SignguinEmail 簽名檔範例的基本格式是：姓名（中英文）、職稱與部門、公司全名、電話（分機用「#」）、手機、電子郵件、網址，需要時再加上地址、LINE ID 或統一編號。下面 15 款範例都可以直接複製，把資料換成自己的，貼進 Outlook 或 Gmail 的簽名檔欄位就能用。不知道選哪一款的話，從 2 號「分隔線正式款」 開始最不會出錯。
這一頁依台灣常見的工作情境整理了 15 款文字範本，接著說明為什麼用 Word 或整張圖片做的簽名檔容易跑版、有 Logo 和品牌色的設計款要去哪裡做，以及怎麼貼進 Outlook 和 Gmail。每一行為什麼這樣寫（分機、+886、LINE、統一編號、結尾問候），請看 email 簽名檔格式怎麼寫。
一眼找到適合的範例
| 您的情況 | 建議範例 |
|---|---|
| 先要一個不會出錯的公司簽名檔 | 1. 基本款、2. 分隔線正式款 |
| 常接客戶電話、會用 LINE 聯絡 | 3. 業務 |
| 負責客服信箱或服務窗口 | 4. 客服窗口 |
| 寫程式、和技術團隊往來 | 5. 工程師 |
| 自己接案、要讓人看到作品 | 6. 接案者 |
| 開店、做在地生意 | 7. 門市店家、8. 水電與在地服務 |
| 新創團隊、要和投資人聯絡 | 9. 新創創辦人 |
| 律師事務所、會計師事務所 | 10. 律師、11. 會計師 |
| 正在找工作，或還是學生 | 12. 求職者、13. 研究生 |
| 常和海外客戶往來 | 14. 中英雙語 |
| 同一串信來回回覆 | 15. 回覆用精簡版 |
套用範例前：3 個替換原則
- 整份簽名檔用同一種電話格式。 只和國內客戶往來，寫 02-0000-1234、0912-000-345 就好；有海外客戶，就統一寫成 +886 2-0000-1234、+886 912-000-345（國碼後面拿掉區碼和手機號碼開頭的 0）。分機一律用「#」接在後面。
- 用不到的那一行整行刪掉。 只剩「傳真：」沒有號碼的簽名檔，看起來像沒做完。
- 一行不要太長。 手機畫面一行放不下時會自動斷行，用「｜」串太多資訊反而難讀。一行一種資訊最清楚。
範例裡的人名、公司、地址、電話和網址都是虛構的，電話用的是沒有在使用的 000 局碼。
複製就能用的 email 簽名檔範例 15 款
1. 基本款（各行各業）
林佳穎 Joanne Lin
專案經理｜品牌企劃部
映川設計有限公司
電話：02-0000-3185 #215
手機：0912-000-468
joanne.lin@yingchuan-design-demo.com.tw
沒有分隔線、最精簡的公司簽名檔。台灣多數公司的順序是姓名、職稱、公司、聯絡方式，照這個順序寫，收件人一眼就找得到電話。和信件內文之間空一行，就不會黏在一起。
2. 分隔線正式款（對外往來、最不會出錯）
──────────────────
陳冠廷 Gavin Chen
採購課 課長
晨楓精密工業股份有限公司
電話：+886 4-0000-2760 #308
手機：+886 933-000-152
傳真：+886 4-0000-2761
gavin.chen@chenfeng-precision-demo.com.tw
www.chenfeng-precision-demo.com.tw
407 台中市西屯區工業區一路 88 號
──────────────────
上下加分隔線，把簽名檔和內文清楚分開，適合寄給供應商、客戶等外部對象。公司名稱照登記全名寫，「股份有限公司」不要省略。不用傳真的話，那一行直接刪掉。
3. 業務（附 LINE ID）
王柏翰 Brian Wang
業務經理｜企業客戶部
拓勤雲端科技股份有限公司
手機：0928-000-731（週一至週五 9:00～18:00）
電話：02-0000-6642 #12
LINE ID：brian-tuoqin
brian.wang@tuoqin-cloud-demo.com.tw
產品簡介：www.tuoqin-cloud-demo.com.tw/intro
業務的簽名檔，把手機放在最前面，客戶想找人時最快。很多台灣客戶習慣先加 LINE 再談細節，寫上 LINE ID 可以省掉一來一往問聯絡方式。加上可以聯絡的時間，下班後的電話會少一些。最後一行只放一個連結，讓客戶知道下一步做什麼。
4. 客服窗口（共用信箱、LINE 官方帳號）
綠棲家居 客服中心
客服專員 張雅婷
客服專線：02-0000-5808（週一至週五 9:00～18:00）
LINE 官方帳號：@000luqi
service@luqi-home-demo.com.tw
www.luqi-home-demo.com.tw/support
客服信常常是好幾個人輪流回覆，所以第一行放部門名稱，再寫當天回信的人。寫上服務時間，客戶就不會在週末等回音。LINE 官方帳號以「@」開頭，和個人的 LINE ID 不同，客戶在 LINE 搜尋時要連「@」一起輸入。
5. 工程師
黃子軒 Hank Huang
資深後端工程師｜平台開發部
澄碼科技股份有限公司
