Jak nastavit a změnit podpis v Outlooku: nový i klasický Outlook, web, Mac a mobil

Podpis v Outlooku nastavíte takto: v novém Outlooku pro Windows a v Outlooku na webu otevřete Nastavení (ozubené kolo) a v sekci Účet zvolte Podpisy. V klasickém Outlooku pro Windows zvolte Soubor > Možnosti > Pošta > Podpisy. Na Macu je to Outlook > Nastavení > Podpisy. Vytvořte podpis, určete, jestli se má přidávat do nových zpráv a do odpovědí, a uložte. Když chcete podpis v Outlooku změnit, vraťte se na stejné místo, upravte ho a znovu uložte.

Nejvíc zmatku působí to, že Microsoft dnes nabízí několik Outlooků a každý má podpis jinde. Návod projde všechny verze podle české nápovědy Microsoftu (stav v říjnu 2026) a přidá i to, co v českých návodech chybí: jak vložit hotový podpis, aby se nerozpadl, proč se podpis nepřenese do mobilu, kde Outlook ukládá soubory podpisů a co dělat, když se podpis nezobrazuje.

Upozornění k popiskům: v novém Outlooku a v Outlooku na webu jsme je ověřili přímo v českém rozhraní (říjen 2026). U ostatních verzí vycházejí z české nápovědy Microsoftu, která je místy přeložená strojově, takže v Outlooku můžete vidět trochu jiné názvy. Řiďte se proto i umístěním tlačítka na obrazovce.

Nejdřív zjistěte, který Outlook máte

„Outlook 365“ není samostatný program. S předplatným Microsoft 365 používáte klasický nebo nový Outlook pro Windows, Outlook v prohlížeči nebo Outlook pro Mac. Vyberte si odpovídající část níže.

Než začnete: připravte si podpis jednou

Každý Outlook má jednoduchý editor, do kterého napíšete jméno a telefon. Podpis s logem, firemními barvami, ikonami sociálních sítí nebo rozložením do dvou sloupců se ale mnohem snáz navrhuje mimo Outlook a pak se jen vloží. Outlook převezme vložený podpis i s formátováním a stejný návrh pak použijete na všech počítačích.

Takový podpis připravíte za pár minut v Signguinu, bezplatném generátoru e-mailových podpisů. Zadáte pracovní e-mail a Signguin podle domény načte z webu firmy logo, firemní barvy a kontaktní údaje. Na bezplatné designy se nemusíte registrovat. Podpis je postavený z tabulek se styly zapsanými přímo u jednotlivých prvků, jak to potřebuje klasický Outlook pro Windows, a obrázky jsou uložené na serveru, takže příjemcům nechodí jako přílohy.

Pak se vraťte sem a postupujte podle své verze.

Jak nastavit podpis v novém Outlooku a v Outlooku na webu

Nový Outlook pro Windows má stejnou obrazovku nastavení jako Outlook na webu (outlook.com pro osobní účty, outlook.office.com pro pracovní a školní účty), takže postup platí pro obojí.

1. Vpravo nahoře klikněte na Nastavení (ozubené kolo).
2. Vlevo otevřete sekci Účet a v ní Podpisy.
3. Pokud máte v Outlooku víc účtů, vyberte ten, ke kterému podpis patří.
4. Klikněte na Přidat podpis. V okně Upravit podpis, které se otevře, podpis pojmenujte, třeba „Celý“.
5. Do editačního pole napište podpis, nebo vložte hotový zkratkou Ctrl+V.
6. Pod editorem jsou dvě zaškrtávací políčka: Nastavit výchozí pro nové zprávy a Nastavit výchozí pro odpovědi a přeposílání. Zaškrtněte, co potřebujete. Když nezaškrtnete ani jedno, podpis se uloží a budete ho vkládat ručně.
7. Klikněte na Uložit.

Ručně do jedné zprávy: v Poště otevřete novou zprávu, na kartě Zpráva ve skupině Vložit zvolte Podpis a vyberte uložený podpis. Ze stejné nabídky se dostanete i zpět do nastavení podpisů.

