メール署名の書き方｜ビジネスの基本項目・マナー・例文と作り方

メール署名とは、メールの最後に付ける「送信者の名刺」です。ビジネスでは、会社名・部署・役職・氏名・住所・電話番号・メールアドレス・URL を上から順に5〜8行ほどにまとめ、区切り線で本文と分けるのが基本です。さらに、社外用・社内用・返信用の3種類を用意しておくと、相手や場面に合わせて情報量をちょうどよく調整できます。

この記事では、署名に入れる項目と順番、書き方のマナー（行数、区切り線、全角と半角、個人情報の線引き）、そのまま使える例文、ロゴ入り署名の作り方、OutlookとGmailへの設定方法までを順番に説明します。すぐにコピペできる型が欲しい方は、メール署名テンプレート集をご覧ください。

メール署名とは

紙の手紙なら差出人が封筒に書かれ、対面なら名刺を渡します。メールでその役目を担うのが署名です。受け取った相手は署名を見て、「どの会社の誰からのメールか」「急ぎのときはどこに電話すればよいか」「資料を郵送するならどこへ送るか」を判断します。

署名は、メールソフトに一度登録しておけば、新しいメールや返信に自動で入ります。毎回手で打つものではありません。OutlookもGmailも複数の署名を登録でき、新規メール用と返信用で別の署名を既定にすることもできます（設定方法は後半で説明します）。

署名の項目や順番は、主に日本の商習慣として定着したマナーです。ただし、広告や宣伝のためのメールを送る場合は、マナーとは別に法律上の表示義務があります。これも後ほど触れます。

署名がないと起きること

• 相手が連絡先を探す手間が増える。 電話で確認したいとき、過去のメールや名刺を探すことになります。
• 同じ名字の担当者と区別しにくい。 「佐藤」が社内に3人いる会社は珍しくありません。部署と役職があれば、相手は迷いません。
• 初めての相手に不安を与える。 会社名も連絡先もないメールは、なりすましや営業メールと区別がつきにくく、後回しにされがちです。

メール署名に入れる項目と順番

迷ったら、名刺と同じ順番で並べると考えてください。日本の署名は「所属から名前へ」と大きな単位から書くのが一般的で、名前を先頭に置く英語圏の署名とは逆の順番です。

メールアドレスは「送信元を見れば分かるのでは」と思われがちですが、メールが転送されたり、印刷されたりすると送信元の情報は見えにくくなります。署名に書いておけば、どの経路で読まれても連絡先が残ります。

氏名とふりがな・ローマ字の書き方

名前の読み方は、メールだけのやり取りでは意外と伝わりません。「東海林」「小鳥遊」のような名字はもちろん、「中島（なかじま／なかしま）」のように読みが分かれる名前も、ふりがながあると相手は電話口で迷わずに済みます。

山田 太郎（やまだ たろう）
山田 太郎（Taro Yamada）
山田 太郎 / YAMADA Taro

ローマ字の順番は、「Taro Yamada（名・姓）」と「Yamada Taro（姓・名）」のどちらも見かけます。政府は2019年（令和元年）10月の関係府省庁申合せで、公用文で日本人の姓名をローマ字で書くときは「姓・名」の順にし、姓と名を区別したいときは姓をすべて大文字にする（例：YAMADA Haruo）方針を示し、2020年1月から実施しています。民間の署名に義務はありませんが、海外の相手にどちらが名字かを確実に伝えたいなら、「YAMADA Taro」のように姓を大文字にする書き方が誤解を生みません。

電話番号・FAX・携帯の書き方

TEL：03-1234-5678（代表）
TEL：03-1234-5690（直通）
TEL：03-1234-5678（内線 215）
携帯：090-1234-5678
FAX：03-1234-5679

• 代表か直通かを書く。 代表番号だけだと、取り次ぎの手間がかかります。直通があるなら併記しましょう。
• 携帯は「出せる番号」だけ。 会社貸与の携帯ならよいですが、私用の番号を社外用の署名に入れるのは避けてください（理由は次の節で説明します）。
• FAXは使っている場合だけ。 受発注や医療、士業など、今もFAXでやり取りする業界では必要です。受け付けていない番号を残すと、届かない書類が生まれます。
• 海外の相手には国番号を付ける。 「+81-3-1234-5678」のように、市外局番の先頭の0を取って +81 を付けます。

個人情報の入れすぎに注意

署名は、自分が送った相手だけが見るものではありません。メールは転送され、社内の別の人にも共有され、ときには取引先の取引先まで届きます。署名に書いた情報は、会ったことのない人にも渡る前提で選んでください。

