Emailový podpis: jak má vypadat podpis v e-mailu, co do něj patří a vzory ke zkopírování

E-mailový podpis je pár řádků pod textem e-mailu, které příjemci řeknou, kdo jste a jak vás zastihnout: jméno a příjmení, pozice, firma, jedno telefonní číslo a web, případně malé logo. Jméno dejte nahoru a zvýrazněte ho, zbytek držte v jedné nebo dvou klidných barvách. Vynechejte citáty, tři telefonní čísla a všechno, s čím příjemce nic neudělá. Firmy k tomu často přidávají drobným písmem obchodní firmu (oficiální název), sídlo, IČO a u podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku i údaj o zápisu.

Níže najdete, co do podpisu patří a v jakém pořadí, co vynechat, jak je to s IČO a údaji z rejstříku, osm vzorů ke zkopírování pro české typy firem, správné rozměry loga a písma, jak podpis nastavit v Seznam Emailu a jak si ho vytvořit zdarma. Tučňák se už ve fraku narodí, vy si e-mailový podpis musíte ušít sami. Zabere to ale jen pár minut.

E-mailový podpis není elektronický podpis

Když hledáte „podpis v e-mailu“, narazíte i na elektronický podpis, Bank iD a podepisování smluv. To je úplně jiná věc: elektronickým podpisem se právně podepisuje dokument. E-mailový podpis je jen blok s kontaktem pod zprávou, něco jako vizitka. Gmail, Outlook i Seznam mu v nastavení říkají prostě „podpis“, takže v programu hledejte právě to slovo.

Jak má vypadat podpis v e-mailu: co do něj patří a v jakém pořadí

Podpis odpovídá na tři otázky příjemce: kdo mi píše, co dělá a jak se mu ozvat. Všechno, co v podpisu je, by mělo odpovídat na jednu z nich. Pořadí, které funguje skoro v každém oboru, odshora:

1. Jméno a příjmení. Tak, jak chcete, aby vás oslovovali: „Tereza Lhotská“, ne „T. Lhotská“. Titul uveďte, pokud ho v oboru běžně používáte (Mgr., Ing., MUDr.). Má to být nejvýraznější řádek.
2. Pozice. Krátce a srozumitelně pro někoho zvenku. „Vedoucí kanceláře“ řekne víc než „Head of Workplace Experience“.
3. Firma. Jak ji znají zákazníci. Celý název s právní formou (s.r.o., a.s.) se stejně objeví dole v údajích o firmě.
4. Jedno telefonní číslo. To, které opravdu berete. Pište ho s předvolbou +420, pokud komunikujete i se zahraničím, a ve skupinách po třech: +420 000 123 456.
5. Web. Krátce a jako odkaz, bez „https://www.“: modrolesk-demo.cz.
6. Adresa (jen když se hodí). Pro obchod, ordinaci, restauraci nebo dílnu, kam zákazník chodí osobně.
7. Logo. Malé, kolem 120 až 180 pixelů na šířku.
8. Sociální sítě (volitelně, nejvýš tři). Jen profily, které opravdu vedete a které souvisí s prací. U většiny lidí stačí LinkedIn.
9. Jedna výzva k akci (volitelně). Tlačítko „Domluvit schůzku“ nebo „Poptat cenu“, pokud to zákazníci opravdu dělají.
10. Údaje o firmě a právní doložka (když jsou potřeba). Vždy úplně dole a vždy drobným písmem.

E-mailovou adresu do podpisu obvykle psát nemusíte: příjemce ji vidí v poli „Od“ a tlačítko Odpovědět ji doplní samo. Výjimkou jsou e-maily, které se často přeposílají dál (třeba do účtárny zákazníka) nebo tisknou. Tam se jeden řádek s adresou hodí.

Pozdrav („S pozdravem“, „S přáním hezkého dne“) do podpisu nepatří. Pište ho ručně nad podpis podle toho, komu píšete.

Firemní, osobní a studentský podpis

Firemní podpis má stejnou stavbu, jen větší váhu mají údaje o firmě: logo, web a řádek s IČO. Živnostník nebo freelancer může dát do popředí sebe a místo názvu firmy napsat, co dělá: „Ondřej Vavřík, instalatérské práce, Brno a okolí“. Student nebo uchazeč o práci uvede místo firmy školu a obor, případně pozici, o kterou se uchází.

Co do podpisu nedávat

Nejčastější chybou není to, že něco chybí, ale že je toho tam moc. Každý řádek navíc schová to důležité, hlavně v mobilu.

