Firma de correo electrónico: qué poner, ejemplos, plantillas y tamaño correcto

Una firma de correo electrónico profesional tiene entre cuatro y seis líneas de texto real: tu nombre, tu cargo, tu empresa, un teléfono y tu web, con un logo pequeño si quieres. El nombre va primero y es lo más visible; el resto, en uno o dos colores discretos. Para que se vea bien en el correo, no debe pasar de unos 600 píxeles de ancho, con un logo de 120 a 180 píxeles y texto de 13 a 14 píxeles.

Esa es la respuesta corta. Abajo tienes qué incluir y en qué orden, qué sobra, ejemplos y plantillas para copiar con datos de España y México, las medidas exactas de cada elemento, las despedidas formales que van justo antes de la firma, lo que exige la ley en España a las empresas, y cómo crear e instalar tu firma gratis.

Qué debe llevar una firma de correo (y en qué orden)

Una firma responde a tres preguntas: quién eres, a qué te dedicas y cómo localizarte. Todo lo que pongas debe servir a una de las tres. Este es el orden que funciona en casi cualquier trabajo, de arriba abajo:

1. Nombre y apellido. El nombre con el que quieres que te llamen: "Carmen Ortega", no "M. C. Ortega Llorens" si todo el mundo te llama Carmen. Es la línea más grande o en negrita.
2. Cargo. Corto y comprensible para alguien de fuera. "Responsable de compras" se entiende mejor que "Head of Procurement Excellence".
3. Empresa. Escrita como aparece en tus facturas, con su forma jurídica si quieres (Reformas Albar, S.L. o Consultoría Norte, S.A. de C.V.).
4. Un teléfono. El que de verdad contestas. Con prefijo internacional si tratas con otros países: +34 961 234 567 en España, +52 55 1234 5678 en México.
5. Web. Corta y con enlace, sin "https://www.": reformasalbar.es.
6. Dirección (solo si ayuda). Útil en tiendas, clínicas, restaurantes, talleres y para quien recibe visitas, o cuando la ley la pide (más abajo). Si no, sobra.
7. Logo. Pequeño, de 120 a 180 píxeles de ancho. Identifica a la empresa de un vistazo.
8. Redes sociales (opcional, tres como máximo). Solo perfiles que mantienes al día y que importan para el trabajo; para la mayoría, LinkedIn primero.
9. Una llamada a la acción (opcional). Un botón como "Agenda una llamada" o "Pide presupuesto", si hay algo que la gente necesita hacer a menudo.
10. Texto legal (solo si hace falta). Siempre al final y en letra pequeña.

¿Pongo mi correo en la firma? Normalmente no hace falta: quien te lee ya lo tiene en el remitente. La excepción es cuando tus correos se reenvían o se imprimen mucho (por ejemplo, al departamento de pagos de un cliente); entonces una línea con el correo está bien.

Firma personal o firma de empresa

Una firma de correo de empresa sigue el mismo orden, pero pesan más los datos de la compañía: logo, web y, en algunos países, los datos registrales. Un autónomo o freelance puede poner primero a la persona y usar la línea de empresa para describir lo que hace: "Paula Giménez · Traductora jurada de inglés". Los estudiantes y quienes buscan empleo cambian la empresa por su carrera o por el puesto que buscan.

Qué no poner en tu firma

El error más común no es que falte algo, sino que sobre. Cada línea de más hace más difícil encontrar lo importante, sobre todo en el teléfono.

• Frases célebres y lemas. La cita que inspira a un lector incomoda al siguiente. Un eslogan de empresa solo vale si explica lo que haces ("Urgencias de fontanería 24 horas").
• Varios teléfonos. Fijo, móvil, directo y fax son cuatro líneas para lo mismo. Elige uno, dos como mucho.
• Tu correo repetido. Ya está en el remitente.
• "Antes de imprimir este correo, piensa en el medio ambiente". Añade una línea a cada mensaje y nadie imprime menos por leerla.
• GIF animados. Pesan, distraen del mensaje y no todos los programas de correo los reproducen.
• Una firma que es una sola imagen. Muchos programas bloquean las imágenes hasta que el lector pulsa "mostrar imágenes"; Outlook, por ejemplo, bloquea por defecto la descarga automática. Si tu nombre y tu teléfono están dentro de una imagen, desaparecen. Usa texto real con un logo pequeño.
• Fuentes personalizadas. Gmail y Outlook clásico no cargan fuentes web: tu tipografía de marca se convierte en Times New Roman.
• "Enviado desde mi iPhone". No hace daño, pero es publicidad de Apple. Cámbialo por una firma corta para el teléfono.

