E-Mail-Signatur erstellen, kostenlos und mit Ihren Pflichtangaben

Eine E-Mail-Signatur erstellen Sie hier kostenlos und ohne Anmeldung: geschäftliche Adresse eingeben, Design wählen, in Gmail einrichten lassen oder in Outlook und Apple Mail einfügen. Logo, Firmenfarben und Kontaktdaten holt Signguin von Ihrer Website.

E-Mail-Signatur erstellen in 3 Schritten

1. Geschäftliche E-Mail-Adresse eingeben. Signguin findet darüber die Website Ihrer Firma, übernimmt Logo, Markenfarben und Kontaktdaten und schlägt Ihren Namen vor. Mit einer privaten Adresse geben Sie Ihre Website ein oder tragen über Einfach so starten alles selbst ein.

2. Angaben ergänzen und Design wählen. Unter Über Sie tragen Sie Position, Telefon und Social-Media-Profile ein, unter Aussehen wählen Sie Design, Schriften und Icon-Stil. Die Vorschau zeigt alles in einer realistischen E-Mail, umschaltbar zwischen Computer und Handy sowie Hell und Dunkel.

3. Installieren. Für Gmail klicken Sie auf Automatisch in Gmail einrichten oder kopieren die Signatur. Beides führt zum selben Ergebnis. Für Outlook und Apple Mail klicken Sie auf Signatur kopieren und folgen der Anleitung im Editor, für Thunderbird gibt es HTML-Code kopieren.

Pflichtangaben: die Checkliste für Firmen in Deutschland

Für eingetragene Unternehmen kann eine E-Mail ein Geschäftsbrief sein: § 35a GmbHG, § 37a HGB, § 125 HGB und § 80 AktG gelten für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“ an einen bestimmten Empfänger. Diese Punkte gehören deshalb bei einer GmbH in die Signatur:

• Firma mit Rechtsform, etwa „UG (haftungsbeschränkt)“
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht, etwa „Amtsgericht Leipzig“
• Handelsregisternummer (HRB)
• alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• Vorsitzender des Aufsichtsrats, falls es einen gibt

Bei der AG stehen statt der Geschäftsführer alle Vorstandsmitglieder in der Signatur (§ 80 AktG). Beim e.K. gehört der Zusatz „eingetragener Kaufmann“ bzw. „eingetragene Kauffrau“ dazu (§ 37a HGB), bei der GmbH & Co. KG kommen die Angaben der Komplementär-GmbH hinzu. Für Freiberufler und Kleingewerbetreibende ohne Registereintrag gelten diese Vorschriften nicht; die IHKs empfehlen trotzdem Vor- und Familiennamen und eine ladungsfähige Anschrift.

In Signguin wählen Sie im Feld Rechtlicher Hinweis / Pflichtangaben unter Fertige Texte den Text Pflichtangaben und füllen dieses Gerüst mit den Daten aus Ihrem Handelsregisterauszug:

[Firma] · Sitz: [Ort] · Registergericht: [Amtsgericht], [HRB-Nummer] · Geschäftsführer: [Name]

Die USt-IdNr. ist in der Signatur keine Pflicht (sie gehört auf Rechnungen), deshalb fehlt sie im fertigen Text. Diese Übersicht dient der Orientierung und ist keine Rechtsberatung. Alle Rechtsformen mit Gesetzestext: E-Mail-Signatur: Inhalt und Pflichtangaben. Fertige Muster je Rechtsform: E-Mail-Signatur-Vorlagen.

Welches kostenlose Design passt zu Ihnen?

Alle drei übernehmen Logo, Farben, Kontaktdaten und Social-Icons und setzen die Pflichtangaben als Kleingedrucktes darunter. Der Unterschied liegt im Aufbau:

• Klassisch: Logo links, eine schmale Linie in Ihrer Markenfarbe, Ihre Angaben rechts. Die sichere Wahl für Büro, Beratung und Vertrieb.
• Einfach: Logo und Name in einer Zeile, darunter kompakte Kontaktzeilen. Kurz, gut für Antworten vom Handy.
• Handwerk: mit großem Anruf-Button samt Telefonnummer. Für Betriebe, deren Kunden lieber anrufen, vom Installateur bis zum Friseursalon.

Das Design wechseln Sie jederzeit, ohne neu zu tippen. Pinguine kommen im Frack zur Welt. Ihre E-Mails bekommen ihren hier.

