Signguin一封正式的商業 email，由上往下依序是：主旨、稱謂、開頭問候、內文、結尾語、祝福語與署名、簽名檔。主旨讓對方不打開信就知道要做什麼；稱謂寫「姓氏＋職稱＋您好」最穩當，例如「王經理您好：」；內文第一段就說明來信目的；結尾用一句話請對方採取行動，再接「敬祝 商祺」和「名字 敬上」；最後由郵件軟體自動加上簽名檔。
下面先用一封完整的信拆解中文 email 格式的每個部分，說明主旨、稱謂、內文、附件和副本怎麼寫，接著提供詢價、請假、寄履歷、催款、感謝 5 個可以直接複製的正式 email 範例，最後整理回覆信件的格式和寄出前的檢查清單。
商業 email 格式：一封正式 email 的 7 個部分
先看一封完整的信。這是採購寫給供應商的詢價信，右邊標出每一行屬於哪個部分：
主旨：【詢價】瓦楞紙箱 3 款規格報價（晨楓精密 陳冠廷） ← 1. 主旨
張小姐您好： ← 2. 稱謂
我是晨楓精密工業採購課的陳冠廷，上週在電話中 ← 3. 開頭問候
和您聊過紙箱的需求，謝謝您當時詳細說明。
這次想請貴公司針對下列 3 款瓦楞紙箱提供報價， ← 4. 內文
規格與數量請參考附件……
再麻煩您於 11/6（五）前回覆報價，謝謝。 ← 5. 結尾語
敬祝 商祺 ← 6. 祝福語
陳冠廷 敬上 ← 署名
陳冠廷 Gavin Chen ← 7. 簽名檔
採購課 課長｜晨楓精密工業股份有限公司
+886 4-0000-2760 #308｜gavin.chen@chenfeng-precision-demo.com.tw
- 主旨： 寫清楚事由，必要時加上日期、編號和寄件人。
- 稱謂： 也就是「上款」，寫給誰。
- 開頭問候： 第一次聯絡先自我介紹；已經認識的對象，一句寒暄或謝謝就好。
- 內文： 說明事情，一段講一件事。
- 結尾語： 正文的最後一句，說清楚您希望對方做什麼、什麼時候前完成。
- 祝福語與署名： 也就是「下款」，例如「敬祝 商祺」和「陳冠廷 敬上」。
- 簽名檔： 姓名、職稱、公司、電話這些固定的聯絡資訊。
傳統書信最後還要寫日期，email 不需要，因為每封信都會自動顯示寄出的時間。
主旨怎麼寫：讓對方不打開信也知道要做什麼
主旨是收件人決定先看哪封信的依據。104 職場力的文章建議「在主旨就把話講完」，讓對方在收件匣就知道這封信的重點。一個好用的公式是：
【類別】事由＋日期或編號＋寄件人（公司或姓名）
| 情境 | 不好的主旨 | 清楚的主旨 |
|---|---|---|
| 詢價 | 詢問 | 【詢價】瓦楞紙箱 3 款規格報價（晨楓精密 陳冠廷） |
| 請假 | 請假 | 【請假】10/30（五）特休一天：林佳穎 |
| 寄履歷 | 履歷 | 應徵「行銷企劃專員」職缺_吳宜蓁 |
| 會議通知 | 開會 | 【會議通知】10/27（二）14:00 第四季業務檢討會 |
| 回覆報價 | 您好 | 回覆：棠汐貿易 11 月報價單（Q-1104） |
幾個寫主旨的原則：
- 把最重要的字放前面。 手機收件匣只顯示主旨的前面一段，「【請假】10/30」比「不好意思想跟您說一下……」清楚得多。
- 不要空白，也不要只寫「您好」「請查收」。 這類主旨很容易被當成垃圾郵件，或被淹沒在收件匣裡。
- 一封信一個主題。 要談兩件不相關的事，分成兩封信，各自用自己的主旨，對方之後搜尋也比較好找。
- 話題變了就改主旨。 同一串信已經從「報價」談到「交貨延期」，回覆時把主旨改成新的事由，或另開一封新信。
稱謂與開頭：「王經理您好」還是「敬啟者」？
依對象選擇稱謂
| 對象 | 稱謂寫法 | 說明 |
|---|---|---|
