英語のメール署名の書き方｜名前の順番・役職・住所の英語表記と日英併記テンプレート

英語のメール署名は、名前 → 役職・部署 → 会社名 → 住所 → 電話番号 → メールアドレス → URL の順に、4〜7行ほどで書きます。日本語の署名は「会社名から名前へ」と大きな単位から書きますが、英語では名前が先頭です。住所は番地から書き始めて国名（Japan）で終わり、電話番号は +81 を付けて市外局番の最初の0を取ります。

この記事では、名前の順番とローマ字のつづり、部署名・役職名の英語表記一覧、「株式会社」の英語表記、住所と電話番号の書き方を順番に説明し、そのまま使える英語の署名と日英併記のテンプレートを紹介します。最後に、OutlookとGmailで英語用の署名を別に用意して切り替える方法もまとめました。日本語の署名の基本から確認したい方は、メール署名の書き方を先にご覧ください。

英語のメール署名の基本：日本語とは順番が逆

日本語の署名と英語の署名では、同じ情報を逆の順番で並べます。英語圏の署名は「誰からのメールか」を最初に伝える考え方なので、名前がいちばん上に来ます。

基本の形は次のとおりです。

Taro Yamada
Manager, Sales Department
Aoba Seiki Co., Ltd.
6F Umeda Daiichi Bldg., 3-4-5 Umeda, Kita-ku, Osaka 530-0001, Japan
Tel: +81-6-1234-5678
Email: t.yamada@example.co.jp
https://www.example.co.jp

日本語の署名と比べると、次の3点が違います。

• 罫線で囲まない。 「━━━」のような罫線は日本独自の習慣で、英語のメールではほとんど見かけません。本文との間を1行あけるか、「-- 」（半角ハイフン2つと半角スペース）だけの行を置くのが一般的です。
• 全角の文字を混ぜない。 全角のコロン「：」や全角スペース、「〒」は英語の署名では使いません。英数字も記号もすべて半角で書きます。
• 行数は少なめ。 英語の署名は、日本の社外用の署名より短いのが普通です。FAXや内線は、相手が実際に使う場合だけにしましょう。

名前の書き方：順番、大文字、ローマ字のつづり

Taro Yamada と YAMADA Taro、どちらがよいか

英語の署名で名前をどの順番で書くかは、いまも人によって分かれます。

政府は2019年（令和元年）10月の関係府省庁申合せで、公用文で日本人の姓名をローマ字で書くときは原則として「姓・名」の順とし、姓と名を区別する必要がある場合は姓を全て大文字にする（例：YAMADA Haruo）と決め、2020年1月から実施しています。民間に対しても「差し支えのない限り」同じ順番を使うよう配慮を求めていますが、義務ではありません。

迷ったら、次のように考えると決めやすくなります。

• 相手が初めての海外の取引先なら、Taro Yamada か YAMADA Taro。 大文字にしない「Yamada Taro」は、名字を取り違えられる原因になります。
• 名刺やLinkedInの表記と揃える。 署名だけ順番が違うと、相手はどちらが正しいのか迷います。
• 会社に英文表記のルールがあれば、それに従う。 英文名刺の書き方が決まっている会社は少なくありません。

自分の署名に「Mr.」「Ms.」は付けません。相手に呼び方を伝えたいときは、名前のあとに「Taro Yamada (Mr.)」のように添える人もいます。

ローマ字のつづり：2025年の内閣告示

2025年（令和7年）12月22日、約70年ぶりに「ローマ字のつづり方」の内閣告示が改められ、ヘボン式に近い shi、chi、tsu、fu、ji などのつづりが基本になりました。名前でいえば、「しんじ」は Shinji、「ちか」は Chika、「ふみ」は Fumi です。

迷いやすいのが長音（のばす音）です。告示では、長音は「Ō」のように符号を付けて書くほか、「Oo」「Ou」のように母音字を並べてもよいとされています。

ただし告示は、個人の姓名については本人の意思を尊重するとしています。文化庁のQ&Aでも、「Oh」を使った名前の書き方を妨げないこと、パスポートなどすでに定着したルールにはすぐには変更を求めないことが説明されています。つまり、いま使っているつづりを変える必要はありません。

