E-Mail-Signatur-Vorlage: kostenlose Muster zum Kopieren, mit Pflichtangaben für jede Rechtsform

Eine E-Mail-Signatur-Vorlage ist ein fertiger Aufbau, in den Sie nur noch Ihre eigenen Daten eintragen. Für Firmen im Handelsregister muss die Vorlage mehr enthalten als Name und Telefonnummer: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und, je nach Rechtsform, die Geschäftsführung. Unten finden Sie Vorlagen zum Kopieren für GmbH, UG, GmbH & Co. KG, e.K., Freiberufler und eingetragene Vereine, dazu Beispiele nach Branche.

Die meisten Vorlagen gibt es zweimal: als reinen Text, den Sie sofort in Outlook, Gmail oder Apple Mail einfügen können, und als gestaltetes Design mit Logo und Farben. Am Ende erklären wir, was die Word-Vorlagen von Microsoft für Outlook taugen, welche Größen für Logo und Schrift funktionieren und wie Sie die Vorlage einrichten.

Welche Art von Vorlage brauchen Sie?

Was im Netz als „E-Mail-Signatur Vorlage“ angeboten wird, gehört zu einer von drei Sorten. Im Vorschaubild sehen sie ähnlich aus, im Postfach verhalten sie sich völlig unterschiedlich.

Viele Treffer bei der Suche nach Vorlagen sind Grafikbörsen. Deren Entwürfe sind Bilder oder Grafikdateien, die Sie erst in einem Designprogramm bearbeiten und dann als Bild einfügen müssten. Für Pflichtangaben ist das besonders ungünstig: Sie sollen gelesen werden, und ein Bild sieht man oft erst, nachdem der Empfänger die Bilder freigegeben hat.

Unsere Empfehlung: Nehmen Sie eine Textvorlage von dieser Seite, wenn Sie kein Logo brauchen, und eine HTML-Vorlage, wenn Sie eins wollen.

So ist jede Vorlage aufgebaut

Alle Vorlagen unten folgen derselben Reihenfolge. Sie lehnt sich an die Empfehlungen zur DIN 5008 an, wie sie etwa workingoffice.de beschreibt (Name, Funktion, Firma, Anschrift, Kontakt, linksbündig), und ergänzt sie um den Pflichtangaben-Block:

1. Grußformel, zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“, ohne Komma. Welche Formel wann passt, steht in unserem Ratgeber zur Grußformel in der E-Mail.
2. Vor- und Nachname, ausgeschrieben.
3. Position oder Funktion, verständlich für Außenstehende.
4. Firma mit Rechtsform, genau so, wie sie im Register steht.
5. Anschrift, wenn Kundschaft vorbeikommt oder die Rechtsform es verlangt.
6. Telefon im internationalen Format, zum Beispiel +49 89 1234567, und die Website ohne „https://www.“.
7. Pflichtangaben, abgesetzt durch eine Leerzeile, kleiner und grau.

Die E-Mail-Adresse steht schon im Absenderfeld. Sie gehört nur hinein, wenn Ihre Mails oft ausgedruckt oder weitergeleitet werden.

E-Mail-Signatur-Vorlagen nach Rechtsform (mit Pflichtangaben)

Welche Angaben Pflicht sind und warum, erklären wir ausführlich im Ratgeber zur E-Mail-Signatur mit Pflichtangaben. Hier stehen die Vorlagen. Die Paragrafen haben wir am 6. Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de nachgelesen. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Alle Namen, Firmen, Nummern und Adressen sind erfunden. Ersetzen Sie sie durch die Angaben aus Ihrem aktuellen Registerauszug, nicht aus der alten Signatur eines Kollegen.

Vorlage GmbH

§ 35a GmbHG verlangt Rechtsform und Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Hat die GmbH einen Aufsichtsrat mit einem Vorsitzenden, kommt auch dessen Name dazu.

Mit freundlichen Grüßen

Katrin Felsberger
Geschäftsführerin
Felsberger Haustechnik GmbH
Lindwurmstraße 41, 80337 München
Tel. +49 89 1234567 · felsberger-haustechnik.de

Felsberger Haustechnik GmbH · Sitz: München
Amtsgericht München, HRB 214365
Geschäftsführer: Katrin Felsberger, Martin Felsberger

Angaben zum Stammkapital sind freiwillig. Wenn Sie es nennen, müssen nach § 35a auch ausstehende Einlagen genannt werden. Am einfachsten lassen Sie es weg.

Vorlage UG (haftungsbeschränkt)

Es gilt dasselbe wie bei der GmbH. Zusätzlich muss die Firma nach § 5a GmbHG „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ heißen. Ein bloßes „UG“ sieht das Gesetz nicht vor.