• Citáty a motivační hesla. Co jednoho potěší, druhého otráví. Firemní slogan dává smysl, jen když říká, co děláte („Havarijní služba voda a topení, Brno a okolí“).
• Tři telefonní čísla. Pevná linka, mobil, fax a klapka: čtyři řádky na jednu informaci. Jedno číslo, nejvýš dvě.
• Pevně uložený pozdrav. Odejde stejný na úřad i novému zákazníkovi a v dlouhém vlákně se opakuje pořád dokola.
• Věta o tisku a přírodě („Než tento e-mail vytisknete…“). Přidává řádek do každé zprávy a nikoho nepřesvědčí.
• Animované GIFy. Zvětšují e-mail a odvádějí pozornost od textu.
• Celý podpis jako jeden obrázek. Řada programů blokuje obrázky, dokud je příjemce nestáhne. Když je jméno a číslo v obrázku, zmizí. Čtečka obrazovky ho taky nepřečte.
• Neobvyklá písma. Outlook a mnoho dalších programů nenačítá písma z internetu, takže pečlivě vybrané písmo se u příjemce nahradí jiným, třeba Times New Roman.
• „Odesláno z iPhonu“. Nahraďte ho krátkým mobilním podpisem.

Údaje o firmě v podpisu: IČO, sídlo a obchodní rejstřík

Na tohle se v Česku ptá skoro každý, kdo podpis nastavuje pro firmu. Povinné údaje stanoví § 435 odst. 1 občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb., znění účinné od 1. 1. 2026):

Každý podnikatel musí uvádět na obchodních listinách a v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti prostřednictvím dálkového přístupu své jméno a sídlo. Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku uvede na obchodní listině též údaj o tomto zápisu včetně oddílu a vložky; podnikatel zapsaný v jiném veřejném rejstříku uvede údaj o svém zápisu do tohoto rejstříku; podnikatel nezapsaný ve veřejném rejstříku uvede údaj o svém zápisu do jiné evidence. Byl-li podnikateli přidělen identifikující údaj, uvede i ten.

Identifikujícím údajem je u nás typicky IČO. Pro e-mail z toho plyne:

• Zákon neříká, co přesně je obchodní listina. V praxi se tím myslí hlavně smlouvy, objednávky, faktury, dobropisy a obchodní dopisy. Informacemi zpřístupňovanými dálkovým přístupem jsou typicky webové stránky.
• Jestli je obchodní listinou i e-mail, zákon výslovně neřeší. Podle právního blogu PwC Česká republika (leden 2025) se běžné e-maily za obchodní listiny zpravidla nepovažují, takže rejstříkové údaje do podpisu dávat nemusíte a IČO je na vašem uvážení. Jiní autoři ale obchodní listiny vykládají šířeji, jako všechny listiny, které podnikatel používá v obchodním styku.
• Bezpečná cesta: pokud e-mailem posíláte nabídky, objednávky nebo potvrzení smluv, uveďte údaje podle § 435 i v e-mailu. Nejjednodušší je přidat jeden dva řádky dole do podpisu. Zákazníkovi i jeho účetní to navíc ušetří hledání.

Tohle je shrnutí, ne právní rada. Oficiální znění zákona najdete v e-Sbírce (e-sbirka.gov.cz), v nejasných případech se zeptejte účetní nebo advokáta.

Jak údaje o firmě zapsat

Dejte je úplně dolů, drobným šedým písmem (10 až 11 pixelů), aby byly po ruce, ale nepřebily kontakty. Běžný zápis pro s.r.o.:

Modrolesk s.r.o., Klenová 12, 602 00 Brno, IČO XXXXXXXX
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka XXXXX

Pro živnostníka stačí kratší zápis:

Ondřej Vavřík, Lipová 8, 612 00 Brno, IČO XXXXXXXX
fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku

V bezplatném editoru Signguinu tyto údaje napíšete do pole Právní doložka a zobrazí se jako drobný text pod podpisem. Pomůže vám hotový text Údaje o firmě, do kterého jen doplníte své údaje.

Doložka o důvěrnosti a GDPR

Doložku o důvěrnosti („Tato zpráva a její přílohy jsou důvěrné…“) žádný obecný předpis nevyžaduje. Dává smysl v advokacii, financích, zdravotnictví nebo tam, kde ji chce smlouva s klientem. Řada firem připojuje i odkaz na zásady ochrany osobních údajů. Jestli a jakou doložku potřebujete, domluvte se s tím, kdo má ve firmě na starosti GDPR. Obecně: dva, tři řádky, úplně na konci, drobné šedé písmo. A nespoléhejte na ni jako na ochranu pro případ, že e-mail odejde na špatnou adresu.

