E-mailhandtekening maken: wat zet je erin, wettelijke vermeldingen en voorbeelden

Een goede e-mailhandtekening telt vier tot zes korte regels echte tekst: je naam, je functie, je bedrijf, één telefoonnummer en je website, eventueel met een klein logo. Je naam staat bovenaan en springt het meest in het oog; de rest is rustig, in één of twee kleuren. Laat citaten, extra nummers en alles waar de lezer niets mee kan weg. Mail je namens een bedrijf in Nederland, dan horen ook je handelsnaam en KVK-nummer in je zakelijke e-mail; in België gelden de vermeldingen uit het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Dat is het korte antwoord. Hieronder lees je wat er precies in een e-mailhandtekening hoort en in welke volgorde, wat je weglaat, welke gegevens in Nederland en België verplicht zijn (met de wettekst erbij), zes voorbeelden die je kunt overnemen, de juiste afmetingen, hoe je je handtekening in Gmail instelt en hoe je er gratis een maakt.

Wat zet je in een e-mailhandtekening (en in welke volgorde)?

Een handtekening beantwoordt drie vragen van de lezer: wie is dit, wat doet die, en hoe bereik ik die? Alles wat erin staat, moet een van die drie vragen beantwoorden. Deze volgorde werkt voor bijna elk beroep, van boven naar beneden:

1. Je volledige naam. De naam waarmee je aangesproken wilt worden: "Sanne de Vries", niet "S. de Vries" als iedereen je Sanne noemt. Dit is de grootste of vetste regel.
2. Voornaamwoorden (optioneel). Achter je naam, bijvoorbeeld "Sanne de Vries (zij/haar)". Daarover verderop meer.
3. Functie. Kort en begrijpelijk voor een buitenstaander. "Office manager" zegt meer dan "Lead Workplace Experience". Onze Taal adviseert de functie bij voorkeur met een kleine letter te beginnen, maar een hoofdletter is niet fout.
4. Bedrijfsnaam. Schrijf hem zoals hij op je facturen staat. Heb je een bv of nv, dan hoort de volledige statutaire naam ergens in je handtekening (zie de wettelijke vermeldingen hieronder).
5. Eén telefoonnummer. Het nummer dat je echt opneemt. Mail je ook met het buitenland, schrijf het dan internationaal: +31 20 123 4567 of +31 6 12 34 56 78. In België: +32 2 123 45 67 of +32 470 12 34 56.
6. Website. Kort en klikbaar, zonder "https://www.": heijmerinkbouw.nl.
7. Adres (alleen als het helpt). Handig voor winkels, praktijken, restaurants, vakmensen en iedereen die klanten over de vloer krijgt. Anders laat je het weg, behalve waar de wet een adres vraagt (in België de zetel).
8. Logo. Klein, ongeveer 120 tot 180 pixels breed. Het laat in één oogopslag zien van welk bedrijf de mail komt.
9. Links naar sociale media (optioneel, maximaal drie). Alleen profielen die je bijhoudt en die zakelijk tellen. Voor de meeste mensen is dat LinkedIn.
10. Eén oproep tot actie (optioneel). Een knop "Plan een gesprek" of "Vraag een offerte aan", als klanten dat vaak nodig hebben.
11. Wettelijke vermeldingen en disclaimer (alleen als nodig). Altijd onderaan, altijd klein.

Je e-mailadres hoeft er meestal niet in. De lezer heeft het al: het staat bij "Van" en onder de antwoordknop. Wordt je mail vaak doorgestuurd of geprint, bijvoorbeeld naar de administratie van een klant, dan is één regel met je e-mailadres wel handig.

Zakelijke of persoonlijke e-mailhandtekening?

Een zakelijke e-mailhandtekening volgt dezelfde volgorde, maar de bedrijfsgegevens wegen zwaarder: logo, website en de wettelijke gegevens. Een zzp'er kan de persoon voorop zetten en de bedrijfsregel als omschrijving gebruiken: "Sanne de Vries, freelance boekhouder". Studenten en sollicitanten zetten op de plek van het bedrijf hun opleiding of de functie die ze zoeken.

Wat laat je weg?

De meest gemaakte fout is niet een ontbrekend gegeven, maar te veel gegevens. Elke extra regel maakt de belangrijke regels moeilijker te vinden, zeker op een telefoon.

