Contoh Signature Email: 16 Template untuk Kantor, Sales, Fresh Graduate, dan UMKM

Contoh signature email yang baik cukup tiga atau empat baris: nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, lalu satu nomor telepon atau WhatsApp dan website. Yang membedakan satu orang dengan yang lain adalah detailnya: fresh graduate menulis jurusan dan tahun lulus, pemilik UMKM menaruh WhatsApp dan Instagram di depan, staf PT menambahkan logo dan data perusahaan di baris paling bawah. Di halaman ini ada 16 contoh yang dikelompokkan per situasi, sebagian besar dalam versi teks yang bisa langsung disalin, ditambah template visual yang bisa Anda sesuaikan.

Semua nama, perusahaan, nomor telepon, dan alamat di bawah ini fiktif. Nomor telepon sengaja memakai deret 0000 atau 000 supaya tidak ada yang tersambung ke orang sungguhan.

Format dasar signature email yang cocok untuk hampir semua orang

Sebelum masuk ke variasinya, ini kerangka yang dipakai oleh hampir semua contoh di halaman ini:

Rina Maharani
Staf Administrasi Keuangan, PT Sagara Lintas Nusamedia
021-000-4417 · sagaralintas-nusamedia.co.id

Beberapa aturan yang membuat format ini efektif:

• Nama paling atas dan paling besar (16 sampai 18 px, tebal). Sisanya 13 sampai 14 px.
• Satu nomor saja, yaitu nomor yang teleponnya benar-benar Anda angkat. Kalau klien biasa menghubungi lewat WhatsApp, tulis nomor WhatsApp.
• Alamat email tidak perlu ditulis ulang. Penerima sudah melihatnya di kolom pengirim.
• Logo opsional, lebar 120 sampai 180 px. Ikon media sosial cukup dua atau tiga, ukuran 20 sampai 24 px.

Contoh signature email simple

Signature email simple bukan berarti asal-asalan. Justru versi inilah yang paling mudah dibaca di HP dan paling jarang berantakan di aplikasi email mana pun.

1. Hanya teks, tanpa logo

Arif Setiabudi
Customer Service, Asuransi Pelita Wijayamulya
021-000-6723

Pas untuk Anda yang perusahaannya belum punya logo, atau yang tidak diizinkan memakai logo kantor. Di Signguin, pilihan "Tanpa logo" menghasilkan tampilan seperti ini.

2. Versi pendek untuk balasan

Arif Setiabudi · Asuransi Pelita Wijayamulya
021-000-6723

Gmail dan Outlook bisa memakai satu signature untuk email baru dan signature lain untuk balasan. Dalam rangkaian balasan yang panjang, versi pendek ini mencegah blok yang sama muncul sepuluh kali berturut-turut.

3. Paling minimalis

Contoh signature email profesional untuk karyawan dan perusahaan

4. Sales dan account executive

Andika Saputra
Sales Executive Jawa Timur
PT Kirana Batukarang Distribusi
0812-0000-3381 · kiranabatukarang-distribusi.co.id

Banyak perusahaan di Indonesia menulis jabatan dalam bahasa Inggris (Sales Executive, Account Manager) walaupun emailnya berbahasa Indonesia. Itu wajar. Yang penting konsisten dengan kartu nama dan profil LinkedIn Anda.

Satu tombol, bukan tiga. Pilih tindakan yang paling sering Anda harapkan dari klien: jadwalkan panggilan, lihat katalog, atau minta penawaran.

5. Manajer di PT, dengan banner acara

Bambang Hartono Wicaksana
Operations Manager
PT Samudra Tirta Kencanaraya
Gedung Arsana Lt. 9, Jl. Jenderal Sudirman, Jakarta Selatan
021-000-8150 · samudratirta-kencanaraya.co.id

Banner cocok untuk pengumuman yang punya batas waktu: pameran, promo, lowongan. Ganti atau hapus begitu masanya lewat, karena banner yang sudah kedaluwarsa membuat perusahaan Anda terlihat tidak terurus.

6. Contoh signature email perusahaan dengan data perusahaan

Dewi Kartikasari
Purchasing Supervisor
CV Lembayung Rasa Pertiwi
031-000-2296 · lembayungrasa-pertiwi.co.id

CV Lembayung Rasa Pertiwi · Jl. Raya Darmo Permai, Surabaya
NIB: [nomor NIB] · NPWP: [nomor NPWP]

Baris terakhir ini dijelaskan di bagian "Data perusahaan" di bawah.

Contoh signature email untuk lamaran kerja dan fresh graduate

Kalau Anda sedang melamar kerja, signature email adalah bagian kecil yang tetap dibaca oleh HRD. Tujuannya sederhana: memudahkan mereka menghubungi Anda dan melihat profil Anda.

