Hivatalos e-mail minta: tárgy, megszólítás, elköszönés és 6 másolható minta

Egy hivatalos e-mail hat részből áll: egy rövid, konkrét tárgysorból, a megszólításból („Tisztelt Kovács Anna!”), egy-két mondatos bevezetésből, amely megmondja, miért írsz, egy tömör törzsszövegből a kéréseddel és a határidővel, az elköszönésből, végül a neveddel kezdődő e-mail-aláírásból. Ha valamit csatolsz, azt a szövegben is említsd meg. A megszólítás után hivatalos levélben általában felkiáltójel áll, a szöveg pedig új sorban kezdődik.

Alább részenként végigmegyünk egy hivatalos e-mailen, aztán jön hat másolható minta (árajánlatkérés, panasz, időpontkérés, állásjelentkezés, emlékeztető és válasz egy megkeresésre), egy rövid rész az angol e-mailről, és egy ellenőrzőlista küldés előtt.

Ezen az oldalon tegezünk, a minták viszont magázó, önöző formában szólnak, mert egy valódi hivatalos e-mailt egy ismeretlen ügyintézőnek, cégnek vagy hivatalnak így írnál. A papíron, postán küldött hivatalos levélnek (dátum, címzés, iktatószám) más a formája; ez az oldal az e-mailről szól.

A hivatalos e-mail felépítése egy példán

Minden hivatalos e-mail ugyanarra a vázra épül:

Tárgy: Árajánlatkérés: 300 db A5-ös meghívó, november 14-ig     ← tárgysor

Tisztelt Hölgyem/Uram!                                          ← megszólítás

A Csillagfürt Rendezvény Kft. nevében írok. Céges                ← bevezetés
rendezvényünkhöz nyomtatott meghívókat rendelnénk.

Kérem, küldjön árajánlatot 300 db kétoldalas, színes             ← törzsszöveg
A5-ös meghívóra. A grafikai tervet PDF-ben csatoltam.             ← csatolmány
A meghívókra november 14-ig lenne szükségünk.

Köszönöm, ha időt szán rá.

Üdvözlettel                                                     ← elköszönés
Somlyai Dorka                                                   ← aláírás
rendezvényszervező | Csillagfürt Rendezvény Kft.
+36 30 000 4172 · csillagfurt-demo.hu

A teljes, kidolgozott változat lent, az első mintában van.

Tárgysor: mit írj a tárgy mezőbe

A tárgysort a címzett a levél előtt olvassa, és később ez alapján keres rá a levélre. Jó tárgysor megmondja, miről szól a levél és mit kérsz: melyik ügy, melyik rendelés, melyik határidő.

• Gyenge: „Kérdés”, „Hivatalos levél”, „Sürgős!!!”, üres tárgy
• Jó: „Árajánlatkérés: 300 db A5-ös meghívó, november 14-ig”
• Jó: „Reklamáció: sérülten érkezett termék, rendelésszám BL-20418”
• Jó: „Jelentkezés: logisztikai koordinátor (KL-2026-31)”

Néhány bevett szokás:

• Az elejére a lényeg. Telefonon a hosszú tárgysor vége lemarad, ezért az ügy típusa („Árajánlatkérés”, „Reklamáció”, „Időpontkérés”) kerüljön előre.
• Azonosító, ha van. Rendelésszám, számlaszám, ügyszám, hirdetés száma: a címzett ez alapján találja meg az ügyet a saját rendszerében.
• Pont nélkül, csupa nagybetű nélkül. A tárgysor cím, nem mondat, a csupa nagybetű pedig kiabálásnak hat.
• Válasznál hagyd meg az eredeti tárgyat. A levelezőprogram a tárgy elé teszi a válasz jelét (például „Re:”), így a levélváltás egyben marad. Új ügyhöz új levelet és új tárgyat írj.

Email megszólítás: Tisztelt …, Kedves … és az utána álló írásjel

A megszólítás az első sor, és ez adja meg a levél hangnemét. Hivatalos e-mailben két szó közül választasz: Tisztelt és Kedves.

