Signguin公司 email 簽名檔要統一，關鍵是「同一個版型，只換個人資料」：全公司用同一款設計、同一個 Logo 和品牌色，欄位順序固定為姓名（中英文）、職稱與部門、公司全名、電話加分機、手機、電子郵件、網址，電話格式和分機寫法也一起規定好。最簡單的做法是先做好一份樣板，再寫一頁簽名檔規範發給同事，請每個人照著換成自己的資料，貼進 Outlook 或 Gmail。
這篇寫給要替公司統一簽名檔的老闆、人資和行政：哪些欄位必填、哪些不要放、分機和職稱怎麼寫才一致，附上可以直接複製的公司簽名檔範例和簽名檔規範，以及沒有 IT 部門也能推行的步驟。每一行資訊的詳細寫法請看 email 簽名檔格式怎麼寫，依職業整理的 15 款文字範本在 email 簽名檔範例。
為什麼公司簽名檔要統一
同一個客戶在一週內收到業務、助理和會計三封信，三個簽名檔各寫各的：一個公司名稱寫全名，一個寫簡稱，一個沒有 Logo；電話有的寫 02，有的寫 +886。客戶不會覺得哪裡錯，但會覺得這家公司有點亂。
統一之後有幾個實際的好處：
- 看起來是同一家公司。 同一串信裡有好幾位同事回覆，簽名檔長得一樣，客戶一眼就知道這些人是同一個團隊。
- 比較不容易被冒用。 客戶看慣了公司固定的簽名檔格式，收到格式怪怪的信時，比較會多想一下。這不能取代資安措施，但多一層提醒。
- 資料不會過期。 公司搬家、換總機時，規範上寫清楚要改哪一行，不會有人一直用舊地址。
- 新人不用自己摸索。 報到第一天照著規範做，10 分鐘內就有和大家一樣的簽名檔。
企鵝站成一排，每一隻都穿著同一套燕尾服，看起來就是同一群。公司簽名檔追求的也是這種效果：每個人的名字不同，穿的是同一套制服。
公司簽名檔的必備欄位：必填、選填與不要放
先決定哪些欄位每個人都要有，哪些看職務決定。下面這張表可以直接拿來當公司規範的基礎：
| 欄位 | 規定 | 說明 |
|---|---|---|
| 中文姓名（加英文名） | 必填 | 有海外往來的公司，統一寫「中文名 英文名」 |
| 職稱與部門 | 必填 | 用公司對外的正式職稱，部門和職稱用「｜」隔開 |
| 公司全名 | 必填 | 照登記名稱，「股份有限公司」不要省略 |
| 公司電話加分機 | 必填 | 全公司同一種格式，分機用「#」 |
| 電子郵件 | 必填 | 只放公司信箱 |
| 公司網址 | 必填 | 寫首頁，省略 https:// |
| 公司 Logo | 必填 | 全公司同一個圖檔、同一個大小 |
| 手機 | 選填 | 業務、外勤、主管自行決定，不強迫 |
| 地址 | 選填 | 有門市、工廠或常有訪客的公司才放 |
| LINE | 選填 | 公司層級放 LINE 官方帳號，個人 LINE ID 由本人決定 |
| 統一編號 | 選填 | 會計、業務助理、採購這些常處理發票的人才放 |
| 機密聲明 | 依公司規定 | 全公司統一：都放或都不放 |
| 個人社群帳號、語錄、自己加的圖片 | 不要放 | 每個人放的不一樣，統一感就沒了 |
| 結尾問候（敬祝 商祺） | 不要放 | 寫在內文，不放進簽名檔 |
兩個常被忽略的重點：
- 手機不要強制。 有些員工不希望下班時間被客戶找，規範上寫「選填」，比強迫每個人公開手機好。業務等需要被找到的職務，可以在職務說明裡另外規定。
- 選填欄位也要統一位置。 例如規定「手機一律放在公司電話下面」，有放的人和沒放的人，版面看起來還是同一套。
職稱、部門和電話：全公司一致的寫法
簽名檔看起來不統一，常常不是設計的問題，而是同一件事每個人寫法不同。以下這幾項要在規範裡寫死。
職稱和部門
- 用名片上的正式職稱。 內部職等、員工編號不放。
- 固定順序。 選一種就好：「業務部｜業務經理」或「業務經理｜業務部」，不要兩種混用。
- 英文職稱用固定的對照表。 例如業務經理 Sales Manager、專案經理 Project Manager、行政專員 Administrative Specialist。由人資整理一份中英對照，大家照抄，不要各自翻譯。
分機怎麼寫
台灣公司最常見的分機寫法是在總機號碼後面空一格，加上「#」和分機號碼：
國內版：02-0000-6810 #312
海外版：+886 2-0000-6810 #312
英文信：+886 2-0000-6810 ext. 312
也可以寫「分機 312」，重點是全公司只用一種，不要同時出現「#312」「轉 312」「分機 312」好幾種寫法。
+886 國碼
有海外客戶的公司，建議全公司統一用 +886 格式。國碼後面要拿掉區碼和手機號碼開頭的 0：