• Citaten en spreuken. Een inspirerende quote die de ene lezer aanspreekt, stoort de volgende. Een slogan is alleen prima als hij zegt wat je doet ("Loodgieter, 24/7 bereikbaar in regio Utrecht").
• Meerdere telefoonnummers. Vast, mobiel, doorkiesnummer en fax zijn vier regels voor één taak. Kies er één, hooguit twee.
• Een hele zin over het milieu. "Denk aan het milieu voordat u deze e-mail print" is een regel extra onder elk bericht.
• Bewegende GIF's. Ze maken de mail zwaarder, leiden af en niet elk programma speelt ze af.
• Je hele handtekening als één afbeelding. Veel programma's blokkeren afbeeldingen tot de lezer op "afbeeldingen weergeven" klikt. Staan je naam en nummer in een plaatje, dan zijn ze weg. Schermlezers kunnen ze ook niet lezen.
• Bijzondere lettertypen. Outlook en veel andere programma's laden geen webfonts. Je mooie letter wordt Times New Roman.
• "Verzonden vanaf mijn iPhone". Onschuldig, maar wel reclame voor Apple. Vervang het door een korte mobiele handtekening.

Wettelijke vermeldingen in je e-mailhandtekening

Een zakelijke e-mail is bedrijfscorrespondentie, en daarvoor gelden in Nederland en België regels. De handtekening is de makkelijkste plek voor die gegevens. Hieronder een samenvatting, gecontroleerd in de officiële wetteksten op 6 oktober 2026. Dit is geen juridisch advies: de regels verschillen per rechtsvorm, dus vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur.

Nederland: handelsnaam en KVK-nummer

Artikel 27 van de Handelsregisterwet 2007 verplicht ingeschreven ondernemingen en rechtspersonen om hun inschrijvingsnummer te vermelden op "alle van die onderneming of die rechtspersoon uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen, met uitzondering van reclames". Het woord e-mail staat niet letterlijk in de wet, maar de overheid zelf is duidelijk: Ondernemersplein rekent e-mails uitdrukkelijk tot bedrijfscorrespondentie, en KVK schrijft dat het KVK-nummer op "brieven, offertes, facturen, je website en zakelijke e-mails" moet staan.

Volgens Ondernemersplein vermeld je op je bedrijfscorrespondentie altijd:

• je handelsnaam
• je KVK-nummer

Voor een bv of nv komt daar meer bij. Artikel 2:186 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek zegt dat uit alle geschriften en aankondigingen van een bv, "met uitzondering van telegrammen en reclames", de volledige naam van de vennootschap en haar woonplaats duidelijk moeten blijken. Voor de nv staat dezelfde regel in artikel 2:75 BW. In de praktijk betekent dat volgens Ondernemersplein: wijkt je handelsnaam af van de statutaire naam, zet dan ook de volledige statutaire naam erbij, en vermeld de statutaire zetel (vestigingsplaats).

Niet verplicht in je e-mail: je vestigingsnummer (KVK zegt dat je dat nergens hoeft te vermelden) en je btw-identificatienummer. Dat laatste hoort wel op je facturen en, als je via internet verkoopt, op je website. Verenigingen en stichtingen zonder onderneming zijn volgens KVK vrijgesteld van het KVK-nummer.

België: de vermeldingen uit artikel 2:20 WVV

In België is de regel ruimer en noemt de wet elektronische stukken uitdrukkelijk. Artikel 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen zegt dat "alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm" van een rechtspersoon deze gegevens moeten bevatten:

1. de naam van de rechtspersoon
2. de rechtsvorm, voluit of afgekort (bv. BV, NV, CV, VZW)
3. de nauwkeurige aanduiding van de zetel
4. het ondernemingsnummer
5. het woord "rechtspersonenregister" of de afkorting "RPR", gevolgd door de rechtbank van de zetel
6. in voorkomend geval het e-mailadres en de website van de rechtspersoon
7. in voorkomend geval het feit dat de rechtspersoon in vereffening is

Let op artikel 2:22: wie namens een rechtspersoon meewerkt aan een stuk dat niet aan artikel 2:20 voldoet, kan "naar gelang van de omstandigheden" aansprakelijk worden gesteld voor de verbintenissen die de rechtspersoon daarin aangaat. Voor een Belgische bv of vzw is een correcte handtekening dus meer dan netheid.

