Stopka mailowa: co umieścić, wymogi prawne dla firm (KRS, NIP, kapitał) i wzory stopek do skopiowania

Stopka mailowa to kilka linijek pod treścią maila, które mówią odbiorcy, kim jesteś i jak się z Tobą skontaktować: imię i nazwisko, stanowisko, firma, jeden numer telefonu i strona internetowa, opcjonalnie małe logo. Imię i nazwisko umieść na górze i wyróżnij, resztę utrzymaj w jednym lub dwóch stonowanych kolorach. Pomiń cytaty, trzy numery telefonu i wszystko, z czym odbiorca nic nie zrobi. Jeśli masz spółkę z o.o. albo akcyjną, Kodeks spółek handlowych wymaga też danych firmy (siedziba, KRS, NIP, kapitał zakładowy) w pismach składanych w formie elektronicznej, a stopka to najprostsze miejsce, żeby je umieścić.

Poniżej: co umieścić w stopce i w jakiej kolejności, czego nie dodawać, co dokładnie mówią przepisy (z cytatami z ustaw), osiem wzorów do skopiowania dla różnych firm, właściwe rozmiary logo i czcionek, jak zrobić stopkę za darmo i jak dodać ją w Gmailu na komputerze i w telefonie.

Stopka mailowa, stopka w mailu czy podpis?

To jedno i to samo. W mowie potocznej mówimy „stopka mailowa” albo „stopka w mailu”, a programy pocztowe nazywają ją „podpisem”: w Gmailu jest sekcja „Podpis”, w Outlooku przycisk „Podpisy”. Nawet pomoc Google opisuje podpis jako tekst wstawiany u dołu wiadomości „w postaci stopki”. Gdy więc szukasz ustawienia w programie, szukaj słowa „podpis”. Nie myl tego z podpisem elektronicznym (kwalifikowanym czy zaufanym), którym podpisuje się dokumenty: to zupełnie inna rzecz.

Co umieścić w stopce mailowej i w jakiej kolejności

Stopka odpowiada na trzy pytania odbiorcy: kto to jest, czym się zajmuje i jak się z nim skontaktować. Wszystko, co w niej jest, powinno odpowiadać na któreś z nich. Kolejność, która sprawdza się w niemal każdym zawodzie, od góry:

1. Imię i nazwisko. Tak, jak chcesz, żeby się do Ciebie zwracano: „Katarzyna Nowak”, nie „K. Nowak”. Niech to będzie najwyraźniejsza linia stopki.
2. Stanowisko. Krótko i zrozumiale dla kogoś z zewnątrz. „Kierowniczka biura” mówi więcej niż „Head of Workplace Experience”.
3. Firma. Tak, jak brzmi na fakturach. Jeśli masz spółkę, pełna nazwa z formą prawną pojawi się i tak w danych rejestrowych na dole.
4. Jeden numer telefonu. Ten, który naprawdę odbierasz. W formacie międzynarodowym, jeśli piszesz także do klientów z zagranicy: +48 600 123 456 dla komórki, +48 22 123 45 67 dla numeru stacjonarnego w Warszawie.
5. Strona internetowa. Krótko i klikalnie, bez „https://www.”: nowak-instalacje.pl.
6. Adres (tylko gdy pomaga). Dla sklepu, gabinetu, restauracji, warsztatu, czyli wszystkich firm, do których klient przychodzi osobiście. W spółce adres siedziby i tak trafi do danych rejestrowych.
7. Logo. Małe, około 120 do 180 pikseli szerokości.
8. Media społecznościowe (opcjonalnie, maksymalnie trzy). Tylko profile, które prowadzisz i które mają znaczenie w pracy. Dla większości osób to po prostu LinkedIn.
9. Jedno wezwanie do działania (opcjonalnie). Przycisk „Umów rozmowę” albo „Zamów wycenę”, jeśli to coś, co klienci rzeczywiście robią.
10. Dane rejestrowe i nota prawna (gdy są potrzebne). Zawsze na samym dole, zawsze małą czcionką.

