Como colocar assinatura no Outlook: novo Outlook, clássico, web, Mac e celular

Para colocar assinatura no Outlook, abra Configurações > Contas > Assinaturas no novo Outlook para Windows ou no Outlook na Web, ou vá em Arquivo > Opções > Email > Assinaturas no Outlook clássico. No Mac, o caminho é Outlook > Configurações > Assinaturas. Crie a assinatura, escolha se ela entra nas novas mensagens e nas respostas e encaminhamentos, e salve. Para alterar depois, volte à mesma tela, edite e salve de novo.

A parte que confunde é saber qual Outlook você está usando, porque a Microsoft mantém várias versões ao mesmo tempo e cada uma guarda a assinatura num lugar diferente. Este guia traz o passo a passo de cada versão em outubro de 2026, com os nomes dos menus como aparecem em português (conferidos nas páginas de suporte da Microsoft em pt-BR), e também mostra como colocar imagem ou logo, colar uma assinatura pronta, sincronizar entre computadores e resolver os problemas mais comuns.

Primeiro: qual Outlook você usa?

Os menus mudam de uma versão para outra. Este é o jeito mais rápido de descobrir a sua:

"Outlook 365" não é um programa separado. Quem tem Microsoft 365 usa o Outlook clássico ou o novo Outlook no Windows, o Outlook na Web no navegador, ou o Outlook para Mac. E se o seu e-mail termina em @hotmail.com ou @outlook.com, o caminho é o do Outlook na Web.

Antes de começar: crie a assinatura uma vez

Todas as versões do Outlook têm um editor simples, bom para digitar nome e telefone. Para uma assinatura com logo, cores, ícones de redes sociais e duas colunas, é mais fácil montar fora do Outlook e colar pronta. O Outlook mantém a formatação quando você cola, e você reaproveita o mesmo visual em todos os computadores.

Você pode montar a sua em poucos minutos no Signguin, um gerador de assinatura de e-mail grátis: digite seu e-mail de trabalho e ele busca o logo, as cores e os contatos da sua empresa no seu site. Os três modelos grátis não pedem cadastro. O resultado é HTML feito para e-mail (tabelas e estilos dentro do próprio código, do jeito que o Outlook para Windows precisa), e as imagens ficam hospedadas pelo Signguin, então não viajam como anexo.

Depois, volte aqui e siga os passos da sua versão.

Como colocar assinatura no novo Outlook para Windows

O novo Outlook para Windows usa a mesma tela de configurações do Outlook na Web.

1. Clique em Configurações (a engrenagem no canto superior direito).
2. Vá em Contas > Assinaturas.
3. Se você tiver mais de uma conta no Outlook, escolha a conta que vai usar esta assinatura.
4. Clique em Nova assinatura (o artigo de ajuda da Microsoft chama o botão de "Adicione uma assinatura") e dê um nome a ela, por exemplo "Completa".
5. Digite a assinatura na caixa de edição ou cole uma pronta com Ctrl+V.
6. Escolha se a assinatura entra automaticamente nas novas mensagens e nas respostas e encaminhamentos. Se preferir colocar à mão, deixe sem marcar.
7. Clique em Salvar.

Para colocar a assinatura em um e-mail específico: abra um Novo email, vá até a guia Mensagem, grupo Inserir, clique em Assinatura e escolha uma das salvas. Na mesma lista aparece Assinaturas..., que leva de volta às configurações.

Veio do Outlook clássico? O novo Outlook importa as configurações do clássico, assinaturas incluídas, na primeira vez que você o abre. Segundo a Microsoft, isso só funciona se a opção de guardar as configurações do Outlook na nuvem (algo como Armazenar minhas configurações do Outlook na nuvem, em Arquivo > Opções > Geral no clássico) estiver marcada. Se a sua assinatura não veio, marque essa opção no Outlook clássico, reinicie, e no novo Outlook vá em Configurações > Contas > Suas contas, clique em Gerenciar ao lado da conta principal e depois em Começar para importar de novo. Se não der certo, copie a assinatura no clássico e cole no novo: é o caminho mais rápido.

Como colocar assinatura no Outlook clássico (Windows)

O Outlook clássico (Outlook 2016, 2019, 2021, 2024 e o aplicativo de área de trabalho do Microsoft 365) tem uma janela própria chamada Assinaturas e Papel de Carta.