hank.huang@chengma-tech-demo.com.tw
GitHub：github.com/hank-chengma
工程師的簽名檔通常不需要地址和公司總機，留電子郵件和 GitHub 就夠了。常要和客戶或合作夥伴討論技術問題的話，再加上手機。公司有英文職稱（例如 Senior Backend Engineer）的話，照公司名片的寫法。
6. 接案者／自由工作者
許雅筑｜平面設計・品牌識別
作品集：www.yazhu-studio-demo.com.tw
手機：0975-000-284
LINE ID：yazhu.design
接案信箱：hello@yazhu-studio-demo.com.tw
接案者的簽名檔就是作品集的入口，作品集網址放在第二行最醒目的位置。用自己的網域當信箱，比免費信箱更像一家正式的工作室。有開立發票的話，可以在最後加上「統一編號：00012345」，客戶的會計建立廠商資料或付款時，就不用再問一次。
7. 門市店家（營業時間、地址）
麥穗角烘焙坊
店長 吳佩珊
電話：06-000-2150
營業時間：週二至週日 10:00～20:00（週一公休）
700 台南市中西區民生路二段 120 號
LINE 官方帳號：@000maisui
www.maisuijiao-bakery-demo.com.tw
店家的簽名檔，客人最想知道的是「現在有沒有開」和「店在哪裡」。營業時間和公休日寫清楚，地址照郵遞區號、縣市、區、路、號的順序寫，直接複製到地圖 App 就能導航。很多店家用 LINE 官方帳號接訂單，寫在這裡最自然。
8. 水電與在地服務
宏晴水電行
負責人 蔡志明
甲種電匠
手機：0910-000-576（急修 24 小時）
電話：03-000-4417
服務範圍：桃園市、新竹縣市
LINE ID：hongqing0910
hongqing@hongqing-shuidian-demo.com.tw
師傅在工地很難馬上回信，簽名檔最重要的是讓客戶直接打電話。手機號碼放在前面，再寫上服務範圍，可以先過濾掉服務範圍以外的案子。有證照的話寫在職稱下面，客戶會比較放心。
9. 新創創辦人
李承恩 Ethan Lee
共同創辦人暨執行長
循光能源股份有限公司｜讓社區屋頂都能發電
ethan@xunguang-energy-demo.com.tw
手機：+886 921-000-639
www.xunguang-energy-demo.com.tw
LinkedIn：linkedin.com/in/ethan-xunguang
新創的名字對方多半沒聽過，在公司名稱後面加一句說明公司在做什麼，比任何頭銜都有用。常和海外投資人聯絡的話，電話用 +886 格式，再加上 LinkedIn。
10. 律師事務所
周怡君 律師
澄衡聯合法律事務所
電話：02-0000-7350 #21
傳真：02-0000-7351
yijun.chou@chengheng-law-demo.com.tw
100 台北市中正區重慶南路一段 50 號 6 樓
本郵件及其附件內容為機密資訊，僅供指定收件人使用。若您誤收本郵件，請通知寄件人並立即刪除。
律師的簽名檔以清楚、正式為主：姓名加「律師」、事務所全名、電話和地址。常見的做法是在最下方加一段機密聲明，提醒誤收的人刪除信件。這段文字是一般慣例，不是法律規定的格式；所屬公會或事務所自己有對外文書的規定時，請照那份規定。
11. 會計師事務所
鄭淑芬 會計師
立岑聯合會計師事務所｜稅務部
電話：07-000-5512 #105
shufen.cheng@licen-cpa-demo.com.tw
800 高雄市新興區中正三路 25 號 12 樓
www.licen-cpa-demo.com.tw
我們依照《個人資料保護法》處理個人資料，詳細說明請參閱本公司網站上的隱私權政策。
會計師事務所經手大量客戶資料，在簽名檔下方用一句話說明個人資料的處理方式，可以讓客戶比較安心。報稅季常有人急著找人，分機一定要寫。
12. 求職者
蔡品涵
應徵職務：行銷企劃
手機：0937-000-815
pinhan.tsai.demo@gmail.com
作品集：www.pinhan-portfolio-demo.com.tw
求職信的簽名檔不需要公司資訊，寫清楚姓名、應徵的職務和聯絡方式即可。信箱用自己的姓名拼音，不要用學生時期的暱稱信箱。有作品集或 LinkedIn 就放一個連結，不要全部列上去。
13. 研究生／學生
郭思妤
國立北辰大學 資訊工程學系 碩士班二年級
指導教授：楊明哲 教授
r11000123@beichen-univ-demo.edu.tw
手機：0956-000-427
寄信給教授、實驗室或實習單位時，寫上系所、年級和指導教授，對方馬上知道您是誰。學號信箱較正式，畢業後會停用的話，求職時改用個人信箱。
14. 中英雙語（海外客戶）
林家豪 Howard Lin
業務副理 Assistant Sales Manager
鼎禾國際貿易股份有限公司
Dinghe International Trading Co., Ltd.
