Jak napsat email: od předmětu po podpis, se 7 vzory ke zkopírování

Jak napsat e-mail, kterému příjemce rychle porozumí a na který odpoví? Napište konkrétní předmět, oslovte adresáta v 5. pádě („Vážený pane Nováku,“), hned v první větě řekněte, proč píšete, stručně uveďte, co potřebujete a do kdy, a zakončete pozdravem a podpisem s kontaktem. Formální e-mail se od běžného liší hlavně oslovením, pozdravem a pečlivostí. Stavba je stejná.

Níže najdete všech šest částí e-mailu s pravidly a příklady, rozdíl mezi formálním a neformálním e-mailem, přílohy a kopie, sedm vzorů ke zkopírování (formální žádost, žádost o práci, e-mail vyučujícímu, omluvenka učitelce, e-mail lékaři, připomenutí a odpověď), krátký průvodce e-mailem v angličtině a nejčastější chyby.

Jak napsat email: šest částí, ze kterých se skládá

Ať píšete úřadu, nebo kolegovi, e-mail má vždy stejnou kostru:

Předmět: Poptávka úklidu kanceláře v Brně od 1. 11. 2026

Vážená paní Doubková,                          ← oslovení

obracím se na Vás s prosbou o cenovou          ← úvod
nabídku na pravidelný úklid naší kanceláře.

Jde o 120 m² v centru Brna, úklid dvakrát      ← text
týdně po 17. hodině. Nabídku prosím
pošlete do pátku 16. 10.

Předem děkuji za odpověď.                      ← závěr

S pozdravem                                    ← pozdrav

Ing. Lucie Hronková                            ← podpis
office manažerka | Vlnovka s.r.o.
+420 000 214 380 | vlnovka-demo.cz

Předmět

Předmět je to první, co příjemce uvidí, a podle něj e-mail později hledá. Má říct, o co jde a co chcete, i kdyby si příjemce nic dalšího nepřečetl. Začněte velkým písmenem a tečku na konec nedávejte.

• Špatně: „Dotaz“, „Důležité!!!“, prázdný předmět
• Dobře: „Žádost o posunutí termínu: seminární práce SOC205“, „Faktura 2026/0418: chybí IČO“, „Návrh schůzky: úterý 20. 10. v 10.00“

Pište stručně, v mobilu se dlouhý předmět zkrátí. Nejdůležitější slovo dejte dopředu. Když odpovídáte, nechte předmět tak, jak ho program doplní („Re: …“). S novým tématem napište nový e-mail s novým předmětem, aby se témata v jednom vlákně nemíchala.

Oslovení

Oslovení určí tón celého e-mailu. To nejdůležitější:

• Oslovujte v 5. pádě: „pane Nováku“, ne „pane Novák“. Ženská příjmení na „-ová“ se nemění: „paní Nováková“.
• Vážený, nebo Dobrý den: ve formálním e-mailu „Vážený pane Nováku,“ / „Vážená paní Nováková,“, v běžné pracovní korespondenci „Dobrý den, pane Nováku,“. Podle Internetové jazykové příručky Ústavu pro jazyk český (ÚJČ) většina lidí spojení „Dobrý den“ s oslovením vnímá jako zdvořilé, v oficiálnějších, formálnějších e-mailech se ale dává přednost tradičnímu „Vážený pane…“.
• Titul nekombinujte s příjmením. Podle téže příručky se oslovuje buď příjmením („Vážený pane Nováku“), nebo funkcí či titulem („Vážený pane inženýre“, „Vážený pane předsedo“), ne obojím naráz („Vážený pane doktore Novotný“).

Když jméno adresáta neznáte, napište „Dobrý den,“ nebo „Vážená paní, vážený pane,“. Za oslovením je čárka, pak vynechte řádek a text začněte malým písmenem (pokud první slovo není vlastní jméno). Oslovení s tituly, oslovení více lidí najednou a další případy podrobně rozebírá článek oslovení v e-mailu.

