英文 Email 簽名檔怎麼寫？中英雙語格式、職稱英文、地址與電話英文寫法和範例

英文 email 簽名檔的基本格式是：英文名字 → 英文職稱與部門 → 公司英文名稱 → 電話（+886） → 電子郵件 → 網址，需要時再加英文地址，總共 4 到 7 行。和中文簽名檔最大的差別有三個：電話要寫成 +886 並拿掉開頭的 0，分機寫成「ext. 215」；地址從樓層、門牌寫起，最後才是城市和 Taiwan；整份簽名檔都用半形的英文標點，不要混進全形的「：」「｜」。

這篇依序說明英文名字、職稱、公司名稱、地址和電話的寫法，附上台灣常見職稱與部門的英文對照表，再提供 5 款可以直接複製的英文簽名檔範例，最後說明要做中英雙語的一個簽名檔，還是中文、英文各一個，以及怎麼在 Outlook 和 Gmail 切換。中文簽名檔每一行的寫法，請看 email 簽名檔格式怎麼寫。

英文 email 簽名檔的基本格式與順序

英文簽名檔和中文簽名檔的資訊差不多，排法卻有幾個習慣不同：

一個完整的英文簽名檔長這樣：

Grace Chen
Senior Sales Manager, International Sales
Yuefeng Electronics Co., Ltd.
T: +886 4-0000-2876 ext. 215
M: +886 933-000-152
E: grace.chen@yuefeng-elec-demo.com.tw
www.yuefeng-elec-demo.com.tw
12F-3, No. 88, Sec. 3, Taiwan Blvd., Xitun Dist., Taichung City 407, Taiwan

寫英文簽名檔時，台灣人最常犯的是這幾個小錯：

• 混進全形標點。 「Tel：」「｜」「，」這些全形符號夾在英文裡很顯眼，也比一般字母寬，排起來不整齊。冒號、逗號、括號、斜線都用半形。
• 沿用中文的分隔線。 「──────」「＝＝＝」這種長分隔線是中文和日文信件的習慣，英文簽名檔通常只和內文空一行，或用一行「-- 」（兩個半形減號加一個空格）。
• 電話沒有國碼。 海外客戶看到 02 或 0912，不知道要先撥什麼。
• 把結尾語做進簽名檔。 「Best regards,」每封信要依對象調整，寫在內文最後，簽名檔從名字開始。結尾語怎麼選，請看 email 結尾敬語與祝福語整理 的英文信件結尾段落。

英文名字怎麼寫：英文名、護照拼音與順序

英文簽名檔的第一行是名字，台灣人常見三種寫法：

幾個原則：

• 名在前、姓在後。 英文的習慣是 Joanne Lin，不是 Lin Joanne。護照上的寫法是「LIN, CHIA-YING」，那是姓在前、用逗號隔開的證件格式（外交部領事事務局的護照規定就是「姓在前、名在後，以逗號區隔」），放進簽名檔時要改回名在前。
• 怕對方分不清哪個是姓，可以把姓全部大寫： Chia-Ying LIN。
• 拼音照護照。 護照的外文姓名預設是依中文名字的讀音逐字音譯，同一個「林」可能拼成 Lin 或 Lim，「佳穎」可能是 Chia-Ying 或 Jia-Ying。和國外往來的機票、簽證、合約都以護照為準，簽名檔的拼法跟著護照最不會出問題。
• 全公司寫法一致。 簽名檔、名片、LinkedIn、公司英文網站要用同一個名字。客戶收到 Joanne Lin 的信，報價單卻寫 Chia-Ying Lin，很容易以為是兩個人。
• 不要在自己的名字前加 Mr. 或 Ms. 英文名不容易看出性別、又希望對方稱呼正確的話，可以寫成「Joanne Lin (Ms.)」。

護照也可以加註「外文別名」，規定是別名要有姓氏，名字要「符合一般使用之習慣」。常常出國洽公、希望證件和簽名檔一致的人，可以考慮把英文名加註在護照上。

職稱英文怎麼寫：台灣常見職稱與部門對照表

職稱和部門的英文沒有法律或政府的統一標準，同樣是「協理」，各公司的英文可能完全不同。先看公司的英文名片、英文官網或主管的英文簽名檔，有固定寫法就照著寫。 公司沒有規定時，可以參考下面的常見譯法。