Vzory e-mailových podpisů ke zkopírování

Osm vzorů pro různé typy firem. Jména, firmy, adresy a telefony jsou smyšlené a místo IČO a čísel vložek jsou X: všechno nahraďte svými údaji. Pod každým textovým vzorem je ukázka designu, který můžete rovnou vyplnit v generátoru (kromě vzoru 2 jde o designy Premium).

1. s.r.o., obchodní oddělení

Tereza Lhotská
obchodní manažerka | Modrolesk s.r.o.
+420 000 123 456 | modrolesk-demo.cz

Modrolesk s.r.o., Klenová 12, 602 00 Brno, IČO XXXXXXXX
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka XXXXX

2. Živnostník: instalatér

Ondřej Vavřík
instalatérské práce, Brno a okolí
+420 000 234 567 | instalace-vavrik-demo.cz
IČO XXXXXXXX

3. Advokátní kancelář

Mgr. Kristýna Šafránková
advokátka | Advokátní kancelář Šafránková
+420 000 345 678 | ak-safrankova-demo.cz
Na Kozinci 5, 110 00 Praha 1, ev. č. ČAK XXXXX

Tato zpráva může obsahovat důvěrné informace chráněné povinností mlčenlivosti.
Pokud nejste jejím adresátem, informujte prosím odesílatele a zprávu smažte.

4. Účetní kancelář

Ing. Lenka Pavlasová
účetnictví a daně pro živnostníky a malé firmy
+420 000 456 789 | ucetnictvi-pavlasova-demo.cz
Polní 21, 779 00 Olomouc, IČO XXXXXXXX

5. Realitní makléřka

Veronika Hrušková
realitní makléřka | Reality Hrušková
+420 000 567 890 | reality-hruskova-demo.cz
Prodej a pronájem bytů, Plzeň a okolí

6. Freelancer: grafik

Matěj Koudelka
grafický design pro malé firmy
+420 000 678 901 | koudelka-design-demo.cz
Portfolio: behance.net/matejkoudelka-demo

7. Kavárna nebo restaurace

Kavárna U Tří sýkorek
rezervace: +420 000 789 012
Dlouhá 14, 779 00 Olomouc | trisykorky-demo.cz
otevřeno denně od 8 do 20 hodin

8. Student nebo uchazeč o práci

Anna Bílková
studentka 3. ročníku, obor ekonomie
+420 000 890 123 | linkedin.com/in/annabilkova-demo

Krátký podpis do odpovědí a do mobilu

Tereza Lhotská | Modrolesk s.r.o.
+420 000 123 456

Nastavte ho jako podpis pro odpovědi a přeposílání, aby dlouhé vlákno neopakovalo logo a údaje o firmě v každé zprávě. Stejně dobře poslouží jako textový podpis v mobilu nebo v Seznam Emailu.

Rozměry: logo, fotka, ikony a písmo

Google pro obrázek v podpisu Gmailu doporučuje výšku 70 až 100 pixelů a uvádí maximum 100 pixelů na výšku a 1000 na šířku. Seznam Email Profi dovolí obrázek nejvýš 610 × 260 pixelů a větší zmenší.

Písmo: zvolte takové, které mají skoro všechny počítače a telefony: Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma nebo Georgia. Barvy: jedna firemní barva na akcenty (jméno, dělicí čára, ikony) a tmavě šedá na kontakty. Světle šedý text na bílém pozadí často nesplňuje požadavek přístupnosti WCAG na kontrast aspoň 4,5:1 u běžného textu.

Proč ikony v PNG a ne v SVG? Podle testů webu caniemail.com (září 2026) starší verze Outlooku (2007 až 2016 pro Windows a 2016 pro Mac), které řada firem pořád používá, SVG nezobrazí a Gmail ho převádí na PNG. Ikona v SVG tak může u příjemce zmizet.

Jak nastavit podpis v Seznam Emailu (email.seznam.cz)

Seznam Email používá i řada českých živnostníků a malých firem, a přitom se u něj podpis chová jinak než v Gmailu nebo Outlooku. Podle nápovědy Seznamu:

1. Přihlaste se do schránky na email.seznam.cz.
2. Vlevo dole klikněte na ikonu ozubeného kola a otevřete Nastavení.
3. Přejděte do sekce Odesílatel.
4. Do pole Podpis napište, co se má objevit na konci každé odeslané zprávy. Editor nabízí základní formátování: barvu a velikost písma, odkazy a e-mailové adresy.
5. Zaškrtněte Přidávat podpis na konec e-mailu. Když volbu později zrušíte, podpis se přestane přidávat, ale zůstane uložený.
6. Klikněte na Uložit změny.