Adres e-mail w stopce zwykle jest zbędny: odbiorca widzi go w polu „Od”, a przycisk „Odpowiedz” i tak go wstawia. Wyjątkiem są maile, które często są przekazywane dalej (na przykład do działu księgowości klienta) albo drukowane. Wtedy jedna linijka z adresem się przydaje.

Formuła pożegnalna („Z poważaniem”, „Pozdrawiam”) nie jest częścią stopki. Wpisuj ją ręcznie nad stopką, dopasowaną do adresata. Dlaczego, wyjaśniamy w poradniku Z poważaniem czy Z wyrazami szacunku.

Stopka firmowa a stopka osobista

Firmowa stopka mailowa ma ten sam układ, ale większą wagę mają w niej dane firmy: logo, strona i dane rejestrowe. Freelancer lub jednoosobowa działalność może postawić na pierwszym planie siebie, a zamiast nazwy firmy napisać, czym się zajmuje: „Katarzyna Nowak, księgowa dla małych firm”. Student lub osoba szukająca pracy zamiast firmy podaje uczelnię i kierunek albo stanowisko, o które się ubiega.

Czego nie umieszczać w stopce

Najczęstszy błąd to nie brak czegoś, tylko nadmiar. Każda zbędna linia sprawia, że to, co ważne, trudniej znaleźć, zwłaszcza na telefonie.

• Cytatów i haseł motywacyjnych. To, co jednego odbiorcę ujmie, drugiego zirytuje. Hasło firmy ma sens tylko wtedy, gdy mówi, co robisz („Pogotowie hydrauliczne 24/7, Poznań i okolice”).
• Trzech numerów telefonu. Biuro, komórka, faks i numer wewnętrzny to cztery linie na jedną informację. Jeden numer, najwyżej dwa.
• Stałej formuły pożegnalnej, zwłaszcza „Pozdrawiam serdecznie”. Trafia wtedy także do urzędu i do nowego klienta, a w odpowiedziach wychodzi podwójnie.
• Zdania o środowisku („Zanim wydrukujesz tego maila...”). Dodaje linijkę do każdej wiadomości, a nikt nie rezygnuje z drukowania maili z powodu stopki.
• Animowanych GIF-ów. Zwiększają wagę maila i odciągają uwagę od treści.
• Całej stopki jako jednego obrazka. Wiele programów pocztowych blokuje obrazy, dopóki odbiorca ich nie pobierze. Jeśli imię i numer są na obrazku, znikają. Czytniki ekranu też nie odczytają tekstu z obrazka.
• Nietypowych czcionek. Outlook i wiele innych programów nie wczytuje czcionek z internetu, więc Twój starannie wybrany krój zamieni się w Times New Roman.
• „Wysłano z iPhone'a”. Zamień na krótką stopkę mobilną.

Stopka mailowa a przepisy: jakie dane firmy są wymagane

W Polsce kilka przepisów wymaga, żeby korespondencja firmy zawierała jej dane. Poniżej to, co mówią same ustawy, sprawdzone w tekstach urzędowych 6 października 2026 r. To streszczenie, nie porada prawna: szczegóły zależą od formy prawnej i sytuacji, więc w razie wątpliwości zapytaj księgową lub prawnika.

Spółka z o.o.: art. 206 § 1 Kodeksu spółek handlowych

Przepis mówi, że „pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki” powinny zawierać:

1. firmę spółki, jej siedzibę i adres,
2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru (numer KRS),
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP),
4. wysokość kapitału zakładowego (a dla spółki założonej przez internet przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału, także informację, że wymagane wkłady nie zostały wniesione),
5. oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.

