Mail nasıl yazılır? Doğru hitap, kapanış ve kopyalanabilir 9 mail örneği

Mail nasıl yazılır sorusunun kısa cevabı: iyi bir mail altı parçadan oluşur. Bunlar ne istediğinizi söyleyen bir konu satırı, alıcıya uygun bir hitap, bir iki cümlelik giriş, kısa paragraflı bir gövde, duruma uygun bir kapanış ve sizi tanıtan bir e-posta imzasıdır. Resmi bir maile "Sayın" ile başlayıp "Saygılarımla" ile bitirirsiniz; tanıdığınız bir iş arkadaşına "Merhaba" ve "İyi çalışmalar" yeter. Aşağıda her parçanın kuralı, hocaya ve kuruma nasıl hitap edileceği, mail sonuna ne yazılır sorusunun tablo hâlinde cevabı, kopyalayabileceğiniz 9 mail örneği, sık yapılan hatalar ve göndermeden önce bir kontrol listesi var.

Mail, e-mail ve e-posta aynı şeyi anlatır. Bu sayfada üçünü de kullanıyoruz, çünkü üçü de günlük dilde yaygın.

Bir mailin 6 bölümü: konu satırından e-posta imzasına

Resmi ya da samimi, her mail aynı iskelet üzerine kurulur:

Konu: Fatura no 2026/0418 için ödeme tarihi

Merhaba Ayşe Hanım,                       ← hitap

Geçen hafta gönderdiğiniz faturayla        ← giriş
ilgili yazıyorum.

Ödemeyi 15 Ekim'de yapacağız. Faturada     ← gövde
vergi numaramız eksik görünüyor;
düzeltilmiş bir fatura gönderebilir misiniz?

Teşekkürler, iyi çalışmalar.               ← kapanış
Murat

Murat Kayalıdere                           ← e-posta imzası
Muhasebe Uzmanı | Karayelli Lojistik A.Ş.
0212 000 41 18 · karayelli-lojistik-demo.com.tr

Konu satırı

Konu satırı, alıcının maili açmadan önce okuduğu ilk satırdır. Alıcı daha sonra mailinizi ararken de çoğu zaman bu satırdaki kelimeleri kullanır. İyi bir konu satırı somut bir şey söyler: hangi dosya, hangi tarih, hangi talep. "Merhaba", "Bilgi" ya da boş bir konu satırı işe yaramaz.

• Kötü: "Hakkında", "Acil!!!", "Soru"
• İyi: "Teklif talebi: 500 adet karton koli", "MAT201 ödev teslim tarihi hakkında", "Toplantı önerisi: 13 Ekim Salı 10.00"

Kısa tutun: telefonda uzun bir konu satırının sonu kesilir. En önemli kelimeyi başa koyun. "Mail konu kısmına ne yazılır?" diye soruyorsanız kural şu: alıcı yalnızca konuyu okusa bile mailin neyle ilgili olduğunu ve sizin ne istediğinizi anlamalı.

Hitap

Hitap, mailin tonunu ilk satırda belirler. "Sayın", "Merhaba" ya da "Hocam" arasındaki seçim, alıcıyı ne kadar tanıdığınıza ve aradaki resmiyete bağlıdır. Ayrıntıları aşağıda anlatıyoruz.

Giriş

Bir iki cümle yeter: kim olduğunuzu (alıcı sizi tanımıyorsa) ve neden yazdığınızı söyleyin. "Umarım iyisinizdir" kibar bir başlangıçtır, ama tek başına bir paragraf olmamalı. En geç ikinci cümlede konuya girin.

Gövde

Bir mail, bir konu. Paragrafları iki üç cümlede tutun; birden fazla soru soruyorsanız numaralandırın, böylece alıcı "1. maddeye evet, 2. maddeye cuma" diye cevap verebilir. Ne istediğinizi ve ne zamana kadar istediğinizi açıkça yazın: "uygun bir zamanda" yerine "16 Ekim Cuma'ya kadar".