T: +886 2-0000-9134 #362
M: +886 918-000-245
howard.lin@dinghe-trading-demo.com.tw
www.dinghe-trading-demo.com.tw
9F, No. 100, Sec. 2, Nanjing E. Rd., Zhongshan Dist., Taipei 104, Taiwan
和海外客戶往來時，中文名後面接英文名，對方才知道怎麼稱呼您。英文名請和名片、護照上的寫法一致。電話一定要用 +886 格式，英文地址則是反過來，從樓層、門牌寫到城市和國家。
15. 回覆用精簡版
王柏翰｜拓勤雲端
0928-000-731｜LINE ID：brian-tuoqin
同一串信來回好幾次，每封都帶完整簽名檔，整串信會越拉越長。Outlook 和 Gmail 都可以替新郵件和回覆指定不同的簽名檔，把這兩行設成回覆用就好。
為什麼用 Word 或整張圖片做的簽名檔容易跑版
網路上常見兩種做法：在 Word 排好簽名檔再複製，或把名片設計成一張圖片直接貼上。兩種都有問題。
從 Word 複製的簽名檔。 Word 會帶進一大堆看不見的格式資料。貼進 Outlook 時看起來正常，但對方用 Gmail 或手機打開，行距、字型常常跑掉。Gmail 簽名檔上限是 10,000 個字元，這些看不見的格式也算在內，常常因此超過上限而無法儲存。Microsoft 也提供 Word 格式的簽名檔範本，用這類範本的話，貼上後請一定寄一封測試信確認。
整張圖片做的簽名檔。 看起來最漂亮，實際用起來最麻煩：
- Microsoft 的說明寫得很清楚：「預設會將 Microsoft Outlook 設定為封鎖來自網際網路的自動圖片下載。」對方沒按下載圖片之前，您的簽名檔是一片空白。
- 電話和信箱不能複製，在手機上也點不了。
- 在 Outlook 從電腦插入的圖片，常會變成「image001.png」之類的附件，跟著每封信寄出。
比較穩的做法是：姓名、電話這些聯絡資訊用文字，只有 Logo 用圖片，並用表格和行內樣式排版。這也是郵件專用 HTML 簽名檔的做法，在 Outlook 的 Word 引擎、Gmail 和手機上都比較不會跑版。Logo 要多大、怎麼避免在深色模式下消失，請看 email 簽名檔格式怎麼寫 的 Logo 段落。
有 Logo 和品牌色的 email 簽名檔範本
文字範本在任何郵件軟體都不會壞，但放不了 Logo 和品牌色。想要設計過的公司簽名檔，可以用免費的電子郵件簽名檔產生器 Signguin：輸入公司電子郵件，它會從公司網站抓 Logo、品牌色和聯絡資訊，排進設計裡。免費版不用註冊，也不用信用卡，可以用下面 3 款設計：
|
|
|
依職業設計的款式屬於 Premium（單人使用、一次性付款，非訂閱制），例如：
|
|
|
Premium 還可以加上自己的照片、按鈕、橫幅和「儲存聯絡人」按鈕，並移除簽名檔下方的「使用 Signguin 製作」連結。
這些則全部免費：
- LINE： 在「連結與社群媒體」加入 LINE，輸入 LINE ID、@官方帳號或加好友連結，簽名檔會出現 LINE 圖示，對方點一下就會開啟加好友頁面。
- Logo 加白色底： 解決深色模式下 Logo 看不見的問題。
- 法律聲明／免責聲明： 以小字顯示在簽名檔下方，有「機密聲明」「個資保護」「公司資訊」3 段現成範本。「個資保護」是 11 號範例那句《個人資料保護法》說明，「公司資訊」可以填入登記地址和統一編號。
- 字型、社群圖示樣式和顏色，以及儲存簽名檔、之後回來修改（用電子郵件登入）。