Viele Grüße

Deniz Aydın
Gründer
Kaffeerösterei Aydın UG (haftungsbeschränkt)
Tel. +49 221 9876543 · roesterei-aydin.de

Kaffeerösterei Aydın UG (haftungsbeschränkt) · Sitz: Köln
Amtsgericht Köln, HRB 109876
Geschäftsführer: Deniz Aydın

Vorlage GmbH & Co. KG

Die längste Vorlage und die, die am häufigsten unvollständig ist. Ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, verlangt § 125 Abs. 1 Satz 2 HGB neben den Angaben der KG auch die Firma der Komplementär-GmbH und deren Angaben nach § 35a GmbHG.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Wendtland
Leitung Einkauf
Wendtland Holzbau GmbH & Co. KG
Tel. +49 711 2345678 · wendtland-holzbau.de

Wendtland Holzbau GmbH & Co. KG · Sitz: Stuttgart
Amtsgericht Stuttgart, HRA 731204
Persönlich haftende Gesellschafterin: Wendtland Verwaltungs GmbH,
Sitz: Stuttgart, Amtsgericht Stuttgart, HRB 762318
Geschäftsführer: Andreas Wendtland, Petra Wendtland

Die Geschäftsführer sind die der Komplementär-GmbH, denn diese führt die Geschäfte der KG.

Vorlage eingetragener Kaufmann (e.K.)

§ 37a HGB verlangt die Firma, den Rechtsformzusatz (zum Beispiel „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“), den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Registernummer.

Beste Grüße

Sandra Lehmann
Inhaberin
Blumen Lehmann e.Kfr.
Marktplatz 3, 04109 Leipzig
Tel. +49 341 4567890 · blumen-lehmann.de

Blumen Lehmann e.Kfr. · Handelsniederlassung: Leipzig
Amtsgericht Leipzig, HRA 17345

Vorlage Einzelunternehmen und Freiberufler

Wer nicht im Handelsregister steht, fällt nicht unter die Paragrafen oben. Die IHKs empfehlen trotzdem Vor- und Familienname und eine ladungsfähige Anschrift. Das schafft Vertrauen und kostet eine Zeile.

Viele Grüße

Jan Richter
Fotograf für Hochzeiten und Firmenporträts
Tel. +49 40 3456789 · janrichter-foto.de
Jan Richter · Schanzenstraße 22 · 20357 Hamburg

Vorlage eingetragener Verein (e.V.)

Für Vereine gibt es keinen Pflichtkatalog für Geschäftsbriefe wie bei der GmbH. Fest steht nur: Mit der Eintragung erhält der Name den Zusatz „eingetragener Verein“ (§ 65 BGB), und der Vorstand vertritt den Verein (§ 26 BGB). Eine Pflicht, Vereinsregister und Vorstand in die Signatur zu schreiben, gibt es also nicht. Üblich ist es trotzdem: Wer mit Ihnen einen Vertrag schließt, sieht so sofort, wer den Verein vertritt.

Sportliche Grüße

Tobias Wagner
Kassenwart
SV Lindenhain 1921 e.V.
Tel. +49 151 23456789 · sv-lindenhain.de

SV Lindenhain 1921 e.V. · Sitz: Lindenhain
Amtsgericht München, VR 20417
Vorstand: Claudia Huber (Vorsitzende), Tobias Wagner

E-Mail-Signatur geschäftlich: Beispiele nach Branche

Die Rechtsform bestimmt das Kleingedruckte, die Branche das, was oben steht. Ein Elektriker braucht eine Telefonnummer, die man auf dem Handy antippen kann, eine Steuerberaterin einen ruhigen, vollständigen Block. Die Pflichtangaben ergänzen Sie bei allen Beispielen darunter, so wie in der passenden Vorlage oben.

Handwerk und lokale Betriebe

Viele Grüße

Mehmet Yılmaz
Elektromeister
Yılmaz Elektrotechnik GmbH
Tel. +49 30 5551234 · Notdienst +49 170 1234567
yilmaz-elektro.de · Einsatzgebiet: Berlin und Potsdam

Praxis, Therapie, Gesundheit

Freundliche Grüße

Dr. med. Laura Schmitt
Fachärztin für Allgemeinmedizin
Praxis am Pegnitzufer
Parkstraße 7, 90409 Nürnberg
Tel. +49 911 2345678 · praxis-am-pegnitzufer.de

Ein Hinweis wie „Termine bitte telefonisch oder online“ spart Ihnen Rückfragen. Gesundheitsdaten gehören nicht in die Signatur und auch nicht in die unverschlüsselte Mail.

Kanzlei und Steuerberatung

Für Kammerberufe kann das Berufsrecht weitere Angaben verlangen, etwa die zuständige Kammer. Das klären Sie am besten direkt mit Ihrer Kammer.