Pokud tyto kroky ve vašem Outlooku nesedí, nejspíš máte klasický Outlook a potřebujete postup níže.

Jak nastavit podpis v klasickém Outlooku pro Windows

Klasický Outlook (2016, 2019, 2021, 2024 a desktopová aplikace z předplatného Microsoft 365) má pro podpisy samostatné okno Podpisy a šablony.

1. Klikněte na kartu Soubor a zvolte Možnosti. Otevře se okno Možnosti aplikace Outlook.
2. Vlevo vyberte kategorii Pošta a klikněte na tlačítko Podpisy. Otevře se okno Podpisy a šablony.
3. Nahoře vpravo vyberte e-mailový účet, ke kterému podpis patří. Každý účet může mít jiný.
4. Klikněte na tlačítko pro nový podpis, v okně Nový podpis napište název a potvrďte OK.
5. Do pole Upravit podpis podpis napište nebo vložte. Malý panel nástrojů nad polem mění písmo, barvu, velikost a zarovnání.
6. Vpravo nastavte výchozí podpis: v seznamu Nové zprávy vyberte svůj podpis, v seznamu Odpovědi a přeposlané zprávy stejný nebo kratší podpis, případně nechte Žádný.
7. Potvrďte OK a ještě jednou OK v okně možností.

Na jednu záludnost upozorňuje přímo Microsoft: pokud máte při vytváření podpisu otevřenou rozepsanou zprávu, nový podpis se do ní nepřidá, i když ho nastavíte jako výchozí. Vložte ho ručně, nebo koncept zavřete a začněte novou zprávu. Další zprávy už podpis dostanou automaticky.

Ručně do jedné zprávy: v otevřené zprávě na kartě Zpráva klikněte na Podpis a vyberte podpis ze seznamu.

Jak nastavit podpis v Outlooku pro Mac

Postup je podle Microsoftu stejný v aktuálním i ve starším Outlooku pro Mac.

1. V nabídce Outlook zvolte Nastavení.
2. V části Pošta klikněte na Podpisy.
3. Upravte předpřipravený podpis Standardní, nebo klikněte na Přidat (ikona plus) a vyplňte Název podpisu.
4. Napište nebo vložte podpis (Cmd+V). Fotku, logo nebo obrázek přidáte přes Zobrazit další položky na panelu editoru.
5. V části Vyberte podpis, který se zobrazí zvolte účet a nastavte Pro nové zprávy a Pro odpovědi nebo přeposlané.
6. Zavřete okno. Outlook pro Mac změny uloží sám.

Ručně do jedné zprávy: klikněte do textu zprávy a na pásu karet zvolte Podpis.

Podpis v aplikaci Outlook v mobilu (iPhone a Android)

Mobilní aplikace Outlook má vlastní podpis. Podle Microsoftu:

1. V aplikaci otevřete Nastavení (obvykle přes ikonu profilu vlevo nahoře a ozubené kolo).
2. V části Pošta klepněte na Podpis.
3. Napište podpis. Když máte víc účtů a chcete pro každý jiný podpis, zapněte přepínač Podpis pro jednotlivé účty a vyplňte podpis u každého účtu zvlášť.

Dvě věci, které je dobré vědět:

• Podpis z počítače se do mobilu nepřenese. Podle odpovědi moderátora na fóru Microsoft Q&A (listopad 2025) mobilní aplikace synchronizované podpisy nepodporují. Telefon nastavíte zvlášť.
• Mobilní editor je jednoduchý. Prostý text napíšete bez potíží, logo a sloupce v něm spíš nevytvoříte. V mobilu stačí tři řádky: jméno, firma, telefon.

Aplikace navíc ve výchozím stavu přidává pod zprávy vlastní text s odkazem na Outlook. Nahraďte ho krátkým podpisem, protože ke klientovi odchází pod vaším jménem.

