Outlook 簽名檔設定教學（2026 新版介面）

Outlook 簽名檔的設定位置依版本不同：新版 Outlook for Windows 和 Outlook 網頁版是右上角「設定」（齒輪圖示）>「帳戶」>「簽名」；傳統版 Outlook 是「檔案」>「選項」>「郵件」>「簽名」；Mac 版是「Outlook」選單 >「設定」>「簽名」。建立簽名檔後，記得指定新郵件和回覆／轉寄要自動帶入哪一個簽名檔，最後儲存設定，就完成了。

麻煩的是，Microsoft 有好幾個都叫「Outlook」的軟體，每一版的選單、用字和簽名檔存放位置都不一樣，網路上很多教學也還停留在舊介面。這篇依 2026 年 10 月的繁體中文畫面，整理各版本的設定步驟，以及加入 Logo、修改、存放位置、匯出和簽名檔沒出現的處理方法。

先確認：您用的是哪一版 Outlook？

畫面特徵	版本	簽名檔設定位置
左上角有「檔案」索引標籤，上方是類似 Word 的功能區	傳統版 Outlook for Windows	「檔案」>「選項」>「郵件」>「簽名」
沒有「檔案」索引標籤，右上角有齒輪圖示	新版 Outlook for Windows	「設定」>「帳戶」>「簽名」
用瀏覽器開啟 outlook.com 或 outlook.office.com	Outlook 網頁版	「設定」>「帳戶」>「簽名」
Mac 螢幕上方有「Outlook」選單	Mac 版 Outlook	「Outlook」>「設定」>「簽名」
手機或平板上的 Outlook App	iOS／Android 版 Outlook	App 的「設定」>「簽名」

搜尋時常看到的「Outlook 365」並不是另一個軟體。有 Microsoft 365 訂閱的人，實際用的還是上表其中一種。公司電腦常見的 Outlook 2016、2019、2021、2024 都屬於傳統版。

設定之前：台灣商務簽名檔的基本格式

簽名檔就像附在每封信最後的名片。台灣的商務郵件通常會放這些資訊：

林佳穎 Joanne Lin
業務經理｜業務部
晴嵐光學股份有限公司
電話：+886 2-0000-3185 #215
手機：+886 912-000-468
104 台北市中山區南京東路二段 100 號 9 樓
joanne.lin@qinglan-optics-demo.com.tw
www.qinglan-optics-demo.com.tw

幾個小細節：

中英文姓名並列。 和外國客戶往來時，對方通常只記得英文名，兩個都寫最省事。
分機用「#」標示，對方撥號時一看就懂。
國碼寫成 +886，區碼和手機號碼前面的 0 要拿掉，海外客戶才能直接撥打。
公司全名照登記名稱寫，例如「股份有限公司」「有限公司」不要省略。因為常有客戶需要開立發票，有些公司也會加上統一編號。

有 Logo 的簽名檔，先做好再貼進 Outlook

只有姓名和電話的話，直接在 Outlook 的編輯框打字就可以。但要放公司 Logo、品牌色、社群圖示，或做成左邊 Logo、右邊聯絡資訊的兩欄版面，在 Outlook 的小編輯框裡很難排整齊，就算排好了，對方收到時也常常跑版。

比較省事的做法，是先在別的地方把簽名檔做好，再整個貼進 Outlook。做一次，公司電腦和家裡的 Mac 都能用同一份。

免費的電子郵件簽名檔產生器 Signguin 就是為這件事做的：輸入公司電子郵件，它會從公司網站抓 Logo、品牌色和聯絡資訊，排成簽名檔。免費版不用註冊，有「經典」「簡約」「在地專家」3 款設計。輸出的是用表格排版的郵件專用 HTML，在用 Word 引擎顯示郵件的傳統版 Outlook 裡也不容易跑版；圖片放在 Signguin 的伺服器上，公司網站改版也不會變成破圖。儲存簽名檔、之後回來修改也都免費，只要用電子郵件登入。