Tisztelt + név, Úr / Asszony

A Tisztelt a biztos választás, ha a címzettet nem ismered személyesen, ha hivatalnak, cégnek vagy felettesnek írsz, vagy ha panaszról, jogi vagy pénzügyi ügyről van szó.

• Tisztelt + teljes név: „Tisztelt Kovács Anna!”, „Tisztelt Szabó Márton!”. Ez a legsemlegesebb forma: nem kell találgatnod, milyen megszólítást szeretne a címzett, és a nemét sem tévesztheted el.
• Tisztelt + vezetéknév + Úr / Asszony: „Tisztelt Kovács Úr!”, „Tisztelt Kovács Asszony!”. Hivatalos levélben a megszólítás közneveit bevett szokás nagy kezdőbetűvel írni („Úr”, „Asszony”). Ha a vezetéknév közszóként is érthető (Nagy, Kis, Fekete), a teljes név egyértelműbb.
• Tisztelt + beosztás vagy cím: „Tisztelt Igazgató Úr!”, „Tisztelt Doktornő!”, „Tisztelt Professzor Asszony!”. Akkor jó, ha a címzett ebben a szerepében kap levelet, például egy intézmény vezetőjeként.
• Doktori cím a név előtt: „Tisztelt dr. Kovács Anna!”. A „dr.” rövidítést a név előtt kis kezdőbetűvel szokás írni.

Kedves …

A Kedves barátságosabb, de hivatalos levélben is megállja a helyét, ha már leveleztetek, ha a címzett maga is így írt neked, vagy ha egy cég az ügyfeleinek ír.

• „Kedves Kovács Anna!”: udvarias és közvetlenebb, ügyfélkapcsolatban gyakori.
• „Kedves Anna!”: ha már keresztnéven szólítjátok egymást (ettől még magázhatjátok egymást).
• „Kedves Ügyfelünk!”, „Kedves Kollégák!”: körlevélben, csoportnak.

Ha nem vagy biztos benne, kezdj a „Tisztelt” megszólítással. Ha a címzett „Kedves” megszólítással válaszol, a következő levélben te is átválthatsz.

Ha nem tudod a címzett nevét

Először nézz utána: a cég honlapján, a hirdetésben vagy egy korábbi levél aláírásában gyakran ott a név. Ha nincs, ezek a bevett formák:

• „Tisztelt Hölgyem/Uram!”: ismeretlen személynek, például egy cég általános címére.
• Szerepet megnevező forma: „Tisztelt Ügyfélszolgálat!”, „Tisztelt Ügyintéző!”, „Tisztelt Toborzó Csapat!”. A Nyelvtudományi Kutatóközpont Helyes blogján megjelent elemzés a nyelvi tanácsadáshoz érkezett levelek alapján az ilyen, szerepet megnevező megszólítást gyakorlatias és udvarias megoldásnak tartja.
• Kerüld a „Tisztelt Cím!” formát. Ugyanez az elemzés szerint az elterjedt „Tisztelt Cím(zett)!” kevésbé udvarias, mint a névvel vagy szereppel megszólító formák.

Napszakhoz kötött köszönést („Jó reggelt!”) ne írj megszólításnak: nem tudod, mikor olvassák a levelet.

Felkiáltójel vagy vessző a megszólítás után?

A magyar helyesírás szabályai (12. kiadás, 254. pont) szerint a hosszabb szöveget bevezető, önálló megszólítás után „általában felkiáltójelet teszünk”. Vesszőt a szabályzat 11. kiadása (ott még a 253. pont) csak magánlevelekben engedett meg a kiemelt megszólítás után. A Helyes blog 2014-es bejegyzése szerint hivatalosabb stílusban felkiáltójelet teszünk, a fesztelenebb, magánjellegű levelezésben a vessző is elmegy. Ha vesszőt teszel, az e-nyelv.hu nyelvi tanácsadása szerint a szöveget kisbetűvel folytatod, akár új sorban is (AkH. 255.).