Zo ziet dat eruit

Een Nederlandse bv:

Sanne de Vries
projectleider, Bouwbedrijf Heijmerink
+31 6 12 34 56 78 · heijmerinkbouw.nl

Bouwbedrijf Heijmerink is een handelsnaam van Heijmerink Bouw en Onderhoud B.V.,
statutair gevestigd te Amersfoort. KVK 12345678.

Een Belgische bv:

Pieter Peeters
bestuurder, Peeters Schrijnwerkerij
+32 9 123 45 67 · peeters-schrijnwerk.be

Peeters Schrijnwerkerij BV · Kortrijksesteenweg 100, 9000 Gent
Ondernemingsnummer 0123.456.789 · RPR Gent, afdeling Gent
info@peeters-schrijnwerk.be

Zet de wettelijke gegevens helemaal onderaan, in kleine grijze tekst. Dan staan ze er voor wie ze nodig heeft, zonder je contactgegevens te verdringen. In de gratis editor van Signguin is daar een veld voor: Juridische vermelding. Wat je daar invult, komt in kleine letters onder je handtekening.

Voorbeelden van e-mailhandtekeningen

Zes veelvoorkomende situaties, met tekst die je kunt overnemen. Namen, nummers en bedrijven zijn verzonnen.

1. Zzp'er of eenmanszaak

Lotte Verhaagen
Tekstschrijver voor zorg en onderwijs
+31 6 98 76 54 32 · lotteverhaagen.nl
KVK 87654321

Bij een eenmanszaak zonder afwijkende handelsnaam is je eigen naam de handelsnaam. Het KVK-nummer kan dan gewoon op de laatste regel.

2. Medewerker van een mkb-bedrijf

Daan Bakker
accountmanager, Wilgenhof Hoveniers
+31 30 234 56 78 · +31 6 23 45 67 89
wilgenhofhoveniers.nl

Wilgenhof Hoveniers B.V., gevestigd te Utrecht · KVK 23456789

3. Vakman met klanten in de buurt

Mehmet Yilmaz
Yilmaz Installatietechniek
Cv-ketels, warmtepompen en loodgieterswerk in regio Eindhoven
+31 40 345 67 89 · yilmaz-installatie.nl
KVK 34567890

Het werkgebied staat erin, zodat een klant direct ziet of je bij hem langs kunt komen.

4. Makelaar

Femke Spoelstra
makelaar, Spoelstra Wonen
+31 6 34 56 78 90 · spoelstrawonen.nl
[Bekijk ons woningaanbod]

Spoelstra Wonen B.V., statutair gevestigd te Haarlem · KVK 45678901

5. Vlaamse vzw

An Claes
coördinator vrijwilligers, Buurtwerk De Lindeboom
+32 3 234 56 78 · buurtwerk-delindeboom.be

Buurtwerk De Lindeboom vzw · Lange Leemstraat 10, 2018 Antwerpen
Ondernemingsnummer 0987.654.321 · RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen
info@buurtwerk-delindeboom.be

6. Korte handtekening voor antwoorden

Daan Bakker
Wilgenhof Hoveniers · +31 6 23 45 67 89

Gebruik onder antwoorden in een lange conversatie een korte versie, zodat je logo en wettelijke gegevens niet onder elk bericht in de draad terugkomen. Bespreek met je adviseur of de korte versie voor jouw situatie volstaat, zeker als je in België werkt.

Meer ontwerpen per beroep, van advocatenkantoor tot restaurant, vind je in de generator op signguin.com/nl.

Afmetingen van een e-mailhandtekening

Waarom 600 pixels? Dat past in het leesvenster van desktopprogramma's zonder horizontale schuifbalk. Telefoons tonen ongeveer 360 tot 414 pixels in de breedte; daar wordt een brede handtekening verkleind of loopt hij buiten beeld. Een gestapelde indeling, met het logo boven de tekst in plaats van ernaast, past vanzelf. Google zelf raadt aan een afbeelding in een Gmail-handtekening 300 tot 400 pixels breed en 70 tot 100 pixels hoog te maken.

Waarom 2x? Telefoons en veel laptops hebben schermen die twee of drie fysieke pixels per beeldpixel gebruiken. Een logo dat je op precies 150 pixels opslaat, ziet er daar wazig uit. Sla het op 300 pixels op en laat de mail het op 150 tonen, dan blijft het scherp. Belangrijk: klassieke Outlook voor Windows negeert breedtes die alleen in CSS staan. De maat moet in de width- en height-attributen van de afbeelding staan, anders toont Outlook je logo op de volle afmetingen van het bestand.

