就活メールの署名の書き方｜大学生・大学院生のテンプレートとNG例

就活メールの署名には、「大学名・学部・学科・学年」「氏名（ふりがな）」「電話番号」「メールアドレス」の4つを入れれば十分です。住所は企業から求められていなければ省略してもかまいません。上下を区切り線で囲み、全体で5〜7行にまとめるのが基本の形です。

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城南大学 経済学部 経済学科 3年
山本 美咲（やまもと みさき）
携帯：090-1234-5678
Email：misaki.yamamoto@gmail.com
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この記事では、項目ごとの書き方、大学生・大学院生・既卒・インターン応募のテンプレート、使うべきメールアドレス、GmailとOutlookでの自動設定の方法、やってしまいがちなNG例を解説します。テンプレートはすべてコピーして使えます。

就活メールに署名が必要な理由

採用担当者は、1日に何十通もの学生からのメールを受け取ります。署名があると、次のことがすぐに分かります。

• 誰からのメールか。 同じ名字の学生が何人もいても、大学名と学部で見分けられます。
• どう連絡すればよいか。 面接日程の変更など急ぎの用件のとき、メールをさかのぼらずに電話番号が分かります。
• 社会人としての基本ができているか。 署名はビジネスメールの基本的なマナーです。毎回きちんと付いているだけで、丁寧な印象になります。

署名は、本文の最後に毎回手で書くのではなく、メールソフトに登録して自動で入るようにしておくと、付け忘れや書き間違いを防げます。

就活メールの署名に書く項目

大学名・学部・学科・学年

大学名は「〇〇大」と略さず、正式名称で書きます。学部・学科も同じです。学年は「3年」「修士1年」のように書き、卒業年度を伝えたい場合は「2028年3月卒業予定」を添えます。採用担当者は「何年卒の学生か」で選考の区分を管理していることが多いため、卒業予定年月があると親切です。

氏名とふりがな

氏名はフルネームで書き、読み方を（ ）で添えます。ひらがなとローマ字のどちらでもかまいません。

• ひらがな：山本 美咲（やまもと みさき）
• ローマ字：山本 美咲（Misaki Yamamoto）

読み間違えられやすい名字や名前の人は、ふりがなを入れておくと、電話や面接で名前を呼ばれるときに安心です。外資系企業や英語で選考がある企業に応募する場合は、ローマ字のほうが合います。

電話番号とメールアドレス

電話番号は、日中につながる携帯電話の番号を書きます。「携帯：」「TEL：」などのラベルを付けると分かりやすくなります。メールアドレスは、相手の返信設定によっては引用されないため、署名にも書いておきます。

住所は書くべき？

企業から求められていない限り、住所はなくても問題ありません。書類の郵送が必要な場面では、そのときに改めて伝えれば十分です。書く場合は、郵便番号から建物名・部屋番号まで正確に書きます。帰省中の連絡先など、時期によって変わる住所は混乱のもとなので、現住所だけにしましょう。

就活メールの署名テンプレート（コピペOK）

下のテンプレートは、名前や大学名を自分の情報に置き換えるだけで使えます。区切り線は「━」「─」「-」のどれでもかまいませんが、1種類に統一し、長さは全角20文字程度に抑えるとスマホでも崩れにくくなります。

大学生（学部生）の署名

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城南大学 経済学部 経済学科 3年
山本 美咲（やまもと みさき）
携帯：090-1234-5678
Email：misaki.yamamoto@gmail.com
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もっとも基本の形です。迷ったらこのテンプレートを使いましょう。

大学院生（修士・博士）の署名

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東都大学大学院 情報理工学研究科 修士課程1年
データサイエンス専攻　〇〇研究室
加藤 大輝（かとう だいき）
携帯：090-8765-4321
Email：daiki.kato.2028@gmail.com
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大学院生は「研究科」「専攻」「課程（修士・博士）」まで書きます。研究室名を入れると、研究職や技術職の面接で話題のきっかけになります。博士課程なら「博士後期課程2年」のように書きます。

既卒（卒業済み）の署名

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中西 健太（なかにし けんた）
2026年3月 城南大学 文学部 卒業
携帯：080-2345-6789
Email：kenta.nakanishi.job@gmail.com
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卒業後に就職活動をする場合は、学年の代わりに「〇年〇月 〇〇大学 〇〇学部 卒業」と書きます。在学中ではないため、氏名を先頭に置く形が自然です。

インターン応募（大学1〜3年生）の署名

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城南大学 商学部 経営学科 2年
小島 遥（こじま はるか）
2029年3月卒業予定
携帯：070-3456-7890
Email：haruka.kojima@gmail.com
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インターンシップは学年の幅が広いため、卒業予定年月を添えると、企業側がどの卒業年度の学生か判断しやすくなります。

