Modelos de assinatura de e-mail: 14 para copiar em texto e 23 designs que funcionam no Gmail e no Outlook

Um modelo de assinatura de e-mail é um layout pronto que você preenche com seu nome, cargo e contatos e cola no Gmail, no Outlook ou no Apple Mail. O bom modelo tem de três a seis linhas, um logo pequeno e é feito em texto de verdade, não em imagem. Abaixo estão 14 modelos em texto para copiar, organizados por profissão e com o que o Brasil espera ver em cada uma (CRECI, OAB, CRM, CRO, CNPJ, WhatsApp), os 23 designs do Signguin (3 grátis), um modelo em HTML para editar à mão e um teste de cinco minutos antes de usar.

Quer entender primeiro o que colocar e em que ordem? O guia de assinatura de e-mail explica cada linha. Esta página é para escolher e copiar.

Os 3 tipos de modelo de assinatura de e-mail

Quase todo modelo que aparece na busca é de um destes três tipos. Na prévia parecem iguais; na caixa de entrada, não.

Muitas galerias de modelos entregam o terceiro tipo. A página de modelos do Canva, por exemplo, orienta a baixar "um arquivo de imagem de alta resolução" depois de editar a assinatura (consultada em outubro de 2026). Mas o Outlook clássico para Windows bloqueia o download automático de imagens por padrão, então quem recebe vê um quadrado vazio onde estariam seu nome e telefone.

Nossa recomendação: use HTML se quiser logo e cores; use texto simples se não quiser. Evite a assinatura inteira em imagem. Num modelo HTML bem feito, o logo é a única imagem: se ele for bloqueado, o resto continua legível.

Modelos de assinatura de e-mail para copiar (texto)

Troque os dados, apague as linhas de que não precisa e cole na caixa de assinatura do seu app. Nomes, empresas e números são fictícios; os registros profissionais e o CNPJ usam números de exemplo.

Use sempre o mesmo separador ("|" ou "·") e o telefone com DDD; para clientes do exterior, no formato +55 81 99876-5432. E não salve o "Atenciosamente" dentro do modelo: o fecho muda de e-mail para e-mail (veja Atenciosamente e outras despedidas).

1. Modelo de assinatura de e-mail profissional (empresa)

Renata Oliveira
Coordenadora de Logística | Transportes Serra do Cedro
+55 41 3022-4567 · serradocedro.com.br

O modelo de assinatura de e-mail profissional mais seguro: nome, cargo com empresa, um telefone e o site. O e-mail já está no campo "De".

2. MEI ou dono de pequeno negócio (com CNPJ)

Jorge Ramos
Eletricista | Ramos Instalações Elétricas
(81) 99876-5432 (WhatsApp) · ramoseletrica.com.br
Atendemos Recife, Olinda e Jaboatão
CNPJ 00.000.000/0001-00

O CNPJ ajuda quem precisa emitir nota ou cadastrar você como fornecedor. Não encontramos norma que obrigue empresa privada a colocá-lo na assinatura, então ele só entra se o seu cliente costuma pedir.

3. Corretor de imóveis (CRECI)

Thiago Albuquerque
Corretor de Imóveis | CRECI 54321-F
(85) 98123-4567 (WhatsApp) · thiagoalbuquerqueimoveis.com.br
Fortaleza e Região Metropolitana

A Resolução COFECI nº 458/95 (art. 2º) manda que anúncios e impressos tragam o número de inscrição precedido da sigla CRECI. Na assinatura, deixe o número logo abaixo do nome, na linha do cargo, onde o cliente procura.

4. Imobiliária (CRECI de pessoa jurídica)

Patrícia Monteiro
Gerente de Locação | Lar Sul Imóveis
CRECI 9876-J
(51) 3311-2244 · larsulimoveis.com.br
Av. Ipiranga, 1200, Porto Alegre, RS

Para imobiliárias (pessoa jurídica), a mesma resolução manda acrescentar a letra "J" ao número.