7. Fresh graduate

Nadia Putri Lestari, S.Ak.
Lulusan S1 Akuntansi 2026
0857-0000-1942 · linkedin.com/in/nadiaputrilestari

Gelar ditulis di belakang nama, sama seperti di CV. Jangan pakai jabatan karangan seperti "Calon Akuntan Profesional". Jurusan dan tahun lulus sudah cukup jelas.

8. Pelamar yang sudah berpengalaman

Yoga Pramudya
Digital Marketing Specialist (5 tahun)
0813-0000-5527 · linkedin.com/in/yogapramudya
Portofolio: behance.net/yogapramudya

Dua hal yang sering dilupakan pelamar. Pertama, kirim lamaran dari email pribadi, bukan email kantor Anda yang sekarang. Kedua, pakai alamat email yang memuat nama Anda, bukan nama panggilan lama dari zaman sekolah.

Contoh signature email untuk dosen dan mahasiswa

9. Dosen

Dr. Hendra Wijayakusuma, M.T.
Dosen Program Studi Teknik Sipil
Fakultas Teknik, [Nama Universitas]
0812-0000-7704 · scholar.google.com/[profil Anda]

Gelar depan dan belakang ditulis lengkap, sesuai yang Anda pakai di dokumen resmi. Link Google Scholar atau SINTA lebih berguna bagi mahasiswa dan rekan peneliti daripada link Instagram. Banyak kampus sudah menyediakan format signature resmi, jadi tanyakan dulu ke bagian humas atau TI kampus Anda.

10. Mahasiswa

Kevin Halim Saputra
Mahasiswa S1 Manajemen, angkatan 2023
[Nama Universitas]
0858-0000-3016

Cukup nama, program studi, angkatan, dan kampus. Kalau Anda pengurus organisasi kemahasiswaan, tambahkan satu baris jabatan organisasi saat menulis email atas nama organisasi itu.

Contoh signature email untuk UMKM, freelancer, dan toko online

Untuk usaha kecil di Indonesia, WhatsApp dan Instagram biasanya lebih penting daripada LinkedIn. Pelanggan ingin langsung chat, dan mereka ingin melihat produk Anda. Kedua ikon itu tersedia gratis di Signguin.

11. Pemilik UMKM dengan WhatsApp dan Instagram

Sri Wulandari
Pemilik, Sambal Roa Lembayung
WhatsApp: +62 812-0000-6619
Instagram: @sambalroalembayung
Manado · Kirim ke seluruh Indonesia

Tulis nomor WhatsApp dengan kode negara (+62 812...), bukan 0812. Link WhatsApp yang dipasang di ikon membutuhkan kode negara, dan pelanggan dari luar negeri juga bisa langsung menghubungi Anda.

12. Freelancer dan pekerja kreatif

Dimas Aryaguna
Desainer Grafis Lepas · Bandung
0813-0000-2748
Portofolio: behance.net/dimasaryaguna

Bagi freelancer, link portofolio adalah baris terpenting. Satu link yang terawat lebih baik daripada lima link ke akun yang jarang diperbarui.

13. Toko bunga, salon, dan toko online

Jam buka dan link ulasan menjawab dua hal yang paling sering ingin diketahui pelanggan baru, jadi letakkan keduanya di dekat nama toko.

Contoh signature email per profesi

14. Advokat dan kantor hukum

Yohana Simanjorang, S.H., M.H.
Advokat, Kantor Hukum Simanjorang Purbanegara & Rekan
Jl. Imam Bonjol, Medan
061-000-4385 · simanjorangpurbanegara-hukum.co.id

Kantor hukum biasanya menambahkan catatan kerahasiaan di bawah signature. Di Signguin, kolom "Catatan hukum / disclaimer" menyediakan tiga teks siap pakai, salah satunya "Kerahasiaan".

15. Konsultan pajak dan keuangan

Kevin Halimawan, S.E., Ak.
Konsultan Pajak, KKP Halimawan Prasetyo
021-000-9362 · halimawanprasetyo-pajak.co.id

Kalau profesi Anda punya nomor izin praktik, tanyakan ke asosiasi profesi Anda apakah nomor itu perlu dicantumkan dan bagaimana cara menulisnya.

16. Klinik, agen properti, kafe, dan developer

Keempatnya punya kebutuhan yang cukup berbeda, jadi berikut template visualnya satu per satu.

Untuk klinik, alamat dan link booking lebih penting daripada media sosial. Untuk agen properti, foto wajah membantu calon pembeli mengingat siapa yang mereka hubungi. Untuk kafe, jam buka dan cara memesan meja adalah informasi yang dicari orang.

