Firma en Outlook: cómo poner, crear o cambiar tu firma (nuevo Outlook, clásico, web y Mac)

Para poner una firma en Outlook, abre Configuración (la rueda dentada) y ve a Cuentas > Firmas si usas el nuevo Outlook para Windows o Outlook en la Web. En Outlook clásico para Windows, la ruta es Archivo > Opciones > Correo > Firmas, y en un Mac, Outlook > Configuración > Firmas. Crea la firma, elige si se añade a los mensajes nuevos y a las respuestas, y guarda. Para cambiarla más adelante, vuelves a la misma pantalla, la editas y guardas otra vez.

Lo difícil no son los pasos, sino saber qué Outlook tienes: Microsoft mantiene varias versiones a la vez y cada una guarda la firma en un sitio distinto. Abajo tienes los pasos exactos para cada versión, con los nombres de los menús tal como aparecen en Outlook en español (comprobados en la ayuda oficial de Microsoft en octubre de 2026). También verás cómo añadir un logo, pegar una firma diseñada, quitarla, llevarla al teléfono y qué hacer si no aparece.

Primero: ¿qué Outlook tienes?

"Outlook 365" no es una aplicación aparte. Con una suscripción a Microsoft 365 usas una de las versiones de la tabla, así que busca tu fila y salta a esa sección.

Antes de empezar: prepara la firma una sola vez

Todas las versiones de Outlook tienen un editor pequeño en el que puedes escribir tu nombre y tu teléfono. Para algo con logo, colores de tu marca, iconos de redes sociales o dos columnas, es más cómodo diseñar la firma fuera y pegarla. Outlook conserva el formato al pegar, y así usas exactamente la misma firma en todos tus equipos.

Puedes hacerla en unos minutos con Signguin, un generador de firmas de correo gratis: escribes tu correo de trabajo y Signguin toma de tu web el logo, los colores y los datos de contacto de tu empresa. Para los diseños gratuitos no hace falta registrarse. El resultado es HTML pensado para el correo (tablas y estilos en línea, que es lo que necesita Outlook para Windows) y las imágenes quedan alojadas en internet, así que no llegan como archivos adjuntos.

Cuando la tengas, vuelve aquí y sigue los pasos de tu versión.

Cómo poner una firma en el nuevo Outlook para Windows

El nuevo Outlook para Windows usa la misma pantalla de configuración que Outlook en la Web.

1. Selecciona Configuración (la rueda dentada, arriba a la derecha).
2. Ve a Cuentas > Firmas.
3. Si tienes más de una cuenta en Outlook, elige la cuenta a la que pertenece esta firma.
4. Selecciona + Nueva firma (en la ayuda de Microsoft aparece como "Agregar firma") y dale un nombre, por ejemplo "Completa".
5. Escribe la firma en el cuadro de edición o pega una ya diseñada con Ctrl+V.
6. Elige si se añade automáticamente a los mensajes nuevos y a las respuestas y reenvíos. Si prefieres insertarla a mano, deja esas opciones sin marcar.
7. Selecciona Guardar.

Para añadir la firma a un solo correo: en Correo, selecciona Correo nuevo; en la pestaña Mensaje, dentro del grupo Insertar, selecciona Firma y elige una de las guardadas. En la misma lista está Firmas..., que te lleva de vuelta a la configuración.

¿Vienes de Outlook clásico? Según Microsoft, el nuevo Outlook importa tu configuración del clásico (firmas incluidas) la primera vez que lo abres, pero solo si en Outlook clásico estaba activada la casilla para guardar la configuración de Outlook en la nube, en Archivo > Opciones > General (requiere reiniciar Outlook). Si tu firma no llegó, activa esa casilla, reinicia Outlook clásico y después, en el nuevo Outlook, ve a Configuración > Cuentas > Tus cuentas, selecciona Administrar junto a tu cuenta principal y repite la importación.

Cómo crear una firma en Outlook clásico para Windows

Outlook clásico (Outlook 2016, 2019, 2021, 2024 y la app de escritorio de Microsoft 365) tiene su propia ventana de firmas.

1. Abre un mensaje nuevo y, en la pestaña Mensaje, selecciona Firma > Firmas. También llegas por Archivo > Opciones > Correo > Firmas.
2. En la lista Cuenta de correo electrónico, elige la cuenta a la que quieres asociar la firma. Cada cuenta puede tener una firma distinta.
3. En Seleccionar firma para editar, elige Nueva y escribe un nombre en el cuadro Nueva firma.
4. Escribe o pega tu firma en el cuadro Editar firma. La barra pequeña de arriba cambia fuente, tamaño, color y alineación.
5. En Elegir firma predeterminada, pon tu firma en Mensajes nuevos.
6. Pon también tu firma en Respuestas o reenvíos, o deja (ninguna).
7. Selecciona Aceptar.