- 市話 02-0000-6810 → +886 2-0000-6810
- 手機 0912-000-458 → +886 912-000-458
只做國內生意的公司，用 02-0000-6810、0912-000-458 這種寫法就好，國內客戶比較習慣。
公司名稱和英文名稱
中文用登記全名。英文名稱用公司已經在用的那一個（例如官網、名片、發票上的），不要讓每個人自己翻。英文姓名的拼法也以名片為準。
公司 Email 簽名檔範例：標準版、回覆版、共用信箱版
以下是一家虛構公司訂好規範後，三種情境的簽名檔。人名、公司、電話和網址都是虛構的，電話用沒有在使用的 000 局碼。
標準版（新郵件、對外信件）
陳彥廷 Tim Chen
業務部｜業務經理
岑禾光電股份有限公司
電話：+886 2-0000-6810 #312
手機：+886 912-000-458
tim.chen@cenhe-opto-demo.com.tw
www.cenhe-opto-demo.com.tw
114 台北市內湖區岑禾路 66 號 5 樓
同一家公司的另一位同事，只換掉個人資料，其他一模一樣：
謝佩珊 Peggy Hsieh
管理部｜人資專員
岑禾光電股份有限公司
電話：+886 2-0000-6810 #105
peggy.hsieh@cenhe-opto-demo.com.tw
www.cenhe-opto-demo.com.tw
114 台北市內湖區岑禾路 66 號 5 樓
謝佩珊沒有放手機，因為規範上手機是選填。其他每一行的順序、標點和電話格式都和陳彥廷一樣，這就是「統一」。
回覆版（回覆、轉寄）
陳彥廷｜岑禾光電 業務部
+886 2-0000-6810 #312
同一串信來回好幾次，每封都帶完整簽名檔會很長。規範裡可以一併規定回覆用的精簡版，只留姓名、公司和電話。
共用信箱版（客服、業務窗口、採購）
岑禾光電 客服中心
本信由客服專員 林怡君 回覆
客服專線：+886 2-0000-6899（週一至週五 9:00～18:00）
LINE 官方帳號：@000cenhe
service@cenhe-opto-demo.com.tw
service@ 這類共用信箱常有好幾個人輪流回信。第一行放部門名稱，第二行寫當天回信的人，客戶就知道下次要找誰，換人值班時也只要改一行。共用信箱的簽名檔放 LINE 官方帳號，不要放個人 LINE ID，員工離職時聯絡管道才不會斷掉。
更多不同職業的寫法，例如律師事務所、門市、工程師和中英雙語版本，請看 email 簽名檔範例。
可以複製的公司簽名檔規範
規範不用寫得很正式，一頁就夠。複製下面這份，把方括號裡的內容換成公司自己的，和樣板簽名檔一起寄給全公司：
【[公司名稱] email 簽名檔規範】
設計：[設計名稱]，用公司信箱在 signguin.com 製作（連結：[設計連結]）
必填：中文姓名＋英文名、部門｜職稱、公司全名、公司電話＋分機、公司信箱、公司網址、Logo
選填：手機（放在公司電話下面）、地址、LINE
電話格式：+886 2-0000-0000 #分機（國碼後面去掉 0）
職稱：照人資提供的中英文職稱對照表
英文名：和名片拼法相同
法律聲明：[公司資訊／機密聲明／不需要]
不要放：私人信箱、個人社群帳號、語錄、自己加的圖片或顏色、結尾問候
回覆用：姓名｜公司 部門＋電話，共 2 行
資料異動：職稱、分機或手機變更當天更新簽名檔
有問題請找：[負責人姓名、分機]
每年檢查一次就好，或在公司換 Logo、搬家、換總機時立刻更新規範，請大家重新貼一次。
沒有 IT 部門也能做：統一簽名檔的 5 個步驟
中小企業多半沒有專職的 IT 人員，這件事也不需要 IT。以下做法只要一個人負責，每位同事花幾分鐘照做就好。
1. 先做一份樣板
負責的人先用自己的公司信箱做出第一份簽名檔。用 Word 排版或把簽名檔做成整張圖片都容易跑版（原因在 email 簽名檔範例 有說明），建議用郵件專用的 HTML 簽名檔。
以免費的電子郵件簽名檔產生器 Signguin 為例：輸入公司電子郵件，它會從公司網站抓取 Logo、品牌色和公司資訊（網站上有的話，也包括總機和地址），再選一款設計。所有內容都可以自己修改，在預覽中切換「電腦」「手機」「淺色」「深色」，確認每種畫面都看得清楚。
支援 Gmail、Outlook 和 Apple Mail
2. 把設計連結傳給同事
Signguin 可以用網址指定設計，例如：