• 私用の携帯番号は入れない。 一度広まった番号は回収できません。必要な相手にだけ、個別に伝えましょう。
• 自宅で仕事をしているフリーランスは、住所を書きすぎない。 郵送物がない仕事なら、住所は省くか都道府県・市区町村までに。請求書や契約書に必要な場合は、そのときに伝えれば十分です。
• 個人のSNSは仕事用のアカウントだけ。 私生活が見えるアカウントを署名に載せると、思わぬ相手に見られます。
• 社内向けの情報を社外用に混ぜない。 内線番号、座席番号、社内チャットのIDは社外の人には不要です。

社外用・社内用・返信用の使い分け

1種類の署名をすべてのメールに付けると、社内の連絡には重すぎ、長いスレッドでは同じ署名が何度も積み重なります。次の3種類を作っておくと便利です。

社外用 は、この記事の例文のような「フル」の署名です。初回のメールや、相手の社内で転送されそうな正式な連絡で使います。

社内用 は、相手が会社名も住所も知っているので、部署と名前、内線だけで足ります。

営業部 佐藤 健一（内線 215）

返信用 は、スレッドの下に何度も同じ署名が並ぶのを防ぐための短い版です。相手はすでにフル署名を受け取っているので、会社名・名前・電話番号があれば困りません。

──────────────
株式会社ミナトシステム 佐藤 健一
TEL：03-1234-5690（直通）
──────────────

Outlookでは「新しいメッセージ」と「返信/転送」でそれぞれ別の署名を既定に設定でき、Gmailでも新規メールと返信メールで既定の署名を分けられます。一度設定してしまえば、使い分けを意識する必要はありません。

メール署名の書き方のマナー

行数は5〜8行、多くても10行以内

英語圏には「署名は4行まで」という古い目安がありますが、日本の社外用署名は住所や郵便番号を含むため、区切り線を除いて5〜8行が一般的です。10行を超えると、本文より署名のほうが目立ち、スマートフォンでは画面の大半が署名で埋まります。

減らすときは、次の順番で削ると失敗しません。

1. 使っていないFAX番号
2. 代表と直通の両方がある場合の、どちらか一方
3. 来客や郵送がない場合の住所（市区町村までにする）
4. SNSのリンク（いちばん大事な1つだけ残す）

区切り線はシンプルに、長さは全角25文字前後

日本のビジネスメールでは、署名の上下を罫線で囲み、本文と署名の境目をはっきりさせるのが定番です。よく使われるのは次のような線です。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━  太線（いちばん定番）
─────────────────────────  細線（控えめで上品）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝  二重線ふう（かっちりした印象）
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊  アスタリスク（やわらかい印象）
～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～  波線（カジュアル寄り）

• 上下は同じ線で揃える。 上が太線、下が波線だと、ちぐはぐに見えます。
• 長さは全角25文字前後まで。 長すぎる線はスマートフォンの画面で折り返して2行になり、かえって崩れて見えます。
• 装飾は控えめに。 ☆★♪や絵文字を並べた線は、社外のビジネスメールでは子どもっぽく見えることがあります。おしゃれさを出したい場合はおしゃれなメール署名の作り方も参考にしてください。

全角と半角の使い分け

署名でよくあるミスが、全角と半角の混在です。ルールはシンプルで、数字・英字・記号（@ - . / :）は半角、日本語の部分は全角です。

項目名のあとのコロンは「TEL：」（全角）でも「TEL:」（半角）でも構いませんが、署名の中ではどちらかに統一してください。また、「ｶﾌﾞｼｷｶﾞｲｼｬ」のような半角カタカナは、環境によって文字化けの原因になるため使わないのが無難です。

機種依存文字は使わない

「㈱」「㈲」「①」「℡」「Ⅱ」などの機種依存文字は、相手のメールソフトや海外の環境によっては正しく表示されないことがあります。社名は「株式会社」、番号は「(1)」のように書けば、どんな環境でも同じように読めます。

本文と署名の境目を示す「-- 」

英語圏には、「-- 」（半角ハイフン2つと半角スペース1つ）だけの行を本文と署名の区切りにする古い慣習があります（RFC 3676 で「Usenet Signature Convention」として説明されています）。メールソフトの中には、この行以降を署名とみなして、返信時の引用から省くものもあります。Gmailの署名設定にも、返信時の署名の位置と「--」行に関するチェックボックスがあります。日本式の罫線を使う場合は意識しなくて構いませんが、「返信すると署名の位置がおかしい」というときは、この設定を確認してみてください。