Un detalle que Microsoft advierte y que confunde a mucha gente: Outlook clásico no añade la firma nueva al mensaje que abriste en el paso 1, aunque la hayas puesto como predeterminada. En ese correo tienes que insertarla a mano (Mensaje > Firma y eliges la tuya) o cerrar el borrador y abrir uno nuevo. A partir de ahí se añade sola.

Cómo poner la firma en Outlook en la Web (Outlook.com y Microsoft 365)

Sirve para outlook.com (cuentas personales) y outlook.office.com (cuentas de trabajo o de centro educativo).

1. Selecciona Configuración en la parte superior de la página.
2. Ve a Cuentas > Firmas.
3. Selecciona + Nueva firma y dale un nombre que la distinga.
4. Escribe o pega la firma en el cuadro de edición.
5. Elige si se aplica a los mensajes nuevos y a las respuestas y reenvíos.
6. Selecciona Guardar.

Para añadirla a un único mensaje, escribe el correo y, en la pestaña Mensaje, selecciona Firma.

Si además usas el nuevo Outlook para Windows con la misma cuenta de Microsoft 365 u Outlook.com, una firma guardada en la web aparece también allí, y al revés (lo explicamos más abajo, en la sección sobre firmas en itinerancia).

Cómo crear una firma en Outlook para Mac

Microsoft documenta dos versiones de Mac: Outlook para Mac (la actual) y Outlook para Mac heredado. Microsoft indica que el soporte del heredado termina en octubre de 2026, así que si todavía lo usas, es buen momento para cambiar.

Outlook para Mac (versión actual)

1. En el menú Outlook, selecciona Configuración.
2. En Correo, selecciona Firmas.
3. Selecciona Standard para cambiar el nombre y editar la firma predeterminada, o selecciona el botón de añadir para crear una nueva.
4. Escribe o pega la firma en el Editor de firmas. Para añadir una foto o un logo, selecciona Ver más elementos... en la barra del editor.
5. En Elegir qué firma aparece, selecciona tu cuenta y ajusta Para mensajes nuevos y Para respuestas o reenvíos.
6. Cierra la ventana Firmas. Los cambios se guardan solos.

Para insertar una firma a mano, haz clic en el cuerpo del mensaje y selecciona Firma en la cinta de opciones.

Outlook para Mac heredado

1. En el menú Outlook, selecciona Configuración.
2. En Correo electrónico, selecciona Firmas.
3. Haz doble clic en Sin título para ponerle nombre, o usa el botón de añadir para crear otra.
4. Escribe o pega la firma. Las imágenes se añaden desde el Explorador de fotos o con Imagen desde archivo.
5. En Elegir firma predeterminada, elige la cuenta y ajusta Mensajes nuevos y Respuestas o reenvíos.
6. Cierra el editor y la ventana Firmas.

Cómo cambiar la firma en Outlook

Para cambiar una firma, el camino es el mismo que para crearla:

• Nuevo Outlook y Outlook en la Web: Configuración > Cuentas > Firmas, selecciona Editar firma junto a la que quieres cambiar, haz los cambios y selecciona Guardar.
• Outlook clásico: Archivo > Opciones > Correo > Firmas, selecciona la firma, cámbiala en el cuadro Editar firma, selecciona Guardar y luego Aceptar.
• Outlook para Mac: Outlook > Configuración > Firmas, en Nombre de la firma selecciona la que quieres cambiar, selecciona Editar, actualízala y cierra la ventana.

Si tienes que actualizar una firma diseñada (nuevo cargo, logo nuevo), suele ser más rápido borrar todo el contenido del editor y pegar la versión nueva que retocarla línea a línea. El editor de Outlook es pequeño y, al editar dentro de él, el formato tiende a desordenarse: una fuente distinta por aquí, una línea en blanco de más por allá.

Cómo quitar la firma en Outlook

• Para que deje de aparecer sola, pon "sin firma" en los mensajes nuevos y en las respuestas ((ninguna) en Outlook clásico). La firma sigue guardada por si quieres insertarla a mano.
• Para borrarla, selecciónala en la lista de firmas y elimínala. En Outlook clásico es el botón Eliminar de la ventana de firmas; en el nuevo Outlook, en la web y en Mac, se borra desde la misma lista de firmas.
• Para quitarla de un solo correo, selecciona el texto de la firma en el borrador y bórralo.