林雅婷 — 經典免費版· 每天用 Outlook 工作的上班族
免費設計，Logo、聯絡資訊和品牌色社群圖示排得簡潔清楚
建立我的簽名

每一封郵件，都體面亮相。

支援 Gmail、Outlook 和 Apple Mail

建立我的簽名

做好後按「複製簽名」，再依照下面您用的版本貼上即可。

新版 Outlook 與 Outlook 網頁版：設定簽名檔

新版 Outlook for Windows 和網頁版（outlook.com、outlook.office.com）的設定畫面完全一樣。

點選右上角的「設定」（齒輪圖示）。
依序點選「帳戶」>「簽名」。如果加入了好幾個信箱，先選要設定的帳戶。
點選「新增簽章」，替簽名檔取個自己認得的名稱，例如「對外完整版」。

在「編輯簽名」視窗的編輯框輸入簽名檔，或按 Ctrl+V 貼上做好的簽名檔。
要自動帶入的話，勾選下方的「設定新訊息的預設值」和「設定回覆和轉寄的預設值」。
點選「儲存」。

注意，選單寫的是「簽名」，按鈕卻寫「新增簽章」，兩個說法指的是同一件事。視窗裡還有一個「我的簽名中包含我的預約頁面連結」核取方塊，沒有使用 Microsoft Bookings 預約頁面的話，不用勾選。

之後也可以在「簽名」頁面上方的「新郵件的預設值」和「回覆和轉寄的預設值」兩個下拉選單，切換要自動帶入的簽名檔。

網路上不少教學寫的是「設定」>「郵件」>「撰寫及回覆」，那是舊版網頁介面，現在簽名檔已經移到「帳戶」底下。

只想在某一封信加上簽名檔： 撰寫郵件時，從「插入」>「簽名」選擇已儲存的簽名檔。

從傳統版切換過來： 新版 Outlook 不一定會把傳統版的簽名檔全部帶過來。最穩的做法是兩個版本並排開啟，從傳統版的簽名檔編輯框複製內容，貼到新版的「新增簽章」裡。

傳統版 Outlook for Windows

Outlook 2016 到 2024，以及 Microsoft 365 的桌面版 Outlook，都用這個方式設定。

點選「檔案」>「選項」>「郵件」，再按「簽名」按鈕。
在「選取要編輯的簽名」下方點選「新增」，輸入名稱後按「確定」。
在「編輯簽名」框裡輸入，或按 Ctrl+V 貼上。
在右側「選擇預設簽名」，先從「電子郵件帳戶」選帳戶，再於「新增郵件」和「回覆/轉寄」選擇簽名檔。不要自動帶入的，保留「(無)」。
按「確定」。

如果是從撰寫中的郵件打開簽名設定，Microsoft 提醒：當下開著的那封信不會自動加上新的簽名檔，從下一封開始才會。

Mac 版 Outlook

Microsoft 已公告，舊版 Mac 版 Outlook（Legacy）的支援在 2026 年 10 月結束，以下步驟適用目前的 Mac 版。

從螢幕上方的「Outlook」選單選擇「設定」，再點選「簽名」。
點選「+」新增簽名檔，取名後在編輯器輸入或按 ⌘+V 貼上。
在「選擇出現的簽名」選帳戶，再指定新郵件和回覆／轉寄用的簽名檔。
關閉簽名視窗就會自動儲存。

貼上做好的簽名檔：3 個常見失誤

從產生器或範本複製來的簽名檔，貼進任何一版 Outlook 都一樣是「複製、貼上」，但下面三件事最容易出錯：

不要用「只保留文字」貼上。 去掉格式的貼上方式只會留下文字，Logo、顏色和版面全部消失。設計過的簽名檔，用一般的 Ctrl+V（Mac 是 ⌘+V）貼上就好。
不要貼 HTML 原始碼。 把一長串以 <table> 開頭的程式碼貼進編輯框，簽名檔就會變成那串程式碼。要複製的是瀏覽器上看到的完成畫面。只有在要求輸入 HTML 的軟體（例如 Thunderbird）才用 HTML 程式碼。
不要繞道 Word。 從 Word 複製也能貼，但會帶進 Word 自己的格式，對方的郵件軟體裡間距常常會跑掉。