Kostenlos oder Premium: was Sie bekommen

Fast der ganze Editor ist kostenlos. Premium ist eine Einmalzahlung für eine Person, kein Abo.

Premium-Funktionen können Sie in der Vorschau kostenlos ausprobieren. Premium gilt für Ihre eigene Adresse und bis zu zwei weitere eigene Adressen.

Damit die Signatur in Outlook, Gmail und auf dem Handy hält

Das klassische Outlook für Windows stellt E-Mails mit Microsoft Word dar. Daran scheitern viele selbst gebaute Signaturen. Signguin baut deshalb jede Signatur, auch die kostenlose, so:

• Tabellen und Inline-Styles statt modernen Webdesigns
• gehostete Bilder in fester Größe, die nicht verschwinden, wenn sich Ihre Website ändert
• Social-Icons als PNG, mindestens 20 px groß, weil ältere Outlook-Versionen kein SVG anzeigen
• Systemschriften wie Arial oder Georgia, weil Gmail und Outlook keine Webfonts laden
• unter 10.000 Zeichen, der Grenze von Gmail

Dunkles Logo? Weißer Hintergrund hinter dem Logo hält es im Dunkelmodus sichtbar.

Einfügen per Hand: in Gmail über das Zahnrad > Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein > Signatur, im neuen Outlook über Einstellungen > Konten > Signaturen, im klassischen Outlook über Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen. Ausführlich: Gmail-Signatur ändern, Outlook-Signatur ändern, Apple-Mail-Signatur und Thunderbird-Signatur.

Wann Signguin nicht das Richtige ist

Signguin erstellt die Signatur einer Person. Für Signaturen, die zentral in alle Postfächer Ihrer Firma ausgerollt werden, brauchen Sie eine Software für Signaturverwaltung; einen Team-Tarif hat Signguin noch nicht, nur eine Warteliste. Animierte GIFs und QR-Codes gibt es ebenfalls nicht.

Häufige Fragen

Wie kann ich eine E-Mail-Signatur kostenlos erstellen?

Geben Sie oben Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein. Signguin übernimmt Logo, Farben und Kontaktdaten von Ihrer Website, Sie wählen eines von drei kostenlosen Designs und richten die Signatur in Gmail ein oder kopieren sie und fügen sie in Ihr E-Mail-Programm ein. Konto und Kreditkarte brauchen Sie nicht. Der kostenlose Tarif zeigt am Ende einen kleinen „Erstellt mit Signguin“-Link.

Muss ich mich anmelden?

Nicht zum Erstellen und Einrichten. Nur wenn Sie die Signatur speichern und später bearbeiten möchten oder Premium kaufen. Auch das Speichern ist kostenlos: Sie geben Ihre E-Mail-Adresse ein, klicken auf den Anmeldelink, den Signguin Ihnen schickt (ein Passwort gibt es nicht), und finden die Signatur unter „Meine Signaturen“.

Kann Signguin die Signatur direkt in Outlook einrichten?

Nein. Microsoft bietet Apps keinen sicheren Weg, Outlook-Signaturen direkt einzurichten. Deshalb klicken Sie auf „Signatur kopieren“ und fügen die Signatur in den Outlook-Einstellungen ein. Der Editor zeigt die Schritte für das neue Outlook und Outlook im Web, das klassische Outlook für Windows und Outlook für Mac.

Wie funktioniert die automatische Einrichtung in Gmail?

Sie klicken auf „Automatisch in Gmail einrichten“, wählen Ihr Google-Konto und erlauben den Zugriff. Signguin bittet nur um die Erlaubnis, Ihre Gmail-Einstellungen zu ändern, liest keine E-Mails und behält den Zugriff danach nicht. Sperrt Ihr Google-Workspace-Administrator Drittanbieter-Apps oder klappt es nicht, kopieren Sie die Signatur und fügen Sie sie selbst ein. Das Ergebnis ist dasselbe.

Kann ich den „Erstellt mit Signguin“-Link entfernen?

Im kostenlosen Tarif nicht: Ohne Premium darf der Link nicht entfernt oder versteckt werden, auch nicht im HTML-Code. Premium entfernt ihn und schaltet Ihr Foto, alle 23 Designs, Buttons, Banner und „Kontakt speichern“ frei, als Einmalzahlung ohne Abo.