5. Advogado (OAB)

Marcelo Furtado
Advogado | OAB/BA 45.678
Furtado Advocacia Empresarial
(71) 3344-5566 · furtado.adv.br

Esta mensagem pode conter informação confidencial. Se você a recebeu
por engano, avise o remetente e apague-a.

O Código de Ética e Disciplina da OAB (art. 44) pede nome e número de inscrição na OAB nos cartões e no material de escritório, e permite endereço, e-mail, site, QR code e logotipo do escritório. O mesmo artigo proíbe fotografia pessoal no cartão de visita, por isso muitos advogados também deixam a foto fora da assinatura.

6. Médico (CRM e RQE)

Dra. Beatriz Lopes
Médica Dermatologista | CRM-PE 12345 | RQE 6789
Clínica Pele Viva
(81) 3456-7890 · clinicapeleviva.com.br
Agendamentos pelo WhatsApp: (81) 99654-3210

A Resolução CFM nº 2.336/2023 (art. 4º) lista o que a publicidade médica deve conter: nome, número no CRM com a palavra "médico" e a especialidade seguida do RQE, quando houver. Seguir a mesma ordem na assinatura evita dúvida.

7. Dentista (CRO)

Dra. Camila Rocha
Cirurgiã-Dentista | Ortodontia | CRO-RS 23456
Sorriso Centro Odontologia
(51) 3222-1100 · sorrisocentro.com.br

O Código de Ética Odontológica (art. 43) pede, na comunicação e divulgação, o nome, o número de inscrição e o nome da profissão. "Cirurgiã-Dentista" escrito por extenso resolve.

8. Psicólogo, nutricionista e outras profissões com conselho

Lucas Andrade
Psicólogo | CRP 06/123456
Atendimento presencial em Campinas e online
(19) 99111-2233 · lucasandradepsi.com.br

Troque o registro pelo do seu conselho (CRP, CRN, CREFITO, CREA, CAU). Cada conselho tem as próprias regras de divulgação; confira as do seu antes de publicar.

9. Contador (CRC)

Sandra Vilhena
Contadora | CRC-GO 012345/O-6
Vilhena Contabilidade
(62) 3233-4455 · vilhenacontabil.com.br
Envio de documentos: documentos@vilhenacontabil.com.br

O e-mail extra faz sentido aqui: é outro endereço, para outra finalidade.

10. Vendas

Felipe Barros
Executivo de Vendas | Nuvem Clara Software
+55 11 99555-1234 · nuvemclara.com.br
Agende 20 minutos: nuvemclara.com.br/agenda

Uma linha de agenda substitui três e-mails de "pode ser terça?".

11. Atendimento e suporte

Equipe de Atendimento | Loja Bem Casa
Segunda a sexta, das 8h às 18h
(31) 4002-8922 · WhatsApp (31) 98888-0000
bemcasa.com.br/ajuda

O horário evita o "alguém aí?" no sábado.

12. Freelancer ou criativo

Marina Castro
Fotógrafa de casamentos e eventos
(48) 99777-6655 · marinacastrofoto.com.br
Portfólio: instagram.com/marinacastrofoto

Quando você é a própria empresa, o cargo vira a descrição do que você faz.

13. Professor ou escola

Prof. Ricardo Nunes
Matemática, Ensino Médio | Colégio Horizonte
Secretaria: (21) 2233-4455 · colegiohorizonte.com.br

Telefone e site da escola, não os pessoais. Se a escola tiver padrão próprio, use o dela.

14. Estudante ou estágio

Ana Beatriz Freitas
Estudante de Administração, 6º período | UFPE
(81) 98765-4321 · linkedin.com/in/anabeatrizfreitas

Para quem procura estágio, o LinkedIn faz o papel do site.

Quer esses modelos com o logo e as cores da sua empresa? Digite seu e-mail de trabalho no Signguin: ele lê o site da empresa, busca o logo, as cores da marca e os contatos e transforma o texto num design pronto.