Co je u Seznamu jinak:

• Běžná schránka nedovolí obrázek v podpisu. Nápověda to říká přímo: u běžných schránek lze do podpisu dát jen text. Logo tam nevložíte.
• Email Profi obrázek dovolí, ale bez odkazu. U schránek na Emailu Profi přidáte obrázek poslední ikonou vpravo v editoru. Musí být JPG nebo PNG, nejvýš 610 × 260 pixelů, větší se zmenší a může se zdeformovat. Obrázek je statický a nemůže obsahovat odkaz.
• Jméno odesílatele je jinde. V téže sekci vyplňte pole Vaše jméno. Když zůstane prázdné, příjemci uvidí místo jména celou vaši e-mailovou adresu.
• Mobilní aplikace má vlastní podpis. Podle nápovědy pro iOS platí podpis nastavený v aplikaci jen pro e-maily odeslané z aplikace, ne pro ty z počítače. V aplikaci si ale můžete zvolit stejný podpis, jaký máte ve schránce. V aplikaci pro Android je podpis v nastavení účtu (Nastavení podpisu).

Prakticky: pro běžnou schránku na Seznamu připravte textovou verzi podpisu (jméno, pozice, firma, telefon, web, případně řádek s IČO) a naformátujte ji v editoru Seznamu. Navržený podpis s logem z generátoru se do běžné schránky celý nepřenese, protože obrázky tam nejsou povolené. Ať zvolíte cokoli, pošlete si zkušební e-mail a podívejte se, jak podpis dorazí do Gmailu nebo Outlooku. Nápověda Seznamu sama upozorňuje, že podpis a obrázek můžou v jiných schránkách a programech vypadat jinak.

Podpis v Thunderbirdu

Thunderbird má na rozdíl od Gmailu a Outlooku pole přímo na HTML kód. Podle nápovědy Mozilly otevřete v nabídce Nástroje (nebo Úpravy) položku Nastavení účtu…, vyberte vlevo svou adresu, zaškrtněte Použít HTML a do pole Text podpisu vložte kód. Okno nemá tlačítko pro uložení, stačí ho zavřít. Kód podpisu ze Signguinu získáte tlačítkem Kopírovat HTML kód.

Jak vytvořit e-mailový podpis zdarma

Podpis můžete poskládat ručně v editoru Gmailu nebo Outlooku. Podpis s logem, barvami a dvěma sloupci, který se v žádném programu nerozpadne, ale potřebuje kód z tabulek se styly zapsanými přímo u jednotlivých prvků. Psát ho ručně je zdlouhavé, generátor to udělá za vás.

V Signguinu, bezplatném generátoru e-mailových podpisů, to vypadá takto:

1. Zadáte pracovní e-mail. Signguin podle domény načte z webu firmy logo, firemní barvy a kontaktní údaje a z adresy odhadne jméno. S osobní adresou (gmail.com, seznam.cz) zadáte web firmy nebo začnete od nuly.
2. Vyberete design. Zdarma jsou tři jednoduché designy: Klasický, Jednoduchý a Místní profík pro řemeslníky a místní služby.
3. Doplníte údaje. Údaje o firmě a IČO napíšete do pole Právní doložka. Pokud je logo tmavé a v tmavém režimu mizí, zapněte Bílé pozadí za logem.
4. Zkontrolujete náhled v realistickém e-mailu, v mobilu i na počítači, ve světlém i tmavém režimu.
5. Nainstalujete. Do Gmailu podpis přidáte přímo tlačítkem Přidat do Gmailu automaticky (Signguin žádá jen o povolení měnit nastavení Gmailu, vaše e-maily nečte a přístup si nenechává). Do Outlooku, Apple Mailu a dalších programů ho zkopírujete a vložíte podle návodu, pro Thunderbird je tu HTML kód.

Bezplatná verze nevyžaduje registraci ani platební kartu a obsahuje všechny způsoby instalace. Pod podpisem je malý odkaz „Vytvořeno nástrojem Signguin“. Uložení podpisu a pozdější úpravy jsou také zdarma, stačí přihlášení e-mailem. Premium zaplatíte jednou, platí pro jednu osobu a není to předplatné. Přidá fotku, všech 31 designů, tlačítko s výzvou k akci, banner a tlačítko „Uložit kontakt“ (vCard) a odkaz na Signguin odstraní. Obrázky jsou uložené na serverech Signguinu, takže podpis se nerozbije, když změníte web, a každý podpis se vejde do limitu 10 000 znaků v Gmailu.