A gyakorlatban tehát:

• Hivatalos e-mail: „Tisztelt Kovács Anna!”, felkiáltójellel, utána új bekezdés nagybetűvel.
• Kötetlenebb levél ismerős címzettnek: a „Kedves Anna,” is elfogadott, de akkor kisbetűvel folytatod: „Kedves Anna, köszönöm a gyors választ…”. A felkiáltójel itt sem hiba.
• Szia után vessző: „Szia, Péter!” A Helyes blog szerint a köszönés és a név közé vessző kell. Hivatalos levélbe a „Szia” amúgy sem való.

A megszólítás után hagyj egy üres sort, és a levél első mondatát kezdd új bekezdésben.

Törzsszöveg: bevezetés, lényeg, kérés

Bevezetés. Egy-két mondat: ki vagy (ha a címzett nem ismer), és miért írsz. „A Csillagfürt Rendezvény Kft. nevében írok.” „Az október 2-i rendelésemmel kapcsolatban írok.” A második mondatban már térj a tárgyra.

Lényeg. Egy levél, egy ügy. Két-három mondatos bekezdéseket írj, és ha több dolgot kérdezel, számozd meg őket, hogy a címzett pontonként válaszolhasson. Adj meg minden adatot, ami az ügyintézéshez kell: rendelésszám, dátum, mennyiség, hely.

Kérés és határidő. Írd le egyértelműen, mit vársz és mikorra. „Kérem, október 20-ig tájékoztassanak” többet ér, mint „mielőbbi válaszukat várom”.

Hangnem. Hivatalos e-mailben magázol vagy önözöl: „Kérem, küldje el…”, „Köszönöm, hogy segített”. A nagy kezdőbetűs „Ön” és „Önök” a fokozott tisztelet jele; a Helyes blog szerint a kisbetűs „ön” nem hiba, de hivatalos levélben érdemes nagybetűvel írni. Ha nem akarod minden mondatban kiírni, elég az igealak: a „Kérem, küldje el” udvarias és egyben természetes is.

Néhány megfogalmazás, amely hivatalosnak hangzik, de csak nehezíti az olvasást:

Küldés előtt olvasd el úgy a levelet, mintha te kapnád: kiderül-e első olvasásra, mit kell tenned és mikorra?

Elköszönés: Üdvözlettel, Tisztelettel, Köszönettel

Az elköszönés a levél utolsó sora a neved előtt. Hivatalos e-mailben a három leggyakoribb:

• Üdvözlettel: semleges, udvarias; cégnek, ügyfélnek, partnernek írt levélben, árajánlatkéréshez, egyeztetéshez.
• Tisztelettel: formálisabb; hivatalnak, hatóságnak, intézménynek, felettesnek, és minden kérelemben vagy panaszban.
• Köszönettel: ha a címzett segített, vagy ha szívességet kérsz tőle (panaszlevélben nem illik).

Előtte gyakran áll egy záró mondat: „Köszönöm, ha időt szán rá.”, „Ha kérdése van, szívesen segítek.” Melyik elköszönés mikor illik, mit jelent a „Szívélyes üdvözlettel”, és mi kerül utánuk, arról az Üdvözlettel: e-mail-elköszönés oldalon írunk részletesen. Röviden: írásjel nem kell utánuk, ezért a mintáinkban sem áll.

Egy tanács ide is tartozik: az elköszönést ne mentsd az aláírásba. Ha az „Üdvözlettel” az aláírás része, minden levél és minden válasz alatt ott lesz, a kétszavas belső üzenet alatt is, és nem igazíthatod a címzetthez. Az elköszönést írd kézzel, az aláírás pedig a neveddel kezdődjön.

Aláírás: ki írt, és hogyan érhető el

Az elköszönés alatt jön az e-mail-aláírás, a neveddel kezdve: néhány sor, amelyből a címzett megtudja, ki írt, melyik cégtől, és hogyan érheti el. Hivatalos e-mailben ez általában:

1. teljes név,
2. beosztás,
3. cég vagy intézmény,
4. egy telefonszám, amelyet tényleg felveszel (+36 30 000 4172 formában, ha külföldre is írsz),
5. weboldal.