Spółka akcyjna: art. 374 § 1 KSH

Ta sama lista, z jedną różnicą: zamiast samego kapitału zakładowego podajesz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

Prosta spółka akcyjna i spółka komandytowo-akcyjna

• P.S.A., art. 300^61 § 1 KSH: firma, siedziba i adres, sąd rejestrowy i numer KRS, NIP, wysokość kapitału akcyjnego, oznaczenie grupy spółek.
• S.K.A., art. 127 § 5 KSH: firma, siedziba i adres, sąd rejestrowy i numer KRS, NIP, kapitał zakładowy i kapitał wpłacony.

Za brak tych danych KSH przewiduje grzywnę do 5000 zł dla członka zarządu (w S.K.A. dla komplementariusza uprawnionego do reprezentacji), którą nakłada sąd rejestrowy (art. 595 § 1).

Czy mail to „pismo w formie elektronicznej”?

Ustawa nie wymienia maila z nazwy. Mówi o pismach i zamówieniach handlowych w formie elektronicznej, a mail z ofertą, zamówieniem czy ustaleniami z klientem jest w praktyce takim pismem, dlatego polskie spółki powszechnie umieszczają te dane w stopce. Wewnętrzny mail do kolegi z działu to inna sytuacja, ale prościej mieć jedną stopkę dla wszystkich maili niż pamiętać, kiedy jej potrzebujesz.

Jednoosobowa działalność i spółki osobowe: art. 20 Prawa przedsiębiorców

Przepisy KSH o danych w pismach dotyczą spółek kapitałowych i S.K.A. Dla wszystkich przedsiębiorców, w tym osób prowadzących jednoosobową działalność wpisaną do CEIDG oraz spółek jawnych, partnerskich i komandytowych, ważny jest art. 20 ustawy Prawo przedsiębiorców:

• ust. 2: przedsiębiorca umieszcza w oświadczeniach skierowanych w ramach działalności do oznaczonych osób i organów numer NIP i posługuje się nim w obrocie,
• ust. 3: przedsiębiorca, który oferuje towary lub usługi na odległość, między innymi przez sieci teleinformatyczne, umieszcza w ofercie co najmniej firmę, NIP oraz siedzibę albo adres.

W praktyce: jeśli prowadzisz działalność i wysyłasz mailem oferty lub ustalenia z klientami, dopisz do stopki nazwę firmy z CEIDG, NIP i adres. Zajmuje to jedną linijkę.

Jak to zapisać w stopce

Dane rejestrowe trafiają na sam dół, małą szarą czcionką (10 do 11 pikseli), żeby były dostępne, ale nie przytłaczały danych kontaktowych. Przykład dla spółki z o.o.:

Sokolnicki Instalacje sp. z o.o., ul. Długa 12, 31-147 Kraków
Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS,
KRS 0000XXXXXX, NIP XXXXXXXXXX, kapitał zakładowy 50 000 zł

W darmowym edytorze Signguin takie dane wpisujesz w pole Nota prawna: pojawią się jako drobny tekst pod stopką.

Klauzula poufności i RODO w stopce

Klauzula poufności („Ta wiadomość i jej załączniki są poufne...”) nie jest wymagana przez żaden ogólny przepis. Ma sens w kancelariach, w finansach, w opiece zdrowotnej albo gdy wymaga jej umowa z klientem. Wiele firm dodaje też link do polityki prywatności lub krótką informację o przetwarzaniu danych. Czy i jaka klauzula jest Ci potrzebna, ustal z osobą odpowiedzialną w firmie za ochronę danych. Zasady ogólne: dwie, trzy linijki, na samym końcu, mała szara czcionka. I nie traktuj klauzuli jako zabezpieczenia przed skutkami wysłania maila pod zły adres.

Wzory stopek mailowych do skopiowania

Osiem wzorów dla różnych firm. Nazwy, adresy i telefony są fikcyjne, a w miejscu numerów KRS i NIP zostawiliśmy X: podmień wszystko na swoje dane. Pod każdym wzorem tekstowym znajdziesz projekt graficzny, który możesz od razu wypełnić w generatorze.