Kapanış

Kapanış iki parçadır: bir son cümle ("Dönüşünüzü bekliyorum.", "Sorunuz olursa yazabilirsiniz.") ve bir kapanış ifadesi ("Saygılarımla,", "İyi çalışmalar."). Ardından adınız gelir. Hangi ifadenin ne zaman uyduğu aşağıdaki tabloda.

E-posta imzası

Adınızın altındaki üç beş satır: tam adınız, unvanınız, şirketiniz, telefonunuz ve web siteniz. E-posta imzası alıcının size geri dönmesini kolaylaştırır; her mailde elle yazmak yerine e-posta uygulamanıza bir kez kaydedersiniz. Ayrıntıları sayfanın sonunda anlatıyoruz.

Resmi, yarı resmi ya da samimi: hangi dili seçmelisiniz?

Türkçede mail dili, hitap ve kapanışla birlikte değişir. Emin olmadığınızda bir basamak daha resmi yazın; alıcı size daha samimi cevap verirse siz de bir sonraki mailde onun tonuna uyabilirsiniz.

Kurumsal yazışmaların çoğu yarı resmi dildedir. "Siz" diliyle yazın, kısaltma ve argo kullanmayın, ünlem ve emojiyi samimi yazışmaya bırakın.

Mail hitap örnekleri: Sayın, Merhaba, Bey ve Hanım

Sayın. En resmi hitaptır. Ad soyadla ya da unvanla kullanılır: "Sayın Ayşe Yılmaz,", "Sayın Genel Müdürüm,", "Sayın Yetkili,". Yalnızca soyadla ("Sayın Yılmaz,") yazmak çoğu kişiye soğuk gelir; ad soyadı birlikte yazın. "Sayın Ayşe Hanım," iş yazışmasında çok sık görülür, ama birçok dil bilgisi kaynağı "Sayın" ile "Hanım/Bey"i birlikte kullanmayı gereksiz tekrar sayar. En resmi ve en güvenli biçim "Sayın Ayşe Yılmaz," olur.

Bey ve Hanım soyadla değil, adla kullanılır. "Ayşe Hanım", "Murat Bey" doğrudur; "Yılmaz Hanım" ya da "Öztürk Bey" Türkçede yanlış okunur. Cinsiyeti bilmiyorsanız (adı her iki cinsiyette kullanılan biri, örneğin Deniz ya da Evren) "Sayın Deniz Arslan," yazın.

Merhaba. Kurumsal yazışmada en sık kullanılan hitaptır. "Merhaba Murat Bey," ya da "Murat Bey merhaba," ikisi de doğrudur. "Merhabalar" da yaygındır, özellikle birden fazla kişiye yazarken: "Merhabalar,".

Kime yazdığınızı bilmiyorsanız. "Sayın Yetkili," ya da "Sayın İlgili," kullanın. Bir şirketin genel adresine ya da bir kurumun başvuru adresine yazarken en güvenli hitaptır.

Gruba yazarken. "Herkese merhaba,", "Değerli ekip arkadaşlarım,", "Merhabalar,". Kurum içi duyurularda "Sayın Çalışma Arkadaşlarım," daha resmi bir seçenektir.

Selam. Yalnızca yakın çalıştığınız kişilere. İlk mailde, müşteriye ya da üst yöneticiye "Selam" yazmayın.

Yazım ayrıntısı: hitaptan sonra virgül koyun, bir satır boşluk bırakın ve mailin ilk cümlesine büyük harfle başlayın.

Hocaya mail nasıl yazılır?

"Hocaya mail nasıl yazılır" sorusu ayrı bir başlığı hak ediyor, çünkü öğretim üyelerine yazılan maillerin kendine özgü kuralları var. Hocanız günde onlarca öğrenci maili alabilir; kim olduğunuzu ve ne istediğinizi ilk iki satırda anlamalı.

Unvanı doğru yazın. Türkiye'de öğretim üyesi unvanları Prof. Dr., Doç. Dr. ve Dr. Öğr. Üyesi şeklindedir. "Yardımcı Doçent" unvanı Mart 2018'de yürürlüğe giren 7100 sayılı Kanun'la kaldırıldı ve yerini Doktor Öğretim Üyesi aldı; "Yrd. Doç." yazmayın. Öğretim görevlileri için "Öğr. Gör.", araştırma görevlileri için "Arş. Gör." kullanılır. Hocanızın unvanından emin değilseniz bölümün web sitesindeki akademik kadro sayfasına bakın.