職稱英文對照表

台灣公司的「總經理」常譯成 President，而在英文裡 President 通常代表公司的最高主管之一，海外客戶會照字面理解。職稱的英文寧可保守，有疑問時寫公司統一使用的譯名，不要自己往上翻。

部門英文對照表

行數有限的話，Department 可以縮寫成 Dept.。

職稱和部門寫成一行

英文習慣把職稱和部門合成一個頭銜，或用逗號接在一起：

Sales Manager
Manager, Purchasing Department
Senior Engineer, R&D
Head of Marketing

台灣的組織層級常常很多層，例如「國際事業處 海外業務部 第二課 課長」，全部翻出來對方也看不懂。只留和對方工作有關的那一層，寫成「Section Manager, Overseas Sales」就清楚了。沒有職稱的人，寫自己做的事（Sales Representative、Accountant、Graphic Designer），比寫一個 Staff 有用得多。

公司英文名稱：股份有限公司是 Co., Ltd. 還是 Inc.？

台灣的公司法規定公司名稱要用中文登記，所以「岳峰電子股份有限公司」才是法律上的名字，英文名稱是公司自己決定、對外使用的寫法。從事進出口的公司可以另外申請「出進口廠商英文名稱登記」，有辦理的公司，對外的英文名稱通常就以這個為準。

「股份有限公司」常見的英文有 Co., Ltd.、Corp.、Inc.，「有限公司」常見 Co., Ltd. 或 Ltd.，選哪一個是公司的決定，不是翻譯對錯的問題。請照這個順序確認，不要自己翻：

1. 公司英文官網的 About 或 Contact 頁
2. 英文名片
3. 英文報價單、發票（Invoice）或合約範本

同一家公司的員工，一個寫 Yuefeng Electronics Co., Ltd.、一個寫 Yuefeng Electronic Corp.，海外客戶的系統可能會建成兩家廠商。自由工作者和工作室沒有正式英文名的話，用「Lin Design Studio」這類簡單的英文名稱，或直接寫自己的名字加服務內容。

地址英文寫法：依中華郵政的順序和縮寫

英文地址的順序和中文相反，從最小的單位寫到最大的單位。中華郵政「國際郵件橫式信封書寫方式」列出的行序是：

1. 姓名或公司名稱
2. 門牌號碼、弄、巷、路街名稱
3. 鄉鎮、縣市、郵遞區號
4. 國名

簽名檔通常把 2 到 4 行合成一行，用逗號隔開。實際改寫一個地址：

中文：407 台中市西屯區台灣大道三段 88 號 12 樓之 3

英文（一行）：12F-3, No. 88, Sec. 3, Taiwan Blvd., Xitun Dist., Taichung City 407, Taiwan

英文（分行，寄信用）：
12F-3, No. 88, Sec. 3, Taiwan Blvd.
Xitun Dist., Taichung City 407
Taiwan (R.O.C.)

常用縮寫

中華郵政「地址英譯寫法」列出的縮寫如下：

容易寫錯的地方

• 「之」： 「12 樓之 3」常寫成 12F-3，「100 號之 1」寫成 No. 100-1。
• 巷弄的順序： 「民生路 25 巷 8 弄 3 號」是 No. 3, Aly. 8, Ln. 25, Minsheng Rd.，號在最前面，路在最後面。
• 路名的方向： 「南京東路二段」是 Sec. 2, Nanjing E. Rd.，E. 放在路名和 Rd. 中間。
• 路名的拼音： 台灣各地的路名拼音系統不完全一樣，請用中華郵政網站的「中文地址英譯」查詢，或照路口的英文路牌寫，不要自己拼。
• 城市名稱： 用大家習慣的拼法，例如 Taipei、Taichung、Tainan、Kaohsiung、Hsinchu、Keelung，國外客戶和快遞系統認得的都是這些寫法。
• 郵遞區號： 放在城市後面。2020 年起改為 3+3 碼，簽名檔寫前 3 碼就夠，要寄實體文件時再寫完整的 6 碼。
• 國名： 一定要寫。簽名檔寫 Taiwan 就好；要讓對方寄文件或樣品時，可以寫 Taiwan (R.O.C.)。

在家工作的接案者不需要寫完整的門牌，寫「Taipei, Taiwan」讓對方知道您在哪個時區就夠了。

電話英文格式：+886、去掉 0、分機寫 ext.