貼好後，寄一封信給自己，也寄到 Gmail 等其他信箱，再用手機打開看看，三個地方都正常才算完成。

修改或刪除 Outlook 簽名檔

新版 Outlook、網頁版：「設定」>「帳戶」>「簽名」，點選簽名檔旁的編輯按鈕，在「編輯簽名」視窗修改後按「儲存」。
傳統版：「檔案」>「選項」>「郵件」>「簽名」，在清單選簽名檔，修改後按「確定」。
Mac：「Outlook」>「設定」>「簽名」，選簽名檔修改，關閉視窗。

換職稱、換 Logo 這類大改，與其一行一行修，不如把編輯框清空，重新貼上新的簽名檔，比較快，格式也不會越改越亂。不想再自動帶入的話，把預設值改成不使用簽名檔就好，簽名檔本身會保留。

新郵件與回覆用不同簽名檔

往來好幾輪的信件，每封都帶著有 Logo 的完整簽名檔，對方讀起來很吃力。常見做法是：新郵件用完整版，回覆和轉寄用精簡版。精簡版兩行就夠：

林佳穎｜晴嵐光學
+886 912-000-468

建立兩個簽名檔後，新版 Outlook 在「新郵件的預設值」選完整版、「回覆和轉寄的預設值」選精簡版；傳統版則在「新增郵件」和「回覆/轉寄」分別指定。有多個信箱的人，每個帳戶都要各自設定，不然會出現「用另一個信箱寄信就沒有簽名」的情況。

在 Outlook 簽名檔加入 Logo 或圖片

傳統版： 在「編輯簽名」框上方的工具列點選圖片按鈕，選擇電腦裡的圖檔後插入。要調整大小，在圖片上按右鍵，選「圖片」，在「大小」索引標籤勾選「鎖定長寬比」再調整。

新版 Outlook、網頁版： 把游標放在編輯框裡想放 Logo 的位置，用格式工具列的插入圖片功能，選擇存在電腦裡的圖檔。如果插不進去，可以先把圖片插入一封新郵件，再從郵件複製貼到簽名檔編輯框。

Microsoft 支援的圖片格式是 .bmp、.gif、.jpg、.png。實務上 Logo 用 PNG、大頭照用 JPG 最保險。社群圖示不要用 SVG，較舊的 Outlook（例如 2007 到 2016 的 Windows 版）不會顯示。

Logo 為什麼變成 image001.png 附件？

從電腦插入的圖片，Outlook 會在每封信都把圖檔夾帶進去。對方如果用別的郵件軟體，常會看到「image001.png」之類的附件和迴紋針圖示，信件也變大。避免方法是讓簽名檔引用放在網路上的圖片網址，產生器做的簽名檔通常就是這樣。不過傳統版 Outlook 有時仍會在寄出時把網址圖片下載並夾帶，這由登錄檔的「Send Pictures With Document」決定；公司電腦請先問 IT 人員，不要自己改登錄檔。

Outlook 簽名檔存在哪？匯出、匯入與換電腦

傳統版：存在電腦裡

傳統版把簽名檔存在這個資料夾：

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

按 Windows 鍵+R，貼上這串路徑後按 Enter 就能打開。每個簽名檔由 .htm、.rtf、.txt 三個檔案，加上一個放圖片的「名稱_files」資料夾組成。Outlook 沒有匯出按鈕，匯出就是把整個資料夾複製起來；換新電腦時，貼到新電腦的同一個位置，再重新開啟 Outlook 即可匯入。

新版 Outlook、網頁版：存在信箱裡

新版和網頁版把簽名檔存在 Microsoft 的伺服器上，電腦裡找不到簽名檔案。要備份，就打開簽名檔，把內容全選複製起來。

漫遊簽名：哪些裝置會同步

Microsoft 的「漫遊簽名」會把簽名檔存在信箱裡，讓多台裝置共用，適用版本 2303 以上的 Outlook，以及 Microsoft 365 或 Outlook.com 信箱，不需要另外開啟。

環境	是否同步
傳統版、新版 Outlook、網頁版	同步（Microsoft 365、Outlook.com 帳戶）
Mac 版 Outlook	不同步，每台 Mac 各自設定
手機 Outlook App	不同步，在 App 裡另外設定
公司自架 Exchange、POP/IMAP 帳戶	不同步