1. Spółka z o.o., pracownik działu sprzedaży

Katarzyna Nowak
Specjalistka ds. sprzedaży | Sokolnicki Instalacje sp. z o.o.
+48 600 123 456 | sokolnicki-instalacje.pl

Sokolnicki Instalacje sp. z o.o., ul. Długa 12, 31-147 Kraków
Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS,
KRS 0000XXXXXX, NIP XXXXXXXXXX, kapitał zakładowy 50 000 zł

2. Jednoosobowa działalność: hydraulik

Tomasz Wiśniewski
Usługi hydrauliczne, Poznań i okolice
+48 601 234 567 | wisniewski-hydraulika.pl

Tomasz Wiśniewski Usługi Hydrauliczne, ul. Polna 5, 60-101 Poznań, NIP XXXXXXXXXX

3. Spółka akcyjna, członek zarządu

Piotr Zieliński
Członek zarządu | Wydmar S.A.
+48 22 123 45 67 | wydmar.pl

Wydmar S.A., ul. Prosta 70, 00-838 Warszawa
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS,
KRS 0000XXXXXX, NIP XXXXXXXXXX, kapitał zakładowy 2 000 000 zł (wpłacony w całości)

4. Biuro rachunkowe

Magdalena Lewandowska
Właścicielka | Biuro Rachunkowe Rubryka
+48 602 345 678 | biurorubryka.pl
ul. Piotrkowska 120, 90-006 Łódź, NIP XXXXXXXXXX

5. Kancelaria radcy prawnego

r.pr. Anna Wrzesińska
Radca prawny | Kancelaria Radcy Prawnego Anna Wrzesińska
+48 603 456 789 | wrzesinska-kancelaria.pl
ul. Świdnicka 8, 50-067 Wrocław

Wiadomość może zawierać informacje poufne objęte tajemnicą zawodową.
Jeśli nie jesteś jej adresatem, poinformuj nadawcę i usuń wiadomość.

6. Freelancer: grafik

Michał Wójcik
Projektowanie graficzne dla małych firm
+48 604 567 890 | michalwojcik.design
Portfolio: behance.net/michalwojcik

7. Restauracja

Restauracja Pod Jarzębiną
Rezerwacje: +48 58 123 45 67
ul. Mariacka 15, 80-833 Gdańsk | podjarzebina.pl
Czynne codziennie 12:00-22:00

8. Student lub osoba szukająca pracy

Julia Kaczmarek
Studentka IV roku ekonomii, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie
+48 605 678 901 | linkedin.com/in/juliakaczmarek

Krótka stopka do odpowiedzi i na telefon

Katarzyna Nowak | Sokolnicki Instalacje
+48 600 123 456

Ustaw ją jako stopkę do odpowiedzi i przekazywanych wiadomości, żeby długi wątek nie powtarzał logo i danych rejestrowych w każdej wiadomości.

Rozmiary: logo, zdjęcie, ikony i czcionki

Te same liczby stosujemy we wszystkich naszych poradnikach.

Czcionki: wybierz taką, która jest na każdym komputerze i telefonie: Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma lub Georgia. Kolory: jeden kolor firmy na akcenty (imię, linia oddzielająca, ikony) i ciemnoszary na dane. Jasnoszary tekst na białym tle często nie spełnia wytycznych dostępności WCAG, które wymagają kontrastu co najmniej 4,5:1 dla zwykłego tekstu.

Dlaczego ikony w PNG, a nie SVG? Według caniemail (test z 16 września 2026 r.) starsze wersje Outlooka (od 2007 do 2016 dla Windows i 2016 dla Maca), wciąż używane w wielu firmach, nie wyświetlają SVG, a Gmail zamienia je na PNG. Ikona w SVG może u odbiorcy zniknąć.

