Signatur i Outlook: så lägger du till och ändrar den (nya Outlook, klassiska, webben, Mac och mobil)

Så lägger du till en signatur i Outlook: i nya Outlook för Windows och i Outlook på webben öppnar du Inställningar (kugghjulet) > Konto > Signaturer och klickar på Lägg till signatur. I klassiska Outlook för Windows går du till Arkiv > Alternativ > E-post > Signaturer. På Mac väljer du Outlook > Inställningar > Signaturer. Skriv eller klistra in signaturen, välj om den ska läggas till automatiskt i nya meddelanden och i svar, och spara. Vill du ändra signaturen gör du det på samma ställe.

Det som krånglar till det är att Microsoft i dag har flera olika Outlook med olika menyer. Den här guiden visar stegen för varje version, kontrollerade i oktober 2026 mot Microsofts hjälpsidor och, för nya Outlook och webben, mot det svenska gränssnittet, och tar också upp det de flesta guider hoppar över: hur du lägger in en logga, hur du klistrar in en färdig signatur utan att formatet försvinner, varför signaturen i mobilen inte följer med från datorn, var Outlook sparar signaturfilerna och vad du gör när signaturen inte syns.

Vilken Outlook har du?

”Outlook 365” är inget eget program. Med ett Microsoft 365-abonnemang använder du någon av versionerna ovan, så välj avsnittet som stämmer med det du ser på skärmen.

Innan du börjar: gör signaturen en gång

Alla versioner av Outlook har en enkel redigerare där du kan skriva namn och telefonnummer. En snygg signatur i Outlook, med logga, företagets färger, LinkedIn-ikon och två kolumner, är däremot lättare att göra någon annanstans och klistra in. Outlook behåller formateringen när du klistrar in, och du kan använda samma signatur på alla datorer.

Du kan göra en sådan signatur på några minuter i Signguin, en gratis generator för e-postsignaturer. Du skriver din jobbmejladress, och Signguin hämtar logga, varumärkesfärger och kontaktuppgifter från företagets webbplats. De tre gratisdesignerna kräver inget konto. Koden är byggd för e-post (tabeller och stilar direkt i elementen, vilket är vad Outlook för Windows behöver), och bilderna ligger på Signguins server, så de skickas inte som bilagor.

Kom sedan tillbaka hit och följ stegen för din version.

Lägg till signatur i nya Outlook för Windows och Outlook på webben

Nya Outlook för Windows har samma inställningar som Outlook på webben (outlook.com för privata konton, outlook.office.com för jobb- och skolkonton), så stegen är desamma.

1. Klicka på Inställningar (kugghjulet uppe till höger).
2. Välj Konto i listan till vänster och sedan Signaturer.
3. Har du fler än ett konto i Outlook väljer du det konto som signaturen ska höra till.
4. Klicka på Lägg till signatur. Dialogrutan Redigera signatur öppnas. Ge signaturen ett namn, till exempel ”Hel” eller ”Kort”. Namnet ser bara du.
5. Skriv signaturen i redigeringsrutan, eller klistra in en färdig signatur med Ctrl+V.
6. Under rutan finns kryssrutorna Ange standard för nya meddelanden och Ange som standard för svar och vidarebefordran. Kryssa i dem om signaturen ska läggas till automatiskt. Lämnar du dem tomma får du lägga in signaturen för hand när du skriver.
7. Klicka på Spara.

På sidan Signaturer kan du också välja standardsignaturer i de två listorna Standard för nya meddelanden och Standard för svar och vidarebefordran. Det är samma inställning som kryssrutorna, bara på ett annat ställe.

Lägga in signaturen för hand i ett enskilt mejl: klicka på Nytt e-postmeddelande, gå till fliken Meddelande, klicka på Signatur och välj en av dina sparade signaturer. I samma lista finns Signaturer..., som tar dig tillbaka till inställningarna.

Byter du från klassiska Outlook? Enligt Microsoft importerar nya Outlook inställningar från klassiska Outlook första gången du startar det, och signaturerna följer med. Det fungerar bara om inställningen för att lagra Outlook-inställningarna i molnet är påslagen i klassiska Outlook (den finns bland de allmänna inställningarna under Arkiv > Alternativ och kräver omstart). Har signaturen inte kommit med kan du slå på inställningen, starta om klassiska Outlook och sedan köra importen igen från kontoinställningarna i nya Outlook.

Lägg till signatur i klassiska Outlook för Windows

Klassiska Outlook (2016, 2019, 2021, 2024 och skrivbordsappen i Microsoft 365) har en egen dialogruta som heter Signaturer och mallar.