Jak změnit podpis v Outlooku

Podpis měníte na stejném místě, kde jste ho vytvořili:

• Nový Outlook a Outlook na webu: Nastavení > Účet > Podpisy, u podpisu klikněte na ikonu pro úpravy, v okně Upravit podpis proveďte změny a klikněte na Uložit.
• Klasický Outlook: Soubor > Možnosti > Pošta > Podpisy, vyberte podpis v seznamu, opravte ho v poli Upravit podpis, uložte a potvrďte OK.
• Mac: Outlook > Nastavení > Podpisy, vyberte podpis podle názvu, upravte ho a okno zavřete.
• Mobil: Nastavení > Pošta > Podpis, přepište text.

Když se v navrženém podpisu mění víc věcí (nová pozice, nové logo, nové číslo), je rychlejší starý obsah editoru smazat a vložit novou verzi, než ho opravovat řádek po řádku. Formátování opravované v malém editoru Outlooku se rádo rozjede: jinde jiné písmo, jinde prázdný řádek navíc.

Jak podpis vypnout nebo smazat

• Aby se přestal přidávat automaticky, nastavte u nových zpráv i u odpovědí možnost bez podpisu (v klasickém Outlooku Žádný, v novém Outlooku v nabídkách Výchozí pro nové zprávy a Výchozí pro odpovědi a přeposílání na stránce podpisů). Podpis zůstane uložený a můžete ho vkládat ručně.
• Aby zmizel úplně, vyberte ho v seznamu podpisů a odstraňte ho. Klasický Outlook se před smazáním zeptá, potvrďte Ano.
• Aby v jedné zprávě nebyl, označte jeho text a smažte ho.

Automatický podpis: jiný pro nové zprávy a jiný pro odpovědi

Většině lidí se osvědčí celý podpis v nových zprávách a krátký v odpovědích, aby dlouhé vlákno neopakovalo logo patnáctkrát. Vytvořte dva podpisy, třeba „Celý“ a „Krátký“, a jako výchozí pro nové zprávy nastavte celý a pro odpovědi a přeposílání krátký. Obě nastavení mají Outlook pro Windows, Outlook na webu i Outlook pro Mac; mobilní aplikace ne.

Krátký podpis do odpovědí stačí jako prostý text:

Tereza Lhotská | Modrolesk s.r.o.
+420 000 123 456

Pozdrav („S pozdravem“, „S přáním hezkého dne“) do podpisu raději neukládejte a pište ho ručně nad podpis. Jinak se stejný pozdrav dostane na úřad i ke kolegovi od vedlejšího stolu. Co do podpisu patří a v jakém pořadí, popisujeme v návodu e-mailový podpis: jak má vypadat a vzory.

Víc účtů v jednom Outlooku: výchozí podpisy nastavte pro každý účet zvlášť. V klasickém Outlooku přepněte účet v okně Podpisy a šablony, v novém Outlooku vyberte účet nahoře na stránce podpisů, na Macu v části Vyberte podpis, který se zobrazí.

Logo a obrázky v podpisu Outlooku

Máte dvě možnosti: vložit obrázek v editoru Outlooku, nebo vložit hotový podpis, který ho už obsahuje.

Klasický Outlook: v okně Podpisy a šablony vyberte podpis, klikněte do místa pro logo a na panelu editoru použijte tlačítko Obrázky. Otevře se okno Vložit obrázek, kde soubor najdete a vložíte. Velikost upravíte tažením za roh obrázku.

Nový Outlook a web: v okně Upravit podpis klikněte do místa pro logo, na panelu editoru přepněte na kartu Vložit a použijte tlačítko pro vložení obrázku. Vyberte soubor uložený v počítači. Když tlačítko nereaguje, vložte obrázek do obyčejné nové zprávy, odtud ho zkopírujte a vložte do editoru podpisu.

Mac: Zobrazit další položky v editoru podpisu.

Microsoft uvádí jako podporované formáty .bmp, .gif, .jpg a .png. Zvolte PNG nebo JPG, ty fungují všude. Logu stačí 120 až 180 pixelů na šířku. Celou tabulku rozměrů najdete v návodu e-mailový podpis.

Vložený obrázek, nebo obrázek ze serveru?

Praktický závěr: ať zvolíte cokoli, nejdůležitější údaje musí být text, ne obrázek. Když se obrázek nenačte, příjemce pořád vidí vaše jméno a telefon. Generátory podpisů, včetně Signguinu, obvykle používají obrázky ze serveru, takže z nich nevznikají přílohy.