お知らせや宣伝は1〜2行、期限が過ぎたら消す

署名の下に「夏季休業のお知らせ」「展示会出展のご案内」などを1〜2行添えるのはよくある使い方です。ただし、終わったイベントの告知が残っていると、管理が行き届いていない印象になります。期限のあるお知らせは、カレンダーに「署名から消す日」を入れておくと忘れません。

【夏季休業のお知らせ】8月11日（火）〜8月14日（金）は休業いたします。

なお、メールマガジンなど、広告や宣伝のためのメールを送る事業者には、特定電子メール法（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律）第4条で、送信者の氏名または名称、受信拒否の連絡先などを表示する義務があります。これは署名のマナーとは別のルールです。一斉配信を行う場合は、総務省と消費者庁のガイドラインを確認してください（この記事は法的な助言ではありません）。

免責文（注意書き）は短く

金融、士業、医療などでは、署名の下に誤送信時の注意書きを入れることがあります。

本メールは、宛先の方のみを対象としています。
お心当たりのない場合は、お手数ですが削除のうえ送信者までご連絡ください。

2行程度にとどめてください。5行も6行も続く注意書きは、ほとんど読まれません。また、注意書きを入れたからといって、誤送信の責任がなくなるわけではありません。宛先の確認が先です。

ビジネスで使えるメール署名の例文

ここからは、実際の会社を想定した例文です。社名・住所・電話番号はすべて架空のものです。自分の情報に置き換えて使ってください。業種別にさらに多くの型が欲しい場合は、メール署名テンプレート集に15種類をまとめています。

例文1：社外用（一般企業・営業職）

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社ミナトシステム
営業本部 第二営業部 課長
佐藤 健一（さとう けんいち）

〒105-0022 東京都港区海岸1-2-3 みなとビル8F
TEL：03-1234-5678（代表）／03-1234-5690（直通）
携帯：090-1234-5678
Mail：k.sato@example.co.jp
URL：https://www.example.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

社名・所属・氏名のあとに1行あけると、「誰か」と「連絡先」のかたまりが分かれて読みやすくなります。営業職は直通と携帯を併記しておくと、外出中でも連絡がつきます。

例文2：社外用（製造業・FAXあり）

─────────────────────────
東和精工株式会社
購買部 主任
中島 美咲（なかしま みさき）
〒530-0001 大阪府大阪市北区梅田3-4-5 梅田第一ビル6F
TEL：06-1234-5678 ／ FAX：06-1234-5679
Mail：m.nakashima@example.co.jp
https://www.example.co.jp
─────────────────────────

受発注でFAXを使う会社では、FAX番号をTELと同じ行に並べると行数を増やさずに済みます。「中島」のように読みが分かれる名字は、ふりがなを必ず添えましょう。

例文3：社内用

総務部 人事課 田中 優子（内線 3021）

社内用は1行でも十分です。社内チャットで連絡を受けたい場合は、「Teams・Slackでもご連絡ください」と2行目に添えてもよいでしょう。

例文4：返信用（簡易署名）

──────────────
東和精工 購買部 中島（06-1234-5678）
──────────────

スレッドが続いているときの返信用です。会社名は略称でも構いませんが、初回のメールには必ず正式名称のフル署名を使ってください。

例文5：個人事業主・フリーランス

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
デザイン事務所 あおば
グラフィックデザイナー
青木 彩（Aya Aoki）
東京都世田谷区
携帯：080-1234-5678
Mail：aya@example.jp
ポートフォリオ：https://www.example.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

屋号を1行目に置き、肩書きで「何をする人か」を伝えます。自宅兼事務所の場合、住所は市区町村までにとどめるのが安心です。実績を見てもらいたい職種は、ポートフォリオのURLが名刺代わりになります。

例文6：日英併記（海外の取引先とも連絡する場合）

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社さくらトレーディング 海外事業部
Sakura Trading Co., Ltd. / Overseas Business Div.
渡辺 誠 / WATANABE Makoto
〒460-0008 愛知県名古屋市中区栄2-3-4
2-3-4 Sakae, Naka-ku, Nagoya, Aichi 460-0008, Japan
TEL：052-123-4567 / +81-52-123-4567
Mail：m.watanabe@example.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

英語の住所は、番地 → 区 → 市 → 都道府県 → 郵便番号 → 国名と、日本語とは逆の順番で書きます。電話番号は国番号 +81 を付け、市外局番の0を取ります。役職や部署名の英訳、英語だけの署名の例は英語のメール署名の書き方にまとめています。