1. Klicka på Arkiv > Alternativ. Fönstret Outlook-alternativ öppnas. Välj E-post i listan till vänster och klicka på knappen Signaturer. (Du kan också öppna ett nytt meddelande och välja Signatur > Signaturer på fliken Meddelande.)
2. Kontrollera att du står på fliken E-postsignatur och välj i listan för e-postkonto vilket konto signaturen ska gälla. Varje konto kan ha en egen signatur.
3. Under Välj signatur att redigera klickar du på Ny. Skriv ett namn i rutan Ny signatur och klicka på OK.
4. Skriv eller klistra in signaturen i rutan Redigera signatur. Med det lilla verktygsfältet ovanför rutan ändrar du teckensnitt, färg, storlek och justering.
5. Klicka på Spara.
6. Under Välj standardsignatur väljer du din signatur i listan Nya meddelanden.
7. I listan Svar/vidarebefordran väljer du samma signatur, en kortare variant eller Ingen.
8. Klicka på OK och sedan OK igen i fönstret Outlook-alternativ.

En fälla som många går i: om du skapar signaturen medan ett nytt meddelande redan är öppet (den andra vägen i steg 1) kommer signaturen inte med i det öppna meddelandet, även om du gjort den till standard. Lägg in den för hand via Meddelande > Signatur, eller stäng utkastet och börja om. Nästa mejl får signaturen automatiskt.

Signatur i Outlook för Mac

1. Välj Inställningar i menyn Outlook.
2. Under E-post väljer du Signaturer.
3. Välj Standard om du vill byta namn på och ändra den signatur som redan finns, eller klicka på Lägg till (plustecknet) för att skapa en ny.
4. Skriv eller klistra in signaturen i redigeraren. För att lägga in bild, logga, länk eller tabell klickar du på Visa fler objekt i verktygsfältet.
5. Under Välj vilken signatur som ska visas väljer du konto och ställer in För nya meddelanden och För svar eller vidarebefordran. Har du flera konton gör du det för vart och ett.
6. Stäng fönstret Signaturer. Ändringarna sparas direkt.

För hand: klicka i meddelandets brödtext, välj Signatur i menybandet och välj en signatur. Ser du inte knappen kan den ligga under Visa fler objekt.

Använder du fortfarande äldre Outlook för Mac är det dags att byta: enligt Microsoft gäller supporten för den bara till och med oktober 2026.

Signatur i Outlook-appen på iPhone och Android

Outlook-appen i mobilen har en egen signatur. Enligt Microsofts svenska hjälpsida gör du så här:

1. Öppna Inställningar i appen (oftast via profilbilden uppe till vänster och kugghjulet).
2. Under E-post trycker du på Signatur.
3. Skriv signaturen. Har du flera konton kan du slå på Per kontosignatur och skriva en signatur för varje konto.

Tre saker är bra att veta:

• Signaturen från datorn följer inte med till mobilen. En moderator på Microsofts supportforum Microsoft Q&A bekräftade i november 2025 att mobilapparna inte har stöd för signaturer som synkas via postlådan. Mobilen måste ställas in för sig.
• Redigeraren i mobilen är enkel. Text går bra, logga och kolumner i regel inte. Tre rader räcker: namn, företag och telefonnummer.
• Appens standardtext (”Hämta Outlook för iOS” eller liknande) skickas till kunder under ditt namn. Byt ut den mot din korta signatur.

Söker du på ”signatur outlook iphone” kan det gälla två olika appar. Skickar du från Outlook-appen gäller stegen ovan. Skickar du från iPhones inbyggda Mail-app ställs signaturen in i iPhones egna inställningar för Mail, och Outlook-signaturen påverkar den inte alls.

Ändra signatur i Outlook

Du ändrar signaturen på samma ställe där du skapade den:

• Nya Outlook och Outlook på webben: gå till Inställningar > Konto > Signaturer, klicka på pennan bredvid signaturen så att dialogrutan Redigera signatur öppnas, gör ändringarna och klicka på Spara.
• Klassiska Outlook: gå till Arkiv > Alternativ > E-post > Signaturer, markera signaturen under Välj signatur att redigera, ändra i rutan Redigera signatur, klicka på Spara och sedan OK.
• Mac: gå till Outlook > Inställningar > Signaturer, välj signaturen under Signaturnamn, klicka på Redigera, ändra och stäng fönstret.
• Mobilappen: gå till Inställningar > E-post > Signatur och skriv om texten.