Signguin 輸出的是用表格、行內樣式和固定尺寸圖片排版的郵件專用 HTML，每個簽名檔都在 Gmail 的 10,000 字元以內，Logo 放在 Signguin 的伺服器上，公司網站改版也不會變成破圖。
也要老實說它不適合的情況：Signguin 沒有傳真、營業時間、服務範圍這類自訂欄位，需要很多行資訊時，上面的文字範本更自由。電話欄位可以照台灣習慣寫分機，例如「02-0000-3185 #215」：簽名檔會照您輸入的樣子顯示，手機上點一下撥號時則只撥總機號碼。團隊統一管理簽名檔的功能還沒推出（目前只開放候補名單），Premium 只適用購買者本人的簽名檔，同事可以各自用免費版製作。
支援 Gmail、Outlook 和 Apple Mail
把範例放進 Outlook 和 Gmail
文字範本先貼到記事本，把資料改成自己的，再複製貼進郵件軟體，比較容易發現漏改的地方。
- Outlook： 新版 Outlook 和網頁版在「設定」>「帳戶」>「簽名」，點選「新增簽章」，貼上後按「儲存」；在「新郵件的預設值」和「回覆和轉寄的預設值」可以分別指定完整版和 15 號精簡版。傳統版 Outlook、Mac 和手機的位置都不一樣，請看 Outlook 簽名檔設定教學。
- Gmail： 「設定」>「查看所有設定」>「一般設定」，在「簽名：」點選「建立新簽名」，貼上後在「簽名預設值」選好新郵件和回覆用的簽名檔，最後按「儲存變更」。完整步驟和手機版設定在 Gmail 簽名檔設定教學。
- iPhone： 內建「郵件」App 的設定方式請看 iPhone 簽名檔設定。
用 Signguin 做的設計款，按「複製簽名」再貼到同樣的位置。要貼進只接受 HTML 的欄位，就用「複製 HTML 程式碼」。Gmail 也可以按「自動加入 Gmail」直接裝進去：Signguin 只要求變更 Gmail 設定的權限，不會讀取您的郵件，也不會保留存取權。
貼進信箱後，測試 5 件事
- 寄一封測試信給自己。 撰寫畫面和收件人看到的不一定一樣。
- 用手機打開。 確認沒有奇怪的斷行，點一下電話號碼會不會開啟撥號。
- 點每一個連結。 網址、信箱、LINE 都要點點看。
- 回覆一封信。 確認回覆時出現的是精簡版。
- 切換深色模式看看。 有 Logo 的話，確認 Logo 沒有消失在黑底裡。
企鵝一輩子只穿一套燕尾服，看起來還是很體面。簽名檔也一樣，選定一款用到底，比每封信換花樣更專業。
常見問題
這些 email 簽名檔範例可以免費使用嗎？
可以。15 款文字範本都可以自由複製，公司或個人使用都沒問題。範例中的姓名、公司、電話和網址都是虛構的，請記得全部換成自己的資料。需要 Logo 和品牌色的設計款，Signguin 免費版有 3 款可以用。
公司簽名檔要怎麼統一格式？
先選一款範例當公司標準，例如 2 號分隔線正式款，再把行的順序、職稱寫法、電話格式（要不要 +886、分機怎麼寫）和 Logo 尺寸寫成一頁說明，請每個人照著換成自己的資料。Signguin 目前沒有替整個公司統一派送簽名檔的功能，每個人要自己製作和安裝。
Outlook 和 Gmail 可以用同一份簽名檔範本嗎？
可以。文字範本直接複製貼上就行。有 Logo 的簽名檔，要用表格排版、圖片放在網路上的郵件專用 HTML，Outlook 和 Gmail 才都不會跑版。兩邊各貼一次後，記得分別寄測試信確認。
英文的簽名檔範例怎麼寫？
參考 14 號中英雙語範例，刪掉中文的那幾行就是英文版：英文名、英文職稱、公司英文名稱、+886 格式的電話，以及從樓層寫到國家的英文地址。英文名請和名片、護照的拼法一致。