Ejemplos de firma de correo para copiar

Estos ejemplos están ordenados por tipo de trabajo. Cada uno lleva una plantilla en texto que puedes copiar y adaptar ahora mismo. Los diseños con imagen se generan en directo con el mismo código que usan nuestras firmas. Tres diseños son gratuitos (Clásica, Sencilla y Profesional local); el resto forma parte de Signguin Premium. Los nombres, empresas y teléfonos son inventados.

1. Pequeña empresa (España)

Carmen Ortega
Gerente · Reformas Albar, S.L.
+34 961 234 567 · reformasalbar.es

Por qué funciona: tres líneas, cargo claro, un solo teléfono. Es el punto de partida de casi cualquier firma.

2. Autónoma o freelance

Paula Giménez
Traductora jurada de inglés y francés
+34 676 123 456 · paulagimenez.es
LinkedIn

Por qué funciona: el cargo dice qué haces y para quién, sin necesidad de nombre de empresa. El diseño apilado se lee bien en el teléfono.

3. Taller o negocio local (México)

Javier Ruiz
Taller Mecánico Hermanos Ruiz
+52 33 1234 5678
Av. Vallarta 1234, Guadalajara, Jal.
Lunes a sábado, 9:00 a 19:00

Por qué funciona: para un cliente que va a llamar o a pasar por el local, el teléfono, la dirección y el horario valen más que un logo.

4. Ventas, con botón para agendar

Diego Ramírez
Ejecutivo de cuentas · Nexo Logística
+52 55 1234 5678 · nexologistica.mx
Agenda una llamada de 15 minutos: [enlace a tu agenda]

Por qué funciona: una sola acción, útil para quien lee. Si el cliente quiere hablar, tiene el camino directo.

5. Asesora inmobiliaria

Mariana Treviño
Asesora inmobiliaria · Casa Cumbres Inmobiliaria
+52 81 1234 5678 · casacumbres.mx
Ver propiedades disponibles: [enlace]

Por qué funciona: en un negocio de confianza, la foto ayuda a reconocer a la persona antes de la visita.

6. Despacho de abogados

Javier Herrera
Socio · Herrera & Sanz Abogados
+34 911 234 567 · herrerasanz.es
Calle de Serrano 00, 28001 Madrid

Este mensaje y sus anexos son confidenciales y se dirigen
exclusivamente a su destinatario.

Por qué funciona: diseño sobrio, dirección del despacho y un texto legal corto, en gris y al final.

7. Asesoría fiscal o contable

Rocío Delgado
Asesora fiscal · Gestoría Delgado
+34 954 123 456 · gestoriadelgado.es

Por qué funciona: en sectores donde la seriedad pesa, menos es más: tres líneas y un color.

8. Clínica o consulta

Dra. Elena Campos
Odontóloga · Clínica Dental Ribera
Citas: +34 952 123 456 · clinicaribera.es

Por qué funciona: la palabra "Citas" delante del teléfono le dice al paciente qué hacer.

9. Estudiante o primer empleo

Sofía Hernández
Estudiante de Administración de Empresas, último semestre
+52 222 123 4567 · linkedin.com/in/tu-perfil

Por qué funciona: sustituye la empresa por la carrera y el enlace de LinkedIn hace de currículum.

10. Cafetería o restaurante

Lucía Morales
Café La Espiga
+52 222 765 4321 · Reservas por WhatsApp
Calle 5 de Mayo 000, Centro, Puebla

11. Construcción y reformas

Pablo Fernández
Construcciones Montaña
+34 985 123 456 · construccionesmontana.es
Obras y reformas en toda Asturias

12. La más discreta posible

Alejandro Soto
Director de operaciones · Consultoría Norte, S.A. de C.V.
+52 81 8765 4321

Plantilla de firma de correo en texto (rellena los huecos)

Si solo quieres una plantilla para rellenar, copia esta. Funciona en cualquier programa, también en la app del teléfono:

