E-postsignatur: vad ska stå med, vad aktiebolag måste ange och 8 exempel att kopiera

En e-postsignatur är de rader som står under ditt mejl och berättar vem du är och hur man når dig: namn, titel, företag, ett telefonnummer och webbplatsen, gärna med en liten logga. Lägg namnet överst och gör det tydligast, och håll resten i en eller två lugna färger. Hoppa över citat, tre telefonnummer och allt som mottagaren inte kan göra något med. Har du ett aktiebolag kräver aktiebolagslagen dessutom att företagsnamn, säte och organisationsnummer står i bolagets brev, fakturor, orderblanketter och på webbplatsen. E-post nämns inte i lagtexten, men signaturen är det enklaste stället att lägga uppgifterna.

Nedan får du ordningen som fungerar i nästan alla yrken, vad du ska låta bli, vad lagen faktiskt säger (med paragrafen), åtta exempel att kopiera för svenska företag, rätt storlek på logga och text, och hur du gör en signatur gratis.

Signatur i mejlet, mailsignatur eller mejlsignatur?

Det är samma sak. Vi säger e-postsignatur, mailsignatur, mejlsignatur eller bara signatur i mejlet, och mejlprogrammen kallar det signatur: i Gmail finns avsnittet Signatur, i Outlook knappen Signaturer. Blanda inte ihop det med en underskrift eller en e-signering med BankID, som är något helt annat. Söker du efter en ”signaturgenerator” får du mest verktyg för handskrivna namnteckningar; det du vill ha är en generator för e-postsignaturer.

Vad ska stå med i en e-postsignatur, och i vilken ordning?

En bra signatur svarar på tre frågor: vem är det här, vad gör personen och hur når jag hen? Allt i signaturen ska svara på någon av dem. Ordningen som fungerar i nästan alla yrken, uppifrån:

1. Namn. Som du vill bli tilltalad: ”Anna Berglund”, inte ”A. Berglund”. Gör det till den tydligaste raden.
2. Titel. Kort och begriplig för någon utanför företaget. ”Kontorschef” säger mer än ”Head of Workplace Experience”.
3. Företag. Som det står på fakturorna.
4. Ett telefonnummer. Det du faktiskt svarar i. Skriv inrikes som 070-000 12 34 eller 08-000 12 34. Mejlar du med kunder utomlands, skriv internationellt och stryk nollan: +46 70 000 12 34.
5. Webbplats. Kort och klickbar, utan ”https://www.”: bjorkvallror-demo.se.
6. Adress (bara när den hjälper). För butik, mottagning, restaurang och verkstad, alltså där kunden kommer till dig.
7. Logga. Liten, ungefär 120 till 180 pixlar bred.
8. Sociala medier (valfritt, högst tre). Bara profiler du sköter och som är relevanta i jobbet. För de flesta räcker LinkedIn.
9. En uppmaning (valfritt). En knapp som ”Boka möte” eller ”Begär offert”, om det är något kunderna faktiskt gör.
10. Bolagsuppgifter och juridisk text (när det behövs). Alltid längst ned, alltid i liten stil.

Mejladressen behövs oftast inte: mottagaren ser den som avsändare, och när hen svarar fylls den i automatiskt. Undantaget är mejl som ofta vidarebefordras, till exempel till en kunds ekonomiavdelning, eller som skrivs ut. Då gör en rad med adressen nytta.

Hälsningsfrasen (”Med vänlig hälsning”, ”Hälsningar”, ”MVH”) hör inte till signaturen. Skriv den för hand ovanför, anpassad efter mottagaren. Sparar du den i signaturen får myndigheten och kollegan samma avslutning, och i svar hamnar den ibland två gånger.

Företagssignatur eller personlig signatur?