從國外打到台灣，要撥國碼 886，再撥拿掉開頭 0 的號碼。簽名檔用「+」代替各國不同的國際冠碼，對方的手機也能直接點一下撥出。

最常見的錯誤是寫成「+886 02」或「+886 0912」：0 是國內撥號才要的，加上國碼後就要拿掉。數字之間用減號或空格都可以，整份簽名檔統一就好。

電話前面的標示也換成英文：

台灣習慣用「#」標示分機，外國人多半看得懂，但英文的慣用寫法是 ext.。另外，台灣沒有夏令時間，和歐美客戶往來時，在簽名檔加一行「Office hours: Mon-Fri 9:00-18:00 (UTC+8)」，對方就知道什麼時候打電話找得到人。

英文簽名檔範例 5 款：複製後換成自己的資料

下面的人名、公司、電話和網址都是虛構的，電話用的是沒有在使用的 000 局碼。

1. 全英文標準版（海外客戶）

Grace Chen
Senior Sales Manager, International Sales
Yuefeng Electronics Co., Ltd.
T: +886 4-0000-2876 ext. 215 | M: +886 933-000-152
grace.chen@yuefeng-elec-demo.com.tw
www.yuefeng-elec-demo.com.tw
12F-3, No. 88, Sec. 3, Taiwan Blvd., Xitun Dist., Taichung City 407, Taiwan

最常用的版本。市話和手機放在同一行，用半形的「|」隔開，簽名檔就不會太長。

2. 中英雙語版（國內外客戶都有）

陳怡君 Grace Chen
國際業務部 資深經理｜Senior Sales Manager, International Sales
岳峰電子股份有限公司｜Yuefeng Electronics Co., Ltd.
T: +886 4-0000-2876 ext. 215
M: +886 933-000-152
grace.chen@yuefeng-elec-demo.com.tw
12F-3, No. 88, Sec. 3, Taiwan Blvd., Xitun Dist., Taichung City 407, Taiwan

同一個簽名檔要寄給台灣和海外客戶時，名字、職稱、公司三行中英並列，聯絡資訊只寫一次。電話用 +886 格式，國內客戶也看得懂；地址只寫英文，免得多出兩行。中文和英文各用自己的標點：中文那半段用全形「｜」，英文聯絡資訊用半形。

3. 回覆用精簡版

Grace Chen | Yuefeng Electronics
+886 933-000-152

同一串信來回好幾次時，每封都帶完整簽名檔會讓整串信越拉越長。對方在第一封信已經拿到完整資訊，回覆時留名字、公司和手機就夠了。

4. 接案者／自由工作者

Hsin-Yi Wu
Freelance UX Designer
Portfolio: www.hsinyi-wu-demo.com.tw
M: +886 975-000-284
hello@hsinyi-wu-demo.com.tw
Taipei, Taiwan | Mon-Fri 10:00-19:00 (UTC+8)
LinkedIn: linkedin.com/in/hsinyi-wu-demo

接國外案子的接案者，作品集網址放在最前面。不寫門牌，只寫城市和工作時間，海外客戶就知道時差。海外客戶常會先看 LinkedIn，有在經營的話加上一行。

5. 研究生寫信給國外教授、應徵國外職缺

Ting-Wei Huang
M.S. Student, Department of Computer Science
National Beichen University, Taiwan
tingwei.huang@beichen-univ-demo.edu.tw
+886 956-000-427