| 知道姓名和職稱的客戶、廠商 | 王經理您好： | 最常用，不會出錯 |
| 知道姓名、不知道職稱 | 張小姐您好：／李先生您好： | 也可以寫全名，例如「張雅婷小姐您好：」 |
| 老師、教授 | 陳老師您好：／陳教授您好： | 寫給教授時用最高職銜 |
| 不知道承辦人是誰的公司、機關 | 敬啟者： | 寫給客服信箱、人資信箱也適用 |
| 收件人有好幾位 | 王經理、李課長您好：／各位好： | 職位高的放前面 |
| 主管、同事（內部信） | 志明您好：／Hi 志明， | 依公司習慣，越熟越簡單 |
104 職場力的建議是用對方的最高職銜加上「您好」，例如「江校長您好」；中文信件開頭寫「Dear 王經理」，則容易讓人覺得過時、中英夾雜。稱謂後面習慣用全形冒號「：」，有些人用逗號「，」，兩種都看得到，冒號比較正式。
敬啟者、台鑒、鈞鑒，email 裡還用得到嗎？
傳統書信在稱謂後面會加「提稱語」，例如「王董事長 鈞鑒」。依一般應用文的慣例，「鑒」是請對方閱信的意思，前面的字隨對象改變：平輩用「台鑒」或「大鑒」，教育界、文化界用「道鑒」，政府首長或地位很高的長官用「鈞鑒」。
現在的商務 email 很少用提稱語，寫「王董事長您好：」就夠了。只有在寫給機關首長的正式陳情、或是對外的正式公告時，才比較會看到「鈞鑒」「台鑒」。要用的話，注意寫成「鑒」，和公文用語「請 鑒核」的「鑒」是同一個字，不寫成「鑑」。
「敬啟者」則仍然很實用。它放在正文最開頭，用在不知道收件人是誰的事務信件，例如寫給一家公司的客服或採購窗口。國立臺北商業大學財金系的 email 寫作講義也建議，寫給不熟的機構或團體可以用「敬啟者」開頭。
開頭問候：第一次聯絡先自我介紹
稱謂下面的第一段，依您和對方熟不熟來寫：
- 第一次聯絡： 說明您是誰、怎麼知道對方。「我是棠汐貿易業務部的林佳穎，上週在台北國際食品展與您交換過名片。」
- 冒昧來信： 完全不認識的對象，可以用「冒昧來信，」開頭，再說明來意。
- 已經在往來的對象： 一句謝謝或寒暄就好，例如「謝謝您昨天很快就回覆。」
- 回覆對方的信： 直接回應對方的問題，不需要再自我介紹。
開頭寒暄一兩句就夠了，不要寫成一整段，對方想先知道這封信要做什麼。
內文：第一段說目的，一段講一件事
- 先講結論和需求。 第一段就說明來信目的：「這次來信，是想請您協助確認下週的交貨日期。」背景說明放在後面。
- 一段講一件事，段落短一點。 104 職場力建議每段大約 140 字以內。手機上一大段沒有分行的文字很難讀。
- 多個事項用編號條列。 對方回信時可以直接說「第 2 點沒問題」，不容易漏掉。
- 日期寫成「月/日（星期）時間」。 例如「10/27（二）14:00」，加上星期可以避免看錯日期；跨年度的信再加上年份。
- 用全形標點。 中文內文用「，。：」這類全形標點，不要和半形逗號、句點混用。驚嘆號和問號不要連用，「請盡快回覆！！」在商業信件裡會顯得急躁。
- 不用表情符號，顏色少用。 要強調的地方用粗體就好，整封信最多一兩個重點。
- 用「您」。 寫給客戶、主管和不熟的人，一律用「您」；說到對方的公司用「貴公司」，自己的公司用「本公司」或「敝公司」。
附件：檔名、提到附件、檔案大小
- 在內文提到附件。 例如「報價單請參考附件」，對方才知道要打開。風傳媒的文章提醒，寫了「請參閱附件」卻忘了附檔，是很常見的失誤；寫完內文後先把檔案附上，再按傳送。
- 檔名看得出內容。 「20261020_棠汐貿易_報價單_v2.pdf」比「未命名.pdf」或「新增 Microsoft Word 文件.docx」清楚，日期放在前面，排序時也比較整齊。