En företagssignatur har samma ordning, men företagets uppgifter väger tyngre: logga, webbplats och bolagsuppgifter. Frilansare och den som har enskild firma kan sätta sig själva i centrum och skriva vad de gör i stället för ett företagsnamn: ”Ellen Sundqvist, grafisk formgivare för småföretag”. Studenter och arbetssökande skriver lärosäte och program i stället för företag, eller vilken tjänst de söker.

Det här ska du låta bli

Det vanligaste felet är inte att något saknas utan att det är för mycket. Varje onödig rad gör det viktiga svårare att hitta, särskilt i mobilen.

• Citat och peppiga slogans. Det som charmar en mottagare irriterar en annan. En slogan är bara värd platsen om den säger vad du gör (”Rörjour dygnet runt i Göteborg med omnejd”).
• Tre telefonnummer. Växel, mobil, direktnummer och fax är fyra rader för en uppgift. Ett nummer, högst två.
• En fast hälsningsfras i signaturen. Se ovan.
• Miljömeningen (”Tänk på miljön innan du skriver ut det här mejlet”). Den lägger en rad till varje mejl, och ingen avstår från att skriva ut för en signaturs skull.
• Animerade GIF-bilder. De gör mejlet tyngre och drar uppmärksamheten från innehållet.
• Hela signaturen som en bild. Många mejlprogram blockerar bilder tills mottagaren laddar ned dem; klassiska Outlook gör det som standard. Står namn och nummer i en bild försvinner de. Skärmläsare kan inte heller läsa text i en bild.
• Ovanliga typsnitt. Outlook och många andra program laddar inte typsnitt från webben, så ditt noga valda typsnitt byts ut mot ett standardtypsnitt, ofta Times New Roman, hos mottagaren.
• ”Skickat från min iPhone”. Byt ut den mot en kort mobilsignatur.

E-postsignatur för aktiebolag: vad lagen kräver

Den här delen är en sammanfattning, inte juridisk rådgivning. Detaljerna beror på bolagsform och situation, så fråga din redovisningskonsult eller en jurist om du är osäker.

Aktiebolagslagen 28 kap. 5 §

Aktiebolagslagen (2005:551) säger i 28 kap. 5 § första stycket (lydelse sedan 1 januari 2019):

”Ett aktiebolags brev, fakturor, orderblanketter och webbplatser ska ange bolagets företagsnamn, den ort där styrelsen har sitt säte samt bolagets organisationsnummer enligt lagen (1974:174) om identitetsbeteckning för juridiska personer m.fl. Om bolaget har gått i likvidation, ska också detta anges.”

I praktiken betyder det tre uppgifter, plus en fjärde i ett särskilt läge:

1. Företagsnamnet, så som det är registrerat, med ”AB” eller ”Aktiebolag”.
2. Orten där styrelsen har sitt säte, till exempel ”Styrelsens säte: Göteborg”. Det är inte nödvändigtvis samma ort som kontoret.
3. Organisationsnumret, till exempel ”Org.nr XXXXXX-XXXX”.
4. Att bolaget är i likvidation, om det är det.

Aktiekapital behöver inte anges enligt den här paragrafen.

Gäller det mejl?

Paragrafen nämner inte e-post. Den räknar upp brev, fakturor, orderblanketter och webbplatser, och lagtexten säger alltså inte uttryckligen att uppgifterna måste stå i mejl. Ett mejl med en offert, en orderbekräftelse eller en överenskommelse med en kund fyller ändå samma funktion som ett affärsbrev, och därför lägger många aktiebolag uppgifterna i signaturen. Det kostar en rad och gör att du aldrig behöver fundera på vilka mejl som räknas.

Driver du enskild firma, handelsbolag eller ekonomisk förening kan andra regler gälla. Dem går vi inte igenom här.

Så skriver du det i signaturen

Lägg bolagsuppgifterna längst ned, i liten grå text (10 till 11 pixlar), så att de finns där utan att ta över kontaktuppgifterna:

Björkvall Rör & Värme AB | Styrelsens säte: Göteborg | Org.nr XXXXXX-XXXX

I Signguins gratis redigerare skriver du dem i fältet Juridisk text / ansvarsfriskrivning, och de visas som liten text under signaturen.