İlk mailde resmi hitap. "Sayın Prof. Dr. Nevin Akkuyulu," ya da kısaca "Sayın Hocam,". Hocanızın dersini alıyorsanız ve daha önce yazıştıysanız "Merhaba hocam," ya da "Hocam merhaba," yeterlidir. "Selam hocam" ve "Slm hocam" yazmayın.

Konu satırına ders kodunu yazın. "MAT201 | Ara sınav mazeret başvurusu" gibi bir konu, hocanızın maili doğru klasöre koymasını kolaylaştırır.

Kendinizi tanıtın. Ad soyad, öğrenci numarası, bölüm ve ders şubesi. Hocanız sizi yüzünüzden tanıyabilir ama numaranızı bilmez.

Üniversite e-posta adresinizi kullanın. Birçok üniversite öğrencilerinden resmi yazışmada kurumsal adreslerini kullanmalarını ister; kişisel adresten gelen mail de spam klasörüne düşebilir.

Ders izlencesinde cevabı olan şeyi sormayın. Sınav tarihi, ödev formatı ya da devam koşulu izlencedeyse önce oraya bakın.

Sabırlı olun. İki üç iş günü içinde cevap gelmezse kısa ve kibar bir hatırlatma gönderebilirsiniz (aşağıdaki 6. örnek). Gece yarısı gönderilen bir mail sabah okunur; acil işler için hocanızın görüşme saatlerini kullanın.

Akademik mail örneği için aşağıdaki 3. örneğe bakın.

Mail nasıl bitirilir? Mail sonuna ne yazılır?

Mailin sonu üç satırdır: bir son cümle, bir kapanış ifadesi ve adınız. Ardından e-posta imzanız gelir.

Dönüşünüzü bekliyorum.          ← son cümle
Saygılarımla,                   ← kapanış ifadesi
Elif Gökçebayır                 ← adınız

Bu konuda resmi bir kural yok; aşağıdaki tablo iş yazışmasındaki yaygın alışkanlıkları özetliyor:

Üç kural işi kolaylaştırır:

1. Kapanışları üst üste yığmayın. "Teşekkürler, iyi çalışmalar, saygılarımla" üç kapanışı arka arkaya dizmektir. "Teşekkürler, iyi çalışmalar." gibi iki kısa ifade doğal durur; üçüncüsü fazladır.
2. Alıcının tonuna uyun. Müşteriniz "İyi çalışmalar" ile bitiriyorsa sizin "Saygılarımla" yazmanız yanlış değildir, ama bir süre sonra onun tonuna geçebilirsiniz.
3. Kapanışı her mailde kendiniz yazın. Nedenini sayfanın sonundaki e-posta imzası bölümünde anlatıyoruz.

Kopyalayabileceğiniz 9 mail örneği

Örneklerdeki ad, tarih ve ayrıntıları kendi bilgilerinizle değiştirin, gereksiz satırları silin. İsimler, şirketler, telefon numaraları ve alan adları kurgusaldır; telefonlarda tahsis edilmemiş 000 santral kodunu kullandık. E-posta imzasını örneklerin çoğunda kısaltılmış gösterdik.

1. Resmi mail örneği: bir kuruma bilgi talebi

Konu: İşyeri açma ve çalışma ruhsatı başvurusu hakkında bilgi talebi

Sayın Yetkili,

Kadıköy'de bir kafe açmak için işyeri açma ve çalışma ruhsatı
başvurusu yapmayı planlıyoruz. Başvuru için gereken belgelerin
güncel listesini ve başvurunun çevrim içi yapılıp yapılamayacağını
öğrenmek istiyoruz.

Bilgi verebilirseniz sevinirim.

Saygılarımla,
Derin Sarıçamlı
Sarmaşıkpınar Kahve Evi
0216 000 52 07

Resmi bir mailde talebi tek paragrafta toplayın ve bir telefon numarası bırakın; bazı kurumlar telefonla dönmeyi tercih eder.