- 能用 PDF 就用 PDF。 報價單、履歷、合約用 PDF，對方用手機也能直接打開，排版不會跑掉。
- 大檔案改用雲端連結。 依 Gmail 的說明，個人 Gmail 帳戶可以傳送的附件上限是 25 MB，超過的話，Gmail 會自動改成 Google 雲端硬碟連結。用連結分享時，記得確認對方有權限打開。
收件人、副本（CC）與密件副本（BCC）
| 欄位 | 放誰 | 注意 |
|---|---|---|
| 收件者 | 需要回覆或處理這件事的人 | 盡量只放一到兩位，責任才清楚 |
| 副本（CC） | 需要知道、但不必處理的人，例如主管或協作同事 | 所有收件人都看得到副本裡有誰 |
| 密件副本（BCC） | 不想讓其他收件人看到信箱的人 | 寄給很多外部對象時用，保護彼此的個資 |
同時寄給很多客戶的通知（例如年節出貨時間），不要把所有人的信箱都放在收件者或副本，請用密件副本，避免讓客戶互相看到對方的信箱。
結尾：結尾語、祝福語與署名（下款）
結尾分成三行：先用一句結尾語說清楚下一步（「再麻煩您於 11/6（五）前回覆，謝謝。」），再接祝福語（「敬祝 商祺」），最後是署名（「陳冠廷 敬上」）。祝福語和署名合起來，就是一般說的「下款」。
選擇的原則很簡單：寫給客戶和廠商用「敬祝 商祺」或「順頌 時祺」，寫給老師用「敬請 教安」，寫給主管和同事的內部信，一句「謝謝」加名字就夠了；不確定署名要加什麼，用「敬上」最不會出錯。依對象整理的祝福語、敬上和謹上的差別、英文信件結尾的寫法，請看 email 結尾怎麼寫。
正式 email 範例：5 個可以直接複製的範本
下面的範本可以直接複製，把〔 〕裡的內容換成自己的資料。人名、公司、電話和網址都是虛構的。簽名檔在範本裡用一行「〔簽名檔〕」代替，實際寄信時由郵件軟體自動加上。
1. 詢價 email 範例
主旨：【詢價】瓦楞紙箱 3 款規格報價（晨楓精密 陳冠廷）
張小姐您好：
我是晨楓精密工業採購課的陳冠廷，上週在電話中和您聊過
紙箱的需求，謝謝您當時詳細說明。
這次想請貴公司針對下列 3 款瓦楞紙箱提供報價：
1. 小箱 30×20×15 公分，每月約 2,000 個
2. 中箱 45×35×30 公分，每月約 1,200 個
3. 大箱 60×40×40 公分，每月約 500 個
詳細規格（材質、印刷）請參考附件「20261020_晨楓精密_紙箱規格.pdf」。
另外想請教：
1. 最低訂購量與交貨天數
2. 是否可以先提供樣品
再麻煩您於 11/6（五）前回覆報價，謝謝。
敬祝 商祺
陳冠廷 敬上
〔簽名檔〕
詢價信的重點是讓對方不用回信問問題就能報價：品項、規格、數量、希望的回覆日期都寫清楚。第一次聯絡的廠商，開頭說明您是在哪裡得知對方，對方會更快處理。
2. 請假 email 範例（寫給主管）
主旨：【請假】10/30（五）特休一天：林佳穎
周經理您好：
我想在 10/30（五）請特休一天，假單已經在系統送出，
再麻煩您核准。
當天的工作安排如下：
1. 映川設計的出貨確認，已請黃怡君代理，她已經知道進度。
2. 10/30 上午的週會，我會在 10/29（四）先把報告寄給您。
如果有緊急的事，可以打我的手機 0912-000-468。
謝謝您。
佳穎
請假 email 通常是通知和補充說明，正式的請假程序請以公司的請假系統或規定為準。信裡寫清楚日期、假別、職務代理人和緊急聯絡方式，主管就不必再回頭問。臨時請病假時，主旨寫「【病假】今日（10/30）請假：林佳穎」，內文簡短說明身體不適、預計什麼時候回覆訊息即可，不需要描述病情細節。內部信不用「敬祝 商祺」，一句「謝謝您」加名字就好。
3. 寄履歷 email 範例（應徵工作）