Sekretesstext och personuppgifter

Paragrafen ovan kräver ingen sekretessklausul (”Detta meddelande kan innehålla konfidentiell information …”). Den är vanlig hos advokatbyråer, inom finans och vård, eller när ett kundavtal kräver den. Många företag lägger också till en länk till sin integritetspolicy. Om och vad du behöver bestämmer du med den som ansvarar för dataskyddet på företaget. Håll texten till två eller tre rader längst ned, i liten grå stil, och se den inte som ett skydd om du råkar skicka till fel person.

8 exempel på e-postsignaturer att kopiera

Åtta exempel för olika typer av företag. Namn, företag, adresser och nummer är påhittade, och organisationsnummer står som X: byt ut allt mot dina egna uppgifter. Under varje textexempel finns en design som du kan fylla i direkt i generatorn.

1. Säljare på ett aktiebolag

Anna Berglund
Säljare | Björkvall Rör & Värme AB
070-000 12 34 | bjorkvallror-demo.se

Björkvall Rör & Värme AB | Styrelsens säte: Göteborg | Org.nr XXXXXX-XXXX

2. Enskild firma: elektriker

Jonas Hägerfors
Elinstallatör, Umeå med omnejd
073-000 45 67 | hagerforsel-demo.se

3. Redovisningsbyrå

Maria Tallmo
Redovisningskonsult och delägare | Tallmo Redovisning AB
018-000 56 78 | tallmoredovisning-demo.se
Svartbäcksgatan 14, 753 20 Uppsala

Tallmo Redovisning AB | Styrelsens säte: Uppsala | Org.nr XXXXXX-XXXX

4. Advokatbyrå

Johan Ringvall
Advokat | Advokatfirman Ringvall AB
040-000 34 56 | ringvalladvokat-demo.se
Stora Nygatan 41, 211 37 Malmö

Advokatfirman Ringvall AB | Styrelsens säte: Malmö | Org.nr XXXXXX-XXXX
Detta meddelande kan innehålla information som omfattas av tystnadsplikt.
Om du fått det av misstag, meddela avsändaren och radera meddelandet.

5. Fastighetsmäklare

Karin Ljungö
Registrerad fastighetsmäklare | Mäklarhuset Ljungö AB
021-000 78 90 | 076-000 11 22
ljungomaklare-demo.se

Mäklarhuset Ljungö AB | Styrelsens säte: Västerås | Org.nr XXXXXX-XXXX

Här står två nummer, eftersom köpare ringer både kontoret och mäklarens mobil. Det är undantaget som bekräftar regeln.

6. Frilansare: grafisk formgivare

Ellen Sundqvist
Grafisk formgivare för småföretag
076-000 23 45 | ellensundqvist-demo.se

7. Café

Café Ängsviol
Bordsbokning: 08-000 12 34
Bellmansgatan 31, 118 47 Stockholm | angsviol-demo.se
Öppet alla dagar 8-18

8. Student eller arbetssökande

Elsa Holm
Civilingenjörsstudent, årskurs 4, Lunds universitet
070-000 98 76 | linkedin.com/in/elsaholm-demo

Kort signatur för svar och för mobilen

Anna Berglund | Björkvall Rör & Värme AB
070-000 12 34

Använd den som signatur för svar och vidarebefordrade mejl, så att en lång tråd inte upprepar logga och bolagsuppgifter i varje meddelande. Samma tre rader passar i mobilen, där signaturen i de flesta appar bara kan vara text.

Storlekar: logga, foto, ikoner och text

Samma värden använder vi i alla våra guider.

Gmail rekommenderar för sin del bilder som är 70 till 100 pixlar höga och 300 till 400 pixlar breda, som mest 100 gånger 1 000 pixlar, och räknar bilden in i signaturens gräns på 10 000 tecken.