Jak zrobić stopkę w mailu za darmo

Możesz zbudować stopkę ręcznie w edytorze Gmaila czy Outlooka, ale stopka z logo, kolorami i dwiema kolumnami, która nie rozjeżdża się w żadnym programie, wymaga kodu opartego na tabelach i stylach wpisanych bezpośrednio w elementy. Robienie tego ręcznie jest żmudne. Generator robi to za Ciebie.

W Signguin, darmowym generatorze stopek mailowych, wygląda to tak:

1. Wpisujesz służbowy adres e-mail. Generator odczytuje domenę firmy i pobiera ze strony logo, kolory marki i dane kontaktowe, a z adresu próbuje odgadnąć imię i nazwisko. Z adresem prywatnym (gmail.com, wp.pl, o2.pl) wpisujesz stronę firmy albo zaczynasz od zera.
2. Wybierasz wzór. Za darmo są trzy: Klasyczna, Prosta i Lokalny fachowiec.
3. Uzupełniasz dane. Dane rejestrowe spółki wpisujesz w pole Nota prawna. Jeśli logo jest ciemne i ginie w trybie ciemnym, włącz Białe tło za logo. Nie masz logo? Wybierz Bez logo.
4. Sprawdzasz podgląd w realistycznym mailu, na telefonie i komputerze, w trybie jasnym i ciemnym.
5. Instalujesz. Do Gmaila stopkę dodasz bezpośrednio przyciskiem Dodaj automatycznie do Gmaila (Signguin prosi tylko o zgodę na zmianę ustawień Gmaila, nie czyta Twoich maili i nie zachowuje dostępu). Do Outlooka, Apple Mail i innych programów kopiujesz ją przyciskiem Kopiuj stopkę i wklejasz według instrukcji. Kopiuj kod HTML przyda się w programach, które mają osobne pole na kod.

Darmowy plan nie wymaga rejestracji ani karty płatniczej i obejmuje wszystkie sposoby instalacji. Pod stopką pojawia się mały link Stworzono w Signguin. Plan Premium to jednorazowa płatność za jedną osobę, bez subskrypcji: dodaje zdjęcie, wszystkie 23 wzory, przyciski i banery i usuwa link. Obrazy są przechowywane na serwerach Signguin, więc stopka nie psuje się, gdy zmienisz stronę firmy, a każda stopka mieści się w limicie 10 000 znaków Gmaila.

Czego Signguin nie robi: nie ma (jeszcze) zarządzania stopkami całego zespołu ani centralnego wdrażania w Microsoft 365 czy Google Workspace (na wersję dla zespołów można zapisać się na liście oczekujących), nie ma też statystyk kliknięć. Każda osoba robi i instaluje własną stopkę. Jeśli chcesz, żeby administrator ustawiał stopki wszystkim pracownikom z jednego miejsca, potrzebne jest narzędzie do centralnego zarządzania stopkami albo reguła na serwerze poczty.

Stopka w Gmailu: jak dodać i zmienić

Gmail na komputerze

1. Otwórz Gmaila w przeglądarce.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia (koło zębate), a potem Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Na karcie Ogólne przewiń do sekcji Podpis.
4. Kliknij Utwórz nową, nadaj podpisowi nazwę (widzisz ją tylko Ty) i wpisz albo wklej stopkę w polu tekstowym.
5. Pod polem, w sekcji Domyślne ustawienia podpisu, wybierz stopkę dla nowych wiadomości oraz dla odpowiedzi i przekazywanych wiadomości. Bez tego kroku stopka istnieje, ale Gmail jej nie dodaje.
6. Przewiń na sam dół strony i kliknij Zapisz zmiany.

Google podaje, że w podpisie możesz użyć do 10 000 znaków, a obraz wliczany jest do limitu. Jeśli Gmail zgłasza błąd, zmniejsz obraz albo wstaw go z adresu internetowego zamiast z dysku.

Edycja i usuwanie: w tej samej sekcji kliknij stopkę, którą chcesz zmienić, popraw tekst, a nazwę zmienisz przyciskiem Edytuj. Żeby usunąć stopkę, kliknij ją, wybierz Usuń i potwierdź. Za każdym razem zakończ przyciskiem Zapisz zmiany na dole strony.