1. Vá em Arquivo > Opções > Email e clique em Assinaturas. Outro caminho: abra um novo e-mail e clique em Mensagem > Assinatura > Assinaturas.
2. Na janela Assinaturas e Papel de Carta, guia Assinatura de Email, em Selecionar assinatura para editar, clique em Nova.
3. Na caixa Nova Assinatura, digite um nome e clique em OK.
4. Digite ou cole a assinatura na caixa Editar assinatura. A barra pequena acima dela muda fonte, cor, tamanho e alinhamento.
5. Em Escolher assinatura padrão, selecione a conta na lista Conta de email.
6. Em Novas mensagens, escolha a sua assinatura.
7. Em Respostas/encaminhamentos, escolha a mesma assinatura, outra mais curta, ou deixe (nenhum).
8. Clique em OK.

Um detalhe que a própria Microsoft avisa: se você criou a assinatura a partir de um e-mail aberto (passo 1, segundo caminho), o Outlook clássico não coloca a assinatura nesse e-mail, mesmo que ela seja a padrão. Insira à mão nessa mensagem (Mensagem > Assinatura) ou feche o rascunho e comece um novo. Do próximo e-mail em diante, ela entra sozinha.

Como colocar assinatura no Outlook na Web (Outlook.com, Hotmail e Microsoft 365)

Vale para contas pessoais (outlook.com, hotmail.com, live.com) e para contas de trabalho ou escola em outlook.office.com.

1. Clique em Configurações (a engrenagem no alto da página).
2. Vá em Contas > Assinaturas.
3. Clique em Nova assinatura e dê um nome que você reconheça.
4. Digite ou cole a assinatura na caixa de edição.
5. Escolha se ela entra nas novas mensagens e nas respostas e encaminhamentos.
6. Clique em Salvar.

Muitos tutoriais antigos mandam ir em Email > Redigir e responder. Hoje, nas páginas de suporte da Microsoft, a assinatura fica em Contas > Assinaturas. Se a sua tela ainda mostrar o caminho antigo, as opções são as mesmas.

Para colocar a assinatura num e-mail só, escreva a mensagem, vá até a guia Mensagem e clique em Assinatura.

Como colocar assinatura no Outlook para Mac

A Microsoft documenta duas versões para Mac: o Outlook para Mac atual e o Outlook para Mac herdado. O suporte ao herdado termina em outubro de 2026, então este é um bom momento para mudar, se você ainda usa essa versão.

Outlook para Mac (versão atual)

1. No menu Outlook, clique em Configurações.
2. Em Email, clique em Assinaturas.
3. Selecione a assinatura padrão para renomear e editar, ou clique no botão + para criar uma nova.
4. Digite ou cole a assinatura no editor. Para colocar foto ou logo, use Ver mais itens na barra do editor.
5. Em Escolha qual assinatura aparece, escolha a conta e defina Para novas mensagens e Para respostas ou encaminhamentos.
6. Feche a janela Assinaturas. As alterações ficam salvas.

Para inserir à mão, clique no corpo do e-mail e escolha Assinatura na faixa de opções.

Outlook para Mac herdado

1. No menu Outlook, clique em Configurações.
2. Em Email, clique em Assinaturas.
3. Clique duas vezes em Sem título para dar um nome, ou clique em + para criar uma nova.
4. Digite ou cole a assinatura. Para imagens, use Imagens e escolha Navegador de fotos ou Imagem do arquivo.
5. Em Escolha a assinatura padrão, selecione a conta e defina Novas mensagens e Respostas/encaminhamentos.
6. Feche as duas janelas.

Como alterar a assinatura no Outlook

Alterar é o mesmo caminho de criar:

• Novo Outlook e Outlook na Web: Configurações > Contas > Assinaturas, clique em Editar assinatura ao lado da que você quer mudar, faça as alterações e clique em Salvar.
• Outlook clássico: Arquivo > Opções > Email > Assinaturas, selecione a assinatura na lista, edite na caixa Editar assinatura, clique em Salvar e depois em OK.
• Outlook para Mac: Outlook > Configurações > Assinaturas, selecione a assinatura em Nome da assinatura, clique em Editar, atualize e feche a janela.

Mudou de cargo, de telefone ou de logo? Em geral é mais rápido apagar todo o conteúdo do editor, colar a versão nova e salvar do que editar linha por linha. Editar dentro do editor pequeno do Outlook costuma deixar resíduos: uma fonte diferente aqui, uma linha em branco a mais ali.