大事なのはどこでも同じつづりに揃えることです。航空券、ビザ、海外との契約書はパスポートの表記で手続きされるので、署名もパスポートと同じつづりにしておくと、相手が名前を照合するときに迷いません。

部署名・役職名の英語表記一覧

部署名や役職名の英語表記には、法律や国の基準のような決まりはありません。同じ「部長」でも、会社によって General Manager、Director、Head of などと訳し方が違います。まず会社の英文名刺や英語版のホームページを確認し、決まった表記があればそれを使ってください。 以下は、決まりがない場合によく使われる訳の例です。

部署名の英語表記

組織の大きさを表す言葉は、一般に「本部 = Division」「部 = Department」「課 = Section」「室 = Office」と訳し分けます。

署名の行が長くなる場合は、Department を Dept.、Division を Div. と略しても構いません。

役職名の英語表記

役職がない場合に「Staff」とだけ書くと、何をしている人かが伝わりません。職種を書くほうが、相手にとって役に立つ情報になります。

役職と部署を1行にまとめる書き方

英語では、役職と部署をカンマでつなぐか、部署名と役職を組み合わせて1つの肩書きにまとめます。

Manager, Sales Department
Sales Manager
General Manager, Overseas Business Division
Head of Marketing

課まで書くと長くなる場合は、いちばん大きな単位か、相手との仕事に関係する単位だけを残しましょう。「営業本部 第二営業部 法人営業課 課長」をすべて訳すより、「Manager, Corporate Sales」のほうが相手には分かりやすいはずです。

会社名の英語表記：「株式会社」は Co., Ltd.？ Inc.？

「株式会社」の英語表記には、Co., Ltd.、Inc.、Corporation（Corp.）、K.K. などがあり、どれを使うかは会社ごとに違います。法務省は、登記する商号では「株式会社」の文字を使わなければならず、「K.K.」や「Co., Ltd.」に置き換えて登記することはできないと説明しています（会社法第6条第2項）。つまり、英語の社名は登記された名前の翻訳ではなく、会社がそれぞれ決めている表記です。定款に英文社名を定めている会社もあります。

そのため、英語の署名を作るときは、自分で訳さずに次のどれかで確認してください。

1. 会社の英語版ホームページの会社概要
2. 英文名刺
3. 英文の契約書や請求書のひな形

同じ会社の社員が「Aoba Seiki Co., Ltd.」と「Aoba Seiki Inc.」を別々に名乗っていると、相手は別の会社だと思うかもしれません。社内で揃えることが何より大切です。

個人事業主には「株式会社」に当たる言葉はないので、屋号をそのままローマ字にするか、「Aoba Design Studio」のように英語の屋号を決めて書きます。

住所の英語表記：番地から書き始めて Japan で終わる

英語の住所は、日本語とは逆に小さな単位から大きな単位へ書きます。日本郵便は国際郵便の差出人の住所を、次の順番で書くよう案内しています。

1. 名前
2. 建物名・部屋番号（ある場合）
3. 番地、丁・町村
4. 郡市、都道府県
5. 郵便番号、国名

日本語の住所を、この順番で書き直してみましょう。

日本語：〒530-0001 大阪府大阪市北区梅田3-4-5 梅田第一ビル6F

英語（1行）：6F Umeda Daiichi Bldg., 3-4-5 Umeda, Kita-ku, Osaka 530-0001, Japan

英語（郵便の宛名の形）：
6F Umeda Daiichi Bldg.
3-4-5 Umeda
Kita-ku, Osaka
530-0001 JAPAN

署名では1行か2行にまとめるのが一般的です。書き換えるときのポイントは次のとおりです。

大阪市北区のように、市と府の名前が同じ場合は「Kita-ku, Osaka」と1回だけ書けば十分です。また、内閣告示は「Tokyo」のように広く使われているつづりについて、すぐに変更を求めていません。地名は長音の符号を付けずに Tokyo、Osaka、Kyoto と書いて問題ありません。

自宅で仕事をしているフリーランスの方は、日本語の署名と同じく、英語の署名にも番地まで書く必要はありません。「Setagaya, Tokyo, Japan」のように市区町村までで十分です。