Kft.-ként vagy Zrt.-ként a cégadatok is ide tartoznak. A cégtörvény (2006. évi V. törvény, Ctv.) 63. § (2) bekezdése szerint a korlátolt felelősségű társaság és a részvénytársaság az írásbeli képviselete és a hivatalos levelezése során, „ideértve az elektronikus levelezést is”, köteles feltüntetni a céget nyilvántartó cégbíróság nevét, a cég nevét és székhelyét és a cégjegyzékszámot. A legegyszerűbb, ha ezek apró betűvel az aláírás aljára kerülnek. Hogy pontosan mit és milyen sorrendben, és mi a helyzet Bt.-vel vagy egyéni vállalkozóval, az e-mail-aláírásról szóló útmutatónkban olvashatod (jogi tanácsadásnak nem minősül).

Az aláírást egyszer kell beállítanod a levelezőprogramban, utána minden levél alá automatikusan bekerül. Lépésről lépésre: Outlook aláírás beállítása és Gmail aláírás beállítása.

Ha logós, a cég színeihez illő aláírást szeretnél, a Signguin ingyenes e-mail-aláírás-készítőjében néhány perc alatt összerakhatod. Beírod a munkahelyi e-mail-címedet, a Signguin pedig a cég weboldaláról betölti a logót, a márkaszíneket és az elérhetőségeket. A cégadatokhoz a „Jogi nyilatkozat” mező „Kész szövegek” listájában van egy „Cégadatok” minta is, cégbírósággal együtt. A kész aláírást az „Aláírás másolása” gombbal viszed át Outlookba vagy más programba, a Gmailbe pedig az „Automatikus hozzáadás a Gmailhez” gombbal közvetlenül is telepítheted. A Signguin az aláírásblokkot készíti el; a levelet továbbra is te írod.

Csatolmányok: hogyan küldj mellékletet

• Említsd meg a szövegben. „Az önéletrajzomat PDF-ben csatoltam.” Így a címzett tudja, mit keressen, és te is észreveszed, ha elfelejtetted csatolni.
• Beszédes fájlnév. „Ormai_Bence_oneletrajz.pdf” vagy „Csillagfurt_meghivo_terv_v2.pdf”, nem „scan0012.pdf” vagy „Dokumentum1.docx”. Ékezet nélkül biztonságosabb, mert egyes rendszerek elrontják az ékezetes fájlneveket.
• PDF, ha nem kell szerkeszteni. A PDF minden gépen ugyanúgy néz ki, és nem kell hozzá Word. Szerkeszthető fájlt csak akkor küldj, ha a címzettnek dolgoznia kell benne.
• Figyelj a méretre. A Google súgója szerint személyes Gmail-fiókban a 25 MB-nál nagyobb fájlt a Gmail nem csatolja, hanem Google Drive-linket tesz helyette a levélbe. Más levelezőrendszereknek is van felső határuk, ezért sok képet vagy nagy fájlt inkább megosztási linkkel küldj, és írd meg, meddig érhető el.
• Kevés, rendezett melléklet. Tíz külön fénykép helyett egy PDF, sok külön dokumentum helyett egy tömörített fájl, ha a címzett így kéri.

6 hivatalos e-mail minta másoláshoz

A mintákban a neveket, dátumokat és adatokat írd át a sajátodra, a fölösleges sorokat töröld. A minták magázó, önöző hangnemben szólnak. A nevek, cégek, címek és domainek kitaláltak, a telefonszámokban 000-s blokk áll, a cégadatokban pedig az X-ek helyére a cég saját számai kerülnek. Az aláírást a legtöbb mintában rövidítve mutatjuk.

1. Árajánlatkérés

Tárgy: Árajánlatkérés: 300 db A5-ös meghívó, november 14-ig

Tisztelt Hölgyem/Uram!

A Csillagfürt Rendezvény Kft. nevében írok. November végén céges
évzáró rendezvényt szervezünk, amelyhez nyomtatott meghívókat
szeretnénk rendelni. Kérem, küldjön árajánlatot az alábbiakra:

- 300 db A5-ös, kétoldalas, színes meghívó, 300 g-os matt papíron
- 300 db C5-ös boríték, nyomtatás nélkül
- szállítás budapesti irodánkba

A nyomdakész grafikai tervet PDF-ben csatoltam. A meghívókra
legkésőbb november 14-én lenne szükségünk. Kérem, az ajánlatban
jelezze a gyártási időt is, és azt, ha ez a határidő nem tartható.