Como remover ou desativar a assinatura

• Para ela parar de entrar sozinha: defina "nenhuma assinatura" para novas mensagens e para respostas e encaminhamentos ((nenhum) no Outlook clássico). A assinatura continua salva para uso manual.
• Para excluir de vez: selecione a assinatura na lista e exclua. No Outlook clássico há o botão Excluir na janela Assinaturas e Papel de Carta. No novo Outlook, no Outlook na Web e no Mac, exclua pela mesma lista de assinaturas.
• Para tirar de um e-mail só: selecione o texto da assinatura no rascunho e apague.

Assinatura padrão: novas mensagens e respostas/encaminhamentos

O Outlook trata "novas mensagens" e "respostas/encaminhamentos" como duas configurações separadas. No Outlook clássico, a de respostas vem desligada: por isso tanta gente acha que a assinatura "sumiu" quando responde a um e-mail.

A maioria das pessoas se dá bem com duas assinaturas:

• Completa, para novas mensagens: nome, cargo, empresa, telefone, site e logo.
• Curta, para respostas e encaminhamentos: só nome, cargo e celular, em texto.

Numa conversa longa, o logo repetido em cada resposta só polui a tela, e quem recebe já tem seus dados no primeiro e-mail. Crie as duas e escolha uma em Novas mensagens e a outra em Respostas/encaminhamentos. Todas as versões acima têm essas duas opções.

Várias assinaturas e várias contas

Você pode salvar quantas assinaturas quiser e escolher na hora de escrever, pelo botão Assinatura. Se você tem várias contas no mesmo Outlook, a assinatura padrão é definida por conta:

• Outlook clássico: troque a conta na lista Conta de email e defina os padrões de cada uma.
• Novo Outlook e web: escolha a conta no alto de Configurações > Contas > Assinaturas antes de definir os padrões.
• Mac: escolha a conta em Escolha qual assinatura aparece (ou Escolha a assinatura padrão no herdado).

Assinatura do Outlook com imagem ou logo

Há dois caminhos: inserir a imagem pelo editor do Outlook ou colar uma assinatura pronta que já traz a imagem.

Outlook clássico:

1. Abra Assinaturas e selecione a sua assinatura em Selecionar assinatura para editar.
2. Clique no botão Imagem da barra do editor, encontre o arquivo e clique em Inserir.
3. Para redimensionar, clique com o botão direito na imagem, escolha Imagem, abra a guia Tamanho e mantenha Bloquear taxa de proporção marcada.
4. Clique em OK duas vezes.

Novo Outlook e Outlook na Web: em Configurações > Contas > Assinaturas, clique onde o logo deve ficar e use o botão de imagem da barra do editor. Escolha um arquivo salvo no computador, não no OneDrive ou SharePoint: numa resposta de agosto de 2026 no fórum da Microsoft, arquivos escolhidos nesses locais aparecem como causa comum de o botão "não fazer nada". Se ainda falhar, insira a imagem num e-mail comum, copie de lá e cole no editor da assinatura.

Mac: use Ver mais itens no editor (versão atual) ou Imagens (herdado).

A Microsoft lista os formatos .bmp, .gif, .jpg e .png. Prefira PNG para logo e JPG para foto, que funcionam bem em quase todos os programas de e-mail. Deixe o logo pequeno: algo com a altura de três ou quatro linhas de texto já basta. O nosso guia de dimensões da assinatura de e-mail traz os números em pixels.

Por que o logo às vezes vira anexo: quando você insere uma imagem do computador, o Outlook embute o arquivo em cada e-mail. Em muitos programas de quem recebe, ele aparece como anexo (o famoso "image001.png") e ainda deixa cada mensagem mais pesada. Uma assinatura com imagens hospedadas na internet, que o e-mail só chama por um link, evita isso na maioria dos casos. Uma ressalva: em algumas configurações, o Outlook clássico baixa essas imagens e as embute no envio mesmo assim. Se isso acontecer, mande um teste para um Gmail e veja como chega.

Como colar uma assinatura HTML de um gerador

Se você montou a assinatura num gerador, num site ou num modelo, este é o jeito mais limpo de levar para o Outlook:

1. Abra a assinatura no navegador e use o botão de copiar (no Signguin, Copiar assinatura). Ou selecione a assinatura inteira com o mouse e aperte Ctrl+C (Cmd+C no Mac).
2. Abra o editor de assinatura da sua versão (passos acima) e crie uma assinatura nova.
3. Clique dentro da caixa e aperte Ctrl+V (Cmd+V no Mac). Não use "colar como texto" nem Ctrl+Shift+V: isso tira o layout.
4. Defina os padrões e salve.
5. Mande um e-mail de teste para você mesmo e para um endereço Gmail, e abra também no celular.