住所を入れる場合の署名

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城南大学 経済学部 経済学科 3年
山本 美咲（Misaki Yamamoto）
〒113-0033 東京都文京区本郷1-2-3 本郷ハイツ201
携帯：090-1234-5678
Email：misaki.yamamoto@gmail.com
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返信用の短い署名

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城南大学 経済学部 3年
山本 美咲
携帯：090-1234-5678
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日程調整などで何往復もやり取りが続く場合は、短い署名を使ってもかまいません。ただし、最初のメールと、新しい用件で送るメールにはフルの署名を付けましょう。

署名の前に入れる結びの言葉は、「ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」が定番です。場面別の結びはメールの締めの言葉一覧にまとめています。

メールアドレスはGmailなどのフリーメールを使う

就活用のメールアドレスは、Gmailなどのフリーメールで作るのがおすすめです。携帯会社のメール（キャリアメール）や大学のメールと比べると、次のような違いがあります。

キャリアメールは、企業の採用システムから送られるメールを迷惑メールとして拒否してしまうことがあり、面接の案内を見落とす原因になります。大学のメールは信頼感がある一方、内定後や入社前の連絡が卒業後まで続くと、使えなくなる心配があります。

フリーメールで就活用のアドレスを新しく作るなら、次の点に気をつけましょう。

• 名前が分かるアドレスにする。 「misaki.yamamoto」「m.yamamoto2028」など。ニックネームや好きなキャラクター名、意味のない文字列は避けます。
• 数字は誕生日だけにしない。 生年月日がそのまま分かる数字は、個人情報の面でもおすすめしません。卒業年など別の数字を使いましょう。
• 就活専用にする。 普段のメールマガジンやSNSの通知と分けると、企業からのメールを見落としにくくなります。

大学のメールアドレスは使ってもいい？

使ってもかまいません。大学名が入ったアドレスは身元がはっきりするため、OB・OG訪問の依頼や研究室経由の連絡では好印象になることもあります。ただし、卒業後に使えなくなる大学もあるため、内定後の連絡先としてはフリーメールも伝えておくと安心です。

署名を自動で入れる設定方法

署名はメールソフトに一度登録すれば、新しいメールを作るたびに自動で入ります。ここでは要点だけを紹介します。詳しい手順は、それぞれの解説ページをご覧ください。

Gmail（パソコン）

1. Gmailを開き、右上の設定アイコン（歯車）から「すべての設定を表示」をクリックします。
2. 「全般」タブの「署名」までスクロールし、「新規作成」をクリックして名前を付けます。
3. 入力欄に署名を入力または貼り付けます。
4. 「新規メール用」で、作成した署名を選びます。
5. ページ下部の「変更を保存」をクリックします。

Gmailの署名は最大10,000文字まで入力できます。詳しくはGmailの署名設定で解説しています。

Gmailアプリ（スマホ）

スマホのGmailアプリから送るメールには、アプリ専用の「モバイル署名」を設定できます。アプリでモバイル署名を設定していない場合は、パソコンで設定した署名が使われます。逆に、以前アプリで設定したモバイル署名が残っていると、アプリから送るメールにはパソコン用の署名ではなくそちらが付くので、一度確認しておきましょう。

• Android： Gmailアプリの左上のメニューアイコン →「設定」→ アカウントを選択 →「モバイル署名」
• iPhone： Gmailアプリの左上のメニューアイコン →「設定」→「作成と返信」の「署名設定」→「モバイル署名」をオンにして入力

モバイル署名は文字で入力する欄なので、区切り線も含めてテンプレートをそのまま貼り付けると手早く設定できます。

Outlook

• 新しいOutlook・Outlook on the web： 右上の「設定」→「アカウント」→「署名」で新しい署名を作成し、新しいメッセージと返信/転送に使う署名を選んで保存します。
• 従来のOutlook for Windows： 新しいメールを開き、「メッセージ」タブの「署名」→「署名」から作成します。

大学のメールがMicrosoft 365（Outlook）の場合は、こちらの手順になります。詳しくはOutlookの署名設定をご覧ください。

就活メールの署名のNG例

NG1：署名がない、または名前だけ

山本

名前だけでは、どこの大学の誰か分かりません。採用担当者がほかのメールを探す手間が増えます。

NG2：学年や卒業予定が古いまま

4月に進級したのに「2年」のまま、卒業したのに「4年」のまま、という署名はよくある失敗です。学年が変わるタイミング（4月）と、卒業したタイミング（3月）には、必ず署名を見直しましょう。