Har du fått ny titel, nytt nummer eller ny logga och använder en designad signatur går det fortare att tömma redigeringsrutan och klistra in den nya versionen än att rätta rad för rad. Ändrar du formateringen i Outlooks lilla redigerare blir det lätt fel: ett annat teckensnitt här, en extra tom rad där.

Kom ihåg att ändra på alla ställen där du skickar mejl. Mobilappen har alltid en egen signatur, och datorn och webben har det också om signaturerna inte synkas (se nedan).

Ta bort en signatur

• Så att den inte läggs till automatiskt: välj ingen signatur som standard för nya meddelanden och svar (Ingen i klassiska Outlook, eller bocka ur kryssrutorna Ange standard för nya meddelanden och Ange som standard för svar och vidarebefordran i nya Outlook). Signaturen finns kvar och kan läggas in för hand.
• Radera den helt: markera den i listan och ta bort den. I klassiska Outlook finns knappen för att ta bort i dialogrutan Signaturer och mallar. I nya Outlook och på webben tar du bort den från listan över sparade signaturer.
• Ta bort den från ett enda mejl: markera signaturtexten i meddelandet och radera den.

Automatisk signatur: en för nya mejl och en för svar

En automatisk signatur i Outlook betyder bara att du har valt en standardsignatur. Det som fungerar bäst för de flesta är en hel signatur i nya mejl och en kort i svar, så att en lång tråd inte visar loggan femton gånger. Skapa två signaturer, till exempel ”Hel” och ”Kort”, och välj den hela för nya meddelanden och den korta för svar och vidarebefordran. Alla versioner ovan har de två inställningarna.

En kort signatur för svar kan vara så enkel som:

Anna Berglund | Björkvall Rör & Värme AB
070-000 12 34

Hälsningsfrasen (”Med vänlig hälsning”, ”MVH”) skriver du hellre för hand ovanför signaturen än sparar i den. Då kan du anpassa den efter mottagaren, och den hamnar inte två gånger i svar.

Flera signaturer och flera konton

Du kan spara hur många signaturer du vill och välja mellan dem med knappen Signatur när du skriver. Har du flera konton i samma Outlook ställer du in standardsignaturerna för varje konto för sig:

• Klassiska Outlook: byt konto i listan för e-postkonto i dialogrutan Signaturer och mallar och välj standardsignaturer för det kontot.
• Nya Outlook: välj konto högst upp under Signaturer innan du väljer standard.
• Mac: välj konto under Välj vilken signatur som ska visas.

Lägg till logga eller bild i signaturen

Du kan antingen lägga in bilden i Outlooks redigerare eller klistra in en färdig signatur där bilden redan finns.

Klassiska Outlook:

1. Öppna Signaturer och välj signaturen.
2. Klicka på bildknappen i verktygsfältet ovanför rutan Redigera signatur. Dialogrutan Infoga bild öppnas.
3. Välj filen och klicka på Infoga.
4. Klicka på bilden och dra i ett hörn för att göra den mindre, spara och klicka på OK.

Nya Outlook och Outlook på webben: i dialogrutan Redigera signatur klickar du där loggan ska stå, öppnar fliken Infoga i verktygsfältet och använder knappen för bilder. Välj en fil som ligger sparad på datorn: enligt en tråd på Microsoft Q&A från augusti 2026 fungerar det, medan bilder från molnlagring ofta krånglar. Reagerar inte knappen kan du lägga in bilden i ett vanligt nytt mejl, kopiera den därifrån och klistra in den i signaturen.

Mac: använd Visa fler objekt i signaturredigeraren.

Microsoft anger formaten .bmp, .gif, .jpg och .png. Välj PNG eller JPG, de fungerar överallt. Loggan ska inte vara stor: ungefär 120 till 180 pixlar bred räcker. Hela tabellen med storlekar finns i guiden om e-postsignatur.

Inbäddad bild eller bild från en server?

Svenska guider ger olika råd här. Båda sätten har för- och nackdelar:

Oavsett metod: det viktigaste ska vara text, inte bild. Laddas bilden inte syns ändå namn och telefonnummer. Signguins signaturer använder bilder från en server, så de blir inte bilagor.

Rött kryss i stället för loggan i maj och juni 2026? Microsoft har beskrivit ett känt fel: efter uppdateringarna den 12 maj 2026 visade klassiska Outlook inte bilder som infogats i mejl och signaturer, ibland med ett rött kryss och meddelandet ”Det går inte att visa den länkade bilden.” Microsoft har markerat felet som åtgärdat. Ser du det fortfarande, uppdatera Office. I svar och vidarebefordrade mejl från den perioden kan bilden saknas för gott.