Modelos de assinatura de e-mail com design (3 grátis)

Estes são os designs do Signguin, agrupados por uso. Cada prévia é renderizada ao vivo, com o mesmo código que chega ao Gmail, ao Outlook e ao Apple Mail: tabelas, estilos no próprio código, imagens hospedadas de tamanho fixo e ícones em PNG.

• Grátis: Clássico, Simples e Profissional local, com seu logo, ícones sociais (WhatsApp incluído), campo Aviso legal e um pequeno link "Feito com Signguin" no fim. Sem cadastro e sem cartão de crédito.
• Premium: os 23 designs, sua foto, botões e banners e sem o link "Feito com Signguin". Pagamento único para uma pessoa, sem mensalidade.

Salvar e editar depois não é Premium: basta entrar com seu e-mail e abrir a assinatura em Minhas assinaturas.

Modelos grátis

Clássico. O mais versátil. Se for testar um só, teste este.

Simples. Tudo empilhado em uma coluna, legível em tela estreita de celular.

Profissional local. O telefone vira um botão grande que liga ao ser tocado. Feito para quem recebe mais ligações e mensagens de WhatsApp do que e-mails.

Modelos para corretores, advogados e saúde

Corretor. Foto e celular em destaque; o CRECI cabe na linha do cargo.

Advocacia. Sóbrio, funciona sem foto, com rótulos discretos no lugar de ícones. Combina com um aviso de confidencialidade curto.

Modelos para vendas e empresas

Modelos de assinatura de e-mail criativa

Modelos para restaurantes, obras, tecnologia e estudantes

Os outros designs Premium (Duo, Selo, Florescer, Ateliê e Tradição) aparecem no editor, na etapa Escolha seu visual.

Assinatura de e-mail com logo e com foto

O logo é o elemento que mais quebra. Três cuidados resolvem quase tudo:

1. Tamanho certo. Exiba o logo com 120 a 180 px de largura e até uns 60 px de altura. Maior que isso, ele compete com o seu nome.
2. Arquivo com o dobro do tamanho. Um logo exibido com 150 px fica nítido em telas de alta resolução se o arquivo tiver 300 px.
3. Hospedado na internet. Um logo colado do seu computador costuma chegar como anexo (image001.png) ou quebrado.

No Signguin, o logo é recortado, guardado em resolução dupla (2x) e hospedado pelo próprio Signguin, então não quebra se o site da empresa mudar. Para logos escuros que somem no modo escuro, ative Fundo branco atrás do logo.

A foto ajuda quando o cliente compra de você, não da empresa: corretores, vendedores, consultores, profissionais de saúde. Use 80 a 100 px, com o rosto ocupando a maior parte do quadro. No Signguin, a foto faz parte do Premium, e você pode testá-la na prévia antes de decidir.

Para o resto, a régua é: nome com 16 a 18 px, demais textos com 13 a 14 px e ícones sociais de 20 a 24 px. As medidas completas estão em dimensões da assinatura de e-mail.

Modelo de assinatura em HTML (para editar à mão)

Se preferir escrever o código, este modelo de assinatura HTML segue as regras de que o Outlook precisa: tabela para o layout, estilos dentro de cada elemento, fonte instalada em quase todo aparelho e imagem com largura e altura fixas, carregada de um endereço da internet.

<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:14px;line-height:20px;color:#333333;">
  <tr>
    <td valign="middle" style="padding-right:16px;border-right:2px solid #0b7a3e;">
      <img src="https://SEU-SITE.com.br/logo.png" width="140" height="44" alt="Ramos Instalações Elétricas" style="display:block;border:0;">
    </td>
    <td valign="middle" style="padding-left:16px;">
      <span style="font-size:17px;font-weight:bold;color:#111111;">Jorge Ramos</span><br>
      Eletricista | Ramos Instalações Elétricas<br>
      <a href="https://wa.me/5581998765432" style="color:#333333;text-decoration:none;">(81) 99876-5432 (WhatsApp)</a><br>
      <a href="https://ramoseletrica.com.br" style="color:#0b7a3e;text-decoration:none;">ramoseletrica.com.br</a>
    </td>
  </tr>
</table>