Köszönöm, ha időt szán rá.

Üdvözlettel
Somlyai Dorka
rendezvényszervező | Csillagfürt Rendezvény Kft.
+36 30 000 4172 · csillagfurt-demo.hu

Az árajánlatkérésben minden adat legyen benne, ami az árhoz kell: mennyiség, méret, anyag, határidő, szállítási hely. Így megspórolsz egy kör visszakérdezést.

2. Panasz (reklamáció)

Tárgy: Reklamáció: sérülten érkezett termék, rendelésszám BL-20418

Tisztelt Ügyfélszolgálat!

2026. október 2-án rendeltem Önöktől egy tölgyfa dohányzóasztalt
(rendelésszám: BL-20418), amelyet október 6-án kézbesítettek.
Kicsomagoláskor láttam, hogy az asztallap a sarkánál megrepedt,
a doboz külsején pedig ugyanott benyomódás látszik. Három
fényképet csatoltam.

Kérem, cseréljék ki a terméket, vagy ha ez nem lehetséges,
térítsék vissza a vételárat. Az asztalt az eredeti csomagolásban
megőriztem, a futárnak bármikor átadhatom.

Kérem, október 20-ig tájékoztassanak a csere vagy a visszatérítés
módjáról.

Tisztelettel
Kerekréti Ábel
+36 20 000 3391

Panaszlevélben maradj a tényeknél: mi történt, mikor, mi bizonyítja, és mit kérsz. A felháborodással a címzett nem tud mit kezdeni, a rendelésszámmal és a fényképpel igen.

3. Időpontkérés

Tárgy: Időpontkérés: egyéni vállalkozás könyvelése januártól

Tisztelt Halmágyi Úr!

Egy kolléganőm ajánlotta az irodáját. Januártól egyéni
vállalkozóként grafikai munkákat vállalok, és könyvelőt keresek.
Szeretnék egy rövid személyes vagy online egyeztetést kérni,
ahol átbeszélhetnénk, milyen szolgáltatásokat kínálnak.

Nekem a következő időpontok lennének megfelelők:

- október 20., kedd, 9 és 12 óra között
- október 22., csütörtök, 14 óra után
- október 23., péntek, egész nap

Ha egyik sem alkalmas, kérem, javasoljon másikat.

Üdvözlettel
Vámosi Luca
+36 70 000 8826

Adj meg két-három konkrét időpontot. Az „amikor Önnek megfelel” udvarias, de még egy levélváltást jelent.

4. Állásjelentkezés

Tárgy: Jelentkezés: logisztikai koordinátor (KL-2026-31)

Tisztelt Szentkirályi Edit!

A Kőhíd Logisztika Zrt. honlapján olvastam a logisztikai
koordinátori állásról szóló hirdetést, és szeretnék jelentkezni rá.

Négy éve dolgozom raktári adminisztrátorként egy győri
alkatrész-kereskedőnél, ahol a beérkező szállítmányok
nyilvántartása és a fuvarozókkal való egyeztetés a feladatom.
A hirdetésben kért SAP-ismeretet a munkám során szereztem,
angolul tárgyalóképes szinten beszélek.

Csatoltam az önéletrajzomat és a motivációs levelemet PDF-ben.
Szívesen bemutatkoznék személyesen is. Hétköznap 16 óra után
telefonon is elérhető vagyok.

Köszönöm, hogy elolvasta a jelentkezésemet.

Tisztelettel
Ormai Bence
+36 30 000 6215

Ha a hirdetésben szerepel a kapcsolattartó neve, szólítsd meg névvel; ha nem, jó a „Tisztelt Toborzó Csapat!”. A hirdetés azonosítója kerüljön a tárgysorba, mert egy cég egyszerre több állást is hirdethet.

5. Emlékeztető (lejárt határidő)

Tárgy: Emlékeztető: 2026/0388 számú számla (esedékes: október 1.)

Tisztelt Pálfalvi Ilona!