Una firma para mensajes nuevos y otra para respuestas

Lo más práctico es tener dos: la completa para los correos nuevos y una corta para las respuestas, para que una conversación larga no repita tu logo quince veces. Crea, por ejemplo, "Completa" y "Corta", y asigna la primera a los mensajes nuevos y la segunda a las respuestas y reenvíos. Todas las versiones de arriba tienen esos dos ajustes.

Una buena firma corta para respuestas es tu nombre, tu cargo y un teléfono, en texto:

Lucía Méndez
Responsable de compras · Reformas Albar
+34 961 234 567

Varias firmas y varias cuentas

Puedes guardar todas las firmas que quieras y elegir una distinta desde el botón Firma al escribir. Si tienes varias cuentas en el mismo Outlook, ajusta las predeterminadas de cada una:

• Outlook clásico: cambia la lista Cuenta de correo electrónico en la ventana de firmas y elige las predeterminadas de esa cuenta.
• Nuevo Outlook y web: elige la cuenta arriba, en Configuración > Cuentas > Firmas, antes de marcar las predeterminadas.
• Mac: elige la cuenta en Elegir qué firma aparece (o Elegir firma predeterminada en el heredado).

Cómo poner una firma con logo o imagen en Outlook

Tienes dos opciones: insertar la imagen en el editor de Outlook o pegar una firma terminada que ya la incluye.

Outlook clásico para Windows (pasos de Microsoft):

1. Abre un mensaje nuevo y selecciona Firma > Firmas.
2. En Seleccionar firma para editar, elige la firma.
3. Selecciona el botón Imagen, busca el archivo y selecciona Insertar.
4. Para cambiar el tamaño, haz clic derecho en la imagen, elige Imagen, abre la pestaña Tamaño y deja marcada la casilla Bloquear relación de aspecto.
5. Selecciona Aceptar y otra vez Aceptar para guardar.

Nuevo Outlook y Outlook en la Web: en Configuración > Cuentas > Firmas, haz clic donde va el logo y usa el botón de insertar imágenes de la barra del editor. Elige un archivo guardado en tu equipo, no uno de OneDrive o SharePoint: según una respuesta de agosto de 2026 en el foro de Microsoft, es uno de los motivos habituales por los que el botón parece no hacer nada. Si sigue sin funcionar, inserta la imagen en un correo normal, cópiala desde ahí y pégala en el editor de la firma.

Mac: usa Ver más elementos... en el editor de firmas (o Imagen desde archivo en el heredado).

Usa PNG para logos e iconos y JPG para fotos. Un logo de unos 120 a 180 píxeles de ancho basta; en nuestra guía de firma de correo tienes todas las medidas.

Por qué el logo a veces llega como archivo adjunto: cuando insertas una imagen desde tu equipo, Outlook la mete dentro de cada correo. Algunos programas del destinatario la muestran como adjunto (el famoso "image001.png") y cada mensaje pesa más. Microsoft también advierte que una firma con código VML puede hacer que algunos elementos lleguen como adjuntos. Una firma con imágenes alojadas en internet y enlazadas evita casi siempre ese problema; por eso las firmas hechas con un generador suelen verse igual en todas las bandejas. Una salvedad: según la configuración, Outlook clásico puede incrustar al enviar incluso imágenes enlazadas, así que envíate siempre una prueba.

Cómo pegar en Outlook una firma HTML hecha con un generador

Si diseñaste la firma en un generador, una web o una plantilla, esta es la forma más limpia de llevarla a Outlook:

1. Abre tu firma en el navegador y usa el botón de copiar (en Signguin, Copiar firma), o selecciona toda la firma y pulsa Ctrl+C (Cmd+C en Mac).
2. Abre el editor de firmas de tu versión de Outlook (pasos de arriba) y crea una firma nueva.
3. Haz clic dentro del cuadro y pulsa Ctrl+V (Cmd+V en Mac). No uses "pegar solo texto" ni Ctrl+Shift+V: eso borra el diseño.
4. Elige las predeterminadas y guarda.
5. Envíate un correo de prueba, mándalo también a una dirección de Gmail y ábrelo en el teléfono.