Co Signguin neumí: zatím nemá správu podpisů pro celý tým ani hromadné nasazení v Microsoft 365 nebo Google Workspace (na týmovou verzi se můžete zapsat na čekací listinu) a nemá statistiky prokliků. Premium platí pro jednu osobu, každý si podpis vytvoří a nainstaluje sám. Pokud chcete, aby podpisy všem nastavoval správce z jednoho místa, potřebujete nástroj pro centrální správu podpisů nebo pravidlo na poštovním serveru.

Jak podpis nastavit v Outlooku a Gmailu

• Outlook: v novém Outlooku a na webu Nastavení > Účet > Podpisy, v klasickém Outlooku Soubor > Možnosti > Pošta > Podpisy. Každá verze včetně Macu a mobilu je trochu jiná a podpis z mobilu se s počítačem nesynchronizuje. Všechny kroky, logo a řešení potíží najdete v návodu jak nastavit podpis v Outlooku.
• Gmail: ozubené kolečko > Zobrazit všechna nastavení > Obecné > Podpis. Logo jde vložit jen přes adresu URL nebo z Disku Google a mobilní podpis je jen text. Podrobně v návodu Gmail podpis: jak nastavit podpis v Gmailu.

Jeden podpis pro celou firmu

Když si pět lidí udělá podpis každý po svém, vznikne pět písem, tři verze loga a něčí soukromý Seznam. Zákazník přitom vidí podpisy vedle sebe v jednom vlákně. V malé firmě bez IT oddělení funguje tohle:

1. Domluvte se na jednom designu a jednoduchých pravidlech: která pole jsou povinná, jak píšete čísla, které logo používáte, jestli jsou dovolené fotky a LinkedIn a jaké údaje o firmě jdou dolů.
2. Sepište je na jedno místo i se vzorovým příkladem.
3. Každý si podpis udělá ze stejného designu v generátoru, takže se podpisy liší jen osobními údaji.
4. Aktualizujte při každé změně: nové sídlo, nové logo, nové číslo. Jednou za rok projděte všechny podpisy.

Časté otázky

Co by měl obsahovat e-mailový podpis?

Jméno a příjmení, pozici, firmu, jedno telefonní číslo a web. Volitelně malé logo, nejvýš tři sociální sítě, fotku nebo jedno tlačítko. Firmy dole drobným písmem často připojují obchodní firmu, sídlo, IČO a u s.r.o. a a.s. údaj o zápisu v obchodním rejstříku s oddílem a vložkou.

Musí být v e-mailovém podpisu IČO?

Zákon to výslovně neříká. § 435 občanského zákoníku vyžaduje jméno, sídlo, údaj o zápisu a IČO na obchodních listinách (na webu aspoň jméno a sídlo), e-mail ale nezmiňuje. Podle výkladu PwC Česká republika se běžné e-maily za obchodní listiny zpravidla nepovažují. Pokud ale e-mailem posíláte nabídky a objednávky, je bezpečnější údaje uvést. Nejde o právní radu.

Jak má vypadat podpis v e-mailu, aby byl profesionální?

Čtyři až šest řádků, jméno nahoře a zvýrazněné, jedna firemní barva, běžné písmo jako Arial nebo Georgia, malé logo a kontakty jako text, ne obrázek. Bez citátů, animací a pevně uloženého pozdravu. Celý podpis by neměl být širší než 600 pixelů.

Jde v Seznam Emailu dát do podpisu logo?

V běžné schránce ne: nápověda Seznamu uvádí, že podpis může obsahovat jen text. U schránek na Emailu Profi můžete k podpisu připojit obrázek JPG nebo PNG o rozměrech nejvýš 610 × 260 pixelů. Obrázek nemůže obsahovat odkaz.

Mám do podpisu psát e-mailovou adresu?

Většinou ne. Příjemce vaši adresu vidí v poli „Od“ a odpověď na ni jde automaticky. Přidejte ji, jen když se vaše e-maily často přeposílají nebo tisknou, aby se vám mohl ozvat i další člověk. Pak stačí jeden řádek.

Může být podpis v odpovědích jiný?

Ano, a je to dobrý nápad. V Gmailu i Outlooku vytvořte dva podpisy a ve výchozím nastavení zvolte pro nové zprávy celý a pro odpovědi a přeposílání krátký (jméno, firma, telefon). Dlouhé vlákno pak neopakuje logo v každé zprávě.