Jak vložit hotový podpis do Outlooku, aby se nerozpadl

1. Otevřete hotový podpis v prohlížeči a zkopírujte ho tlačítkem pro kopírování podpisu (v Signguinu je to Kopírovat podpis, ne Kopírovat HTML kód). Nebo podpis celý označte myší a stiskněte Ctrl+C (na Macu Cmd+C).
2. Otevřete editor podpisu ve svém Outlooku podle kroků výše a vytvořte nový podpis.
3. Klikněte do editačního pole a stiskněte Ctrl+V (na Macu Cmd+V). Nevkládejte ho jako prostý text ani zkratkou Ctrl+Shift+V, tím byste rozložení smazali.
4. Nastavte výchozí podpisy a uložte.
5. Pošlete si zkušební e-mail na vlastní adresu, ideálně i na adresu v Gmailu nebo na Seznamu, a otevřete ho i v mobilu.

Proč kopírovat zobrazený podpis a ne kód:

• Když kopírujete podpis tak, jak ho vidíte, schránka obsahuje formátovanou verzi: tabulku, barvy, odkazy a adresy obrázků. Editor Outlooku ji převezme.
• Když vložíte HTML kód (text začínající <table>), Outlook zobrazí kód místo podpisu. Tlačítko Kopírovat HTML kód v Signguinu se hodí pro programy s polem na kód, například Thunderbird, ne pro Outlook.
• Kopírování přes Word funguje, ale Word přidává vlastní styly a mezery se u příjemce můžou změnit.

Všechno může pokazit jedno nastavení: když Outlook píše zprávy jako prostý text, každý podpis odejde bez loga a barev. V klasickém Outlooku zkontrolujte Soubor > Možnosti > Pošta a ve formátu zpráv zvolte HTML. V novém Outlooku je to v Nastavení > Pošta, v části Formát zprávy. HTML je výchozí formát v obou verzích, takže měnit to obvykle nemusíte.

V bezplatné verzi Signguinu je kopírování do Outlooku včetně návodu krok za krokem. Přímou instalaci jako u Gmailu Signguin pro Outlook nemá, kopírování a vložení je tu jediná cesta.

Jak synchronizovat podpis mezi počítači

Od buildu 2303 ukládá Outlook pro Windows podpisy do poštovní schránky, ne jen do jednoho počítače. Česká nápověda Microsoftu tomu říká „roamingové podpisy“ a uvádí:

• Funguje to pro schránky v Microsoft 365 nebo Outlook.com, ne pro Exchange provozovaný přímo ve firmě, poštu jiných poskytovatelů ani účty POP/IMAP. Pokud máte firemní poštu u českého hostingu připojenou přes IMAP, nastavujete podpis na každém počítači zvlášť.
• Do schránky se přenesou podpisy nastavené jako výchozí pro nové zprávy nebo pro odpovědi. Ty se pak objeví na dalších počítačích s Windows a v Outlooku na webu.
• Ostatní podpisy zůstanou místně v počítači v části Podpisy na tomto zařízení. Vložit je můžete, upravit ale až po přiřazení k účtu.

Pravidlo je tedy jednoduché: podpis, který má být všude, nastavte jako výchozí. Synchronizace se netýká mobilních aplikací ani Outlooku pro Mac, který podle fóra Microsoft Q&A používá místní podpisy.

Pro správce: Microsoft popisuje hodnotu registru DisableRoamingSignatures (DWORD, hodnota 1) v HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\, která synchronizaci v klasickém Outlooku vypne.

Kde Outlook ukládá soubory podpisů

Klasický Outlook pro Windows má soubory podpisů ve složce:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Otevřete ji přes Windows + R: vložte %APPDATA%\Microsoft\Signatures a stiskněte Enter. Každý podpis tvoří soubory Název.htm, Název.rtf, Název.txt a složka Název_files s obrázky. Při přechodu na nový počítač zkopírujte celou složku Signatures na stejné místo a Outlook restartujte.