電話番号の国際表記：+81 を付けて最初の0を取る

海外の相手は、日本の電話番号をそのままではかけられません。総務省の説明では、海外から日本に電話をかけるときは、日本の国番号「81」のあとに、国内で使う最初の「0」を省いた番号をダイヤルします。署名には、国ごとに違う国際プレフィックスの代わりに「+」を付けて書くのが一般的です。

数字の区切りは、ハイフンでもスペース（+81 3 1234 5678）でも構いません。署名の中ではどちらかに統一してください。電話番号の前に付ける項目名は、次のように英語にします。

海外の相手にとっては、時差も分かりにくい情報です。日本は夏時間がないので、「9:00-18:00 JST (UTC+9)」のように対応時間を1行添えておくと、相手は電話をかけてよい時間がすぐに分かります。

そのまま使える英語のメール署名テンプレート

社名、住所、電話番号はすべて架空のものです。自分の情報に置き換えて使ってください。

1. 英語のみ（基本形）

Taro Yamada
Manager, Sales Department
Aoba Seiki Co., Ltd.
6F Umeda Daiichi Bldg., 3-4-5 Umeda, Kita-ku, Osaka 530-0001, Japan
Tel: +81-6-1234-5678 / Mobile: +81-90-1234-5678
Email: t.yamada@example.co.jp
https://www.example.co.jp

海外の取引先と英語だけでやり取りする場合の形です。電話番号を1行にまとめると、行数を増やさずに携帯も載せられます。

2. 日英併記（1つの署名で国内外に送る）

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社あおば精機 営業部 課長
山田 太郎 / Taro YAMADA
Manager, Sales Department, Aoba Seiki Co., Ltd.
〒530-0001 大阪府大阪市北区梅田3-4-5 梅田第一ビル6F
6F Umeda Daiichi Bldg., 3-4-5 Umeda, Kita-ku, Osaka 530-0001, Japan
TEL：06-1234-5678 / +81-6-1234-5678
Mail：t.yamada@example.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

国内と海外の両方の相手に同じ署名を使う場合の形です。日本語の行と英語の行を項目ごとに並べておくと、どちらの相手も自分の言語の行だけを読めます。行数が増えるので、FAXやSNSは省きましょう。

3. 返信用（短い形）

--
Taro Yamada | Aoba Seiki Co., Ltd.
+81-6-1234-5678

やり取りが続いているスレッドの返信用です。相手は最初のメールでフル署名を受け取っているので、名前、会社名、電話番号だけで十分です。

4. 役員（代表取締役）

Makoto Watanabe
President and CEO
Sakura Trading Co., Ltd.
2-3-4 Sakae, Naka-ku, Nagoya, Aichi 460-0008, Japan
Tel: +81-52-123-4567
Email: m.watanabe@example.co.jp
https://www.example.co.jp

役員の署名は、連絡先を代表番号、メールアドレス、会社のURLにとどめ、携帯は載せないのが一般的です。秘書や担当者を窓口にする場合は、「Assistant: Yuko Tanaka, y.tanaka@example.co.jp」のように1行足します。

5. フリーランス・個人事業主

Aya Aoki
Graphic Designer, Aoba Design Studio
Setagaya, Tokyo, Japan
Mobile: +81-80-1234-5678
Email: aya@example.jp
Portfolio: https://www.example.jp
Available 9:00-18:00 JST (UTC+9)

海外の仕事を受けるフリーランスは、ポートフォリオのURLと対応時間を入れておくと、やり取りがスムーズになります。英語圏ではLinkedInのプロフィールを載せる人も多いので、仕事で使っているなら1行加えてもよいでしょう。

もっと多くの日本語の型が欲しい場合は、メール署名テンプレート集もご覧ください。

英語用と日本語用、2つの署名をどう使い分けるか

海外とのやり取りがある人は、日英併記の署名1つで済ませるか、英語用と日本語用の2つを作るかを選ぶことになります。

海外とのやり取りが月に数通なら、日英併記1つで十分です。英語のメールが毎日のようにある場合は、2つの署名を作り、メールソフトで切り替えるほうが、どちらの相手にもすっきりした署名を送れます。