Úvod

Jedna nebo dvě věty: kdo jste (pokud vás adresát nezná) a proč píšete. Nejpozději ve druhé větě přejděte k věci. Úvod navazuje na oslovení, proto začíná malým písmenem:

• „obracím se na Vás s prosbou o…“
• „píšu Vám kvůli objednávce č. 4512…“
• „navazuji na náš včerejší telefonát…“

Text e-mailu

• Jeden e-mail, jedno téma. Když do jednoho e-mailu dáte pět témat, příjemce odpoví na jedno a ostatní zapadnou.
• Krátké odstavce, dvě až čtyři věty. Více otázek očíslujte, aby mohl příjemce odpovědět „1. ano, 2. v pátek“.
• Napište, co chcete a do kdy. Konkrétní datum („do pátku 16. 10.“) funguje líp než „až budete mít čas“.
• Bez VELKÝCH PÍSMEN a hromady vykřičníků. Velká písmena se čtou jako křik. Když chcete něco zdůraznit, dejte jedno slovo tučně.
• Zkratky a hovorové obraty („OK“, „BTW“, „díky moc“) nechte pro kolegy, se kterými si tykáte.

Vy, nebo vy?

Podle Internetové jazykové příručky ÚJČ se zájmena Vy, Vám, Váš v dopise píšou vždy s velkým písmenem jako projev úcty. U e-mailů, které mají podobu dopisu (oslovení, text, pozdrav, podpis), se to běžně dodržuje, a to hlavně v e-mailu úřadu, vyučujícímu, lékaři nebo v žádosti o práci. V krátkých zprávách kolegům píše řada lidí malé písmeno. Ať zvolíte cokoli, v jednom e-mailu se držte jednoho způsobu. Ve vzorech níže píšeme velké písmeno.

Závěr a pozdrav

Závěr má dvě části. Nejdřív jedna věta, která uzavře obsah, například „Předem děkuji za odpověď.“ nebo „Pokud budete mít dotazy, ozvěte se mi.“ Pak na samostatném řádku pozdrav, nejčastěji „S pozdravem“.

Za „S pozdravem“ se podle ÚJČ nepíše čárka ani jiné interpunkční znaménko. Tečka patří jen za pozdrav ve tvaru celé věty („Přeji hezký den.“). Pod pozdrav napište své jméno nebo rovnou podpis. Kdy zvolit „S úctou“, „S přátelským pozdravem“ nebo „Hezký den“ a jak je to s „jsem s pozdravem“, najdete v článku S pozdravem: čárka, varianty a anglické ekvivalenty.

Podpis

Pod pozdravem je podpis: jméno a příjmení, pozice, firma, telefon a web. Příjemce díky němu ví, kdo mu píše, a může vám zavolat, aniž by hledal číslo. Podpis si v e-mailovém programu uložte jednou a program ho bude přidávat automaticky. Pozdrav do uloženého podpisu nedávejte, jinak dostane stejný pozdrav úřad i kolega. Co do podpisu patří, v jakém pořadí a jak je to s IČO, popisuje článek e-mailový podpis.

Formální, nebo neformální e-mail?

Formální e-mail píšete úřadu, škole, lékaři, při první komunikaci s neznámým člověkem, v žádosti o práci a ve stížnosti. Když si nejste jistí, napište o stupeň formálněji. Pokud vám adresát odpoví volněji, můžete se v další zprávě přizpůsobit.

Formální e-mail neznamená dlouhé souvětí a úřední obraty. „Dovoluji si Vás tímto zdvořile požádat o laskavé zaslání…“ se čte hůř než „Prosím Vás o zaslání…“ a zdvořilejší není.