Immobilien und Vertrieb

Hier verkauft die Person, nicht das Logo. Ein Foto und ein Link zu Objekten oder Terminen helfen.

Gastronomie, Agentur, Tech

Studium und Bewerbung

Viele Grüße

Lea Hoffmann
M.Sc. Wirtschaftsinformatik, Universität Mannheim
+49 160 98765432
linkedin.com/in/leahoffmann

Kurzvorlage für Antworten und das Handy

In einem langen Mailverlauf muss nicht jede Antwort das volle Logo tragen. Outlook, Gmail und Apple Mail erlauben eine zweite Signatur für Antworten. Weil auch eine Antwort an Externe ein Geschäftsbrief sein kann, bleiben die Pflichtangaben drin, nur kompakter:

Viele Grüße
Katrin Felsberger · Felsberger Haustechnik GmbH · +49 89 1234567
Sitz München · Amtsgericht München HRB 214365 · GF: Katrin Felsberger, Martin Felsberger

Outlook-Signatur-Vorlage: die Word-Vorlagen von Microsoft

Microsoft bietet eigene Signaturvorlagen an, allerdings nicht in Outlook, sondern in Word. Laut der deutschen Microsoft-Hilfe (Stand Oktober 2026, für Outlook für Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 und 2016) geht das so:

1. Öffnen Sie Word und wählen Sie Datei > Neu.
2. Geben Sie in das Suchfeld für Vorlagen „Email signature“ ein und drücken Sie die Eingabetaste.
3. Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste und klicken Sie auf Erstellen.
4. Ersetzen Sie die Beispieldaten durch Ihre eigenen.
5. Markieren Sie die Signatur und wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kopieren.
6. Fügen Sie sie in Outlook in die Signatureinstellungen ein (Wege siehe unten).

Das funktioniert, hat aber zwei Haken. Die Vorlagen sind auf Englisch und haben keinen Platz für deutsche Pflichtangaben, den Block müssen Sie selbst ergänzen. Und Word-Code ist nicht für E-Mail gebaut: Im klassischen Outlook sieht er meist gut aus, in Gmail oder auf dem Handy können Abstände verrutschen, und eingefügte Bilder kommen bei manchen Empfängern als Anhang an. Wer nur Outlook nutzt und intern mailt, kommt damit zurecht. Für Mails an Kundschaft, die andere Programme nutzt, ist eine echte HTML-Vorlage sicherer.

Vorlage anpassen: Größen, Schrift und Farben

Eine Vorlage hält nur, wenn Sie beim Anpassen ein paar Maße einhalten:

Schrift: Nehmen Sie eine Schrift, die auf fast jedem Gerät installiert ist, etwa Arial, Helvetica, Verdana oder Georgia. Gmail und Outlook laden keine Webfonts, Ihre Hausschrift wird dort ersetzt.

Logo im Dunkelmodus: Ein dunkles Logo mit transparentem Hintergrund verschwindet auf dunklem Hintergrund. Abhilfe schafft eine helle Variante oder eine weiße Fläche hinter dem Logo.

Gmail-Grenze: Laut Google darf eine Signatur bis zu 10.000 Zeichen lang sein, und eingefügte Bilder zählen mit. Gehostete Bilder halten die Signatur deutlich darunter.

Aus der Vorlage eine fertige Signatur machen

Die Textvorlagen oben können Sie direkt kopieren. Für die gestalteten Designs brauchen Sie E-Mail-tauglichen HTML-Code, und genau daran scheitern selbst gebaute Vorlagen am häufigsten. Das klassische Outlook für Windows stellt Mails mit der Word-Engine dar. Was dort hält, wird mit Tabellen, Inline-Styles und festen Bildgrößen gebaut.

Diese Arbeit übernimmt Signguin. Sie geben Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein und klicken auf Meine Signatur erstellen. Signguin liest die Website Ihrer Firma und übernimmt Logo, Markenfarben und Kontaktdaten. Dann wählen Sie ein Design. Kostenlos sind Klassisch, Einfach und Handwerk, ohne Anmeldung und ohne Kreditkarte, mit einem kleinen „Erstellt mit Signguin“-Link am Ende. Den Pflichtangaben-Block aus der Vorlage oben fügen Sie in das Feld Rechtlicher Hinweis / Pflichtangaben ein, er erscheint als Kleingedrucktes. Unter Farben & Schriften wählen Sie Schrift, Namensgröße und Icon-Stil, und Weißer Hintergrund hinter dem Logo hält dunkle Logos im Dunkelmodus sichtbar. Die Vorschau zeigt die Signatur in einer realistischen E-Mail, auf Handy und Desktop, hell und dunkel.