Por qué funciona mejor copiar la firma tal como se ve que pegar código:

• Al copiar una firma desde el navegador, el portapapeles lleva la versión con formato: la tabla, los colores, los enlaces y las referencias a las imágenes. El editor de Outlook la acepta tal cual.
• Si pegas el código fuente (el texto que empieza por <table>), Outlook muestra el código en lugar del diseño. Pega la firma, no el código.
• El editor de Outlook sirve para negrita, colores y una imagen, pero no para montar con fiabilidad un diseño de dos columnas con el logo a la izquierda y los datos alineados a la derecha.
• Pegar desde Word funciona, pero Word añade estilos propios que pueden cambiar los espacios cuando se lee el correo en otro programa.

Un ajuste puede deshacerlo todo: si Outlook redacta tus correos en texto sin formato, cualquier firma llega como texto plano. En Outlook clásico, revisa Archivo > Opciones > Correo y en la lista para redactar mensajes elige HTML. En el nuevo Outlook está en Configuración > Correo > Redactar y responder, apartado Formato del mensaje. Según Microsoft, HTML es el formato predeterminado en las dos versiones, así que solo tendrás que cambiarlo si alguien lo tocó.

El plan gratuito de Signguin incluye la instalación por copiar y pegar en Outlook, con instrucciones paso a paso dentro de la app, y su HTML está hecho para no descuadrarse en Outlook para Windows ni en Outlook en la Web. Microsoft no ofrece a las apps una forma segura de escribir la firma directamente en Outlook, así que copiar y pegar es el método fiable para cualquier generador.

Firma en la app de Outlook (iPhone, iPad y Android)

La app móvil tiene su propia firma y no copia la del ordenador. Según Microsoft, los pasos son los mismos en iOS y Android:

1. Abre la app de Outlook y entra en Configuración (toca tu foto o el icono de tu cuenta, arriba a la izquierda, y luego la rueda dentada).
2. En Correo, toca Firma.
3. Borra el texto que trae por defecto (una línea que anuncia la app) y escribe tu firma.
4. Si tienes varias cuentas en la app, activa Firma por cuenta y escribe una firma para cada una.
5. Vuelve atrás para guardar.

La ayuda de Microsoft solo describe escribir texto: no habla de imágenes, enlaces ni HTML, y en los foros los usuarios cuentan experiencias dispares. Nuestra recomendación es una firma corta de texto en el teléfono (nombre, cargo, teléfono) y la diseñada en el ordenador y la web. Tampoco hay firma separada para respuestas en la app.

Cómo hacer que la firma de Outlook te siga en todos tus equipos

Desde la versión 2303, Outlook para Windows usa firmas en itinerancia: la firma se guarda en tu buzón y no solo en un PC. Según Microsoft:

• Funciona con buzones de Microsoft 365 u Outlook.com. No funciona con servidores Exchange locales, servicios de correo de terceros ni cuentas POP/IMAP.
• Cuando se activa, Outlook copia al buzón las firmas que tienes como predeterminadas para Mensajes nuevos o Respuestas o reenvíos. Esas te siguen a otros PC con Windows y a Outlook en la Web.
• Las demás firmas no viajan: se quedan en ese equipo, en un apartado de firmas de este dispositivo. Puedes insertarlas desde Mensaje > Firma, pero no editarlas hasta asociarlas a una de tus cuentas.

La regla práctica: si quieres una firma en todas partes, ponla como predeterminada de una cuenta.

Lo que la itinerancia no cubre (en octubre de 2026):

• La app móvil: un moderador del foro de Microsoft confirmó en noviembre de 2025 que las apps de iOS y Android no la admiten. Configura la firma aparte, como en la sección anterior.
• Outlook para Mac: según esa misma respuesta, usa firmas locales. Créala también en el Mac.

Para quien administra los equipos: Microsoft documenta el valor DisableRoamingSignatures (DWORD, valor 1) en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\ para desactivar la itinerancia en Outlook clásico.

¿Dónde se guardan las firmas de Outlook?

Outlook clásico para Windows guarda los archivos de firma en esta carpeta:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Para abrirla, pulsa la tecla Windows + R, pega esa ruta y pulsa Intro (Enter). Cada firma se guarda como Nombre.htm, Nombre.rtf, Nombre.txt y una carpeta Nombre_files con sus imágenes. Para llevarte las firmas a otro PC, copia la carpeta entera al mismo sitio del equipo nuevo y reinicia Outlook clásico.

El nuevo Outlook y Outlook en la Web no guardan archivos en tu PC: las firmas están en tu buzón, en los servidores de Microsoft. Para copiar una, ábrela en Configuración > Cuentas > Firmas, selecciona todo el contenido del editor y cópialo.