Přílohy: jak je poslat, aby se neztratily

• Přílohu nejdřív připojte, pak pište. „V příloze posílám…“ s prázdnou přílohou je jedna z nejčastějších chyb.
• V textu napište, co v příloze je. „V příloze posílám životopis a motivační dopis (PDF).“ Příjemce pak ví, co má otevřít.
• Posílejte PDF, pokud příjemce nemá dokument upravovat. Vypadá všude stejně.
• Pojmenujte soubor srozumitelně: „Tomas_Bednarik_zivotopis.pdf“, ne „CV_final_final2.pdf“. Bez diakritiky se název nikde nerozbije.
• Velké soubory posílejte odkazem. Osobní účet Gmailu dovolí přílohy do 25 MB, větší soubory nahradí odkazem na Disk Google. Jiné schránky mají jiné limity a schránka příjemce může velký e-mail odmítnout, i když ho ta vaše odeslala. U větších souborů je jistější odkaz na cloudové úložiště.

Komu, kopie a skrytá kopie

• Komu: lidé, od kterých čekáte odpověď nebo nějakou akci.
• Kopie (Cc): lidé, kteří mají o věci jen vědět. Všichni příjemci vidí, kdo je v kopii.
• Skrytá kopie (Bcc): příjemci se navzájem nevidí. Použijte ji, když píšete více lidem, kteří se neznají, například všem rodičům ze třídy nebo zákazníkům. Adresy v běžné kopii by viděl každý.

Při odpovídání si rozmyslete, jestli stačí Odpovědět, nebo opravdu potřebujete Odpovědět všem. Na „Děkuji“ celé skupině nikdo nečeká. U důležitého e-mailu doplňte adresu příjemce až nakonec, aby neodešel omylem nedokončený.

Vzory e-mailů ke zkopírování

Jména, firmy, telefony a domény ve vzorech jsou smyšlené (telefonní čísla začínají 000). Nahraďte je svými údaji a vymažte, co se k vaší situaci nehodí.

1. Formální e-mail: žádost o cenovou nabídku

Předmět: Poptávka úklidu kanceláře v Brně od 1. 11. 2026

Vážená paní Doubková,

obracím se na Vás s prosbou o cenovou nabídku na pravidelný
úklid naší kanceláře. Váš kontakt jsem našla na webu Vaší firmy.

Základní údaje:
1. kancelář o rozloze 120 m² v centru Brna, 2. patro s výtahem,
2. úklid dvakrát týdně po 17. hodině,
3. začátek spolupráce 1. 11. 2026.

Nabídku prosím pošlete do pátku 16. 10. Pokud byste si chtěla
prostory nejdřív prohlédnout, ráda se s Vámi domluvím na termínu.

Předem děkuji za odpověď.

S pozdravem

Ing. Lucie Hronková
office manažerka | Vlnovka s.r.o.
+420 000 214 380 | vlnovka-demo.cz

Formální žádost má jasnou prosbu v první větě, údaje přehledně v bodech a termín. Telefon v podpisu se hodí, protože řada firem raději zavolá.

2. E-mail s žádostí o práci

Předmět: Asistent prodeje (inzerát č. 2026/118): Tomáš Bednařík

Vážená paní Šimková,

reaguji na Váš inzerát na pozici asistenta prodeje, který jsem
našel na Vašem webu. V příloze posílám životopis a motivační
dopis ve formátu PDF.

Poslední tři roky pracuji jako referent zákaznického servisu
v e-shopu se sportovním vybavením. Vyřizuji objednávky
a reklamace a se zákazníky komunikuji po telefonu i e-mailem.

Rád se s Vámi sejdu na pohovoru v termínu, který Vám bude
vyhovovat.

S pozdravem

Tomáš Bednařík
+420 000 517 209
linkedin.com/in/tomasbednarik-demo

Do předmětu dejte název pozice, číslo inzerátu (pokud ho inzerát uvádí) a své jméno. Když inzerát neuvádí kontaktní osobu, začněte „Dobrý den,“ nebo „Vážená paní, vážený pane,“. Text e-mailu nemá opakovat motivační dopis: dvě tři věty o tom, proč se hodíte, stačí. Pište ze soukromé adresy, která obsahuje vaše jméno, ne z pracovní adresy u současného zaměstnavatele.