Welk bestandsformaat? PNG voor logo's en iconen (scherpe randen, transparantie), JPG voor foto's. Gebruik geen SVG: oudere versies zoals Outlook 2007 tot en met 2016 voor Windows en Outlook 2016 voor Mac tonen het niet, en Gmail zet het om naar PNG (caniemail, getest september 2026). Sommige Nederlandse gidsen raden PNG helemaal af; voor logo's en iconen is PNG juist de veilige keuze, zolang de afbeelding online staat en een vaste maat heeft.

Lettertype, kleur en opbouw

Lettertype. Kies een letter die op vrijwel elke computer en telefoon staat, zodat de ontvanger ziet wat jij ziet: Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma of Trebuchet MS (schreefloos) of Georgia (met schreef). Gebruik één lettertype. Contrast maak je met grootte en vet, niet met een tweede letter.

Kleur. Eén huisstijlkleur voor accenten (je naam, een scheidingslijn of de iconen) en donkergrijs voor de gegevens. Twee kleuren, meer niet. Lichtgrijs op wit is slecht leesbaar: middengrijs (#666666) is ongeveer het lichtste dat je voor tekst wilt.

Opbouw. Het oog moet eerst op je naam vallen, dan op functie en bedrijf, dan op de contactgegevens. Dat bereik je met grootte (naam groter), gewicht (naam vet), kleur (naam in huisstijlkleur) en ruimte (een kleine witregel of dunne lijn tussen "wie" en "hoe bereik je me"). Gebruik ze niet alle vier tegelijk.

Lengte. Vier tot zes regels tekst, plus een logo of foto ernaast. De wettelijke gegevens onderaan tellen niet mee, maar houd ze op twee of drie regels.

E-mailhandtekening maken in 6 stappen

1. Schrijf eerst de inhoud, als platte tekst. Open een notitie en typ de regels uit de lijst hierboven. Schrap alles wat niet slaagt voor de test "wie, wat, hoe bereik ik je". Vergeet je KVK-nummer of de Belgische vermeldingen niet.

2. Zoek je logo. Een PNG in de echte verhoudingen van je logo, bij voorkeur twee keer zo groot als je het toont. Snijd lege randen bij, anders oogt het logo kleiner dan bedoeld.

3. Kies een indeling. Logo links en gegevens rechts (compact, goed op desktop), of alles onder elkaar (het veiligst op telefoons). Kies één ontwerp en houd je eraan.

4. Bouw hem met e-mailveilige code. Hier gaan zelfgemaakte handtekeningen meestal mis. E-mailprogramma's zijn geen webbrowsers: klassieke Outlook voor Windows gebruikt Word om e-mail te tonen, en moderne opmaakcode valt daar uit elkaar. Handtekeningen die overal heel blijven, zijn gebouwd met tabellen, inline-opmaak en vaste afbeeldingsmaten. Met de hand is dat priegelwerk. Een generator doet het voor je.

5. Installeer hem in je e-mailprogramma. Voor Gmail zie je hieronder de stappen. Voor Outlook (nieuwe en klassieke Outlook, web, Mac en de app) staat alles in onze handleiding handtekening in Outlook aanpassen.

6. Test hem. Stuur een mail naar jezelf en naar iemand die een ander programma gebruikt (bijvoorbeeld van Outlook naar een Gmail-adres), en open hem op een telefoon. Klik op elke link. Is het logo scherp en kun je het telefoonnummer aantikken?

Gratis een e-mailhandtekening maken met Signguin

Signguin is een gratis generator voor e-mailhandtekeningen, gemaakt voor zzp'ers, kleine bedrijven en iedereen die geen zin heeft in HTML. Zo werkt het:

• Je typt je zakelijke e-mailadres. Signguin leest het domein, haalt je logo, huisstijlkleuren en contactgegevens van je website en probeert je naam uit het adres af te leiden. Met een gmail.com- of hotmail.com-adres vul je je website in of begin je met een leeg formulier.
• Je kiest een ontwerp en ziet de handtekening meteen in een realistische e-mail, op telefoon of desktop en in lichte of donkere modus.
• Verdwijnt je logo tegen een donkere achtergrond? Zet Witte achtergrond achter logo aan. Wil je geen logo, kies dan Geen logo.
• Wettelijke gegevens of een disclaimer zet je in het veld Juridische vermelding.
• Klaar? Klik op Handtekening kopiëren en plak hem in Outlook, Apple Mail of een ander programma, met stap-voor-stapuitleg in de app. Voor Gmail is er ook de knop Automatisch toevoegen aan Gmail.