Inna stopka w jednym mailu: w oknie nowej wiadomości kliknij na dole Wstaw podpis (ikona pióra) i wybierz inną stopkę.

Kilka adresów: jeśli wysyłasz maile z kilku adresów przez funkcję Wyślij jako, nad polem podpisu jest menu wyboru adresu i każdy może mieć inną stopkę. Jeśli menu nie widać, sprawdź na karcie Konta i importowanie, czy adresy są na liście w sekcji „Wyślij jako”.

Stopka w aplikacji Gmail na telefonie

Aplikacja Gmail ma osobny podpis na urządzenia mobilne, który działa tylko dla maili wysłanych z aplikacji. To proste pole tekstowe, bez logo i formatowania.

iPhone i iPad: otwórz aplikację Gmail, w lewym górnym rogu dotknij Menu, potem Ustawienia. W sekcji „Tworzenie wiadomości i odpowiadanie na e-maile” dotknij Ustawienia podpisu, włącz Podpis na urządzenia mobilne, wpisz tekst i dotknij Wstecz, żeby zapisać. Przy kilku kontach ustawiasz to osobno dla każdego.

Android: otwórz aplikację Gmail, dotknij Menu, przewiń w dół i dotknij Ustawienia, wybierz konto, dotknij Podpis na urządzenia mobilne, wpisz tekst i dotknij OK.

Przydatna wskazówka z pomocy Google: jeśli w aplikacji nie ustawisz podpisu mobilnego, nowe wiadomości z telefonu dostaną stopkę ustawioną na komputerze, razem z logo. Dlatego często lepiej zostawić podpis mobilny wyłączony.

Logo w stopce Gmaila

Na pasku edytora podpisu kliknij ikonę wstawiania obrazu i wybierz obraz z Dysku Google, z komputera albo z adresu URL. Obraz z Dysku musi być udostępniony publicznie, inaczej odbiorcy zobaczą pusty prostokąt. W kontach firmowych Google Workspace administrator może zablokować tę opcję i zostaje tylko adres URL. Google zaleca obraz o wysokości 70 do 100 pikseli i szerokości 300 do 400 pikseli, maksymalnie 100 na 1000 pikseli.

Gdy stopka w Gmailu nie działa

• Stopka nie pojawia się w nowych mailach: sprawdź domyślne ustawienia podpisu i upewnij się, że zmiany zostały zapisane przyciskiem Zapisz zmiany.
• Formatowanie się rozjechało albo pojawiły się dziwne znaki: zaznacz stopkę i kliknij Usuń formatowanie, potem sformatuj ją od nowa.
• Nie da się formatować tekstu, nad polem widać „Zwykły tekst”: otwórz nową wiadomość (Utwórz), kliknij Więcej opcji w prawym dolnym rogu i odznacz Tryb zwykłego tekstu.
• Stopki nie widać w wysłanym mailu: Gmail chowa powtarzającą się treść pod trzema kropkami. Kliknij Pokaż skróconą treść.
• Obraz się nie wgrywa: Google radzi wyczyścić pamięć podręczną przeglądarki, spróbować w oknie incognito albo w innej przeglądarce.

Stopka w Outlooku

W Outlooku stopkę dodajesz w Ustawienia > Konta > Podpisy (nowy Outlook i Outlook w przeglądarce) albo w Plik > Opcje > Poczta > Podpisy (klasyczny Outlook). Każda wersja Outlooka, w tym Mac i aplikacja na telefonie, ma trochę inne menu, a stopka z telefonu nie synchronizuje się z komputerem. Wszystkie kroki, dodawanie logo i rozwiązywanie problemów opisujemy w osobnym poradniku: jak dodać stopkę w Outlooku.