ロゴ入りのメール署名（HTML署名）

ここまでの例文は、文字だけで作るテキスト署名です。これに対し、ロゴや会社のブランドカラー、SNSアイコンを入れた署名はHTML署名と呼ばれます。

メール署名にロゴを入れる方法と注意点

ロゴは、OutlookやGmailの署名編集画面から画像として挿入できます。従来のOutlook for Windowsなら、「署名の編集」の「画像」ボタンから画像ファイルを選びます。Gmailでも、署名の入力欄から画像を追加できます。ただし、次の点に気をつけてください。

• Outlook は既定で画像の自動ダウンロードをブロックします。 受信者が「画像を表示」を押すまで、ロゴの場所が空白になることがあります。そのため、ロゴの中にしか書かれていない情報（社名や電話番号）があると、相手には伝わりません。社名と連絡先は必ず文字でも書くのが鉄則です。
• パソコン内の画像を貼り付けると、添付ファイル扱いになることがあります。 相手のメールに見覚えのない画像ファイルが毎回添付されてしまうのは、このためです。インターネット上に置いた画像を参照する形のほうが安定します。
• Gmail の署名は最大10,000文字で、画像も文字数に含まれます。 大きな画像を貼るとエラーになることがあります。
• ダークモードで消えるロゴに注意。 黒い文字のロゴを背景が透明な画像で使うと、相手がダークモードのとき黒い背景に溶けて見えなくなります。ロゴの後ろを白くするか、明るい背景用と暗い背景用の両方で確認してください。
• 署名全体を1枚の画像にしない。 見た目は整いますが、電話番号やアドレスをコピーできず、タップで電話もかけられません。画像がブロックされれば、署名ごと消えてしまいます。

ロゴの大きさは、横幅120〜180ピクセル程度が目安です。それ以上大きいと、スマートフォンでは本文より目立ってしまいます。

メール署名の作り方：Signguin で作る場合

ロゴ入りの署名を一から作るのは、画像のサイズ合わせやOutlookでの表示崩れなど、意外と手間がかかります。無料のメール署名ジェネレーター Signguin なら、会社のメールアドレスを入力するところから始めて、数分で署名を作れます。アカウント登録もクレジットカードも不要です。

1. 会社のメールアドレスを入力し、「署名を作成する」をクリックします。 Signguin がアドレスのドメインから会社のホームページを調べ、ロゴ・ブランドカラー・会社の連絡先を読み取ります。Gmailなど個人向けのアドレスの場合は、ホームページのアドレスを入力するか、「スキップして自分で入力する」を選びます。
2. 「会社」の手順で、ロゴと色を確認します。 取り込まれたロゴが正しいか確認し、必要なら「ロゴをアップロード」で差し替えます。ロゴが暗い色でダークモードで見えにくい場合は、「ロゴの背景を白にする」をオンにします。
3. 「あなたの情報」の手順で、名前や連絡先を入力します。 「氏名」「部署・役職」「電話番号（TEL）」「携帯電話」「メールアドレス」「ホームページ」「住所」の欄があり、空欄の項目は署名に表示されません。ふりがなの専用欄はないので、「山田 太郎（やまだ たろう）」のように氏名欄にカッコで入力してください。誤送信時の注意書きは「注意書き・免責事項」欄に入れると、署名の下に小さな文字で表示されます。
4. 「デザイン」の手順で、業種に合うデザインを選びます。 「全業種」「工事・地域の店舗」「士業・金融」「医療・介護」などの分類から選べます。プレビューは「パソコン」と「スマートフォン」、「ライトモード」と「ダークモード」を切り替えて、相手の画面での見え方を確認できます。
5. 「設定」の手順で、メールソフトに入れます。 「署名をコピー」を押して、Outlook や Apple Mail の署名欄に貼り付けます。Gmail の場合は「Gmailに自動で設定する」から、Gmailにそのまま設定することもできます。Signguin が求めるのはGmailの設定を変更する権限だけで、メールの中身を読むことはなく、アクセス権も保持しません。

作った署名は表（テーブル）とインラインのスタイルで組まれたメール向けのHTMLで、Windows版Outlook、Web版Outlook、Gmail、Apple Mail、Androidで崩れにくいように作られています。ロゴなどの画像は Signguin のサーバーに置かれるので、会社のホームページを作り直しても署名の画像が消えません。ペンギンが生まれつき燕尾服を着ているように、すべてのメールにきちんとした身なりを、というのが Signguin の考え方です。

無料プランでできること： デザイン3種類（クラシック、シンプル、地域のプロ）、ホームページからのロゴと色の取り込み、すべての設定方法。署名の下に小さな「Signguinで作成」リンクが入ります。

