Outlookの署名テンプレート：従来版でも新しいOutlookでも崩れにくいデザイン

このページのテンプレートは、Outlookが解釈しやすい作りになっています。レイアウトには表（テーブル）を、スタイルにはインラインの指定を使い、画像はSignguinのサーバーに一定の大きさで置き、フォントはWindowsとMacに最初から入っているものを指定しています。特に従来のOutlook for WindowsはWordと同じ仕組みでメールを表示するため、Webページと同じ書き方の署名は崩れがちです。デザインを選び、情報を入力して、Outlookに貼り付けてください。

Outlookで崩れにくいテンプレートの選び方

上のデザインは、どれも従来のOutlook for Windows、新しいOutlook、Outlook on the web、Outlook for Macでレイアウトが保たれます。ただし、バージョンによって変わる点がいくつかあります。

• 直線と単色だけのデザインは、どのOutlookでも同じように見えます。 「クラシック」「アドバイザー」「士業」「ミニマル」は、直線、塗りの色、表の列だけで組んでいるので、従来版でも解釈が変わる部分がほとんどありません。
• 角丸は、従来のOutlook for Windowsでは四角くなります。 caniemail.comの対応表では、従来のOutlook for Windowsの角丸は「一部対応」で、Microsoft独自のVMLが必要とされています。「コーポレート」の帯、「地域のプロ」の電話ボタン、丸型の顔写真は、色と配置はそのままで角だけ四角く表示されます。新しいOutlook、Web版、Macでは丸いままです。
• 最初は画像が表示されないことがあります。 Microsoftは「Microsoft Outlook は既定で、インターネットからの画像の自動ダウンロードをブロックするように構成されています」と案内しています。どのデザインも名前、電話番号、メールアドレスは文字なので、画像が出なくても読めます。取引先の多くが従来版を使っているなら、画像を使わない「ミニマル」がいちばん確実です。
• 位置は全角スペースではなく表で揃えています。 文字だけの署名で項目の位置を全角スペースで揃えると、相手のフォントによって位置がずれます。上のデザインは表の列で組んでいるため、フォントが変わっても列はずれません。
• 日本語の部分は、端末に入っているゴシック体で表示されます。 Windows版のOutlookはWebフォントを読み込まないため、Signguinは端末に最初から入っている書体だけを指定します。署名に日本語が入っていると、WindowsのOutlookでは游ゴシックまたはメイリオ、Macやスマートフォンではヒラギノ角ゴが使われます。フォントの選択は、主に英字と数字の見た目に効くと考えてください。

無料とプレミアムの違い

無料で使えるのは「クラシック」「シンプル」「地域のプロ」の3種類です。アカウント登録は不要で、どの設定方法も使えます。署名の保存とあとからの編集も無料で、メールアドレスでログインするだけです。

プレミアムは1名様向けの買い切りで、サブスクリプションではありません。プレミアムのデザインも、プレビューでは無料で試せます。

社外用・社内用・返信用の3つをOutlookに登録する

Outlookには署名を複数登録でき、新規メールと返信/転送で別々の署名を自動で入れられます。Microsoftも、社内向けと社外向けで署名を分ける使い方を紹介しています。日本のビジネスメールなら、次の3つを用意しておくと切り替えが楽です。

• 社外用（新規メッセージ用）： 上のデザインのどれか。ロゴ、会社名、部署・役職、電話、メール、URL、住所まで入れます。
• 返信用（返信/転送用）： 文字だけの2行程度の署名。やり取りが続くスレッドで、ロゴが何度も並ぶのを防げます。
• 社内用： 部署、名前、内線の1行で十分です。

返信用と社内用は、次のような文字だけの署名をOutlookの署名欄に直接入力すれば十分です。

佐藤 花子（株式会社○○ 営業部）
TEL：03-0000-1234　Mail：sato@example.co.jp

営業部　佐藤 花子（内線1234）

社外用を「新規メッセージ用」、返信用を「返信/転送用」に設定し、社内用はメールを書くときに作成画面の「署名」から選びます。署名に入れる項目の基本はメール署名の書き方で解説しています。

Outlookへの設定方法

Signguinの最後の手順で「署名をコピー」をクリックし、Outlookの署名欄に貼り付けます。

• 新しいOutlook・Outlook on the web： 右上の歯車アイコン（設定）→「アカウント」→「署名」で「新しい署名」をクリックし、名前を付けて貼り付け、「保存」をクリックします。
• 従来のOutlook for Windows： 「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」で「新規作成」をクリックし、Ctrl+Vで貼り付けます。「新しいメッセージ」と「返信/転送」で署名を選び、「OK」をクリックします。
• Outlook for Mac： 「Outlook」→「設定」→「署名」で「+」をクリックし、⌘+Vで貼り付けます。