De gratis versie vraagt geen account en geen creditcard, bevat drie ontwerpen (Klassiek, Eenvoudig en Lokale vakman) en alle installatiemogelijkheden, met onderaan een klein linkje "Gemaakt met Signguin". Premium is een eenmalige betaling voor één persoon, zonder abonnement: daarmee krijg je je foto in de handtekening, alle 23 ontwerpen, knoppen en banners, en de "Gemaakt met"-link verdwijnt.

Eerlijk is eerlijk, Signguin is niet voor iedereen:

• Er is nog geen teambeheer. Iedere collega maakt en installeert zijn eigen handtekening. Een versie voor teams komt eraan (er is een wachtlijst).
• Er is geen centrale uitrol via Microsoft 365 of Google Workspace en geen klikstatistiek. Heb je dat nodig, dan zoek je een handtekeningbeheerpakket voor bedrijven.
• Premium geldt per persoon.

De afbeeldingen worden door Signguin online bewaard (logo's bijgesneden en in dubbele resolutie), zodat ze niet breken als je website verandert. Elke handtekening past binnen de limiet van 10.000 tekens van Gmail.

Handtekening in Gmail instellen en aanpassen

Google beschrijft de stappen op zijn Nederlandse helppagina; de knop- en lijstnamen hieronder zijn zoals ze in de Nederlandse Gmail staan.

Op de computer

1. Open Gmail en klik rechtsboven op Instellingen (het tandwiel).
2. Klik op Alle instellingen bekijken.
3. Scrol op het tabblad Algemeen naar het gedeelte Handtekening.
4. Klik op Nieuwe maken, geef de handtekening een naam en typ of plak hem in het vak ernaast.
5. Kies onder Voor gebruik bij nieuwe e-mails je handtekening, en onder Voor gebruik bij beantwoorden/doorsturen dezelfde of een kortere.
6. Klik helemaal onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Aanpassen gaat via dezelfde route: klik in het gedeelte Handtekening op de handtekening die je wilt wijzigen, pas de tekst aan en klik onderaan op Wijzigingen opslaan. Vergeet die laatste knop niet; zonder opslaan is je wijziging weg.

Verwijderen: klik op de handtekening, dan op het prullenbakje (Verwijderen) en onderaan op Wijzigingen opslaan.

Een paar dingen die Google noemt:

• Je handtekening mag maximaal 10.000 tekens bevatten, en afbeeldingen tellen mee. Krijg je een foutmelding, maak de afbeelding dan kleiner.
• Wissel je tijdens het schrijven van handtekening, klik dan onderaan het opstelvenster op Handtekening invoegen.
• Verstuur je mail vanaf meerdere adressen met Mail sturen als, dan kies je per adres een handtekening in het keuzemenu boven het tekstvak.

Een tip uit de praktijk: Gmail zet je handtekening standaard onder de geciteerde tekst van een antwoord. In het gedeelte Handtekening staat een vinkje om hem vóór de geciteerde tekst te zetten en de regel "--" weg te laten. Zet dat aan als je wilt dat je handtekening direct onder je antwoord staat.

Plakken of automatisch toevoegen

Een ontworpen handtekening plak je in het vak bij stap 4: kopieer hem in je browser (in Signguin met Handtekening kopiëren), klik in het vak en druk op Ctrl+V (Cmd+V op de Mac). Plak niet de HTML-code zelf; dan toont Gmail de code als gewone tekst.

Signguin kan je handtekening ook rechtstreeks in Gmail zetten met de knop Automatisch toevoegen aan Gmail. Je koppelt Gmail dan één keer. Signguin vraagt alleen toestemming om je Gmail-instellingen te wijzigen, leest nooit je e-mail en bewaart de toegang niet.

Gmail op Android, iPhone en iPad

De Gmail-app heeft een eigen handtekening voor mobiel. Die geldt alleen voor mail die je vanuit de app verstuurt. Stel je in de app niets in, dan gebruikt Gmail volgens Google de handtekening van je computer.