Wiele osób, jedna firma: jak utrzymać spójne stopki

Gdy pięć osób robi stopki samodzielnie, wychodzi pięć czcionek, trzy wersje logo i czyjś prywatny adres na Gmailu. Klienci widzą te stopki obok siebie w jednym wątku. W małej firmie bez działu IT sprawdza się taki sposób:

1. Ustalcie jeden wzór i proste zasady: które pola są obowiązkowe, jak zapisujecie numery, którego logo używacie, czy zdjęcia i LinkedIn są dozwolone i jakie dane rejestrowe trafiają na dół.
2. Zapiszcie to w jednym miejscu razem z poprawnym przykładem.
3. Każdy robi stopkę z tego samego wzoru w generatorze, więc stopki różnią się tylko danymi osobowymi.
4. Aktualizujcie przy każdej zmianie: nowy adres siedziby, zmiana kapitału zakładowego, nowe logo. Raz w roku przejrzyjcie wszystkie stopki.

Zmiana kapitału zakładowego czy adresu dobrze pokazuje, dlaczego warto: dane w stopce, które przestały być aktualne, to dane niezgodne z wymogami KSH.

Najczęstsze pytania

Co powinna zawierać stopka mailowa?

Imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, jeden numer telefonu i stronę internetową. Opcjonalnie małe logo, do trzech profili społecznościowych, zdjęcie albo jeden przycisk. Spółki z o.o., akcyjne, P.S.A. i S.K.A. dodają na dole dane wymagane przez KSH (siedziba i adres, sąd rejestrowy i KRS, NIP, kapitał), a jednoosobowa działalność co najmniej NIP.

Czy stopka mailowa jest obowiązkowa?

Sama stopka nie, ale dane w niej często tak. Art. 206 KSH (sp. z o.o.) i art. 374 KSH (S.A.) wymagają danych spółki w pismach składanych w formie elektronicznej, a art. 20 Prawa przedsiębiorców wymaga NIP w oświadczeniach do oznaczonych osób. Stopka to najprostsze miejsce, żeby te dane były w każdym mailu. To nie jest porada prawna.

Jak zrobić stopkę w mailu z logo?

Najprościej w generatorze: wpisujesz służbowy adres, generator pobiera logo i kolory ze strony firmy, a gotową stopkę kopiujesz do programu pocztowego. Możesz też wstawić logo ręcznie w edytorze podpisu Gmaila lub Outlooka. Logo powinno mieć około 120 do 180 pikseli szerokości i ważyć poniżej 30 KB.

Jak dodać stopkę w Gmailu?

Kliknij Ustawienia (koło zębate) > Zobacz wszystkie ustawienia, na karcie Ogólne przewiń do sekcji Podpis, kliknij Utwórz nową i wpisz lub wklej stopkę. Wybierz ją w domyślnych ustawieniach podpisu dla nowych wiadomości i odpowiedzi, a na dole strony kliknij Zapisz zmiany.

Czy w stopce podawać adres e-mail?

Zwykle nie. Odbiorca widzi Twój adres w polu „Od”, a przycisk odpowiedzi i tak go wstawia. Dodaj go tylko wtedy, gdy Twoje maile są często przekazywane dalej lub drukowane, żeby kolejna osoba mogła się z Tobą skontaktować. Wtedy wystarczy jedna linijka.

Jak długa powinna być stopka?

Cztery do sześciu linijek danych kontaktowych plus logo obok. Dane rejestrowe spółki na dole się do tego nie wliczają, ale zmieść je w dwóch, trzech linijkach małą szarą czcionką. Całość nie powinna być szersza niż 600 pikseli, żeby dobrze wyglądała na telefonie.

Czy można mieć inną stopkę do odpowiedzi?

Tak, i to dobry pomysł. W Gmailu i Outlooku utwórz dwie stopki i w ustawieniach domyślnych wybierz pełną dla nowych wiadomości, a krótką (imię, firma, telefon) dla odpowiedzi i wiadomości przekazywanych dalej. Długi wątek nie powtarza wtedy logo w każdej wiadomości.