Typsnitt: välj ett vanligt systemtypsnitt som Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma eller Georgia. Färger: en företagsfärg för accenter (namn, skiljelinje, ikoner) och mörkgrått för uppgifterna. Ljusgrå text på vit bakgrund klarar ofta inte tillgänglighetsriktlinjerna i WCAG, som kräver en kontrast på minst 4,5:1 för vanlig text.

Varför PNG och inte SVG? Enligt caniemail (test 16 september 2026) visar äldre Outlook-versioner (2007 till 2016 för Windows och 2016 för Mac), som fortfarande används på många arbetsplatser, inte SVG, och Gmail gör om SVG till PNG. En ikon i SVG kan alltså försvinna hos mottagaren.

Mörkt läge: en mörk logga på genomskinlig bakgrund kan bli nästan osynlig när mottagaren läser i mörkt läge. Lägg loggan på en vit ruta, så syns den i båda lägena.

Så gör du en e-postsignatur gratis

Du kan bygga signaturen för hand i Gmails eller Outlooks redigerare, men en signatur med logga, färger och två kolumner som håller i alla mejlprogram kräver kod med tabeller och stilar direkt i elementen. Det är pilligt att göra själv, och det är det en generator gör åt dig. Pingviner föds i frack; din signatur behöver lite hjälp på traven.

Så här går det till i Signguin, en gratis generator för e-postsignaturer:

1. Skriv din jobbmejladress. Signguin läser företagets domän och hämtar logga, varumärkesfärger och kontaktuppgifter från webbplatsen, och gissar ditt namn från adressen. Med en privat adress (gmail.com, hotmail.com) skriver du in webbplatsen eller börjar från noll.
2. Välj design. Tre är gratis: en klassisk, en enkel och en för hantverkare och lokala företag.
3. Fyll i uppgifterna. Bolagsuppgifterna skriver du i fältet Juridisk text / ansvarsfriskrivning. Försvinner loggan i mörkt läge slår du på Vit bakgrund bakom loggan. Har du ingen logga väljer du Ingen logga.
4. Titta på förhandsvisningen i ett realistiskt mejl, i mobil och dator, i ljust och mörkt läge.
5. Installera. Till Gmail kan Signguin installera signaturen direkt (Signguin ber bara om tillåtelse att ändra dina Gmail-inställningar, läser inte din e-post och behåller inte åtkomsten). Till Outlook, Apple Mail och andra program kopierar du signaturen med Kopiera signatur och klistrar in den med instruktioner steg för steg. Knappen Kopiera HTML-kod är till för program med ett eget kodfält, som Thunderbird.

Gratisversionen kräver varken konto eller kort, och alla sätt att installera ingår. Under signaturen står en liten länk, ”Skapad med Signguin”. Vill du spara signaturen och ändra den senare loggar du in med din mejladress, också det gratis. Premium är en engångsbetalning för en person, inget abonnemang: den lägger till foto, alla 31 designer, knappar, banner och en länk för att spara kontakten, och tar bort länken längst ned. Bilderna lagras av Signguin, så signaturen går inte sönder när företagets webbplats ändras, och varje signatur ryms inom Gmails gräns på 10 000 tecken.

Det här gör Signguin inte: det finns (ännu) ingen hantering av signaturer för ett helt team och ingen central utrullning i Microsoft 365 eller Google Workspace (du kan skriva upp dig på väntelistan för team), och ingen statistik över klick. Varje person gör och installerar sin egen signatur. Vill du att IT ska styra alla anställdas signaturer från ett ställe behöver du ett verktyg för central hantering eller en regel på e-postservern.

Lägga in signaturen i Outlook och Gmail

Outlook: i nya Outlook och Outlook på webben finns signaturen under Inställningar > Konto > Signaturer, i klassiska Outlook under Arkiv > Alternativ > E-post > Signaturer. Varje version har lite olika menyer, och signaturen i mobilappen synkas inte från datorn. Alla steg, logga och felsökning finns i signatur i Outlook.