• Android: open de Gmail-app, tik linksboven op Menu, scrol omlaag naar Instellingen, kies je account en tik op Handtekening voor mobiel. Typ je tekst en tik op OK.
• iPhone en iPad: tik linksboven op Menu en dan op Instellingen, tik onder Opstellen en beantwoorden op Instellingen voor handtekening, zet Handtekening voor mobiel aan, typ je handtekening en tik op Terug om op te slaan. Met meerdere accounts doe je dit per account.

De mobiele handtekening is platte tekst. Houd hem kort: naam, functie, één telefoonnummer.

Disclaimer: wanneer zinvol, wanneer ruis

Een disclaimer is kleine tekst onderaan een mail, meestal over vertrouwelijkheid ("Deze e-mail is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde...") of aansprakelijkheid. Taaladvies.net noemt hem vooral een juridische voorzorgsmaatregel en adviseert hem onderaan te zetten, duidelijk gescheiden van de rest en zo beknopt mogelijk.

Zinvol als je branche of toezichthouder het verwacht (advocatuur, financieel advies, zorg), als een klantcontract het vraagt, of voor de wettelijke bedrijfsgegevens hierboven.

Ruis als het een alinea van 150 woorden is onder elke interne mail aan de collega die naast je zit, of tekst die je ooit hebt gekopieerd en niet kunt uitleggen. Een vertrouwelijkheidsdisclaimer maakt een mail aan het verkeerde adres niet ongedaan; goed kijken naar de geadresseerde voorkomt hem wel.

Voornaamwoorden in je handtekening

Zowel Onze Taal als Taaladvies.net noemen voornaamwoorden achter je naam als mogelijkheid, bijvoorbeeld "Sanne de Vries (zij/haar)", "Daan Bakker (hij/zijn)" of "Kim Verbeek (die/diens)". Het voorkomt dat iemand moet gokken tussen "mevrouw" en "meneer" in een antwoord. Wie dat liever doet, kan ook "mevrouw" of "de heer" voor zijn naam zetten. Het is een keuze; een handtekening zonder voornaamwoorden is niet onprofessioneel. Signguin heeft geen apart veld voor voornaamwoorden: typ ze achter je naam.

Foto, knop of banner?

Een foto is zinvol als mensen jou persoonlijk kiezen of ontmoeten: verkoop, makelaardij, werving, advies, zorg, coaching en zzp'ers. Gebruik een recente, goed belichte foto van hoofd en schouders, 80 tot 100 pixels, links van je gegevens. Voor een handtekening voor het hele bedrijf werkt een logo meestal beter. In Signguin hoort de foto bij Premium.

Een knop of banner wordt bij elke mail gezien en kan dus nuttig zijn. Twee regels: maximaal één tegelijk, en hij moet de lezer helpen ("Plan een gesprek van 15 minuten"), niet alleen jou. Vervang een banner als de actie voorbij is; de Universiteit Utrecht hanteert in haar huisstijl ook "gebruik maar 1 promobanner" en "gebruik de banner tijdelijk".

Donkere modus en toegankelijkheid

Gmail, Apple Mail en Outlook kunnen mail op een donkere achtergrond tonen en passen dan soms je kleuren aan. Het eerste slachtoffer is het logo: een donker logo met een transparante achtergrond verdwijnt op een donker scherm. Oplossingen: een logoversie die op licht en donker werkt, of het logo op een klein wit vlak (in Signguin: Witte achtergrond achter logo).

Voor toegankelijkheid:

• Echte tekst, geen afbeelding. Schermlezers, zoeken in je mailbox en kopiëren hebben tekst nodig.
• Alt-tekst bij elke afbeelding. Bij het logo de bedrijfsnaam ("Logo Wilgenhof Hoveniers"), bij iconen waar ze naartoe linken ("LinkedIn").
• Genoeg contrast. De webrichtlijn WCAG 2.2 vraagt minstens 4,5:1 voor gewone tekst en 3:1 voor grote tekst.
• Leesbare grootte, minstens 13 pixels voor contactgegevens.
• Klikbare telefoonnummers en links, zodat je op een telefoon direct kunt bellen.

