Signguin
Die Vorlagen oben sind so gebaut, wie Outlook es braucht: Tabellen für das Layout, Inline-Styles, Bilder online in fester Größe und Schriften, die unter Windows und auf dem Mac schon installiert sind. Das zählt vor allem im klassischen Outlook für Windows, das E-Mails mit der Engine von Microsoft Word darstellt und viel modernes Webdesign ignoriert. Design wählen, Angaben ergänzen, in Outlook einfügen.
Details und Einrichtung
Welche Vorlagen in Outlook am besten halten
Jedes Design auf dieser Seite behält sein Layout im klassischen Outlook für Windows, im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook für Mac. Ein paar Details unterscheiden sich je nach Version:
- Gerade Linien und flache Farben sehen überall gleich aus. Klassisch, Berater, Kanzlei und Minimal bestehen aus Text, geraden Linien, Tabellenspalten und höchstens einem Logo mit fester Breite. Daran stellt das klassische Outlook nichts anders dar.
- Runde Ecken werden im klassischen Outlook für Windows eckig. Laut caniemail.com unterstützen die Windows-Versionen von Outlook runde Ecken nur teilweise. Die Leiste von Business und der Anruf-Button von Handwerk behalten dort Farbe und Aufbau, nur ohne Rundung. Das neue Outlook, Outlook im Web und Outlook für Mac zeigen sie rund.
- Bilder erscheinen nicht immer sofort. Das klassische Outlook lädt Bilder aus dem Internet standardmäßig nicht automatisch herunter. Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind in jedem Design echter Text und bleiben lesbar. Minimal kommt ganz ohne Bilder aus und ist die sicherste Wahl, wenn Ihre Kunden überwiegend das klassische Outlook nutzen.
- Installierte Schriften statt Webfonts. Outlook lädt keine Webfonts. Die Schriftangabe jedes Designs beginnt deshalb mit einer Schrift, die Windows oder macOS mitbringt, etwa Arial, Georgia oder Segoe UI.
Warum Word- und Canva-Vorlagen oft verrutschen
Microsoft selbst schlägt Vorlagen aus Word vor: Datei > Neu, nach „Email signature“ suchen, Vorlage anpassen und in Outlook einfügen. Im klassischen Outlook sieht das meist gut aus, denn es nutzt dieselbe Engine wie Word. Beim Empfänger in Gmail, Apple Mail oder auf dem Handy kann Word-Code aber Abstände verschieben oder eine andere Schrift zeigen. Eingefügte Bilder kommen bei manchen Empfängern als Anhang „image001.png“ an. Und die Vorlagen sind auf Englisch, ohne Platz für deutsche Pflichtangaben.
Eine in Canva gestaltete Signatur landet meist als Bild in Outlook. Solange Outlook Bilder blockiert, sieht der Empfänger nur einen leeren Rahmen. Und auch danach lassen sich weder Telefonnummer noch Website anklicken. Übernehmen Sie aus solchen Entwürfen lieber Aufbau und Farben in eine Vorlage aus echtem E-Mail-HTML. Text- und Rechtsform-Vorlagen zum Kopieren finden Sie unter E-Mail-Signatur-Vorlagen.
Kostenlos oder Premium
Kostenlos sind Klassisch, Einfach und Handwerk, ohne Konto und mit allen Einfügewegen. Auch Speichern und späteres Bearbeiten sind kostenlos; dafür melden Sie sich nur mit Ihrer E-Mail-Adresse an.
| Kostenlos | Premium | |
|---|---|---|
| Designs | Klassisch, Einfach, Handwerk | alle, auch Business, Berater, Kanzlei, Minimal und Vertrieb |
| Logo, Markenfarben, Social-Icons, Pflichtangaben | ja | ja |
| „Signatur kopieren“ und „HTML-Code kopieren“ | ja | ja |
| Speichern und später bearbeiten | ja | ja |
| Ihr Foto | nein | ja |
| Button und Banner | nein | ja |
| Link „Kontakt speichern“ (vCard) | nein | ja |
| Kleiner Link „Erstellt mit Signguin“ am Ende | sichtbar | entfernt |
Premium ist eine Einmalzahlung für eine Person, kein Abo. Jedes Premium-Design können Sie vorher in der Vorschau ausprobieren.
Für Gmail, Outlook & Apple Mail
Vorlage in Outlook einfügen
Klicken Sie im letzten Schritt auf Signatur kopieren und fügen Sie die Signatur in den Signatur-Editor von Outlook ein:
- Neues Outlook und Outlook im Web: Zahnrad oben rechts (Einstellungen) > Konto > Signaturen. Auf Signatur hinzufügen klicken, einen Namen vergeben und mit Strg+V einfügen. Bei Bedarf Standardeinstellungen für neue Nachrichten festlegen und Standard für Antworten und Weiterleitungen festlegen aktivieren, dann Speichern.