Por que colar do navegador funciona melhor do que digitar ou colar código:

• Quando você copia uma assinatura já montada na tela do navegador, a área de transferência leva a versão formatada: tabela, cores, links e endereços das imagens. O editor do Outlook aceita tudo isso do jeito que chega.
• O editor do Outlook faz negrito, cor e uma imagem, mas não monta com segurança um layout de duas colunas, com o logo à esquerda e o texto alinhado à direita.
• Se você colar o código HTML (o texto que começa com <table>), o Outlook mostra o código em vez da assinatura formatada. Cole a assinatura renderizada, não o código. O botão Copiar código HTML do Signguin é para os programas que pedem o código, não para o Outlook.
• Colar do Word funciona, mas o Word acrescenta estilos próprios que podem mudar os espaçamentos em outros programas.

Uma configuração desfaz tudo isso: se o Outlook estiver escrevendo seus e-mails em texto sem formatação, toda assinatura sai como texto puro. No Outlook clássico, confira em Arquivo > Opções > Email, na primeira seção, qual formato está escolhido para redigir as mensagens e deixe em HTML. No novo Outlook e no Outlook na Web, vá em Configurações > Email > Redigir e responder e, em Formato da mensagem, escolha HTML.

No plano grátis do Signguin, a instalação no Outlook é por copiar e colar, com o passo a passo dentro do próprio app para o Outlook clássico, o novo Outlook, a web e o Mac. O código é feito para não desmontar no Outlook para Windows e no Outlook na Web. A Microsoft não oferece um jeito seguro para um app gravar a assinatura direto no Outlook, então copiar e colar é o caminho confiável para qualquer gerador.

Assinatura no app Outlook do celular (iPhone e Android)

O app Outlook no celular tem uma assinatura própria. A do computador não aparece lá.

1. Abra o app Outlook e toque na sua foto (ou no ícone da conta) no canto superior esquerdo.
2. Toque em Configurações (a engrenagem).
3. Na seção Email, toque em Assinatura. Em instalações novas, o texto padrão é "Obter o Outlook para iOS" ou "Obter o Outlook para Android".
4. Apague esse texto e digite a sua assinatura.
5. Se você tem várias contas no app, ative Assinatura Por Conta e preencha uma para cada.
6. Volte para salvar.

O editor do celular é basicamente uma caixa de texto. Ao colar uma assinatura com design, é comum as imagens não virem junto. Para o celular, uma versão curta em texto funciona melhor: nome, cargo, empresa e celular com DDD, por exemplo "(11) 98765-4321".

A assinatura sincroniza entre computadores?

Desde o build 2303, o Outlook para Windows guarda as assinaturas na caixa de correio, e não só no computador. A Microsoft chama isso de assinaturas em roaming. Segundo a página de suporte:

• Funciona para caixas de correio do Microsoft 365 ou Outlook.com. Não funciona para Exchange instalado no servidor da própria empresa, provedores de e-mail de terceiros nem contas POP/IMAP (é o caso de muitos e-mails de domínio próprio hospedados em provedores de hospedagem).
• Na migração, o Outlook copiou para a caixa de correio só as assinaturas que estavam como padrão em Novas mensagens ou Respostas/encaminhamentos. As outras ficaram no computador, numa entrada chamada Assinaturas neste dispositivo: dá para inserir, mas não para editar, a não ser que você associe a assinatura a uma conta.

Regra prática: se você quer a assinatura em todo lugar, deixe-a como padrão de uma conta.

O que o roaming não cobre em outubro de 2026: o app Outlook do celular e o Outlook para Mac. Uma resposta de moderador no fórum da Microsoft, de novembro de 2025, confirma que os dois usam assinaturas locais. Configure em cada um.

Para administradores: a Microsoft documenta o valor de registro DisableRoamingSignatures (DWORD, valor 1) em HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\, que desliga o roaming no Outlook clássico.

Assinatura do Outlook não aparece? Causas mais comuns

1. Nenhuma assinatura padrão para essa conta. Novas mensagens e respostas são configurações separadas.
2. Você está em outro Outlook. A assinatura criada no clássico não aparece sozinha no Mac nem no celular.
3. O e-mail está em texto sem formatação. Sem HTML, não há imagem nem formatação.
4. A conta não faz roaming (POP/IMAP ou Exchange próprio). Crie a assinatura em cada computador.
5. A sua empresa coloca uma assinatura automática no servidor. Ela é acrescentada depois do envio, então você não a vê enquanto escreve. Fale com a equipe de TI antes de duplicar os dados.
6. Quem recebe bloqueia imagens. O Outlook clássico bloqueia o download automático de imagens por padrão, e o destinatário vê um espaço vazio até clicar em Baixar Imagens. Por isso, nome, telefone e e-mail devem estar em texto, nunca só dentro de uma imagem.