寫給國外教授或實習單位時，系所和學校全名要寫清楚，最後加上 Taiwan，對方不一定知道學校在哪個國家。研究生是 M.S. Student（碩士生）或 Ph.D. Student（博士生），大學部學生寫 Undergraduate Student，後面接系名。

更多中文的情境範本（客服、店家、事務所等），請看 email 簽名檔範例。

統一編號、LINE、傳真：英文簽名檔要不要放？

中文簽名檔常見的幾項資訊，寫英文版時可以重新想一下：

• 統一編號： 海外客戶多半用不到，一般不必放。財務、採購窗口常要和國外廠商核對發票（Invoice）的話，可以寫「Tax ID No.: 00012345」，對方比較容易理解。
• LINE： LINE 在台灣、日本、泰國很普遍，但歐美客戶多半不用。和日本或泰國客戶往來可以保留；寫給歐美客戶，改放 WhatsApp 或 LinkedIn 會比較實用。WhatsApp 的號碼一樣要寫 +886。
• 傳真： 對方確實會傳真給您才放，標示寫 Fax。
• 中文字： 全英文的簽名檔就不要留中文的公司名或地址；對方看不懂，只會多佔一行。國內外客戶都有的話，請改用中英雙語版。

中英雙語簽名檔，還是中文、英文各一個？

常和海外往來的人，要決定是做一個中英雙語簽名檔，還是中文、英文各做一個：

一個月只有幾封英文信，用雙語版就好。每天都在寫英文信的話，中文、英文各做一個，預設用比較常用的那一個，另一個在需要時手動切換，兩邊的收件人都會收到比較短、比較清楚的簽名檔。

在 Outlook 和 Gmail 加入英文簽名檔並切換

英文簽名檔要另外存成一個新的簽名檔，取一個自己認得的名字，例如「English」。基本設定步驟在 Outlook 簽名檔設定教學 和 Gmail 簽名檔設定教學 有完整說明。

新版 Outlook、Outlook 網頁版

1. 點選「設定」>「帳戶」>「簽名」。
2. 點選「新增簽章」，名稱輸入「English」，貼上英文簽名檔，按「儲存」。
3. 在「新郵件的預設值」和「回覆和轉寄的預設值」選擇比較常用的那個簽名檔。
4. 寫英文信時，在撰寫畫面從「插入」>「簽名」選擇「English」。

傳統版 Outlook 的位置不一樣，請看 Outlook 簽名檔設定教學。

Gmail（電腦版）

1. 點選右上角的「設定」>「查看所有設定」，在「一般設定」分頁往下捲到「簽名：」。
2. 點選「建立新簽名」，名稱輸入「English」，在右邊的方塊貼上英文簽名檔。
3. 在「簽名預設值」的「新郵件使用的簽名」和「回覆/轉寄郵件時使用的簽名」，選擇比較常用的那個簽名檔。
4. 捲到頁面最下方，按「儲存變更」。
5. 寫英文信時，點選撰寫視窗下方的「插入簽名」圖示（筆的圖案），選擇「English」。

如果用另一個信箱專門和海外客戶往來，可以替那個寄件地址把英文簽名檔設成預設值，就不必每次切換。

用 Signguin 做有 Logo 的英文簽名檔

文字簽名檔在任何郵件軟體都不會壞，但放不了 Logo 和品牌色。想要設計過的英文簽名檔，可以用免費的電子郵件簽名檔產生器 Signguin，不用註冊，也不用信用卡：

1. 輸入公司電子郵件。 Signguin 會從公司網站讀取 Logo、品牌色和聯絡資訊。
2. 在「公司」步驟，把「公司名稱」改成英文名稱。 公司網站是中文的話，帶進來的通常是中文名稱，請改成英文官網或英文名片上的寫法。
3. 在「個人資料」步驟填英文內容。 「姓名」填 Grace Chen，「職稱」填 Senior Sales Manager，「電話」填 +886 4-0000-2876 ext. 215，「地址」填英文地址。分機會照您輸入的樣子顯示，手機上點一下撥號時只會撥總機號碼。空白欄位不會顯示，用不到的就留空。海外客戶多的話，可以在「連結與社群媒體」加上 LinkedIn。
4. 在「外觀」步驟選設計。 免費版有「經典」「簡約」「在地專家」3 款，預覽可以切換電腦、手機和淺色、深色模式。部分設計的聯絡資訊前面是 T、M、E、W 這些英文縮寫，英文簽名檔看起來很自然。
5. 在「安裝」步驟按「複製簽名」， 照上一段的步驟貼進 Outlook 或 Gmail，存成「English」簽名檔。