NG3：装飾や絵文字が多い

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♪山本美咲♪
城南大学 経済学部 3年 (^^)
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かわいらしい装飾や顔文字は、ビジネスの場ではふざけた印象を与えます。区切り線は「━」「─」「-」のようなシンプルなものにしましょう。また、「①」「㈱」などの環境依存文字は、相手の環境で文字化けすることがあります。

NG4：大学名や学部を略している

「城南大 経済 3年」のような略し方は、友人同士のメッセージなら問題ありませんが、就活では正式名称で書きます。

NG5：プライベートなSNSのリンクを入れている

普段使いのInstagramやXのリンクは、就活の署名には入れません。デザイン職やエンジニア職でポートフォリオやGitHubを見てほしい場合だけ、作品が見られるURLを1つ入れます。

NG6：署名に自己PRや座右の銘を入れる

「〇〇大会優勝」「座右の銘：一期一会」などの一言は、署名には不要です。アピールはエントリーシートや面接で伝えましょう。

Signguinで学生の署名を作るなら

テキストの署名で十分なら、上のテンプレートをコピーするのがいちばん早い方法です。少しきちんとしたデザインの署名を作りたい場合は、無料のメール署名ジェネレーターSignguinも使えます。

• Gmailなどの個人のアドレスを入力した場合は、ロゴの取得をスキップして、名前や大学名を自分で入力できます。「会社名」の欄に大学名、「部署・役職」の欄に学部・学科・学年を入れると、就活向けの署名になります。ふりがなは「氏名」の欄に（ ）で添えましょう。
• 大学のメールアドレスを入力すると、大学のホームページからロゴを読み込むことがあります。就活の署名にはロゴを入れないのが一般的なので、「ロゴなし」を選んでください。
• プレビューで「スマートフォン」表示に切り替えれば、採用担当者がスマホで読んだときの見え方を確認できます。

学生には無料プランで十分です。無料の「クラシック」「シンプル」「地域のプロ」の3デザインは登録不要で使え、Gmailには直接設定、Outlookにはコピー＆貼り付けの手順に沿って設定できます。学生・就活向けに作られた「就活生」デザインや顔写真を使いたい場合は、買い切りのプレミアムになります。

ひとつ正直にお伝えすると、無料プランでは署名の一番下に小さな「Made with」リンクが入ります。気になる場合は、この記事のテキストテンプレートを使うか、プレミアムでリンクを消すことができます。

社会人になってからの署名の項目はメール署名の書き方、デザインのコツはおしゃれなメール署名の作り方で紹介しています。

よくある質問

就活メールの署名にふりがなは必要ですか？

必須ではありませんが、入れておくと親切です。とくに読み方が複数ある名字や名前の場合、採用担当者が電話や面接で名前を呼ぶときに迷わずに済みます。氏名のあとに（やまもと みさき）のように、ひらがなかローマ字で添えましょう。外資系企業ならローマ字が合います。

就活の署名に住所は書くべきですか？

企業から求められていなければ、書かなくても問題ありません。電話番号とメールアドレスがあれば、選考の連絡は十分に取れます。書類の郵送が必要になったときに、改めて伝えれば大丈夫です。書く場合は、郵便番号から建物名・部屋番号まで正確に記載します。

学年はいつ更新すればいいですか？

4月の進級に合わせて更新しましょう。「3年」のまま4年生の選考を受けるのはよくある失敗です。卒業予定年月は進級しても変わらないため、併記しておくと更新忘れの対策にもなります。卒業後に就活を続けるなら、「〇年〇月 〇〇大学 卒業」の形に書き換えます。

スマホから送るときも署名は必要ですか？

必要です。スマホから送るメールでも、採用担当者から見ればパソコンからのメールと同じビジネスメールです。Gmailアプリなら「モバイル署名」を設定しておくと、毎回入力する手間が省けます。iPhoneの「メール」アプリから送る場合は、iPhoneの設定アプリで署名を登録しておきましょう。

就活の署名に区切り線は必要ですか？

必須ではありませんが、入れるのが一般的です。区切り線があると、本文と署名の境目が分かりやすくなります。「━」「─」「-」などシンプルな線を、署名の上下に1本ずつ入れましょう。長さは全角20文字程度にすると、スマホでも折り返されにくくなります。

内定後や入社前も同じ署名でいいですか？

内定後も、入社までは学生としての署名で問題ありません。内定先とのやり取りが卒業後まで続く場合は、大学のメールアドレスが使えなくなることもあるため、Gmailなどのフリーメールを使っておくと安心です。入社後は、会社の署名ルールに合わせて新しく作り直します。