Nový Outlook a Outlook na webu žádné soubory na disk neukládají. Podpisy jsou ve schránce na serverech Microsoftu. Když chcete podpis zkopírovat (třeba jako zálohu), otevřete ho v nastavení podpisů, v editoru označte vše a zkopírujte.

Podpis v Outlooku se nezobrazuje: co zkontrolovat

Postupujte odshora, většinu potíží vyřeší první tři body.

1. Není nastavený výchozí podpis. Podpis existuje, ale u nových zpráv nebo odpovědí je nastaveno „žádný“. Nastavte ho jako výchozí.
2. Při vytváření podpisu byla otevřená zpráva (klasický Outlook). Podpis se do ní nepřidá, otevřete novou.
3. Jiný účet. Podpis patří k účtu A, ale píšete z účtu B. Výchozí podpis nastavte u každého účtu.
4. Zprávy ve formátu prostého textu. Logo a barvy zmizí. Přepněte formát na HTML.
5. Píšete z mobilu. Aplikace má vlastní podpis, ne ten z počítače.
6. Podpis „zmizel“ po aktualizaci. Než ho začnete vytvářet znovu, podívejte se v klasickém Outlooku do části Podpisy na tomto zařízení a v Outlooku na webu do nastavení podpisů. Příčinou bývá přesun podpisů do schránky při synchronizaci.
7. Příjemce nevidí logo. Klasický Outlook ve výchozím stavu blokuje obrázky z internetu, dokud příjemce neklikne na Stáhnout obrázky. Proto mají být kontakty text.
8. Příjemce vidí dva podpisy. Ve firmách může správce přidávat podpis automaticky na serveru (pravidlo toku pošty v Exchange Online). Když k tomu máte vlastní, odejdou dva. Zeptejte se správce, který nechat.
9. Rozložení se u příjemce rozpadá. Klasický Outlook pro Windows vykresluje zprávy jádrem Wordu, které nezná moderní CSS. Nejlépe drží podpis z tabulek se styly zapsanými přímo u jednotlivých prvků.

Používáte i Gmail? Postup najdete v návodu Gmail podpis: jak nastavit podpis v Gmailu.

Časté otázky

Kde je podpis v Outlooku 365?

Microsoft 365 je předplatné, ne samostatný program, takže záleží na tom, který Outlook používáte. Klasický Outlook pro Windows: Soubor > Možnosti > Pošta > Podpisy. Nový Outlook a prohlížeč: Nastavení > Účet > Podpisy. Mac: Outlook > Nastavení > Podpisy. Mobilní aplikace: Nastavení > Pošta > Podpis.

Jak nastavit automatický podpis v Outlooku?

Podpis nastavte jako výchozí. V novém Outlooku zaškrtněte pod editorem políčka Nastavit výchozí pro nové zprávy a Nastavit výchozí pro odpovědi a přeposílání. V klasickém Outlooku vyberte podpis v seznamech Nové zprávy a Odpovědi a přeposlané zprávy. Na Macu použijte Pro nové zprávy a Pro odpovědi nebo přeposlané.

Přenese se podpis z počítače do mobilu?

Ne. Aplikace Outlook pro iPhone a Android mají vlastní podpis a podle fóra Microsoft Q&A nepodporují podpisy synchronizované se schránkou. V aplikaci otevřete Nastavení > Pošta > Podpis a napište krátký textový podpis.

Jak dát do podpisu v Outlooku logo?

V klasickém Outlooku v okně Podpisy a šablony klikněte na Obrázky a vložte PNG nebo JPG, v novém Outlooku a na webu použijte tlačítko pro vložení obrázku na kartě Vložit v editoru. Jednodušší je vložit hotový podpis z generátoru, kde je logo už na serveru a má správnou velikost.

Proč podpis u příjemce vypadá jinak?

Nejčastěji kvůli tomu, jak je podpis postavený. Neobvyklá písma se u příjemce nahradí výchozími, obrázky vložené z disku přicházejí jako přílohy a rozložení bez tabulek se v klasickém Outlooku rozjede. Podpis z tabulek, se standardním písmem a obrázky ze serveru vypadá skoro všude stejně.