Klistra in en färdig signatur i Outlook

Har du gjort signaturen i en generator, i Word eller på en webbsida klistrar du in den så här:

1. Öppna signaturen i webbläsaren och klicka på kopieringsknappen (i Signguin knappen Kopiera signatur). Du kan också markera hela signaturen med musen och trycka Ctrl+C (Cmd+C på Mac).
2. Öppna signaturredigeraren i din Outlook (stegen ovan) och skapa en ny signatur.
3. Klicka i redigeringsrutan och tryck Ctrl+V (Cmd+V på Mac). Klistra inte in som oformaterad text och använd inte Ctrl+Shift+V: båda tar bort layouten.
4. Välj standardsignaturer och spara.
5. Skicka ett testmejl till dig själv och till en Gmail-adress, och öppna det också i mobilen.

Varför det fungerar bättre att kopiera från webbläsaren än att använda kod:

• När du kopierar den visade signaturen innehåller urklippet den formaterade versionen: tabellayout, färger, länkar och bildadresser. Outlooks redigerare tar emot den som den är.
• Klistrar du in HTML-kod (text som börjar med <table>) visar Outlook koden i stället för signaturen. Signguins knapp Kopiera HTML-kod är till för program som har ett eget fält för kod, till exempel Thunderbird, inte för Outlook.
• Att klistra in från Word fungerar, men Word lägger till egna stilar som kan ändra avstånden hos mottagaren.

En inställning kan förstöra allt: skriver Outlook mejl som oformaterad text blir varje signatur oformaterad, utan logga och färger. I klassiska Outlook kontrollerar du under Arkiv > Alternativ > E-post att meddelanden skrivs i formatet HTML. I nya Outlook och på webben finns inställningen under Inställningar > E-post, i avsnittet om att skriva och svara, i fältet Meddelandeformat. HTML är standard i båda, så oftast behöver du inte ändra något.

I Signguins gratisversion får du instruktioner steg för steg för att kopiera signaturen till Outlook, och koden är gjord för att layouten ska hålla i Outlook för Windows och Outlook på webben.

Synka signaturen mellan datorer

Från version 2303 sparar klassiska Outlook för Windows signaturerna i postlådan och inte bara på en dator. Enligt Microsoft:

• Det fungerar för postlådor i Microsoft 365 eller Outlook.com. Det fungerar inte för Exchange-servrar som företaget driver själv, för andra e-postleverantörer eller för POP/IMAP-konton. Har du mejl på en egen domän hos ett svenskt webbhotell, ansluten med IMAP, ställer du in signaturen på varje dator för sig.
• Klassiska Outlook kopierar till postlådan de signaturer som är valda som standard för Nya meddelanden eller för svar och vidarebefordran. De följer med till andra Windows-datorer och till Outlook på webben.
• Signaturer som inte är standard stannar på datorn under Signaturer på den här enheten. Du kan lägga in dem för hand men inte redigera dem förrän de är kopplade till ett konto.

Regeln är alltså enkel: den signatur som ska finnas överallt måste vara standard för kontot.

Mobilapparna ingår inte i synken (i oktober 2026), och enligt samma svar på Microsoft Q&A som nämns ovan använder Outlook för Mac lokala signaturer. Där ställer du in signaturen separat.

För IT-ansvariga: Microsoft beskriver registervärdet DisableRoamingSignatures (DWORD, värde 1) under HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\, som stänger av funktionen i klassiska Outlook.

Var sparar Outlook signaturerna?

Klassiska Outlook för Windows sparar signaturfilerna i mappen:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Det är samma sak som C:\Users\<användarnamn>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Tryck Windows + R, klistra in %APPDATA%\Microsoft\Signatures och tryck Enter för att öppna den.

Varje signatur består av tre filer och en mapp:

• Namn.htm (för HTML-mejl),
• Namn.rtf (för RTF),
• Namn.txt (för oformaterad text),
• mappen Namn_files med signaturens bilder.

Ny dator: kopiera hela mappen Signatures till samma plats på den nya datorn och starta om klassiska Outlook. Med en Microsoft 365-postlåda och synk kan standardsignaturerna redan finnas där.

Nya Outlook och Outlook på webben sparar inga filer på datorn. Signaturerna ligger i postlådan hos Microsoft, så det finns ingen mapp att öppna. Vill du kopiera en signatur från nya Outlook öppnar du den under Signaturer, markerar allt i redigeraren och kopierar.

Signaturen syns inte i Outlook: gå igenom listan

Börja uppifrån. De tre första punkterna löser de flesta problem.