2. Kurumsal mail örneği: müşteriye teklif gönderme

Konu: 500 adet baskılı karton koli için fiyat teklifimiz

Merhaba Burak Bey,

Dünkü görüşmemiz için teşekkür ederim. Konuştuğumuz 500 adet
baskılı karton koli için teklifimizi ekte gönderiyorum.

Özetle:
1. Birim fiyat ve toplam tutar ekteki teklifte yer alıyor.
2. Teslim süresi onaydan sonra 10 iş günüdür.
3. Teklif 31 Ekim'e kadar geçerlidir.

Baskı rengi ya da adetle ilgili değişiklik isterseniz teklifi
aynı gün güncelleyebilirim.

İyi çalışmalar dilerim.
Selin Mavikırlangıç
Satış Uzmanı | Mavikırlangıç Ambalaj Ltd. Şti.
0212 000 63 90 · mavikirlangic-ambalaj-demo.com.tr

Fiyatı mailin gövdesine değil ekteki teklife yazmak daha düzenlidir; teklif güncellendiğinde eski rakamın mail gövdesinde dolaşmasını da önler.

3. Hocaya mail örneği (akademik mail örneği)

Konu: MAT201 | Ara sınav mazeret başvurusu

Sayın Doç. Dr. Nevin Akkuyulu,

MAT201 Lineer Cebir dersinin 2. şubesinden 2025101057 numaralı
öğrenciniz Kaan Erdemtaşlı'yım.

4 Kasım'daki ara sınava hastalığım nedeniyle giremedim. Sağlık
raporumu bölüm sekreterliğine teslim ettim; bir kopyasını da ekte
gönderiyorum. Mazeret sınavına girebilmem için yapmam gereken
başka bir işlem var mı?

Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim.

Saygılarımla,
Kaan Erdemtaşlı
Matematik Bölümü, 2. sınıf | Yeşilkayalı Üniversitesi

Hocanız sizi tanıyorsa "Sayın Doç. Dr. Nevin Akkuyulu," yerine "Merhaba hocam," yazabilirsiniz; geri kalan düzen aynı kalır.

4. İş başvurusu mail örneği (CV gönderme)

Konu: Muhasebe Uzmanı başvurusu | Elif Gökçebayır

Sayın Yetkili,

Kariyer sayfanızda yayımladığınız Muhasebe Uzmanı ilanı için
başvurmak istiyorum. Özgeçmişimi ve ön yazımı ekte PDF olarak
gönderiyorum.

Dört yıldır bir lojistik şirketinde e-fatura, KDV beyannamesi ve
cari hesap mutabakatından sorumluyum. İlanda aradığınız Logo
deneyimim var, SMMM stajımı da tamamladım.

Uygun görürseniz bir görüşmede kendimi daha ayrıntılı anlatmaktan
memnuniyet duyarım.

Saygılarımla,
Elif Gökçebayır
0212 000 27 64
linkedin.com/in/elifgokcebayir-demo

Ekleri "ElifGokcebayir_CV.pdf" gibi adınızı taşıyan dosyalar olarak gönderin; "CV_son_son2.pdf" işe alım uzmanının klasöründe kaybolur. İlanın bir numarası varsa onu da konu satırına ekleyin.

5. Ek gönderme maili

Konu: Ekim ayı satış raporu (Excel)

Merhaba Ahmet Bey,

Ekim ayı satış raporunu ekte gönderiyorum. İlk sayfada bölge
toplamları, ikinci sayfada ürün bazında ayrıntılar var.

Dikkat çekmek istediğim tek nokta: İzmir bölgesinde iade oranı
geçen aya göre yükseldi; nedenlerini 3. sayfaya not ettim.

Teşekkürler, iyi çalışmalar.
Zeynep

Ekte ne olduğunu gövdede bir cümleyle anlatın. "Ekte gönderiyorum" yazıp eki unutmamak için dosyayı mailin metnini yazmadan önce ekleyin.