切換到漫遊簽名時，只有原本設為預設的簽名檔會移到信箱，其他簽名檔會留在電腦裡，顯示為「此裝置上的簽章」。更新後覺得「簽名檔不見了」，先到這裡找找看。

手機 Outlook App 的簽名檔

iPhone、Android 的 Outlook App 和電腦不會同步，要在 App 裡另外設定：點一下左上角的帳戶圖示 >「設定」（齒輪）>「簽名」，刪掉預設文字，輸入自己的簽名檔。有多個帳戶時，可以開啟「每個帳戶簽名」分別設定。

App 的簽名欄基本上是純文字，貼上有 Logo 的簽名檔，圖片常會消失。手機上放 2 到 3 行文字版最穩。如果您用 iPhone 內建的「郵件」App 收發公司信件，套用的是「郵件」App 自己的簽名設定，不是 Outlook 的。

簽名檔沒有出現怎麼辦？

預設值沒設定。 建立簽名檔不等於會自動帶入，新郵件和回覆／轉寄要分別指定。
設在另一版 Outlook。 傳統版的簽名檔不會出現在 Mac 或手機 App 上，回到開頭的表格確認版本。
寄件帳戶不同。 有多個信箱時，確認寄件者和設定簽名檔的帳戶是同一個。
郵件是純文字格式。 純文字郵件無法顯示格式和圖片，要改成 HTML 格式。回覆純文字郵件時，回信也會變成純文字。
沒有儲存。 新版和網頁版要按「儲存」，傳統版要按「確定」。

對方看不到圖片，多半是對方的郵件軟體封鎖了自動下載圖片，寄件端改不了。姓名和電話用文字寫，不要做成圖片，就算圖片沒顯示，聯絡資訊還是看得到。簽名檔出現兩次，可能是公司的郵件伺服器另外自動加上了統一的簽名檔或免責聲明，請問 IT 人員。

企鵝天生就穿著燕尾服，簽名檔卻得自己打理。設定一次，之後每封信都會自動穿戴整齊。如果您也用 Gmail，可以接著看 Gmail 簽名檔設定教學。

每一封郵件，都體面亮相。

支援 Gmail、Outlook 和 Apple Mail

建立我的簽名

常見問題

新版 Outlook 的簽名檔在哪裡設定？

右上角「設定」（齒輪）>「帳戶」>「簽名」，點選「新增簽章」建立，勾選「設定新訊息的預設值」和「設定回覆和轉寄的預設值」後按「儲存」。網頁版的步驟完全相同。舊教學寫的「郵件」>「撰寫及回覆」是舊介面，現在已經找不到簽名設定。

Outlook 簽名檔存在哪？怎麼匯出？

傳統版存在電腦的「%APPDATA%\Microsoft\Signatures」資料夾，複製整個資料夾就是匯出，貼到新電腦同一位置就是匯入。新版 Outlook 和網頁版存在 Microsoft 信箱裡，沒有檔案可匯出，只能打開簽名檔複製內容。

Outlook 簽名檔可以同步到手機嗎？

截至 2026 年 10 月還不行。漫遊簽名只在傳統版、新版 Outlook 和網頁版之間同步，手機 App 要在 App 的「設定」>「簽名」另外設定。App 的簽名欄對圖片支援有限，建議用文字版。

怎麼讓 Outlook 簽名檔自動帶入？

把簽名檔設為預設值。新版和網頁版在「新郵件的預設值」與「回覆和轉寄的預設值」選擇簽名檔；傳統版在「選擇預設簽名」的「新增郵件」和「回覆/轉寄」指定。有多個信箱的話，每個帳戶都要設定一次。

Outlook 有內建的簽名檔範本嗎？

Outlook 本身沒有範本可選，但 Microsoft 提供 Word 格式的簽名檔範本，下載後在 Word 改成自己的資料，再複製貼到「編輯簽名」框。要注意從 Word 貼上會帶進 Word 的格式，貼好後最好寄一封測試信確認版面。

為什麼對方收到的 Logo 變成附件？

從電腦插入的圖片會被夾帶在每封信裡，有些郵件軟體會把它顯示成 image001.png 之類的附件。改用引用網路圖片網址的簽名檔，就比較不會變成附件。傳統版 Outlook 還受登錄檔設定影響，公司電腦請先問 IT 人員。

語言

Outlook 簽名檔設定教學：新版 Outlook、傳統版、網頁版、Mac 與手機