主旨：應徵「行銷企劃專員」職缺_吳宜蓁
人資部 招募負責人您好：
我是吳宜蓁，在貴公司官網看到「行銷企劃專員」的職缺，
希望能有機會應徵這個職位。
我有 3 年食品品牌的社群行銷經驗，過去一年負責的
Instagram 帳號追蹤人數成長約 4 成，也獨立規劃過
2 場實體快閃活動。
附件是我的履歷「吳宜蓁_履歷_行銷企劃專員.pdf」，
作品集請參考：portfolio.wuyizhen-demo.com.tw
如果有面試的機會，平日 10:00 到 18:00 都方便聯絡，
手機是 0928-000-731。謝謝您撥冗閱讀。
敬祝 商祺
吳宜蓁 敬上
寄履歷的主旨，台灣常見的寫法是「應徵職缺名稱_姓名」，招募人員一眼就知道是哪個職缺。內文不必重寫整份履歷，挑 2 到 3 個和職缺最相關、有數字的經歷就好。履歷用 PDF，檔名寫上姓名和職缺。用個人信箱寄的話，帳號最好是自己的姓名拼音，不要用暱稱或數字很多的舊信箱。
4. 催款 email 範例（付款提醒）
主旨：【付款提醒】〔發票號碼〕款項，原訂 10/15（四）到期
映川設計 王經理您好：
謝謝貴公司一直以來的合作。
依我們的紀錄，下列款項原訂 10/15（四）到期，
目前尚未收到：
・發票號碼：〔發票號碼〕
・金額：〔金額〕
・品項：9 月份包材出貨
對帳單與匯款資訊請參考附件。
如果貴公司已經安排付款，再麻煩告知匯款日期與帳號後五碼，
方便我們對帳，也請忽略這封提醒。
若金額或發票資料有任何問題，也歡迎直接與我聯絡。
再麻煩您協助確認，謝謝。
敬祝 商祺
林佳穎 敬上
〔簽名檔〕
第一次催款的語氣要客氣，先假設對方只是忘了或還在跑流程：寫成「付款提醒」，不要寫「催繳」或「最後通知」。一定要附上發票號碼、金額、到期日，並留一句「已付款請忽略」，避免對方已經匯款卻收到催款信而不高興。一到兩週後還沒有回覆，再寄第二封，主旨加上「第二次提醒」，並請對方回覆預計的付款日期。
5. 感謝 email 範例（會議或拜訪後）
主旨：感謝撥冗會面：10/21 新品包裝提案與後續事項
王經理您好：
謝謝您昨天撥冗和我們會面，也謝謝您分享貴公司明年的
新品規劃，讓我們更了解您的需求。
整理會議中確認的事項如下：
1. 本公司於 10/30（五）前提供 2 款包裝打樣
2. 貴公司確認明年第一季的預估數量
3. 下次會議暫定 11/13（五）下午，地點再另行確認
如果有遺漏或需要修正的地方，再麻煩您告訴我。
再次感謝您的時間，期待接下來的合作。
敬祝 商祺
林佳穎 敬上
〔簽名檔〕
感謝信最好在會議後 1 個工作天內寄出。除了道謝，把會議中決定的事、誰負責、什麼時候完成條列出來，這封信就同時是一份會議紀錄，之後雙方都能回頭查。
回覆和轉寄的格式
- 主旨前的「RE:」不要刪。 按回覆時，郵件軟體會自動在主旨前面加上「RE:」「Re:」或「回覆:」，轉寄時則是「FW:」「Fwd:」或「轉寄:」。保留下來，對方的信箱才能把來回的信串在一起。
- 「回覆」和「回覆所有人」分清楚。 原本的信有副本時，和整個專案有關的回覆用「回覆所有人」，只想跟寄件人說的話用「回覆」。
- 轉寄前先寫一兩句說明。 「志明，轉寄客戶的需求給您，第 2 點需要您確認。」不要只轉寄一整串信讓對方自己找重點。
- 回覆時，祝福語可以簡化。 同一串信來回好幾次之後，結尾寫「謝謝」和名字就好，不必每封都重複「敬祝 商祺」。
- 簽名檔也可以用精簡版。 回覆時只留姓名、公司和手機。另外要注意，Gmail 預設會把回覆的簽名檔放在引用的原信下面，設定方式在 Gmail 簽名檔設定教學 裡有說明。
寄出前的檢查清單
- 主旨有寫事由，對方不打開信也知道要做什麼