プレミアム（買い切り・1名様向け）： 顔写真、すべてのデザイン、ボタン・バナーが使えるようになり、「Signguinで作成」リンクが消えます。月額料金はかかりません。

Signguin が合わないケース： FAX番号の専用欄はありません。FAXを含めた罫線入りのテキスト署名を使いたい場合は、テンプレート集の型をそのまま使うほうが早いでしょう。また、社員全員の署名を一括で管理・配布する機能はまだありません（チーム向け機能はウェイティングリストで受付中です）。

OutlookとGmailにメール署名を設定する

署名ができたら、メールソフトに登録して自動で入るようにします。ここでは要点だけを説明します。画面ごとの詳しい手順は、Outlookの署名設定とGmailの署名設定の記事にまとめています。

新しい Outlook・Outlook on the web

1. 画面右上の「設定」（歯車アイコン）を選びます。
2. 「アカウント」→「署名」を選びます。
3. 新しい署名を追加して名前を付け、編集ボックスに署名を貼り付けます。
4. 下部のチェックボックスで、新しいメッセージや返信・転送に署名を付けるかを選びます。
5. 「保存」をクリックします。

従来の Outlook for Windows

1. 「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」を開きます。
2. 「新規作成」を選び、署名の名前を入力します。
3. 「署名の編集」の欄に署名を貼り付けます。
4. 「既定の署名の選択」で、「新しいメッセージ」と「返信/転送」にそれぞれ使う署名を選びます。社外用と返信用を分けるならここで設定します。
5. 「OK」をクリックします。

従来の Outlook で作った「このデバイスの署名」は、そのパソコンにだけ保存されます。別のパソコンでOutlookを使う場合は、そちらでも設定が必要になることがあります。

Gmail（パソコン）

1. Gmailを開き、右上の設定アイコンから「すべての設定を表示」をクリックします。
2. 「全般」タブの「署名」までスクロールし、新しい署名を作成して貼り付けます。
3. 新規メール用と返信用に、既定の署名を選びます。
4. ページ下部の「変更を保存」をクリックします。

署名を設定したら、自分宛てにテストメールを送り、パソコンとスマートフォンの両方で表示を確認しましょう。

よくある質問

メール署名に必ず入れるべき項目は何ですか？

社外用なら、会社名、部署・役職、氏名、電話番号、メールアドレスの5つは必ず入れましょう。来客や郵送がある会社は郵便番号と住所、ホームページのURLも加えます。FAXや携帯電話は、実際に使っていて社外に出してよい番号だけで十分です。

メール署名は何行くらいが適切ですか？

区切り線を除いて5〜8行が目安で、多くても10行以内に収めます。住所が長い場合は、郵便番号と住所を1行にまとめたり、TELとFAXを同じ行に並べたりすると、情報を減らさずに行数を抑えられます。

返信メールにも署名は必要ですか？

付けるのが基本です。ただし、やり取りが続くスレッドでは、毎回フル署名を付けると同じ情報が何度も積み重なって読みにくくなります。返信用に会社名・氏名・電話番号だけの短い署名を作り、OutlookやGmailで返信時の既定にしておくと便利です。

社内メールにも署名は付けますか？

社内でも付けるのが一般的ですが、部署名・氏名・内線番号の1〜2行で十分です。会社名や住所は相手が知っているので不要です。社外用の署名をそのまま社内に使うと、毎回長い署名が付いてかえって読みにくくなります。

区切り線にはどの記号を使えばいいですか？

「━」（太線）や「─」（細線）が定番で、どんな業種でも使えます。「＝」「＊」「～」もよく使われます。上下を同じ線で揃え、長さは全角25文字前後にするとスマートフォンでも折り返しにくくなります。絵文字や☆★の多用は社外のメールでは避けましょう。

メール署名にロゴを入れても大丈夫ですか？

問題ありません。ただし、Outlookは既定で画像の自動表示をブロックするため、ロゴが表示されない場合でも社名と連絡先が伝わるよう、必ず文字でも書いてください。署名全体を1枚の画像にするのは避け、ロゴは横幅120〜180ピクセル程度に収めると、スマートフォンでも見やすくなります。

就職活動のメールにも署名は必要ですか？

必要です。大学名・学部・学年、氏名（ふりがな）、電話番号、メールアドレスを3〜5行で入れるのが一般的です。学生向けの書き方と例文は、就活用のメール署名で詳しく紹介しています。メールの結びの言葉に迷ったときは、メールの締めの言葉も参考にしてください。