https://signguin.com/zh-tw/create?template=classic
這個連結會直接打開選好「經典」設計的編輯器。把 classic 換成您選的設計就好（例如「簡約」是 stacked）。同事輸入同一個網域的公司信箱，就會從同一個公司網站載入一樣的 Logo 和品牌色，只需要填自己的姓名、職稱、分機和手機。
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3. 附上規範，說好哪些不能改
把上面的規範和連結一起寄出。特別提醒一件事：在「外觀」步驟的「顏色與字型」裡，請大家保留預設的品牌色和字型，「Logo 大小」也不要調整。只要有一個人改了顏色，簽名檔就不一致了。
4. 每個人複製，貼進自己的信箱
每個人做好後按「複製簽名」，再貼到自己的郵件軟體：
- 新版 Outlook 和網頁版： 「設定」>「帳戶」>「簽名」，點選「新增簽章」，貼上後在「新郵件的預設值」和「回覆和轉寄的預設值」分別選好完整版和回覆版，按「儲存」。傳統版 Outlook、Mac 和手機的位置不同，請看 Outlook 簽名檔設定教學。
- Gmail 和 Google Workspace： 「設定」>「查看所有設定」>「一般設定」，在「簽名：」點選「建立新簽名」，貼上後在「簽名預設值」選好，按「儲存變更」。詳細步驟在 Gmail 簽名檔設定教學。
- iPhone： 「郵件」App 的設定方式請看 iPhone 簽名檔設定。
Signguin 的安裝步驟裡也有 Gmail、Outlook、Apple Mail 和 Thunderbird 的說明。每一種都是複製再貼上，Signguin 不會連到公司的郵件伺服器，也不會替任何人把簽名檔裝進信箱。
5. 收測試信，並排比對
請每個人做好後寄一封信給負責人。把所有信件並排看一次，字型不同、Logo 不見、電話格式不對、放了私人信箱，這些問題一眼就看得出來。用手機再打開一次，確認深色模式下 Logo 還看得到；看不到的話，在 Signguin 開啟「Logo 加白色底」。
新進、異動與離職：簽名檔的日常維護
統一一次不難，難的是一年後還是統一的。把簽名檔放進人事流程裡：
- 新人報到： 報到清單加上「依規範設定 email 簽名檔」，附上設計連結。負責人在新人寄出第一封對外信件前看一下。
- 職稱或分機異動： 人資發布人事異動時，順便提醒當事人當天更新簽名檔。用 Signguin 做的話，用電子郵件登入，就能在「我的簽名」找到之前存的簽名檔，修改後重新複製貼上。
- 公司資料變更： 搬家、換總機、換 Logo 時，每個人的簽名檔都要改。目前要請每個人各自更新、重新貼上，規範上寫清楚期限。
- 離職： 共用信箱的簽名檔換掉離職者的名字。客戶加的若是公司的 LINE 官方帳號，聯絡管道就不受影響，這也是公司層級建議用官方帳號的原因。
Logo 圖片放在哪裡也會影響維護。圖片如果直接連到公司網站，網站改版、圖片網址改變時，所有人的簽名檔都會變成破圖。Signguin 的 Logo 和圖示放在 Signguin 自己的伺服器上，公司網站改版也不受影響。
統一編號、機密聲明和個資保護說明
有些公司希望每封信都帶著公司登記資料或法律聲明。一般公司的日常信件不一定要放這些，是否要放、怎麼寫，請依公司的法務或內部規定決定（本文不是法律建議）。
如果要放，Signguin 的「法律聲明／免責聲明」欄位有 3 段免費的現成範本：
- 公司資訊： 「[公司名稱] · 登記地址：[地址] · 統一編號：[號碼]」，適合常有客戶要開發票、請款的公司。
- 機密聲明： 「本郵件及其附件內容為機密資訊，僅供指定收件人使用。若您誤收本郵件，請通知寄件人並立即刪除。」
- 個資保護： 「我們依照《個人資料保護法》處理個人資料，詳細說明請參閱本公司網站上的隱私權政策。」
這段文字會以小字顯示在簽名檔最下方。全公司要用同一段，寫進規範裡。如果公司的郵件伺服器已經自動在外寄信件加上聲明，個人簽名檔就不要再放一次，不然對方會看到兩段一樣的文字。
Microsoft 365 和 Google Workspace 管理員能做什麼
用 Microsoft 365 或 Google Workspace 的公司，管理員可以在伺服器端替每封外寄信件加上一段文字。這是另一種統一的方法，適合有 IT 人員的公司：
- Microsoft 365（Exchange Online）： 管理員在 Exchange 系統管理中心的「郵件流程」>「規則」，用「套用免責聲明」的規則，在信件頂端或底部加上 HTML 或純文字。Microsoft 的說明寫到，這段文字可以帶入寄件者的顯示名稱、職稱、部門等資料，也建議設定例外，避免同一串信裡出現好幾次。