Eén stijl voor je hele team

Maken vijf collega's elk hun eigen handtekening, dan krijg je vijf lettertypen, drie logoversies en iemand met zijn privé-Gmail-adres. Klanten zien die handtekeningen naast elkaar in dezelfde mailwisseling. Voor een klein team zonder IT-afdeling werkt dit:

1. Spreek één ontwerp en een paar regels af: welke gegevens verplicht zijn (denk aan KVK-nummer of de Belgische vermeldingen), hoe je telefoonnummers schrijft, welk logobestand je gebruikt.
2. Zet die afspraken met een goed voorbeeld op één plek.
3. Laat iedereen zijn handtekening maken vanuit hetzelfde ontwerp, zodat alleen de persoonlijke gegevens verschillen.
4. Zet een jaarlijkse herinnering in de agenda om alles na te lopen, en werk iedereen bij na een verhuizing, nieuwe telefooncentrale of nieuwe huisstijl.

Signguin is op dit moment gemaakt voor individuele gebruikers: ieder maakt en installeert zijn eigen handtekening. Teambeheer is er nog niet (wel een wachtlijst). Grotere organisaties die handtekeningen centraal in elke mailbox willen zetten, doen dat meestal via hun Microsoft 365- of Google Workspace-beheer of speciale software voor handtekeningbeheer.

En de regel boven je handtekening, je afsluiting, bepaalt de toon van de hele mail. Twijfel je tussen "Met vriendelijke groet" en iets anders? Lees onze gids met vriendelijke groet en alternatieven.

Veelgestelde vragen

Wat moet er in een zakelijke e-mailhandtekening staan?

Je volledige naam, functie, bedrijfsnaam, één telefoonnummer en je website, eventueel met een klein logo. In Nederland horen er voor zakelijke mail ook je handelsnaam en KVK-nummer in, en bij een bv of nv de statutaire naam (als die afwijkt) en de statutaire zetel. In België vraagt artikel 2:20 WVV onder meer rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer en RPR.

Moet mijn KVK-nummer in mijn e-mailhandtekening?

Ja, als je onderneming in het Handelsregister staat en je zakelijk mailt. De Handelsregisterwet 2007 (art. 27) noemt brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen, en zowel KVK als Ondernemersplein rekenen zakelijke e-mails daartoe. Reclame valt erbuiten. Je vestigingsnummer hoeft er niet in. Dit is geen juridisch advies.

Hoe maak ik een e-mailhandtekening?

Schrijf eerst de inhoud als platte tekst (naam, functie, bedrijf, telefoon, website, verplichte gegevens). Kies daarna een eenvoudige indeling en bouw hem in e-mailveilige HTML, of laat een gratis generator dat doen. Kopieer de handtekening, plak hem in de instellingen van Outlook of Gmail en stuur een testmail naar jezelf.

Hoe pas ik mijn handtekening in Gmail aan?

Klik in Gmail op het tandwiel en dan op Alle instellingen bekijken. Scrol op het tabblad Algemeen naar Handtekening, klik op de handtekening die je wilt wijzigen en pas hem aan. Kies eventueel bij Voor gebruik bij nieuwe e-mails en Voor gebruik bij beantwoorden/doorsturen welke handtekening automatisch verschijnt. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Hoe groot mag een e-mailhandtekening zijn?

Niet breder dan 600 pixels (400 tot 500 pixels leest prettiger op een telefoon) en ongeveer 100 tot 200 pixels hoog. Een logo werkt op 120 tot 180 pixels breed, een foto op 80 tot 100 pixels, iconen op 20 tot 24 pixels. Sla afbeeldingen op in dubbele grootte en houd elk bestand onder ongeveer 50 kB.

Kan ik gratis een e-mailhandtekening maken?

Ja. In Gmail en Outlook kun je zelf een eenvoudige handtekening typen. Wil je een logo, huisstijlkleuren en een nette indeling die in elk programma heel blijft, dan kan dat gratis met een generator zoals Signguin: geen account, geen creditcard, drie ontwerpen, met een klein "Gemaakt met Signguin"-linkje onderaan.

Hoort "Met vriendelijke groet" in mijn handtekening?

Dat mag. Taaladvies.net noemt het als mogelijkheid om een vaste slotgroet in je handtekening op te nemen. Nadeel: je kunt hem dan niet per mail aanpassen, en onder een kort antwoord aan een collega klinkt hij snel stijf. Veel mensen typen de afsluiting daarom zelf en laten de handtekening met hun naam beginnen.