貼り付けるのはブラウザーに表示された署名で、HTMLのコードではありません。コードを貼ると、そのまま文字として表示されます。また、OutlookとOutlook on the webの両方を使っている場合、Microsoftは両方で署名を作成するよう案内しています。バージョンごとの詳しい手順、スマホアプリ、署名が表示されないときの対処は、Outlookの署名の設定・変更方法にまとめています。

設定したら、自分宛てにテストメールを送り、パソコンとスマートフォンの両方で確認してください。ダークモードで暗い色のロゴが見えにくい場合は、Signguinで「ロゴの背景を白にする」をオンにします（無料）。

Wordのテンプレートや画像の署名が崩れやすい理由

Microsoftが案内しているのは、Wordで「ファイル」→「新規」を開き、テンプレートの検索ボックスに「Email signature」と入力して、署名ギャラリーのテンプレートを編集し、Outlookに貼り付ける方法です。従来のOutlookはWordと同じ仕組みで表示するため、自分の画面ではきれいに見えます。ただ、Word独自の書式が付いたまま送られるので、GmailやiPhoneで開くと余白やフォントが変わることがあります。

CanvaやPowerPointで作った署名を1枚の画像にした場合は、画像がブロックされている間は空の枠になり、電話番号やURLもタップできません。罫線と文字だけのテンプレートを探している場合は、メール署名テンプレート15選に業種別のコピペ用の例をまとめています。

Signguinが向いていない場合

会社全体の署名をMicrosoft 365の管理画面から一括で配布したい場合、Signguinにはまだその機能がありません。署名は1人ずつ作る形で、プレミアムもご本人のアドレス用です。また、FAX番号の専用欄はないため、FAXを必ず載せたい場合は、文字だけのテンプレートのほうが手早く作れます。

よくある質問

Outlookの署名テンプレートは無料で使えますか？

「クラシック」「シンプル」「地域のプロ」の3種類は無料で、アカウント登録もクレジットカードも不要です。無料版では署名の下に小さな「Signguinで作成」リンクが入ります。ほかの20種類のデザイン、顔写真、ボタン、バナー、「連絡先を保存」はプレミアムで、1名様向けの買い切りです。

Outlookに最初から署名テンプレートはありますか？

Outlookの中にはありません。Microsoftは、Wordの「ファイル」→「新規」で「Email signature」を検索し、テンプレートを編集してOutlookの署名欄に貼り付ける方法を案内しています。相手も従来のOutlookなら問題は出にくいものの、Gmailやスマートフォンで読まれることが多いなら、メール用のHTMLで組んだテンプレートのほうが安定します。

新しいOutlookと従来のOutlookで同じテンプレートを使えますか？

使えます。どちらも同じ表ベースのHTMLを読むため、レイアウト、色、リンクは変わりません。目に見える違いは角の形で、従来のOutlook for Windowsでは角丸や丸型の顔写真が四角く表示されます。新しいOutlookに切り替えたあと署名が見当たらない場合は、「アカウント」→「署名」を開いて貼り付け直してください。

顔写真入りのテンプレートは作れますか？

プレミアムで作れます。顔写真はSignguinのサーバーに一定の大きさで置かれるので、Outlookでは添付ファイルではなく署名の中に表示されます。従来のOutlook for Windowsでは丸型の写真が四角くなり、ほかの画像と同じく、相手が画像のダウンロードを許可するまで表示されないことがあります。取引先が従来版中心なら、「写真の形」で「四角」を選ぶと見え方が揃います。

テンプレートのHTMLを編集できますか？

できます。最後の手順の「HTMLコードをコピー」で、HTMLをそのまま取り出せます。ただしOutlookの署名欄はコードを受け付けないため、編集したファイルをブラウザーで開き、表示された署名をコピーして貼り付けます。ほとんどの変更は、Signguinでデザインを編集してコピーし直すほうが早く済みます。

プレビューとOutlookで見た目が違うのはなぜですか？

原因の多くは、画像のダウンロードがブロックされている、従来のOutlookで角丸が四角く表示されている、Outlookがテキスト形式でメールを作成していて書式が消えている、の3つのどれかです。従来のOutlookでは「ファイル」→「オプション」→「メール」の「次の形式でメッセージを作成する」で「HTML形式」を選びます。