Como usar:

1. Troque os dados, o endereço do logo (precisa ser público) e a cor (#0b7a3e).
2. Mantenha width e height com o tamanho em que o logo deve aparecer, na proporção certa. Sem eles, algumas versões do Outlook mostram a imagem no tamanho original.
3. O link do WhatsApp usa o formato wa.me seguido de 55, DDD e número, só com dígitos.
4. Salve como assinatura.html, abra no navegador, selecione tudo, copie e cole na caixa de assinatura do seu app. O Gmail e o Outlook não aceitam o código em si; você cola a versão já renderizada.

Este é o mínimo. Ícones, foto e botões pedem mais código: ícones em PNG, porque as versões mais antigas do Outlook (2007 a 2016 para Windows) não mostram SVG, e botões montados com células de tabela. É essa parte que um gerador faz por você. No Signguin, o botão Copiar código HTML entrega o código pronto para apps que aceitam HTML, como o Thunderbird.

Por que modelos do Word e do Canva quebram no Outlook

Modelos do Word. O método da Microsoft é abrir o Word, ir em Arquivo > Novo, pesquisar "Email signature", clicar em Criar, editar, copiar e colar no editor de assinaturas do Outlook. No Outlook clássico costuma funcionar, porque ele usa o Word para exibir mensagens. O problema aparece do outro lado: o conteúdo do Word leva formatação própria e as imagens podem viajar como anexo. No Gmail ou no iPhone de quem recebe, surgem espaçamento estranho, outra fonte e o logo como anexo.

Canva e outras ferramentas de design. Elas fazem imagens. Exportar em PNG e inserir na assinatura dá uma assinatura em imagem, com todos os problemas da tabela lá em cima.

HTML copiado de um site. Páginas da web usam recursos (layouts com flexbox, imagens de fundo, fontes da web, ícones SVG) que muitos apps de e-mail ignoram. No navegador fica perfeito; na caixa de entrada, desmonta.

Aviso legal e LGPD no modelo

Muitas empresas colocam uma ou duas linhas pequenas no fim da assinatura:

Esta mensagem pode conter informação confidencial. Se você a recebeu por engano,
avise o remetente e apague-a.

Tratamos dados pessoais de acordo com a LGPD. Saiba como em larsulimoveis.com.br/privacidade

A LGPD (Lei nº 13.709/2018) não fala de assinatura de e-mail. Ela tem a transparência como princípio (art. 6º, VI) e pede que a identidade e o contato do encarregado sejam divulgados publicamente, de preferência no site da empresa (art. 41, § 1º). Por isso o mais limpo é um link curto para a política de privacidade, não um parágrafo jurídico em todo e-mail. Isto não é aconselhamento jurídico.

No Signguin, o campo Aviso legal é grátis e coloca esse texto pequeno embaixo da assinatura.

Como usar o modelo no Gmail, no Outlook e no Apple Mail

O caminho é sempre o mesmo: copiar (no Signguin, botão Copiar assinatura), abrir as configurações de assinatura, colar e salvar. Os menus abaixo seguem as páginas de ajuda do Google, da Microsoft e da Apple em português, consultadas em outubro de 2026.

Gmail no computador. Clique em Configurações > Ver todas as configurações. Na seção Assinatura, crie uma assinatura nova, cole o modelo e escolha-a nos padrões para e-mails novos e respostas. No fim da página, clique em Salvar alterações. O limite é de 10.000 caracteres, imagens incluídas. Com o Signguin você também pode instalar direto no Gmail pelo botão Colocar no Gmail automaticamente: o Google pede autorização só para mudar as configurações do Gmail, e o Signguin não lê seus e-mails. Passo a passo: como colocar assinatura no Gmail.