6. Hatırlatma maili

Konu: Hatırlatma: Fatura no 2026/0418 için ödeme tarihi

Merhaba Ayşe Hanım,

Geçen salı gönderdiğim maille ilgili kısa bir hatırlatma yapmak
istedim: düzeltilmiş faturayı bu hafta içinde gönderebilirseniz
ödemeyi planladığımız tarihte yapabiliriz.

Önceki mailimi aşağıda bulabilirsiniz.

Teşekkürler, iyi çalışmalar.
Murat Kayalıdere

Hatırlatmayı yeni bir mail olarak değil, ilk mailinize yanıt olarak gönderin; böylece alıcı geçmişi tek yerde görür. Suçlayan bir dil ("Hâlâ cevap alamadım") yerine nötr bir dil ("kısa bir hatırlatma") kullanın.

7. Toplantı talebi

Konu: Toplantı önerisi: Yeni depo yerleşimi, 13 veya 14 Ekim

Merhaba Hakan Bey,

Yeni depo yerleşim planını sizinle 30 dakikalık bir görüşmede
konuşmak istiyorum. Şu saatlerden biri size uyar mı?

1. 13 Ekim Salı, 10.00
2. 13 Ekim Salı, 15.00
3. 14 Ekim Çarşamba, 11.00

Görüşmeyi Teams üzerinden yapabiliriz; uygun saati yazarsanız
toplantı davetini ben gönderirim.

İyi çalışmalar.
Deniz Akyamaçlı

Seçenekleri numaralı vermek, "Ne zaman uygunsunuz?" sorusuyla başlayan uzun bir yazışmayı tek cevaba indirir.

8. İngilizce mail örneği (kısa ve resmi)

Subject: Quotation request: 2,000 cotton tote bags

Dear Mr. Fischer,

I am the purchasing manager at Karayelli Lojistik in Istanbul.
We would like to receive a quotation for 2,000 printed cotton
tote bags, delivered to Istanbul by the end of November.

Please find our specifications attached. Could you also let us
know your minimum order quantity?

Thank you in advance. I look forward to hearing from you.

Best regards,
Can Tunçbilekli
Purchasing Manager | Karayelli Lojistik A.Ş.
+90 212 000 41 30 · karayelli-lojistik-demo.com.tr

Yurt dışına yazarken telefonu +90 ile ve baştaki 0 olmadan yazın.

9. Yıllık izin otomatik yanıt metni

Konu: Otomatik yanıt: 20-31 Ekim izindeyim

Merhaba,

20-31 Ekim tarihleri arasında yıllık izindeyim ve maillerimi
düzenli kontrol edemeyeceğim. 2 Kasım'da döndüğümde cevap
vereceğim.

Acil konular için ekip arkadaşım Ece Bozdoğanlı'ya
ece.bozdoganli@karayelli-lojistik-demo.com.tr adresinden ya da
0212 000 41 22 numarasından ulaşabilirsiniz.

İyi çalışmalar.
Murat Kayalıdere

Otomatik yanıta dönüş tarihinizi ve bir yedek kişi yazın. Hangi gün döneceğinizi yazmayan bir otomatik yanıt, gönderene ne zaman tekrar yazacağını söylemez.

İngilizce mail örnekleri: Türkçe kalıpların karşılıkları

İngilizce mail de aynı altı parçayı kullanır, ama bazı Türkçe kalıpların birebir karşılığı yoktur.

İngilizce mailde kapanıştan sonra virgül gelir ve adınız alt satıra yazılır: "Best regards," ve altında "Selin".

