Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp, sửa trực tiếp và dùng ngay

Một mẫu đẹp nhưng không hợp nhu cầu thì vẫn là mẫu dở. Trước khi chọn, hãy nghĩ xem người nhận cần gì nhất ở bạn: gọi lại cho bạn, ghé cửa hàng, xem hồ sơ hay chỉ cần biết bạn là ai.

Mẫu chữ ký email công ty

Chữ ký công ty cần đủ năm thông tin: họ tên có dấu, chức danh, tên công ty viết đúng như trên giấy đăng ký kinh doanh (Công ty TNHH…, Công ty Cổ phần…), một số điện thoại và website. Nếu ghi địa chỉ, hãy ghi theo đơn vị hành chính mới từ 1/7/2025, ví dụ “phường Cầu Giấy, Hà Nội” thay cho “quận Cầu Giấy”.

Công ty có văn phòng tiếp khách hoặc nhiều chi nhánh có thể chọn mẫu Doanh nghiệp: địa chỉ và các biểu tượng mạng xã hội nằm riêng trong một dải nền xám, phần trên chỉ còn thông tin của người gửi.

Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp cho người đi làm

Với kế toán, chuyên viên tư vấn, luật sư hay nhân viên kinh doanh, chữ ký là tấm danh thiếp bạn gửi đi hàng chục lần mỗi ngày. Chức danh phải rõ, người ngoài đọc là hiểu, và chỉ nên ghi một số điện thoại mà bạn thật sự nghe máy. Nếu khách hay nhắn Zalo, ghi “(Zalo)” ngay sau số di động. Nếu công ty có quy định về bảo mật, hãy thêm một dòng chữ nhỏ vào ô Ghi chú pháp lý; tại đó có ba Mẫu soạn sẵn để chọn.

Nhân viên kinh doanh thường chọn mẫu Kinh doanh, vì nút bấm như “Đặt lịch hẹn” ở cuối mỗi email cho khách một bước tiếp theo rõ ràng. Người làm tự do và người làm nghề sáng tạo hợp với mẫu Studio: họ tên lớn, một vạch màu, không cần logo công ty.

Mẫu chữ ký email cho sinh viên

Sinh viên và người mới đi làm không cần logo. Hãy ghi họ tên, ngành học và năm học, tên trường, một số điện thoại và một liên kết đáng xem: LinkedIn hoặc portfolio. Khi gửi hồ sơ xin việc, nên dùng email có họ tên thật thay cho địa chỉ kiểu biệt danh đặt từ thời đi học. Mẫu Đơn giản miễn phí là đủ; mẫu Tân cử nhân (Premium) đưa liên kết lên nổi bật hơn.

Mẫu chữ ký email đẹp không phải là mẫu nhiều chi tiết nhất. Những mẫu ở trên đều tuân theo vài nguyên tắc chung:

• Một, hai màu. Màu thương hiệu cho họ tên hoặc đường kẻ, còn lại là chữ xám đậm.
• Họ tên nổi bật nhất. Mọi dòng khác nhỏ hơn và nhạt hơn.
• Bốn đến sáu dòng chữ. Càng thêm dòng, những dòng quan trọng càng khó tìm trên điện thoại.
• Logo nhỏ, chữ là chữ thật. Nếu cả chữ ký là một tấm ảnh, người nhận nào chặn hình sẽ chỉ thấy một ô trống.
• Phông chữ có sẵn trên máy. Gmail và Outlook không tải phông web, nên Signguin chỉ dùng phông có sẵn trên Windows, Mac và điện thoại. Bạn chọn kiểu chữ trong mục “Màu sắc và phông chữ” ở bước Giao diện.

Bài chữ ký email giải thích kỹ hơn về thứ tự thông tin, kích thước logo và cách viết số điện thoại dạng +84.

Premium là gói trả một lần, không đăng ký định kỳ, dành cho chữ ký của chính người mua; đồng nghiệp vẫn dùng bản miễn phí. Bạn có thể thử mọi mẫu Premium trong phần xem trước rồi mới quyết định.

Ở bước cuối, Cài vào email, hãy chọn ứng dụng bạn dùng:

• Gmail: bấm Tự động thêm vào Gmail. Signguin chỉ xin quyền thay đổi phần cài đặt Gmail, không đọc email của bạn. Nếu không muốn cấp quyền, bạn cứ bấm Sao chép chữ ký rồi dán vào phần cài đặt chữ ký của Gmail. Các bước chi tiết, kèm đúng nhãn tiếng Việt của Gmail, có trong trang tạo chữ ký Gmail.
• Outlook: bấm Sao chép chữ ký rồi dán vào ô chữ ký của Outlook mới, Outlook cổ điển, Outlook trên web hoặc Outlook cho Mac. Hướng dẫn riêng cho từng phiên bản có trong bài cách tạo chữ ký trong Outlook.
• Thunderbird và các ứng dụng cần mã HTML: bấm Sao chép mã HTML.

Muốn sửa sau này, hãy bấm Lưu và nhập email: bạn sẽ nhận được một liên kết để quay lại, không cần mật khẩu. Lưu chữ ký là miễn phí. Chữ ký đã lưu nằm trong Chữ ký của tôi.

Nếu bạn cần một chữ ký thống nhất cho cả công ty và quản lý tập trung trên Google Workspace hoặc Microsoft 365, Signguin chưa làm được việc đó: mỗi chữ ký được tạo cho từng người, còn tính năng cho nhóm hiện mới có danh sách chờ. Signguin cũng chưa có biểu tượng Zalo và không thống kê lượt bấm vào chữ ký.