Szeretném emlékeztetni, hogy a szeptember 16-án kiállított,
2026/0388 számú számlánk fizetési határideje október 1-jén
lejárt, és nyilvántartásunk szerint az összeg még nem érkezett
meg. A számlát ismét csatoltam.

Ha az utalást az elmúlt napokban már elindították, kérem,
tekintse ezt a levelet tárgytalannak. Ha a számlával kapcsolatban
kérdése van, szívesen segítek.

Kérem, hogy az összeget október 15-ig utalják át, vagy jelezzék,
ha ez nem lehetséges.

Köszönettel
Somlyai Dorka
rendezvényszervező | Csillagfürt Rendezvény Kft.
+36 30 000 4172 · csillagfurt-demo.hu

Az emlékeztető maradjon semleges: tény, új határidő, és egy kiút („ha már elindították, tekintse tárgytalannak”). Ha egy korábbi leveledre nem jött válasz, az emlékeztetőt arra a levélre válaszként küldd, hogy a címzett lássa az előzményt.

6. Válasz egy megkeresésre

Tárgy: Re: Időpontkérés: egyéni vállalkozás könyvelése januártól

Tisztelt Vámosi Luca!

Köszönöm a megkeresését. Az október 22-i, csütörtöki időpont
nekünk is megfelel: 14 órakor várom az irodánkban, de ha
kényelmesebb, online is beszélhetünk.

Kérem, a megbeszélés előtt küldje el a vállalkozás tervezett
tevékenységi körét és a várható éves bevétel nagyságrendjét.
Ezek alapján tudok pontos ajánlatot adni.

Egy rövid válaszban kérem, erősítse meg az időpontot, és írja
meg, hogy személyesen vagy online szeretne-e egyeztetni.

Üdvözlettel
Halmágyi Gergő
ügyvezető | Hajnalpír Könyvelőiroda Kft.
+36 62 000 274 · hajnalpir-demo.hu

Hajnalpír Könyvelőiroda Kft. · Székhely: 6720 Szeged, Szilvalevél utca 4.
Cégjegyzékszám: 06-09-XXXXXX · Nyilvántartó cégbíróság: Szegedi Törvényszék Cégbírósága
Adószám: XXXXXXXX-X-XX

Ez a minta a teljes aláírást is mutatja: egy Kft. hivatalos levelében a cégadatok az aláírás aljára valók. A válaszban először arra felelj, amit kérdeztek (itt: jó-e az időpont), aztán jöhet, amit te kérsz.

Angol email: hivatalos email írás angolul röviden

Az angol hivatalos e-mail felépítése ugyanaz: tárgysor (Subject), megszólítás, bevezetés, lényeg, elköszönés, aláírás. A különbségek a részletekben vannak, és a magyarok angol levelei leggyakrabban ezeken csúsznak el:

• Vessző a megszólítás után, nem felkiáltójel: „Dear Ms Kovács,”. Az angol levélben a felkiáltójel túl erős.
• Mr és Ms a vezetéknévvel: „Dear Mr Smith,” vagy „Dear Ms Taylor,”, sosem „Dear Mr John,”. A „Ms” a nő családi állapotától függetlenül jó; a „Mrs”-t csak akkor használd, ha a címzett maga is így írja. Amerikai címzettnek pont is jár utána: „Mr.”, „Ms.”.
• Névsorrend. Angol szövegben a magyar nevet általában keresztnév, vezetéknév sorrendben írják: az aláírásban „Dorka Somlyai”, a megszólításban „Dear Ms Somlyai,”.
• Ha nem tudod a nevet: „Dear Sir or Madam,” vagy szerepet megnevező forma: „Dear Customer Service Team,”, „Dear Hiring Manager,”.

További angol elköszönéseket és a „Best regards” jelentését az Üdvözlettel oldalon gyűjtöttük össze.

Az első minta angolul így szólna:

Subject: Quotation request: 300 printed invitations by 14 November

Dear Ms Hartwell,

I am writing on behalf of Csillagfürt Rendezvény Kft., an event
agency in Budapest. We are organising a corporate year-end event
in late November and would like to order printed invitations.