Data perusahaan di signature email: PT, CV, NIB, dan NPWP

Cara menulis nama badan usaha mengikuti akta dan dokumen resmi Anda: "PT" di depan nama untuk perseroan terbatas, "CV" untuk persekutuan komanditer, dan "Tbk" di belakang nama untuk perusahaan terbuka. Jangan menyingkat atau mengubah urutannya hanya supaya signature terlihat lebih pendek.

Sebagian perusahaan, terutama yang sering mengirim penawaran harga atau tagihan lewat email, menambahkan satu baris kecil berisi nama perusahaan, alamat, NIB, dan NPWP di bagian paling bawah. Ini memudahkan bagian keuangan klien. Halaman ini bukan nasihat hukum, jadi tanyakan ke konsultan atau bagian legal Anda data apa yang sebaiknya dicantumkan perusahaan Anda.

Di Signguin, kolom "Catatan hukum / disclaimer" punya tiga teks siap pakai yang gratis:

Letakkan teks seperti ini dalam ukuran kecil dan warna abu-abu, di bawah data kontak, supaya nama dan nomor Anda tetap yang pertama terlihat.

"Hormat saya" atau "Best regards": letaknya di atas signature

Salam penutup bukan bagian dari signature. Tulis salam penutup di akhir isi email, lalu signature di bawahnya:

Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak.

Hormat saya,

Nadia Putri Lestari, S.Ak.
Lulusan S1 Akuntansi 2026
0857-0000-1942

"Hormat saya" cocok untuk email formal berbahasa Indonesia, misalnya lamaran kerja atau surat ke instansi, dan "Salam hormat" untuk klien atau mitra. Untuk email berbahasa Inggris, yang lazim adalah "Best regards" atau "Kind regards". Pilih salah satu, jangan menumpuk "Hormat saya," dan "Best regards," dalam satu email. Arti dan perbedaan tiap salam penutup kami bahas di halaman arti best regards.

Sekalipun salam penutup Anda biasanya sama, jangan simpan di dalam signature. Salam penutup sebaiknya mengikuti isi email: email ke atasan dan balasan singkat ke rekan kerja tidak selalu butuh salam yang sama.

Ukuran signature email dan logo

Kalau hanya ingin mengingat satu aturan, ingat ini: lebar seluruh signature maksimal 600 px, dan bagian penting (nama, nomor, website) muat dalam kolom sekitar 350 px supaya tetap terbaca di layar HP.

Untuk ukuran file, usahakan logo di bawah sekitar 30 KB dan semua gambar di signature totalnya di bawah sekitar 100 KB. Gmail membatasi tanda tangan email maksimal 10.000 karakter. Signature dengan gambar yang di-host di internet tidak bermasalah dengan batas ini, tetapi signature yang ditempel dari dokumen Word sering membawa banyak kode tersembunyi.

Pakai PNG atau JPG untuk logo, bukan SVG. Outlook versi lama (2007 sampai 2016 untuk Windows) tidak menampilkan SVG, dan versi itu masih dipakai di banyak kantor.

Signature email keren yang tetap rapi: 3 tes sebelum dipakai

Signature yang terlihat keren di gambar contoh belum tentu tetap keren di kotak masuk sungguhan. Sebelum Anda pakai, cek tiga hal ini:

• Mode gelap. Logo gelap dengan latar transparan bisa hilang di layar hitam. Di Signguin, tombol "Gelap" di pratinjau menunjukkan hasilnya, dan opsi "Kotak putih di belakang logo" mengatasinya.
• Layar HP. Signature selebar 600 px akan diperkecil atau terpotong di HP. Tombol "HP" di pratinjau menunjukkan tampilannya sebelum Anda mengirim email ke klien.
• Gambar yang diblokir. Banyak aplikasi email hanya menampilkan gambar setelah penerima mengizinkannya. Kalau nama atau nomor Anda ada di dalam gambar, keduanya ikut hilang. Biarkan teks tetap berupa teks.

Satu catatan tambahan untuk pengguna iPhone: menurut panduan resmi Apple, Anda hanya dapat menggunakan teks di tanda tangan Mail di iPhone (Pengaturan > App > Mail > Tanda Tangan). Jadi kalau Anda banyak membalas email dari iPhone, siapkan juga versi teks seperti contoh 2.