- Klassisches Outlook für Windows: Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen…, auf Neu klicken, Namen eingeben, im Feld Signatur bearbeiten mit Strg+V einfügen. Rechts unter Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen die Signatur wählen und mit OK bestätigen.
- Outlook für Mac: Outlook > Einstellungen > Signaturen, auf + klicken und mit Cmd+V einfügen.
Fügen Sie die Signatur selbst ein, nicht den HTML-Code: Outlook hat kein Feld für Quelltext und würde den Code als Text zeigen. Wofür der HTML-Code gut ist, erklärt die Seite HTML-Signatur erstellen. Alle Outlook-Versionen im Detail, auch die App auf dem Handy und den Speicherort der Signaturen, finden Sie unter Outlook-Signatur ändern.
Vor dem ersten Kundenkontakt testen
Schicken Sie eine Test-E-Mail an sich selbst und an eine Adresse bei einem anderen Anbieter, etwa Gmail, und öffnen Sie sie in Outlook, in Gmail und auf dem Handy. Erscheint das Logo, sobald Bilder erlaubt sind? Lassen sich Telefonnummer und Website antippen? Bei einem Logo mit dunkler Schrift schalten Sie für den Dunkelmodus Weißer Hintergrund hinter dem Logo ein (kostenlos). Wer eine GmbH oder UG führt, ergänzt die Pflichtangaben im Feld Rechtlicher Hinweis / Pflichtangaben; die Checkliste steht unter E-Mail-Signatur erstellen.
Wann Signguin nicht das Richtige ist
Wenn Sie eine Signatur über die Microsoft-365-Verwaltung an die ganze Firma verteilen wollen: Das kann Signguin noch nicht. Signguin erstellt Signaturen für eine Person, und Premium gilt nur für Ihre eigenen Adressen. Animierte GIFs und QR-Codes gibt es ebenfalls nicht.
Häufige Fragen
Sind diese Outlook-Signatur-Vorlagen kostenlos?
Drei davon: Klassisch, Einfach und Handwerk. Sie füllen sie aus und fügen sie in Outlook ein, ohne Konto und ohne Kreditkarte. Im kostenlosen Tarif steht am Ende ein kleiner Link „Erstellt mit Signguin“. Die übrigen Designs, Ihr Foto, Button, Banner und „Kontakt speichern“ gehören zu Premium, einer Einmalzahlung für eine Person.
Hat Outlook eigene Signaturvorlagen?
Nicht in Outlook selbst. Microsoft verweist auf Word: Datei > Neu, nach „Email signature“ suchen, Vorlage bearbeiten und in den Signatur-Editor von Outlook kopieren. Die Vorlagen sind auf Englisch. Das funktioniert gut, wenn Ihre Empfänger ebenfalls das klassische Outlook nutzen. Vorlagen aus E-Mail-HTML halten auch in Gmail, Apple Mail und auf dem Handy.
Funktioniert dieselbe Vorlage im neuen und im klassischen Outlook?
Ja. Beide lesen denselben Tabellen-Code: Aufbau, Farben, Schriften und Links bleiben gleich. Sichtbar ist nur ein Unterschied: Das klassische Outlook für Windows zeigt runde Ecken an Buttons und Leisten eckig. Beim Umstieg auf das neue Outlook kommen Signaturen nicht immer mit. Fehlt Ihre, fügen Sie sie unter Einstellungen > Konto > Signaturen neu ein.
Kann ich eine Vorlage mit Foto in Outlook nutzen?
Ja, mit Premium. Signguin hostet Ihr Foto in fester Größe, deshalb zeigt Outlook es in der Signatur statt als Anhang. Die runde Form ist ins Bild selbst geschnitten und bleibt auch im klassischen Outlook für Windows rund. Wie jedes Bild erscheint es beim Empfänger womöglich erst, wenn dieser Bilder herunterlädt.
Warum sieht die Vorlage in Outlook anders aus als in der Vorschau?
Meist aus einem von drei Gründen: Bilder sind noch blockiert, das klassische Outlook zeigt runde Ecken eckig, oder Outlook schreibt Ihre E-Mails als Nur-Text und entfernt damit jede Formatierung. Im klassischen Outlook stellen Sie unter Datei > Optionen > E-Mail > Nachrichten in diesem Format verfassen auf HTML um. Weitere Ursachen: Outlook-Signatur ändern.