OutlookとGmailで英語用の署名を追加して切り替える

英語用の署名は、日本語の署名とは別の署名として登録します。普段は日本語の署名を既定にしておき、英語のメールのときだけ切り替えるのが使いやすい設定です。基本の設定手順は、Outlookの署名の設定方法とGmailの署名の設定方法で詳しく説明しています。

新しいOutlook・Outlook on the web

1. 「設定」を開き、「アカウント」→「署名」を選びます。
2. 新しい署名を追加し、名前を「English」などにして、英語の署名を貼り付けて保存します。
3. 既定の署名（新しいメッセージ、返信および転送）は、日本語の署名のままにしておきます。
4. 英語のメールを書くときは、「新しいメール」を開き、「メッセージ」タブの「挿入」グループで「署名」をクリックし、「English」を選びます。

従来のOutlook for Windows

1. 「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」を開きます。
2. 「新規作成」をクリックし、署名の名前を「English」にして、「署名の編集」の欄に英語の署名を貼り付けます。
3. 「既定の署名の選択」の「新しいメッセージ」と「返信/転送」は、日本語の署名のままにして「OK」をクリックします。
4. 英語のメールを書くときは、作成画面の「メッセージ」タブで「署名」をクリックし、「English」に切り替えます。

海外とのやり取りに英語専用のメールアカウントを使っている場合は、「電子メール アカウント」でそのアカウントを選び、英語の署名を既定にしておけば、切り替える必要もありません。

Gmail（パソコン）

1. 右上の設定アイコンから「すべての設定を表示」をクリックします。
2. 「全般」タブの「署名」で新しい署名を作り、名前を「English」にして英語の署名を貼り付けます。
3. 「新規メール用」と「返信/転送用」は日本語の署名のままにして、ページ下部の「変更を保存」をクリックします。
4. 英語のメールを書くときは、作成画面の下にある「署名を挿入」アイコンをクリックし、「English」を選びます。

Gmailの「名前」機能で、英語のやり取り専用の別アドレスから送っている場合は、署名欄の上のプルダウンでそのアドレスを選ぶと、アドレスごとに別の署名を設定できます。プルダウンが表示されないときは、「アカウントとインポート」タブで「名前」にアドレスが登録されているか確認してください。

ロゴ入りの英語の署名をSignguinで作る

テキストの署名ではなく、ロゴや会社の色を入れた英語の署名を作りたい場合は、無料のメール署名ジェネレーター Signguin が使えます。アカウント登録もクレジットカードも不要です。

1. 会社のメールアドレスを入力し、「署名を作成する」をクリックします。 Signguinが会社のホームページからロゴとブランドカラー、会社の情報を読み取ります。
2. 「会社」の手順で、「会社名」を英語の社名に書き換えます。 ホームページが日本語だと、日本語の社名が入ることがあります。英語版のホームページや英文名刺の表記に合わせてください。
3. 「あなたの情報」の手順で、英語の内容を入力します。 「氏名」に「Taro YAMADA」、「部署・役職」に「Manager, Sales Department」、「電話番号（TEL）」に「+81-6-1234-5678」、「住所」に英語の住所を入れます。空欄の項目は署名に表示されません。英語圏の相手が多いなら、「リンクとSNS」からLinkedInのリンクを加えるのもおすすめです。
4. 「デザイン」の手順で、デザインを選びます。 無料のデザインは「クラシック」「シンプル」「地域のプロ」の3種類です。プレビューで「パソコン」「スマートフォン」、「ライトモード」「ダークモード」を切り替えて確認できます。
5. 「設定」の手順で、「署名をコピー」を押します。 前の章の手順で、2つ目の署名として「English」の名前でOutlookやGmailに貼り付けます。

ロゴは横幅120〜180ピクセル程度に収めると、スマートフォンでも本文より目立ちすぎません。Signguinで作った署名は、表（テーブル）とインラインのスタイルで組んだメール向けのHTMLで、Windows版Outlook、Web版Outlook、Gmail、Apple Mail、Androidで崩れにくいように作られています。ロゴなどの画像はSignguinのサーバーに置かれるので、会社のホームページを作り直しても消えません。ペンギンが生まれつき燕尾服を着ているように、英語のメールにもきちんとした英語の署名を着せてあげましょう。