- Google Workspace： 管理員可以在 Google 管理控制台的 Gmail 進階設定裡，替外寄郵件加上標準頁尾。依 Google 的說明，頁尾會套用到整個機構單位，編輯器不支援 HTML，圖片要放在公開的網路伺服器上，設定最多 24 小時生效。這段頁尾不會出現在撰寫畫面，員工自己也改不了。
這兩種做法加上的是「每個人都一樣的一段文字」，最適合放機密聲明或公司登記資料。要做出有 Logo、品牌色、每個人不同姓名和電話的完整簽名檔，設定比較複雜，有些公司會另外購買專門的簽名檔管理服務。
Signguin 適合哪些公司，做不到什麼
適合的情況：
- 員工人數不多、沒有專職 IT，想讓大家的簽名檔看起來一樣。
- 不希望第三方服務連到公司的郵件伺服器或信箱。Signguin 只產生簽名檔，由每個人自己貼上。
- 預算有限：每位同事都可以用免費版，不用註冊。免費版有「經典」「簡約」「在地專家」3 款設計、所有社群圖示、LINE、法律聲明範本和各郵件軟體的安裝說明，簽名檔下方會有一個小小的「使用 Signguin 製作」連結。
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也要老實說它目前做不到的事：
- 沒有集中管理。 不能在一個地方修改全公司的簽名檔。公司資料變更時，每個人要自己更新、重新貼上。
- 不會自動派送。 Signguin 不會把簽名檔推送到 Microsoft 365 或 Google Workspace 的信箱，也不會連到公司的郵件伺服器。
- 沒有分析或點擊追蹤。 不會統計簽名檔被開啟或點選的次數。
- Premium 是一人一份。 Premium 是一次性付款、非訂閱制，可以加照片、使用所有設計、加入按鈕和橫幅，並移除「使用 Signguin 製作」連結，但只適用購買者本人的簽名檔（帳號信箱和最多 2 個自己的其他信箱）。同事要用的話，可以用免費版、自己購買，或由已購買 Premium 的人在編輯器裡點選「為 peggy.hsieh@cenhe-opto-demo.com.tw 購買 Premium」這類按鈕，替對方的信箱購買。目前沒有團隊授權或大量購買方案。
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團隊簽名功能（同一款設計，全員一致，在同一個地方統一更新）還在開發中。在 Signguin 首頁或編輯器最後的「安裝」步驟，可以點選「加入團隊版候補名單」，推出時會通知您。
常見問題
公司簽名檔一定要每個人都一樣嗎？
版型、Logo、顏色、字型和欄位順序要一樣，內容依個人不同：姓名、職稱、分機和手機。業務可以多一個 LINE 或預約連結，但位置和樣式要照規範。重點是客戶看到任何一位同事的信，都認得出是同一家公司。
公司簽名檔的分機要怎麼寫？
台灣最常見的寫法是總機號碼後面空一格加「#」，例如「02-0000-6810 #312」；有海外客戶時寫「+886 2-0000-6810 #312」，英文信也可以寫「ext. 312」。選一種寫進規範，全公司都用同一種，不要有人寫「轉」、有人寫「分機」。
可以一次更新全公司的簽名檔嗎？
用 Signguin 目前不行，每個人要自己更新、重新貼上，用電子郵件登入後可以在「我的簽名」找到之前的版本。團隊簽名功能可以先加入候補名單。如果現在就需要統一加一段文字，可以請 Microsoft 365 或 Google Workspace 的管理員設定外寄郵件的頁尾。
公司簽名檔要放統一編號嗎？
不是必要的。常處理發票、請款和採購的職務（會計、業務助理、採購）放上去，可以省掉客戶再問一次；其他同事可以不放。要放的話，全公司用同一種寫法，例如放在簽名檔最下方的小字「公司資訊」裡。
員工可以自己加社群連結或照片嗎？
建議在規範裡寫清楚。公司的 LinkedIn 或 Facebook 粉絲專頁可以統一放；個人社群帳號、語錄和自己加的圖片最好不要，因為每個人放的不一樣，統一感就沒了。需要被客戶認臉的業務或顧問，可以由公司決定是否全員加照片。
Outlook 和 Gmail 混用的公司，可以用同一份簽名檔嗎？
可以。用表格和行內樣式排版、圖片放在網路上的郵件專用 HTML 簽名檔，在 Outlook、Gmail 和手機上都比較不會跑版。每個人在自己用的郵件軟體貼一次，再寄測試信確認，就能做到外觀一致。