Si la firma no aparece en Outlook

Revisa en este orden, que va de lo más frecuente a lo menos:

1. No está como predeterminada. Existe, pero en mensajes nuevos o en respuestas aparece "sin firma" o (ninguna). Asígnala y guarda.
2. Es el borrador que tenías abierto. En Outlook clásico, la firma recién creada no entra en el mensaje que ya estaba abierto. Abre uno nuevo.
3. Cuenta equivocada. Con varias cuentas, cada una tiene sus predeterminadas. Mira desde qué dirección envías.
4. Estás en otra versión de Outlook. Una firma del Outlook clásico de un PC no aparece en el Mac ni en el teléfono, y si no es predeterminada tampoco viaja al nuevo Outlook.
5. El correo está en texto sin formato. El diseño desaparece y queda texto plano. Cambia el formato a HTML (ver arriba).
6. El logo no se ve para quien lo recibe. Outlook bloquea por defecto la descarga automática de imágenes de internet, así que el destinatario ve un recuadro hasta que pulsa Descargar imágenes. Por eso tu nombre y tu teléfono deben ser texto, nunca parte de una imagen.

Si el logo te llega como "image001.png", revisa la sección de imágenes de arriba.

Comprobación rápida después de guardar

• Envíate un correo nuevo y una respuesta, y mira que cada uno lleve la firma correcta.
• Ábrelo en el teléfono y, si puedes, en otro programa (Gmail, Apple Mail).
• Comprueba que el logo no llega como adjunto.
• Configura la firma de la app móvil por separado.
• Si también usas Gmail, aquí tienes cómo poner la firma en Gmail.

¿No sabes qué poner? En nuestra guía de firma de correo tienes qué incluir, en qué orden, ejemplos para España y México y las medidas correctas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo pongo una firma en el nuevo Outlook?

Selecciona Configuración (la rueda dentada) y luego Cuentas > Firmas. Elige la cuenta, crea una firma nueva, ponle nombre, escribe o pega el contenido, marca si se añade a mensajes nuevos y a respuestas y selecciona Guardar. Los pasos son idénticos en Outlook en la Web, porque las dos versiones comparten la misma pantalla de configuración.

¿Por qué mi firma nueva no aparece en el correo que tenía abierto?

Porque Outlook clásico no añade una firma predeterminada recién creada al mensaje que estaba abierto cuando la creaste; Microsoft lo advierte en su propia ayuda. Insértala a mano desde Mensaje > Firma o cierra el borrador y abre uno nuevo. Los mensajes siguientes ya la llevarán automáticamente.

¿Dónde está la firma en Outlook 365?

Depende de qué aplicación abras con tu cuenta de Microsoft 365. En Outlook clásico para Windows está en Archivo > Opciones > Correo > Firmas. En el nuevo Outlook para Windows y en Outlook en la Web, en Configuración > Cuentas > Firmas. En un Mac, en Outlook > Configuración > Firmas.

¿Cómo pongo mi firma de Outlook con logo?

Inserta el logo en el editor de firmas (botón Imagen en Outlook clásico, botón de imágenes en el nuevo Outlook, Ver más elementos... en Mac) usando un archivo guardado en tu equipo, o pega una firma ya diseñada que lo incluya. Una firma con el logo alojado en internet evita que llegue como adjunto "image001.png".

¿La firma de Outlook aparece también en el teléfono?

No. La app de Outlook para iPhone y Android tiene su propia firma en Configuración > Correo > Firma, y, en octubre de 2026, las firmas en itinerancia no llegan a ella. Configúrala allí, mejor como texto corto. Si tienes varias cuentas en la app, activa Firma por cuenta.

¿Puedo poner la firma en las invitaciones a reuniones?

Las firmas automáticas son para correos, no para invitaciones de calendario. En Outlook para Mac, Microsoft indica que puedes insertar la firma a mano desde Firma en la cinta al editar una invitación. En el nuevo Outlook no hay una opción para invitaciones, así que pégala tú en el texto de la convocatoria.

¿Cómo copio mi firma de Outlook a otro ordenador?

Con un buzón de Microsoft 365 u Outlook.com, las firmas predeterminadas te siguen solas a otros PC con Windows y a Outlook en la Web. Con Outlook clásico, copia la carpeta %APPDATA%\Microsoft\Signatures al mismo lugar del equipo nuevo y reinicia Outlook. En un Mac o en el teléfono, vuelve a crearla.