「保存」で日本語版と英語版の両方を保存しておけば、どちらも「マイ署名」からいつでも開いて直せます。保存に必要なのはメールアドレスだけです。

無料プランの注意点： 署名の下に小さな「Signguinで作成」リンクが入ります。この文言は画面の言語で表示されるため、日本語の画面で作ると英語の署名の下に日本語が1行入ります。英語だけの署名にしたい場合は、「言語」メニューで英語の表示に切り替えてから作成してください。

プレミアム（買い切り・1名様向け）： 顔写真、すべてのデザイン、ボタン・バナーが使えるようになり、「Signguinで作成」リンクが消えます。月額料金はかかりません。

Signguinが合わないケース： 1つの署名の中で日本語と英語を自動で切り替える機能はありません。2つの署名を作り、メールソフトで切り替えてください。また、社員全員の署名を一括で管理・配布する機能はまだありません（チーム向け機能はウェイティングリストで受付中です）。

英語メールの結びの言葉：署名の直前に入れる一言

英語のメールでは、署名の上に「結びの言葉」を1行置き、カンマを付けてから次の行に名前を書きます。

Best regards,
Taro Yamada
Manager, Sales Department
...

よく使うのは次の3つです。

• Best regards,（定番。初めての相手にも使える）
• Kind regards,（丁寧でやわらかい）
• Sincerely,（応募書類や正式な手紙）

結びの言葉は毎回内容に合わせて変えるものなので、署名には入れず、本文の最後に書くのがおすすめです。署名に「Best regards,」を入れてしまうと、謝罪やお礼のメールでも同じ言葉が自動で入ってしまいます。場面ごとの使い分けは、メールの締めの言葉の「英語メールの締めの言葉」で紹介しています。

よくある質問

英語の署名では、名前は姓と名のどちらを先に書きますか？

どちらでも間違いではありません。英語圏になじみのある「Taro Yamada」か、姓を大文字にした「YAMADA Taro」が分かりやすい書き方です。政府は公用文で「姓・名」の順を使い、姓を大文字にして区別する方針をとっています。いちばん大切なのは、名刺やLinkedInと同じ書き方に揃えることです。

「株式会社」は英語でどう書きますか？

Co., Ltd.、Inc.、Corporation、K.K. などがありますが、どれが正しいかは会社ごとに決まっています。登記上の商号は「株式会社」のままで、英語の社名は会社がそれぞれ決めた表記です。自分で訳さず、会社の英語版ホームページや英文名刺の表記を確認して使ってください。

部長や課長は英語でどう書きますか？

決まりがない場合は、部長を General Manager や Director、課長を Manager と書くのが一般的です。ただし、同じ役職でも会社によって訳し方が違うため、まず英文名刺や社内のルールを確認しましょう。役職がない場合は、Sales Representative や Engineer のように職種を書くと相手に伝わります。

英語の住所に「〒」は書きますか？

書きません。郵便番号は「530-0001」のように数字だけにし、都道府県名のあとに置きます。住所は番地、市区町村、都道府県、郵便番号の順に書き、最後に必ず「Japan」を入れてください。国名がないと、海外の相手には日本の住所だと分かりません。

日本の電話番号は英語の署名にどう書けばいいですか？

国番号の+81を付け、市外局番や携帯番号の最初の0を取ります。東京の03-1234-5678なら+81-3-1234-5678、携帯の090-1234-5678なら+81-90-1234-5678です。内線は「ext. 215」、携帯は「Mobile」のように、項目名も英語にしておくと親切です。

英語用と日本語用、署名は2つ必要ですか？

海外とのやり取りがたまにある程度なら、日英併記の署名1つで十分です。英語のメールが多い場合は、英語用の署名を別に作り、普段は日本語の署名を既定にして、英語のメールのときだけOutlookの「署名」ボタンやGmailの「署名を挿入」アイコンで切り替えると、どちらの相手にも短い署名を送れます。