[Nombre y apellido]
[Cargo] · [Empresa]
[Teléfono con prefijo] · [web.com]
[Opcional: dirección o una sola acción]

Y esta es la versión corta para respuestas:

[Nombre]
[Cargo] · [Empresa]
[Teléfono]

Firma de correo electrónico profesional: fuentes, colores y número de líneas

Cuántas líneas

La recomendación escrita más antigua sobre esto es el RFC 1855, las normas de "netiqueta" de internet de 1995: firmas cortas, de no más de cuatro líneas. El correo ha cambiado, pero el instinto sigue siendo bueno. Hoy, un límite sensato es de cuatro a seis líneas de texto, más un logo o una foto al lado.

Fuentes

Usa una fuente instalada en prácticamente todos los equipos y teléfonos, para que quien te lee vea lo mismo que tú: Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma o Trebuchet MS si quieres algo sin remates; Georgia o Times New Roman si prefieres una con remates. Una sola fuente para toda la firma; el contraste sale del tamaño y la negrita.

Colores

Un color de marca para los acentos (tu nombre, una línea separadora o los iconos) y gris oscuro para los datos. Nada más. El texto claro sobre fondo blanco se lee mal: la norma de accesibilidad WCAG 2.2 pide un contraste mínimo de 4,5 a 1 para el texto normal, y un gris más claro que #666666 suele quedarse corto.

Jerarquía

El ojo debe ir primero a tu nombre, luego al cargo y la empresa, y después a los datos de contacto. Se consigue con tamaño (nombre más grande), peso (nombre en negrita), color (nombre en el color de marca) y espacio (un hueco o una línea fina entre "quién" y "cómo contactar"). No uses las cuatro cosas a la vez.

Tamaño para firma de correo: las medidas que funcionan

Estas son las medidas recomendadas, en píxeles de pantalla. Guarda cada imagen al doble del tamaño al que se va a mostrar para que se vea nítida en pantallas de alta densidad (teléfonos, Mac y muchos portátiles).

Por qué 600 píxeles de ancho. Es el ancho estándar del correo desde hace años y cabe en el panel de lectura de los programas de escritorio sin barra de desplazamiento lateral. En el teléfono hay menos sitio: las pantallas más comunes miden entre 360 y 414 píxeles de ancho (StatCounter, datos de EE. UU., septiembre de 2026), y con los márgenes de la app te quedan unos 330 a 380. Por eso lo importante (nombre, teléfono) debe caber en una columna de unos 350 píxeles, y un diseño apilado, con el logo encima del texto, lo consigue de forma natural.

Lo que recomienda Gmail. La ayuda de Google sugiere una imagen de firma de 70 a 100 píxeles de alto y de 300 a 400 de ancho, con un máximo de 100 por 1000 píxeles. Además, la firma de Gmail tiene un límite de 10 000 caracteres y la imagen también cuenta: una imagen pegada como archivo incrustado puede agotarlo sola, mientras que una imagen alojada en internet solo cuenta lo que ocupa su dirección.

Por qué el texto a 13 píxeles o más. El iPhone agranda el texto de los correos que mide menos de 13 píxeles, así que una firma diseñada a 11 píxeles se ve distinta (y se descoloca) en el iPhone.

Formatos de imagen. PNG para logos e iconos, JPG para fotos. Evita el SVG: según las pruebas de caniemail de septiembre de 2026, Outlook 2007 a 2016 para Windows y Outlook 2016 para Mac, aún comunes en muchas oficinas, no lo muestran y Gmail lo convierte a PNG. Y fija siempre el ancho y el alto de cada imagen con atributos en el HTML, porque Outlook clásico para Windows ignora el ancho indicado con CSS y mostraría tu logo al doble de tamaño.

Modo oscuro. Un logo PNG transparente con letras oscuras casi desaparece cuando el fondo se vuelve gris oscuro. Ponlo sobre un recuadro blanco con un poco de margen, o usa una versión del logo que funcione en los dos fondos.

Despedidas formales para antes de la firma

La despedida no forma parte de la firma: va en el cuerpo del correo, justo encima de ella, y marca el tono de todo el mensaje. Estas son las más usadas en correos de trabajo, de más a menos formal:

Evita las abreviaturas ("Slds.", "Atte."), los emoticonos en correos formales y las despedidas que no casan con el trato del mensaje: si el correo va de usted, la despedida también. Y no dupliques: si tu firma ya dice "Un saludo", no lo escribas otra vez en el mensaje. Si quieres más opciones por situación y las reglas de puntuación, mira nuestra guía de saludos cordiales y despedidas formales.

