc une version courte en texte (voir plus haut). Si vous collez une signature copiée depuis Signguin, les images peuvent ne pas s'afficher sur certains iPhone ; notre guide signature mail sur iPhone détaille les possibilités et les limites.

Vérifier sa signature avant de l'utiliser

Cinq minutes de test évitent des mois de signature cassée :

1. Envoyez un mail de test à une adresse Gmail, à une adresse Outlook et à votre téléphone.
2. Ouvrez-le en mode sombre sur au moins un appareil. Le logo est-il toujours visible ?
3. Regardez les images : nettes sur le téléphone, de la même taille dans Outlook qu'ailleurs, et pas de pièce jointe « image001.png » qui apparaît.
4. Cliquez sur chaque lien et touchez le numéro de téléphone sur mobile : il doit lancer l'appel.
5. Lisez-la à bout de bras sur votre téléphone. Si vous plissez les yeux pour lire le numéro, le texte est trop petit ou la signature trop large.

Si votre signature n'apparaît pas ou s'affiche mal dans Outlook, notre guide signature Outlook passe en revue les causes habituelles.

Une signature cohérente dans une petite équipe

Quand cinq personnes font chacune leur signature, on obtient cinq polices, trois versions du logo et quelqu'un qui affiche son adresse personnelle. Or vos clients voient ces signatures côte à côte dans un même fil. Pour une petite équipe sans service informatique :

1. Choisissez un modèle et des règles communes : champs obligatoires, format des numéros, fichier du logo, photo ou non.
2. Écrivez-les dans un document partagé, avec un exemple correct.
3. Que chacun crée sa signature à partir du même modèle. Avec un générateur, tout le monde choisit le même design, seules les informations personnelles changent.
4. Prévoyez une vérification annuelle : un nouveau standard téléphonique, un déménagement ou un changement de capital social, et toutes les signatures sont à refaire.

Une fois la signature prête, reste la ligne juste au-dessus : la formule de politesse. Notre guide des formules de politesse pour les mails en propose 60, classées par situation.

FAQ

Que mettre dans une signature mail professionnelle ?

Votre prénom et votre nom, votre poste, le nom de l'entreprise, un numéro de téléphone et le site web. Ajoutez si besoin un petit logo, trois réseaux sociaux au maximum, une photo ou un bouton. Pour une société, ajoutez en bas en petit les mentions demandées par le Code de commerce : forme juridique, capital, SIREN, RCS et ville, siège social. Visez quatre à six lignes.

Combien de lignes doit compter une signature mail ?

Quatre à six lignes de coordonnées : nom, poste, entreprise, un téléphone et le site, plus un petit logo si vous en avez un. Les mentions obligatoires d'une société s'ajoutent en dessous, sur deux lignes en petit. Au-delà, plus personne ne lit sur un téléphone. Côté largeur, restez sous 600 pixels ; les autres dimensions sont dans notre guide sur la taille d'une signature mail.

Le numéro SIREN est-il obligatoire dans une signature mail ?

L'article R123-237 du Code de commerce impose le numéro SIREN, la mention RCS et la ville, et le siège social sur « toutes correspondances » d'une entreprise immatriculée. Le texte ne cite pas le mail, mais il ne distingue pas la forme de la correspondance : le plus prudent est de les faire figurer dans vos mails professionnels. Ceci n'est pas un conseil juridique.

Comment créer une signature mail gratuite ?

Écrivez d'abord le contenu en texte, puis utilisez l'éditeur de votre messagerie ou un générateur gratuit. Avec Signguin, saisissez votre e-mail professionnel : le logo et les couleurs de votre entreprise sont récupérés automatiquement, trois modèles sont gratuits, sans inscription, et vous l'installez directement dans Gmail ou la collez dans Outlook et Apple Mail.

Faut-il mettre son adresse e-mail dans sa signature ?

En général, non : votre correspondant la voit déjà dans le champ « De » et il lui suffit de répondre. Ajoutez-la seulement si vos mails sont souvent transférés ou imprimés, pour que le lecteur suivant puisse vous contacter. Une ligne suffit alors.

Pourquoi ma signature s'affiche-t-elle mal dans Outlook ?

Le plus souvent parce qu'elle a été créée avec du code web moderne, dans Word ou dans Canva. Outlook classique pour Windows affiche les mails avec le moteur de Word, qui ignore une partie du CSS. Les signatures fiables sont faites de tableaux, de styles intégrés, de polices standard et d'images hébergées avec une taille fixe.

Peut-on mettre une photo dans sa signature mail ?

Oui, quand on vous choisit ou vous rencontre personnellement : commercial, immobilier, conseil, santé, recrutement, indépendant. Utilisez une photo récente et nette, affichée à 80 ou 100 pixels. Pour une signature d'entreprise ou un poste administratif, le logo suffit souvent. Évitez de mettre la photo et le logo en grand côte à côte.