免費版的小提醒： 簽名檔下方會有一行小小的「使用 Signguin 製作」連結，這行字跟著畫面的語言顯示。在中文畫面做英文簽名檔，下面就會多一行中文。要做全英文的簽名檔，請先從頁首的「語言」切換成英文，再開始製作。

想加上自己的照片、使用所有設計、加入按鈕或橫幅，或拿掉「使用 Signguin 製作」連結，可以考慮一次性付款、非訂閱制的 Premium。儲存簽名檔、之後回來修改都是免費的，只要用電子郵件登入；中文版和英文版可以各存一份。

不適合的情況： Signguin 沒有在同一個簽名檔裡自動切換中英文的功能，要中文、英文各做一個，在郵件軟體裡切換。團隊統一管理簽名檔的功能也還沒推出（目前只開放候補名單）。

寄出前檢查 6 件事

1. 寄一封測試信給自己， 用電腦和手機各看一次。
2. 點一下電話號碼， 確認手機會撥出 +886 開頭的號碼，分機沒有被當成號碼的一部分。
3. 檢查標點， 英文部分沒有全形的「：」「，」「（）」。
4. 對照名片， 英文名、職稱、公司英文名稱的拼法和名片、官網一致。
5. 地址最後有 Taiwan， 郵遞區號在城市後面。
6. 回覆一封信， 確認回覆時帶出的是精簡版，寫中文信時沒有跑出英文簽名檔。

常見問題

英文簽名檔的名字要寫英文名還是護照拼音？

有固定使用的英文名，就寫英文名，例如 Joanne Lin；沒有英文名，就照護照的拼音寫成名在前、姓在後，例如 Chia-Ying Lin。常要簽合約或訂機票的話，可以寫 Joanne (Chia-Ying) Lin，讓對方對得上護照。最重要的是和名片、LinkedIn 一致。

經理、副理、專員的英文怎麼寫？

常見寫法是經理 Manager、副理 Deputy Manager 或 Assistant Manager、專員 Specialist。但職稱英文沒有統一標準，各公司的譯法可能不同，請先看公司的英文名片或英文官網。沒有正式職稱的話，寫自己的職務內容，例如 Sales Representative 或 Accountant。

台灣地址的英文要怎麼寫？

從小到大寫：樓、號、巷弄、路段、區、城市、郵遞區號，最後是 Taiwan。例如「台中市西屯區台灣大道三段 88 號 12 樓之 3」寫成 12F-3, No. 88, Sec. 3, Taiwan Blvd., Xitun Dist., Taichung City 407, Taiwan。路名拼音可以用中華郵政的「中文地址英譯」查詢。

+886 後面的 0 要拿掉嗎？

要。國碼 +886 取代了國內撥號用的 0，台北市話 02-0000-3185 寫成 +886 2-0000-3185，手機 0912-000-468 寫成 +886 912-000-468。寫成「+886 02」或「+886 0912」，國外打來可能會撥不通。

分機的英文怎麼寫？

寫成 ext.，接在電話號碼後面，例如 +886 2-0000-3185 ext. 215。台灣常用的「#215」外國人多半也看得懂，但 ext. 是英文的慣用寫法。直撥電話可以標示 Direct，總機標示 Main。

Best regards 要放進英文簽名檔嗎？

不建議。Best regards、Kind regards 這類結尾語要依對象和內容調整，寫在內文最後一行，換行寫名字，再接簽名檔。做進簽名檔的話，道歉信、感謝信和每一封回覆都會帶著同一句。各種英文結尾的用法，請看 email 結尾敬語與祝福語整理。