Premium ist eine Einmalzahlung für eine Person und fügt Foto, alle 23 Designs, Buttons und Banner hinzu und entfernt den „Erstellt mit Signguin“-Link. Speichern und später bearbeiten können Sie auch kostenlos, mit Ihrer E-Mail-Adresse unter Meine Signaturen. Nicht passend ist Signguin, wenn Sie Signaturen für ein ganzes Team zentral verwalten wollen. Das gibt es noch nicht, nur eine Warteliste.

Vorlage in Outlook, Gmail und Apple Mail einfügen

Ob Textvorlage oder fertiges Design: Sie kopieren die Signatur (in Signguin mit Signatur kopieren) und fügen sie in die Signatureinstellungen ein. Die Wege, abgeglichen mit den deutschen Hilfeseiten der Hersteller:

• Neues Outlook und Outlook im Web: Zahnrad oben rechts > Einstellungen > Konten > Signaturen. Neue Signatur anlegen, einfügen, als Standard für Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen festlegen, speichern.
• Klassisches Outlook für Windows: Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen. Rechts unter „Standardsignatur auswählen“ die Signatur für neue Nachrichten und Antworten wählen.
• Gmail am Computer: Einstellungen (Zahnrad) > Alle Einstellungen aufrufen > Abschnitt Signatur, einfügen, unten Änderungen speichern. Mit Signguin können Sie die Signatur über Automatisch in Gmail einrichten auch direkt in Gmail installieren lassen.
• Apple Mail auf dem Mac: Mail > Einstellungen > Signaturen, mit + eine Signatur hinzufügen, das Häkchen bei Standardschrift für E-Mails verwenden entfernen und einfügen.
• Programme, die HTML verlangen: In Signguin HTML-Code kopieren und den Code in das HTML-Feld einfügen.

Ausführlich mit allen Versionen: Outlook-Signatur ändern, Gmail-Signatur ändern und Apple-Mail-Signatur auf Mac und iPhone.

Checkliste, bevor Sie die Vorlage nutzen

• Firma exakt wie im Register, mit Rechtsform
• Alle Geschäftsführer bzw. Vorstände mit ausgeschriebenem Vornamen
• Registergericht und Nummer aus dem aktuellen Auszug
• Eine Telefonnummer im Format +49, Website ohne „https://www.“
• Logo 120 bis 180 Pixel breit, gehostet, im Dunkelmodus sichtbar
• Keine Signatur als Bild, keine Zitate
• Test-E-Mail an sich selbst und an eine Adresse bei einem anderen Anbieter, auch auf dem Handy geöffnet

Pinguine kommen im Frack zur Welt. Ihre Signatur braucht dafür eine Vorlage und zehn Minuten.

Häufige Fragen

Wo finde ich eine kostenlose E-Mail-Signatur-Vorlage?

Auf dieser Seite: Die Textvorlagen für GmbH, UG, GmbH & Co. KG, e.K., Freiberufler und Verein können Sie kostenlos kopieren. Gestaltete HTML-Vorlagen mit Logo erstellen Sie mit einem Generator wie Signguin, drei Designs sind dort kostenlos. Microsoft bietet zusätzlich englische Word-Vorlagen für Outlook an.

Gibt es in Outlook eine Signaturvorlage?

Nicht in Outlook selbst. Microsoft stellt Signaturvorlagen in Word bereit: Datei > Neu, nach „Email signature“ suchen, Vorlage erstellen, anpassen und kopieren. Danach fügen Sie sie in den Outlook-Signatureinstellungen ein. Die deutschen Pflichtangaben müssen Sie selbst ergänzen.

Was muss in eine geschäftliche E-Mail-Signatur?

Name, Position, Firma und Kontaktdaten. Bei GmbH und UG zusätzlich Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer, beim e.K. Firma, Rechtsformzusatz, Niederlassung, Registergericht und Nummer. Die Einzelheiten je Rechtsform erklärt unser Ratgeber zur E-Mail-Signatur. Keine Rechtsberatung.

Kann ich eine Vorlage aus einer Bildergalerie verwenden?

Als Inspiration ja, als Signatur besser nicht. Bildvorlagen werden bei vielen Empfängern erst nach Freigabe angezeigt, Telefonnummer und Website lassen sich darin nicht antippen, und Pflichtangaben in einem Bild erfüllen ihren Zweck schlecht. Übernehmen Sie lieber Aufbau und Farben in eine Text- oder HTML-Vorlage.

Funktioniert dieselbe Vorlage in Outlook und Gmail?

Ja, wenn sie als E-Mail-HTML gebaut ist: Tabellen, Inline-Styles, gehostete Bilder mit festen Maßen. Vorlagen aus Word oder einem Webdesign-Programm sehen oft nur im Programm gut aus, in dem sie entstanden sind. Testen Sie die fertige Signatur immer mit einer Mail an eine Adresse bei einem anderen Anbieter.