Gmail: på datorn går du till Inställningar > Visa alla inställningar > Allmänt > Signatur. Mobilappen har en egen signatur som bara är text, och logga lägger du in via en webbadress eller Google Drive. Stegen finns i signatur i Gmail.

Flera anställda: så blir signaturerna enhetliga

När fem personer gör sina signaturer själva blir det fem typsnitt, tre versioner av loggan och någons privata Gmail-adress. Kunderna ser dem bredvid varandra i samma tråd. I ett litet företag utan IT-avdelning fungerar det här:

1. Bestäm en design och några enkla regler: vilka uppgifter som är obligatoriska, hur ni skriver telefonnummer, vilken logga ni använder, om foto och LinkedIn är tillåtet och vilka bolagsuppgifter som ska stå längst ned.
2. Skriv ned det på ett ställe, tillsammans med ett korrekt exempel.
3. Alla gör sin signatur från samma design i generatorn, så att signaturerna bara skiljer sig i de personliga uppgifterna.
4. Uppdatera när något ändras: ny adress, nytt säte, ny logga. Gå igenom alla signaturer en gång om året.

Ett flyttat säte visar varför: står den gamla orten kvar i signaturen stämmer den inte längre med bolagets registrerade uppgifter.

Vanliga frågor

Vad ska stå i en e-postsignatur?

Namn, titel, företag, ett telefonnummer och webbplatsen. Lägg gärna till en liten logga, högst tre profiler i sociala medier, ett foto eller en knapp. Aktiebolag lägger ofta till företagsnamn, styrelsens säte och organisationsnummer längst ned. Aktiebolagslagen 28 kap. 5 § kräver dem i brev, fakturor, orderblanketter och på webbplatsen; e-post nämns inte uttryckligen.

Måste ett aktiebolag ha organisationsnummer i mejlet?

Aktiebolagslagen 28 kap. 5 § kräver företagsnamn, säte och organisationsnummer i bolagets brev, fakturor, orderblanketter och webbplatser. E-post nämns inte uttryckligen, men affärsmejl fyller samma funktion som brev, så det säkra är att ha uppgifterna i signaturen. Det här är ingen juridisk rådgivning.

Hur skriver jag telefonnumret i signaturen?

Inrikes med riktnummer och mellanslag i grupper: 08-000 12 34 eller 070-000 12 34. Mejlar du med kunder utomlands, skriv internationellt med +46 och stryk den första nollan: +46 8 000 12 34 eller +46 70 000 12 34. Ett nummer räcker oftast.

Hur gör jag en mailsignatur med logga?

Enklast i en generator: skriv din jobbmejladress, låt den hämta logga och färger från företagets webbplats och kopiera den färdiga signaturen till ditt mejlprogram. Du kan också lägga in loggan för hand i Gmails eller Outlooks redigerare. Loggan ska vara 120 till 180 pixlar bred och väga under 30 kB.

Ska mejladressen stå med i signaturen?

Oftast inte. Mottagaren ser din adress som avsändare, och den fylls i automatiskt när hen svarar. Lägg bara till den om dina mejl ofta vidarebefordras eller skrivs ut, så att nästa person kan nå dig. Då räcker en rad.

Hur lång ska en signatur vara?

Fyra till sex rader kontaktuppgifter, med loggan bredvid. Bolagsuppgifter längst ned räknas inte in, men håll dem till en eller två rader i liten grå stil. Hela signaturen bör inte vara bredare än 600 pixlar, så att den ser bra ut i mobilen.

Kan jag ha en annan signatur i svar?

Ja, och det är en bra idé. Skapa två signaturer i Gmail eller Outlook och välj den hela som standard för nya mejl och den korta (namn, företag, telefon) för svar och vidarebefordran. Då upprepas inte loggan i varje mejl i en lång tråd.