Mail yazarken sık yapılan 10 hata

1. Boş ya da belirsiz konu satırı. "Merhaba" konu değildir.
2. Eki unutmak. "Ekte gönderiyorum" yazıp dosyayı eklememek en sık yapılan hatalardan biridir. Önce ekleyin, sonra yazın.
3. Yanlışlıkla "Tümünü yanıtla". Yalnızca gönderene cevap vermeniz gereken bir maile tüm listeyi eklemek. Göndermeden önce alıcıları kontrol edin.
4. Toplu maili Bilgi (CC) alanından göndermek. Birbirini tanımayan kişilere yazarken adresleri Gizli (BCC) alanına koyun; CC'de herkes herkesin adresini görür.
5. Bey ve Hanım'ı soyadla kullanmak. "Öztürk Bey" değil, "Ahmet Bey".
6. HER ŞEYİ BÜYÜK HARFLE YAZMAK. Yazıda bağırmak gibi okunur. Vurgu için tek bir kelimeyi kalın yazın.
7. Üst üste ünlem ve emoji. "Acil!!!" ya da gülen yüz, kurumsal yazışmada ciddiyeti azaltır.
8. Tek mailde beş konu. Alıcı birine cevap verir, dördü unutulur. Ayrı konular için ayrı mailler gönderin.
9. Üç kapanışı üst üste koymak. "Teşekkürler, iyi çalışmalar, saygılarımla" yerine birini seçin.
10. E-posta imzası olmaması ya da tamamen resim olması. İlkinde alıcı size nasıl ulaşacağını bilmez; ikincisinde telefon numaranızı kopyalayamaz ve görseller engellendiğinde e-posta imzası tamamen kaybolur.

Göndermeden önce kontrol listesi

• Konu satırı mailin konusunu ve ne istediğinizi tek başına söylüyor mu?
• Hitapta alıcının adı ve unvanı doğru yazılmış mı?
• Alıcı ilk iki cümlede neden yazdığınızı anlıyor mu?
• Ne istediğinizi ve hangi tarihe kadar istediğinizi yazdınız mı?
• Ekler gerçekten ekli mi, dosya adları anlaşılır mı?
• Kime, Bilgi (CC) ve Gizli (BCC) alanları doğru mu?
• Yazım ve noktalama kontrol edildi mi (özellikle ad, unvan, rakam ve tarih)?
• Tek bir kapanış ifadesi var mı, alıcıya uygun mu?
• E-posta imzanız güncel mi: unvan, telefon, web sitesi?
• Mail, gönderdiğiniz saatte okunduğunda doğal duruyor mu? Gece yarısı yazdıysanız zamanlanmış gönderimi düşünün.

Mailin son satırı: e-posta imzası

Kapanış ifadesi ve adınız mailin metnine aittir; e-posta imzası ise her mailin altında aynı kalan bilgi bloğudur. İkisini ayırın.

Teşekkürler, iyi çalışmalar.        ← kapanış (her mailde siz yazarsınız)
Selin                               ← adınız

Selin Mavikırlangıç                 ← e-posta imzası (kayıtlı)
Satış Uzmanı | Mavikırlangıç Ambalaj Ltd. Şti.
0212 000 63 90 · mavikirlangic-ambalaj-demo.com.tr

Kapanışı e-posta imzasına kaydetmeyin. "Saygılarımla" imzanın parçası olursa her mailde ve her yanıtta otomatik olarak çıkar: arkadaşınıza yazdığınız iki kelimelik bir notun altında da, "Teşekkürler" demek istediğiniz bir mailin altında da. E-posta imzası adınızla başlasın; kapanışı her mailde kendiniz yazın.

Kısa tutun. Ad soyad, unvan ve şirket, bir telefon numarası ve web sitesi çoğu kişi için yeter. Birçok şirket en alta ticaret unvanı ve MERSİS numarası gibi şirket bilgilerini de ekler. Mesleklere göre hazırlanmış düzenler için mail imza örnekleri sayfamıza bakın.

Metin olsun, resim olmasın. E-posta imzanızın tamamı tek bir resimse alıcı numaranızı kopyalayamaz ve resimler engellendiğinde e-posta imzası hiç görünmez. Logo küçük bir görsel olabilir, ama ad ve numara metin olmalı.

Her uygulamaya ayrıca ekleyin. Gmail'e kaydettiğiniz e-posta imzası telefonunuzdaki Mail uygulamasında ya da Outlook'ta görünmez. Gmail, Outlook, iPhone ve diğer uygulamalar için adım adım anlatımı mail imza ekleme rehberimizde bulabilirsiniz.