Novo Outlook e Outlook na Web. Configurações > Contas > Assinaturas. Crie uma assinatura nova, dê um nome, cole e escolha se ela entra nas mensagens novas e nas respostas e encaminhamentos. Clique em Salvar.

Outlook clássico para Windows. Arquivo > Opções > Email > Assinaturas. Clique em Novo, dê um nome, cole na caixa de edição e escolha a assinatura padrão. Todas as versões, incluindo Mac e celular, estão em como colocar assinatura no Outlook.

Apple Mail no Mac. Mail > Ajustes > Assinaturas. Selecione a conta na coluna da esquerda, clique no botão de adicionar, dê um nome e cole na coluna da direita.

Teste o modelo antes de usar (5 minutos)

Mande um e-mail de teste para você mesmo e confira:

1. Abra no Gmail, no navegador. O layout está inteiro? O logo aparece no tamanho certo?
2. Abra no Outlook para Windows, se algum dos seus contatos usa esse app. Procure espaço a mais, fonte trocada ou logo como anexo.
3. Abra no celular. Algo cortado à direita? Dá para tocar no telefone e no WhatsApp?
4. Ligue o modo escuro. O logo some no fundo escuro? O texto continua legível?
5. Responda e encaminhe o teste. A assinatura aparece na resposta? As imagens continuam carregando?
6. Clique em todos os links. Site, redes, agenda, WhatsApp.
7. Confira o número do telefone e do registro. Um dígito trocado no CRM ou no CRECI é o erro mais caro desta lista.

O Signguin mostra cada modelo numa prévia realista, com os botões Computador e Celular e os temas Claro e Escuro, mas nada substitui a caixa de entrada de verdade. Os pinguins já nascem de smoking e não precisam de modelo; o resto de nós precisa de um, e também de um teste.

Perguntas frequentes

Onde encontro um modelo de assinatura de e-mail grátis?

Nesta página: os 14 modelos em texto e o modelo em HTML são livres para copiar e usar. Dos designs, Clássico, Simples e Profissional local são grátis no Signguin, sem cadastro e sem cartão, com um pequeno link "Feito com Signguin" no fim. Os outros designs, a foto, os botões e os banners fazem parte do Premium, um pagamento único para uma pessoa.

Qual modelo de assinatura de e-mail funciona melhor no Outlook?

Um modelo em HTML feito com tabelas, estilos dentro do próprio código, imagens hospedadas com largura e altura fixas e uma fonte instalada em quase todo aparelho, como Arial ou Georgia. O Outlook clássico para Windows usa o Word para exibir mensagens e ignora boa parte do código de sites, então modelos copiados de páginas da web ou do Word costumam desmontar. Teste sempre antes.

Posso usar o mesmo modelo no Gmail e no Outlook?

Pode, se for um modelo HTML feito para e-mail. Copie a assinatura pronta e cole nas configurações de cada app. Cada app e cada celular guarda a própria assinatura, então você configura em cada um. No Gmail, respeite o limite de 10.000 caracteres; um modelo bem feito fica muito abaixo disso.

Preciso colocar o número do conselho na assinatura de e-mail?

Para profissões regulamentadas, é o mais seguro. O COFECI pede o CRECI em anúncios e impressos, o Código de Ética da OAB pede o número de inscrição no material de escritório, e o CFM lista CRM e RQE como obrigatórios na publicidade médica. Coloque o número junto ao cargo e confira as regras atuais do seu conselho. Isto não é aconselhamento jurídico.

Como colocar o WhatsApp no modelo de assinatura?

Escreva "(WhatsApp)" ao lado do celular, por exemplo "(81) 99876-5432 (WhatsApp)". Para um link que abra a conversa, use wa.me seguido de 55, DDD e número, só com dígitos: wa.me/5581998765432. No Signguin, o ícone do WhatsApp é grátis; informe o número com o código do país, senão o link não funciona.