1. Ingen standardsignatur. Signaturen finns, men ingen signatur är vald för nya meddelanden eller svar. Välj den som standard.
2. Utkastet var öppet när du skapade signaturen (klassiska Outlook). Stäng det och öppna ett nytt meddelande.
3. Fel konto. Signaturen hör till konto A, men du skickar från konto B. Välj standardsignatur för varje konto.
4. Mejlen skrivs som oformaterad text. Logga och färger försvinner. Byt till HTML.
5. Du skickar från mobilen. Appen har sin egen signatur, inte den från datorn.
6. Signaturen ”försvann” efter en uppdatering. Innan du gör om allt, titta under Signaturer på den här enheten i klassiska Outlook och under Signaturer i Outlook på webben. Orsaken kan vara att synken har flyttat signaturerna.
7. Mottagaren ser inte loggan. Klassiska Outlook blockerar som standard bilder från internet tills mottagaren klickar på Ladda ned bilder. Därför ska kontaktuppgifterna vara text.
8. Mottagaren ser två signaturer. På många arbetsplatser lägger IT till en signatur eller sidfot automatiskt på servern. Har du dessutom en egen blir det två. Fråga IT vilken som ska vara kvar.
9. Layouten hamnar snett hos mottagaren. Klassiska Outlook för Windows visar mejl med Words motor, som inte klarar modern CSS. En signatur byggd med tabeller och stilar direkt i elementen håller bäst.
10. Formatet försvann när du klistrade in. Du klistrade troligen in som oformaterad text, eller kopierade koden i stället för den visade signaturen. Gör om med vanlig Ctrl+V från webbläsaren.

När allt är sparat: skicka både ett nytt mejl och ett svar till dig själv, gärna också till en Gmail-adress, och kontrollera att båda har rätt signatur och att loggan inte kommer som bilaga.

Vet du inte riktigt vad som ska stå i signaturen, eller vilka uppgifter ett aktiebolag ska visa? Läs guiden e-postsignatur: vad ska stå med och exempel. Använder du även Gmail finns stegen i signatur i Gmail.

Vanliga frågor

Hur lägger jag till en signatur i nya Outlook?

Klicka på Inställningar (kugghjulet) och välj Konto > Signaturer. Välj konto, klicka på Lägg till signatur, ge den ett namn, skriv eller klistra in signaturen, kryssa i Ange standard för nya meddelanden och Ange som standard för svar och vidarebefordran om den ska läggas till automatiskt och klicka på Spara. Stegen är desamma i Outlook på webben.

Var hittar jag signaturen i Outlook 365?

Det beror på vilket program du öppnar ditt Microsoft 365-konto i. Klassiska Outlook för Windows: Arkiv > Alternativ > E-post > Signaturer. Nya Outlook och webbläsaren: Inställningar > Konto > Signaturer. Mac: Outlook > Inställningar > Signaturer. Mobilappen: Inställningar > E-post > Signatur.

Varför syns inte min nya signatur i mejlet jag har öppet?

Klassiska Outlook lägger inte till en nyss skapad standardsignatur i ett meddelande som var öppet när du skapade den. Lägg in den för hand via Meddelande > Signatur, eller stäng utkastet och öppna ett nytt meddelande. Alla mejl du skriver efter det får signaturen automatiskt.

Kommer signaturen från datorn med i mobilen?

Nej. Outlook-appen för iPhone och Android har en egen signatur och har enligt ett svar på Microsofts supportforum inte stöd för signaturer som synkas via postlådan. Öppna Inställningar > E-post > Signatur i appen och skriv en kort signatur i text: namn, företag och telefonnummer räcker.

Hur lägger jag till en logga i signaturen i Outlook?

I klassiska Outlook öppnar du Signaturer, väljer signaturen, klickar på bildknappen och väljer en PNG- eller JPG-fil. I nya Outlook och på webben använder du knappen för att infoga bild i signaturdialogen. Enklast är att klistra in en färdig signatur där loggan redan ligger på en server och har rätt storlek.

Finns det en mall för signatur i Outlook?

Outlook har inga inbyggda mallar i signaturredigeraren. Microsoft erbjuder en Word-fil med signaturmallar som du kopierar från, och generatorer som Signguin ger dig färdiga designer som du fyller i och klistrar in. Välj en mall byggd med tabeller, så att layouten håller i klassiska Outlook.

Hur flyttar jag signaturen till en ny dator?

Med en postlåda i Microsoft 365 eller Outlook.com synkas standardsignaturerna automatiskt till andra Windows-datorer och till Outlook på webben. I klassiska Outlook kan du också kopiera mappen %APPDATA%\Microsoft\Signatures till samma plats på den nya datorn och starta om Outlook.