Quedo atenta a sus comentarios.

Un cordial saludo,

Mariana Treviño
Asesora inmobiliaria · Casa Cumbres Inmobiliaria
+52 81 1234 5678 · casacumbres.mx

Firma de correo de empresa: lo que pide la ley en España

En España, el artículo 24.1 del Código de Comercio obliga a los empresarios individuales, sociedades y entidades sujetos a inscripción obligatoria a hacer constar "en toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas" el domicilio y los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil; las sociedades, además, su forma jurídica. La Directiva europea 2017/1132 (artículo 26) aplica esa obligación de las sociedades a cartas y notas de pedido tanto en papel como en cualquier otro soporte, y en la práctica la firma del correo es el sitio más cómodo para cumplirla. Este resumen no es asesoramiento legal: los detalles dependen del tipo de empresa, así que confírmalo con tu gestor o asesor.

Así puede quedar, en letra pequeña al final:

Carmen Ortega
Gerente · Reformas Albar, S.L.
+34 961 234 567 · reformasalbar.es

Reformas Albar, S.L. · Calle Ejemplo 1, 46001 Valencia
Inscrita en el Registro Mercantil de Valencia, tomo 0000, folio 00, hoja V-00000

Muchas empresas añaden también una cláusula de protección de datos o de confidencialidad. Si te hace falta y cómo redactarla depende de tu caso; tu asesor te lo dirá. Si tu empresa está en México o en otro país, consulta con tu contador qué datos conviene incluir.

En el editor gratuito de Signguin hay un campo Aviso legal que añade ese texto en letra pequeña bajo la firma.

Cómo crear tu firma de correo gratis

Puedes hacerla a mano en el editor de tu programa de correo, pero montar una firma que aguante en Outlook, Gmail y el teléfono a la vez es delicado: Outlook clásico para Windows muestra los correos con el motor de Word, así que el código web moderno se rompe. Las firmas que se ven igual en todas partes se construyen con tablas, estilos en línea e imágenes de tamaño fijo, y eso es lo que hace un generador.

Con Signguin, un generador de firmas de correo gratis, el proceso es este:

1. Escribe tu correo de trabajo. Signguin lee el dominio, toma de tu web el logo, los colores de marca y los datos de contacto de tu empresa, y deduce tu nombre del correo. Si usas un correo personal (gmail.com, outlook.com), escribe la web de tu empresa o empieza desde cero.
2. Elige un diseño. Hay 23 diseños pensados para distintos sectores (ventas, inmobiliaria, derecho, salud, oficios, restaurantes, estudiantes y más); tres son gratis.
3. Revisa la vista previa. Ves la firma dentro de un correo realista, en móvil u ordenador y en modo claro u oscuro. Si tu logo es oscuro, activa Fondo blanco detrás del logo.
4. Instálala. Para Outlook, Apple Mail y otros programas, pulsa Copiar firma y pégala siguiendo los pasos de la app. Para Gmail, además puedes instalarla directamente con Añadir a Gmail automáticamente: conectas Gmail una vez, Signguin solo pide permiso para cambiar la configuración de Gmail, nunca lee tus correos y no guarda el acceso.
5. Guárdala para cambiarla después. Con tu correo la guardas y la vuelves a abrir desde Mis firmas cuando cambies de cargo o de teléfono.

El plan gratis no pide registro ni tarjeta, incluye tres diseños y todas las formas de instalación, y añade un pequeño enlace "Hecho con Signguin" al final. Premium es un pago único por persona, sin suscripción: añade tu foto, los 23 diseños, botones y banners y quita el enlace. Las imágenes las aloja Signguin, así que no se rompen si cambia tu web, y todas las firmas caben en el límite de caracteres de Gmail.

Para ser claros con lo que no hace: Signguin está pensado para personas y pequeños negocios que crean su propia firma. Todavía no tiene gestión de equipos (hay lista de espera), no instala firmas de forma centralizada para toda una empresa y no mide clics ni aperturas. Si necesitas eso para cientos de buzones, lo tuyo es una herramienta de gestión de firmas corporativa o la consola de administración de Microsoft 365 o Google Workspace.