Logolu ve marka renklerinizle düzenli bir e-posta imzası istiyorsanız Signguin ile birkaç dakikada hazırlayabilirsiniz: iş e-posta adresinizi yazarsınız, Signguin şirketinizin web sitesinden logoyu, marka renklerini ve iletişim bilgilerini alır. Ücretsiz sürümde kayıt gerekmez; üç tasarım vardır ve en altta küçük bir "Signguin ile oluşturuldu" bağlantısı bulunur. Hazırladığınız e-posta imzasını E-posta imzasını kopyala butonuyla kopyalayıp Outlook'a ya da Apple Mail'e yapıştırırsınız; Gmail'e ise Gmail’e otomatik ekle butonuyla, erişime izin verdikten sonra doğrudan kurabilirsiniz. Penguenler smokinle doğar; geri kalanımızın mailin altına düzgün bir e-posta imzası koyması gerekir.

Sık sorulan sorular

Resmi bir mail nasıl başlar?

Konu satırıyla ve "Sayın" ile başlayan bir hitapla: "Sayın Ayşe Yılmaz," ya da kime yazdığınızı bilmiyorsanız "Sayın Yetkili,". Hitaptan sonra bir satır boşluk bırakın ve ilk cümlede kim olduğunuzu ve neden yazdığınızı söyleyin. "Umarım iyisinizdir" kibar bir giriş olabilir, ama ikinci cümlede konuya girin. Resmi bir maili "Saygılarımla," ile bitirin.

Resmi mailde "Merhaba" yazılır mı?

Kurumsal yazışmada evet. "Merhaba Murat Bey," müşteriye, tedarikçiye ve başka departmandan tanıdığınız birine yazarken bugün çok yaygın bir hitaptır. Bir kamu kurumuna, üst yöneticiye, ilk kez yazdığınız bir akademisyene ya da şikâyet ve hukuki konularda "Sayın" daha uygundur. Emin değilseniz "Sayın" ile başlayın; alıcı size "Merhaba" ile cevap verirse bir sonraki mailde siz de öyle yazabilirsiniz.

Saygılarımla mı, İyi çalışmalar mı?

İlk yazışmada, resmi konularda, kurumlara ve üst makamlara "Saygılarımla," yazın. Tanıdığınız iş arkadaşlarına, müşterilere ve tedarikçilere iş saatinde "İyi çalışmalar." daha doğal durur. Cuma öğleden sonra "İyi hafta sonları.", akşam saatlerinde "İyi akşamlar dilerim.", tatil öncesinde "İyi tatiller." daha uygun düşer. İkisini aynı mailde üst üste kullanmayın; "Teşekkürler, iyi çalışmalar." gibi kısa bir ikili yeterlidir.

Hocaya mail atarken konu kısmına ne yazılır?

Ders kodunu ve konuyu: "MAT201 | Ara sınav mazeret başvurusu" ya da "Bitirme projesi danışmanlığı hakkında". Hocanız birçok dersten mail aldığı için ders kodu maili doğru yere koymasını kolaylaştırır. Gövdede ad soyadınızı, öğrenci numaranızı, bölümünüzü ve şubenizi yazın, üniversite e-posta adresinizden gönderin ve "Saygılarımla," ile bitirin.

Cevap gelmeyen bir maile ne zaman hatırlatma yapılır?

Kesin bir kural yok; genelde iki üç iş günü sonra hatırlatma yapılır. Mailinizde bir tarih verdiyseniz o tarihten bir gün önce de hatırlatabilirsiniz. Hatırlatmayı ilk mailinize yanıt olarak gönderin ki alıcı önceki yazışmayı görsün. "Hâlâ cevap alamadım" yerine "kısa bir hatırlatma yapmak istedim" gibi nötr bir cümle kullanın ve isteğinizi tek cümlede tekrarlayın.

Mail sonuna e-posta imzası eklemek zorunlu mu?

Kişisel yazışmada değil, ama iş mailinde alıcının size geri dönmesini kolaylaştırır: ad, unvan, şirket, telefon ve web sitesi tek yerde durur. Birçok şirket ticaret unvanı ve MERSİS numarası gibi şirket bilgilerini de e-posta imzasının altına ekler. E-posta imzasını uygulamanıza bir kez kaydedin; kapanış ifadesini ise imzaya koymayın, her mailde kendiniz yazın.