Could you please send us a quotation for 300 double-sided A5
invitations on 300 gsm matt paper, delivered to Budapest by
14 November? I have attached the print-ready PDF.

Thank you for your help. I look forward to hearing from you.

Kind regards,
Dorka Somlyai
Event Manager
Csillagfürt Rendezvény Kft.
+36 30 000 4172

Angol e-mailben is gyakori hiba a hosszú, udvariaskodó bevezetés. Ugyanúgy, mint magyarul: egy mondat arról, ki vagy és miért írsz, aztán a kérés.

Küldés előtt: ellenőrzőlista

• A tárgysorból kiderül, miről szól a levél, és benne van az azonosító.
• A címzett nevét és megszólítását ellenőrizted (ékezet, Úr/Asszony, dr.).
• A megszólítás után felkiáltójel áll, a szöveg új bekezdésben kezdődik.
• Az első két mondatból kiderül, ki vagy és mit szeretnél.
• A kérésnek van határideje.
• A szövegben említett melléklet tényleg csatolva van, beszédes névvel.
• Egy elköszönés van, és illik a címzetthez.
• Az aláírás naprakész; Kft.-nél, Zrt.-nél a cégadatokkal.
• A címzett-, a másolat- és a titkosmásolat-mezőben azok vannak, akiknek ott kell lenniük.
• Hangosan vagy a telefonodon is átolvastad: így derülnek ki az elgépelések.

Gyakori kérdések

Hogyan kezdjek egy hivatalos e-mailt?

Konkrét tárgysorral, megszólítással („Tisztelt Kovács Anna!”), majd új bekezdésben egy-két mondattal arról, ki vagy és miért írsz: „A Csillagfürt Rendezvény Kft. nevében írok.” Ha valaki ajánlotta a címzettet, vagy korábban beszéltetek, ezt is írd meg az első mondatban. A második mondatban már térj a tárgyra, a hosszú, udvariaskodó bevezetést hagyd ki.

Felkiáltójel vagy vessző kell a megszólítás után?

A helyesírási szabályzat (12. kiadás, 254. pont) szerint a levelet bevezető megszólítás után általában felkiáltójel áll, hivatalos e-mailben tehát: „Tisztelt Kovács Úr!” Vesszőt a nyelvi tanácsadók kötetlenebb, magánjellegű levélben fogadnak el („Kedves Anna,”), és utána a szöveg kisbetűvel folytatódik. Angol e-mailben viszont vessző kell: „Dear Ms Kovács,”.

Mit írjak, ha nem tudom a címzett nevét?

Először keresd meg: a cég honlapján, a hirdetésben vagy egy korábbi levélben gyakran ott van. Ha nincs, írj szerepet megnevező megszólítást („Tisztelt Ügyfélszolgálat!”, „Tisztelt Toborzó Csapat!”) vagy „Tisztelt Hölgyem/Uram!” formát. A „Tisztelt Cím!” a Nyelvtudományi Kutatóközpont Helyes blogján megjelent elemzés szerint kevésbé udvarias, ezért kerüld.

Hogyan írjak hivatalos e-mailt angolul?

A felépítés ugyanaz, mint magyarul: Subject, megszólítás, rövid bevezetés, kérés, elköszönés, aláírás. A megszólítás „Dear Mr Smith,” vagy „Dear Ms Taylor,” vesszővel, az elköszönés legtöbbször „Kind regards,” vagy „Best regards,”. A neved angol szövegben általában keresztnév, vezetéknév sorrendben szerepel. Mintát a fenti angol részben találsz.

Kell cégadatot tenni egy hivatalos e-mailbe?

Kft.-nél és Zrt.-nél igen. A Ctv. 63. § (2) szerint a hivatalos levelezésben, „ideértve az elektronikus levelezést is”, fel kell tüntetni a céget nyilvántartó cégbíróság nevét, a cég nevét és székhelyét és a cégjegyzékszámot. Ezeket a legegyszerűbb egyszer beírni az e-mail-aláírás aljára, így minden levélben ott lesznek. A részleteket az e-mail-aláírás oldalon írtuk le.