Los pingüinos nacen con esmoquin y nunca tienen que pensar en ir bien vestidos. Los demás necesitamos unos cinco minutos y esta lista.

Cómo instalar la firma en tu correo

Cada programa guarda la firma en un sitio distinto. Tenemos guías paso a paso con los menús exactos en español:

• Outlook (nuevo Outlook, Outlook clásico, Outlook en la Web, Mac y app móvil): cómo poner la firma en Outlook.
• Gmail (computadora, iPhone y Android, con las diferencias de menús entre España y Latinoamérica): cómo poner la firma en Gmail.

Después de instalarla, haz siempre una prueba: envía un correo de prueba a tu dirección y a una cuenta de otro proveedor (de Outlook a Gmail, por ejemplo) y ábrelo también en el teléfono. Pulsa cada enlace y comprueba que el logo se ve nítido y que el teléfono se puede marcar con un toque.

Firma de correo en el teléfono

Las apps de correo del teléfono (Gmail, Outlook, Mail del iPhone) tienen su propia firma, separada de la del ordenador, y casi todas la tratan como texto. Lo práctico es una firma corta de texto en el teléfono:

Diego Ramírez
Nexo Logística · +52 55 1234 5678

Con la app de Gmail hay un truco: si no creas una firma para móviles, los correos nuevos usan la firma que tienes en el ordenador, logo incluido. Lo explicamos en la guía de Gmail.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe llevar una firma de correo electrónico?

Tu nombre y apellido, tu cargo, la empresa, un teléfono y la web. Si quieres, un logo pequeño, hasta tres redes sociales y una sola llamada a la acción. Las sociedades españolas deben incluir además sus datos registrales y su domicilio en la correspondencia (art. 24 del Código de Comercio). En total, de cuatro a seis líneas de texto.

¿Cuál es el tamaño correcto para una firma de correo?

No más de 600 píxeles de ancho (400 a 500 si te leen sobre todo en el teléfono) y entre 100 y 200 de alto. Dentro, un logo de 120 a 180 píxeles de ancho, una foto de 80 a 100, iconos de 20 a 24 y texto de 13 a 14 píxeles. Guarda las imágenes al doble de tamaño para que se vean nítidas.

¿Qué tamaño debe tener el logo de la firma?

Un logo horizontal se ve bien a 120 a 180 píxeles de ancho y hasta 60 de alto; uno cuadrado, de 60 a 80 píxeles. Recorta los márgenes vacíos del archivo, súbelo al doble de tamaño y en PNG. Si tu logo es oscuro y transparente, ponlo sobre fondo blanco para que no desaparezca en modo oscuro.

¿Cómo hago una firma de correo gratis?

Puedes escribirla a mano en la configuración de tu correo o usar un generador gratuito. Con Signguin escribes tu correo de trabajo, Signguin toma tu logo y tus colores de la web de tu empresa, eliges uno de los tres diseños gratis y la copias en Outlook o la instalas directamente en Gmail. No pide registro ni tarjeta.

¿Qué despedida pongo antes de la firma en un correo formal?

"Atentamente" para lo más formal, "Un cordial saludo" o "Saludos cordiales" para el día a día profesional, y "Quedo atento a sus comentarios" cuando esperas respuesta, muy habitual en México. Con confianza, "Un saludo" (más de España) o "Saludos" (más de México). La despedida va en el mensaje, encima de la firma.

¿Puedo poner una foto en mi firma de correo?

Sí, si la gente te elige o te conoce en persona: ventas, inmobiliaria, consultoría, salud o trabajo independiente. Usa una foto reciente y bien iluminada, de 80 a 100 píxeles. En firmas de empresa o de puestos internos, el logo suele funcionar mejor. En Signguin, la foto es parte de Premium.

¿Por qué mi firma se ve distinta en Outlook y en Gmail?

Casi siempre por cómo está hecha: fuentes personalizadas que se cambian por otras, imágenes pegadas desde el ordenador que llegan como adjuntos o código que Outlook no entiende. Una firma con tablas, estilos en línea, fuentes estándar e imágenes alojadas con tamaño fijo se ve igual en los dos.