Onde ficam salvas as assinaturas do Outlook

Outlook clássico para Windows guarda os arquivos nesta pasta:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Em algumas instalações em português, a pasta se chama Assinaturas em vez de Signatures. Para abrir, aperte Windows + R, cole %APPDATA%\Microsoft e aperte Enter: a pasta de assinaturas aparece na lista.

Cada assinatura vira três arquivos e uma pasta: Nome.htm (para e-mails em HTML), Nome.rtf (rich text), Nome.txt (texto) e Nome_files (as imagens). Para levar para outro computador, copie a pasta inteira para o mesmo lugar no outro PC e reinicie o Outlook clássico.

Novo Outlook e Outlook na Web não guardam arquivos no computador. A assinatura fica na sua caixa de correio, nos servidores da Microsoft. Para copiar uma assinatura do novo Outlook, abra em Configurações > Contas > Assinaturas, selecione tudo no editor e copie.

O que colocar na assinatura

Quatro a seis linhas resolvem: nome completo, cargo, empresa, um telefone com DDD (fixo ou celular), site e no máximo um ou dois links. Advogados, contadores, corretores e médicos costumam acrescentar o registro profissional (OAB, CRC, CRECI, CRM) logo depois do cargo. A despedida, como "Atenciosamente" ou "Abraços", fica no corpo do e-mail, acima da assinatura: veja quando usar cada uma no guia sobre atenciosamente. Para ideias de conteúdo e layout, veja o nosso guia de assinatura de e-mail, e se você também usa Gmail, aqui está como colocar assinatura no Gmail.

Perguntas frequentes

Por que a assinatura nova não aparece no e-mail que já estava aberto?

O Outlook clássico não coloca uma assinatura recém-criada na mensagem que estava aberta quando você a criou, mesmo que ela seja a padrão. A própria Microsoft faz esse alerta. Insira à mão em Mensagem > Assinatura ou feche o rascunho e abra um e-mail novo. Do próximo em diante, ela entra sozinha.

Como colocar assinatura no novo Outlook?

Clique em Configurações (engrenagem), depois em Contas > Assinaturas. Escolha a conta, clique em Nova assinatura, dê um nome, digite ou cole a assinatura, escolha se ela entra nas novas mensagens e nas respostas e clique em Salvar. No Outlook na Web, os passos são os mesmos.

Como colocar assinatura no Outlook com imagem?

No Outlook clássico, abra Assinaturas, selecione a assinatura e use o botão Imagem. No novo Outlook e na web, use o botão de imagem do editor com um arquivo salvo no computador. O jeito mais estável é colar uma assinatura pronta com a imagem hospedada na internet, porque imagem embutida pode chegar como anexo para quem recebe.

Como alterar a assinatura no Outlook?

Volte à tela onde você criou: Configurações > Contas > Assinaturas no novo Outlook e na web (botão Editar assinatura), Arquivo > Opções > Email > Assinaturas no clássico, ou Outlook > Configurações > Assinaturas no Mac. Edite ou cole a versão nova e salve. No celular, a alteração é feita à parte, no app.

A assinatura do computador aparece no celular?

Não. O app Outlook para iPhone e Android tem uma assinatura própria e, em outubro de 2026, não recebe as assinaturas em roaming. Abra o app, vá em Configurações > Email > Assinatura e configure lá. Uma versão curta, só em texto, costuma funcionar melhor no celular.

Posso colocar assinatura em convites de reunião?

As assinaturas automáticas valem para e-mails, não para convites de calendário. No Outlook para Mac, a Microsoft indica clicar no corpo do convite e escolher Assinatura na faixa de opções. Nas outras versões, se não houver o botão no convite, cole a assinatura no texto do convite.

Como copiar a assinatura do Outlook para outro computador?

Com Microsoft 365 ou Outlook.com, as assinaturas padrão acompanham você para outros PCs com Windows e para o Outlook na Web. No Outlook clássico com conta POP/IMAP, copie a pasta %APPDATA%\Microsoft\Signatures (ou Assinaturas) para o mesmo lugar no novo computador e reinicie o Outlook.