Dari template ke signature email yang siap dipasang

Menyalin teks dari contoh di atas sudah cukup untuk signature sederhana. Tetapi signature dengan logo, warna, dan ikon yang tampil benar di Outlook maupun Gmail membutuhkan kode HTML berbasis tabel dengan gaya inline, dan itu merepotkan kalau ditulis sendiri. Di Signguin, pembuat signature email gratis, langkahnya seperti ini:

1. Ketik email kantor Anda, lalu klik "Buat tanda tangan saya". Signguin membaca website perusahaan Anda dan mengambil logo, warna brand, dan detail kontak. Kalau Anda memakai email pribadi seperti Gmail, ketik alamat website Anda atau mulai dari nol.
2. Lengkapi data Anda, tambahkan ikon WhatsApp, Instagram, atau LinkedIn, dan isi kolom "Catatan hukum / disclaimer" kalau perlu.
3. Pilih desain. Tiga desain gratis: Klasik, Sederhana, dan Usaha lokal. Desain lain yang disebut di halaman ini, beserta foto, tombol, dan banner, tersedia di Premium. Premium cukup dibayar sekali, tanpa langganan, dan sekaligus menghapus link kecil "Dibuat dengan Signguin" di bagian bawah.
4. Cek pratinjau di "Komputer" dan "HP", dalam mode "Terang" dan "Gelap".
5. Pasang di email Anda. Tombol "Pasang otomatis di Gmail" langsung memasangnya ke Gmail. Untuk Outlook, Apple Mail, dan aplikasi lain, klik "Salin tanda tangan" lalu tempel. Untuk kolom HTML (misalnya di Thunderbird), pakai "Salin kode HTML". Signguin tidak pernah membaca email Anda.

Supaya bisa diubah lagi nanti, simpan signature Anda dengan alamat email. Gratis, dan signature Anda bisa dibuka kembali dari "Tanda tangan saya". Satu catatan jujur: Signguin belum punya fitur untuk tim (baru daftar tunggu) dan tidak memasang signature dari konsol admin Microsoft 365 atau Google Workspace. Kalau Anda harus menyeragamkan signature untuk lima puluh karyawan sekaligus, Anda butuh alat khusus perusahaan.

Kalau ingin menempel sendiri: di Gmail, buka Setelan, lalu cari bagian "Tanda tangan". Di Outlook, letak pengaturan tanda tangan berbeda di setiap versi, jadi ikuti panduan cara membuat signature di Outlook.

Penguin sudah memakai jas sejak lahir. Email Anda cukup memakai signature yang rapi.

FAQ

Apa contoh signature email yang profesional?

Empat baris: nama lengkap dengan gelar kalau ada, jabatan dan nama perusahaan, satu nomor telepon atau WhatsApp, dan website. Tambahkan logo kecil kalau Anda menulis atas nama perusahaan, dan baris data perusahaan dalam ukuran kecil di bagian paling bawah kalau perusahaan Anda menginginkannya. Contoh 4 (sales) dan contoh 6 (perusahaan) bisa langsung Anda sesuaikan.

Bagaimana contoh signature email untuk lamaran kerja?

Nama dengan gelar, jurusan dan tahun lulus (atau jabatan terakhir kalau sudah berpengalaman), nomor HP, dan link LinkedIn. Tanpa logo dan tanpa kutipan motivasi. Kirim dari email pribadi yang memuat nama Anda, dan tulis "Hormat saya," di atas signature, bukan di dalamnya. Lihat contoh 7 dan 8.

Berapa ukuran logo untuk signature email?

Untuk logo memanjang, lebar 120 sampai 180 px dengan tinggi maksimal sekitar 60 px. Untuk logo persegi, 60 sampai 80 px. Simpan file dua kali lebih besar dari ukuran tampilnya supaya tajam di layar retina, dan usahakan ukurannya di bawah sekitar 30 KB. Pakai PNG atau JPG, bukan SVG, karena Outlook versi lama tidak menampilkannya.

Apakah nomor WhatsApp boleh dicantumkan di signature email?

Boleh, dan untuk UMKM sering justru lebih berguna daripada nomor kantor. Tulis dengan kode negara, misalnya +62 812-0000-6619, supaya ikon WhatsApp bisa langsung membuka chat. Untuk email kantor, ikuti aturan perusahaan Anda: sebagian perusahaan hanya ingin nomor kantor yang tercantum.

Di mana saya bisa mendapatkan template signature email gratis?

Salin salah satu template teks di halaman ini ke pengaturan tanda tangan di aplikasi email Anda. Untuk versi dengan logo, warna, dan ikon, Signguin menyediakan tiga desain gratis (Klasik, Sederhana, Usaha lokal) tanpa perlu daftar dan tanpa kartu kredit, dengan link kecil "Dibuat dengan Signguin" di bagian bawah.

Apa bedanya signature email dan tanda tangan digital?

Signature email adalah blok teks berisi nama dan kontak di akhir email. Di menu pengaturan Gmail dan Outlook, namanya juga tanda tangan. Tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik untuk menandatangani dokumen secara sah, misalnya kontrak PDF. Keduanya berbeda, dan halaman ini hanya membahas yang pertama.