- 稱謂的姓氏、職稱沒有寫錯（「陳」與「程」、「經理」與「協理」）
- 第一段就說明來信目的
- 日期加上星期，數字和金額再核對一次
- 內文提到的附件真的有附上，檔名清楚
- 收件者、副本、密件副本放對人
- 結尾有說清楚希望對方做什麼、什麼時候前回覆
- 祝福語和署名適合這個對象
- 簽名檔的職稱、電話是最新的
- 晚上或假日寫好的信，考慮用排程傳送，在上班時間寄出
最後，把整封信從頭唸一次。唸起來拗口或太長的句子，通常就是對方讀起來也卡住的地方。
簽名檔：每封信最後的聯絡資訊
結尾語、祝福語和署名要依每封信的對象自己打；簽名檔則每封信都一樣，設定一次之後由郵件軟體自動加上。所以「敬祝 商祺」不要放進簽名檔，簽名檔從您的名字開始。
一個商業 email 的簽名檔，通常包含中英文姓名、職稱與部門、公司全名、電話（分機用「#」）、手機、email 和網址。電話怎麼寫、+886 要不要去掉 0、LINE ID 放哪裡，請看 email 簽名檔格式怎麼寫；想直接套用現成的寫法，可以參考 email 簽名檔範例。
想要有公司 Logo 和品牌色的簽名檔，可以用 Signguin 這個免費的 email 簽名檔產生器。Signguin 不會幫您寫信，只負責信件最下面的簽名檔：輸入公司電子郵件，它會從公司網站帶入 Logo、品牌色和聯絡資訊，也可以加上 LINE、LinkedIn 這些連結。做好之後按「複製簽名」，再貼到 Gmail、Outlook 或 Apple Mail 的簽名檔設定裡，步驟請看 Gmail 簽名檔設定教學 和 Outlook 簽名檔設定教學。免費版不用註冊，有「經典」「簡約」「在地專家」3 款設計，簽名檔下方會有一個小小的「使用 Signguin 製作」連結；想加照片、使用所有設計或拿掉那個連結，可以考慮一次性付款、非訂閱制的 Premium。
支援 Gmail、Outlook 和 Apple Mail
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常見問題
中文 email 格式包含哪些部分？
由上往下依序是主旨、稱謂、開頭問候、內文、結尾語、祝福語與署名，最後是簽名檔。主旨寫清楚事由；稱謂用「姓氏＋職稱＋您好」；第一段說明來信目的；結尾說清楚希望對方做什麼；再接「敬祝 商祺」和「名字 敬上」。和傳統書信不同的是，email 不需要寫日期。
Email 主旨怎麼寫比較好？
用「【類別】事由＋日期或編號＋寄件人」的公式，例如「【詢價】瓦楞紙箱 3 款規格報價（晨楓精密 陳冠廷）」。把最重要的字放在前面，因為手機只顯示主旨的前段。不要空白，也不要只寫「您好」或「請查收」，一封信只談一個主題。
不知道對方的名字，email 開頭怎麼稱呼？
寫給公司、機關的客服或窗口，可以用「敬啟者：」開頭，這是事務書信常用的寫法。知道部門但不知道人名時，也可以寫「人資部 招募負責人您好：」或「採購部窗口您好：」。之後對方回信署名了，下一封就改用「姓氏＋職稱＋您好」。
中文 email 的下款怎麼寫？
下款就是信件最後的祝福語和署名。寫給客戶、廠商用「敬祝 商祺」，署名寫「林佳穎 敬上」；寫給老師用「敬請 教安」和「學生 姓名 敬上」；寫給主管或同事的內部信，「謝謝」加名字就好。更多依對象整理的寫法，請看 email 結尾怎麼寫。
寄履歷的 email 內文要寫什麼？
主旨寫「應徵職缺名稱_姓名」。內文分三段：說明您是誰、在哪裡看到職缺；挑 2 到 3 個和職缺相關、有數字的經歷；附件與作品集連結、方便聯絡的時間。履歷用 PDF，檔名寫上姓名和職缺，結尾用「敬祝 商祺」和「姓名 敬上」。