3. E-mail vyučujícímu na vysoké škole

Předmět: SOC205 Metody sociálního výzkumu: prosba o posunutí termínu

Vážená paní docentko,

jsem studentkou 2. ročníku bakalářského oboru Sociologie
a chodím na Váš seminář SOC205 ve čtvrtek v 10.00.

Chtěla bych Vás poprosit o posunutí termínu odevzdání seminární
práce o jeden týden, z 20. 11. na 27. 11. 2026. Poslední dva týdny
jsem byla nemocná, potvrzení od lékaře posílám v příloze.

Pokud posunutí není možné, odevzdám práci v původním termínu.

Děkuji za odpověď.

S pozdravem

Adéla Šrámková
Sociologie, 2. ročník

Vyučující dostávají desítky e-mailů od studentů, proto do předmětu patří kód a název předmětu. Příručka prváka Přírodovědecké fakulty UK radí oslovovat vyučující nejvyšším titulem. V oslovení to znamená: profesora „Vážený pane profesore,“, docentku „Vážená paní docentko,“, vyučující s doktorským titulem „Vážený pane doktore,“ / „Vážená paní doktorko,“. Tituly najdete na webu fakulty nebo ve studijním systému. Pište ze školní adresy, soukromá se může ztratit ve spamu, a uveďte obor a ročník. Než se zeptáte na termín nebo podmínky zápočtu, podívejte se do sylabu.

4. E-mail učitelce: omluvenka od rodiče

Předmět: Omluvenka: Ondřej Vacek (6. B), 12. až 14. 10. 2026

Vážená paní učitelko,

omlouvám nepřítomnost svého syna Ondřeje Vacka ve škole ve dnech
12. až 14. 10. 2026. Ondřej má angínu a podle lékaře by se měl do
školy vrátit ve čtvrtek 15. 10.

Mohla byste mi prosím napsat, co má z učiva doplnit? Zameškanou
látku spolu doma doženeme.

Děkuji.

S pozdravem

Markéta Vacková
+420 000 362 718

Na základní škole se píše „Vážená paní učitelko,“ nebo „Dobrý den, paní učitelko,“. Na řadě středních škol, hlavně na gymnáziích, se učitelé tradičně oslovují „pane profesore“ a „paní profesorko“. Pokud škola přijímá omluvenky přes elektronickou žákovskou knížku nebo jiný školní systém, omluvte dítě tam a e-mail nechte na dotazy.

Když e-mail učiteli píše žák nebo student sám (třeba jako slohové cvičení), stavba je stejná: předmět, oslovení „Vážená paní učitelko,“, úvod (kdo píše a ze které třídy), jedna prosba, „Děkuji za odpověď.“, „S pozdravem“ a celé jméno.

5. E-mail lékaři: žádost o e-recept

Předmět: Žádost o e-recept: Jiří Pospíchal, nar. 3. 5. 1968

Vážená paní doktorko,

prosím o vystavení e-receptu na lék, který mi dlouhodobě
předepisujete: [název a síla léku], 1 balení. Současné balení mi
vystačí do 20. 10.

Kód e-receptu mi prosím pošlete SMS na číslo +420 000 471 925.

Děkuji.

S pozdravem

Jiří Pospíchal
nar. 3. 5. 1968

Lékaře oslovujte „Vážený pane doktore,“ / „Vážená paní doktorko,“. E-mail do ordinace často čte i zdravotní sestra. Do předmětu i podpisu dejte jméno a datum narození, aby vás našli v kartotéce. O zdravotním stavu pište jen to, co je pro vyřízení nutné. Jeden e-mail, jedna věc: e-recept, objednání, nebo dotaz na výsledky. E-mail se nehodí pro nic naléhavého: ordinace ho nemusí přečíst ještě ten den. V akutních případech ordinaci zavolejte, při ohrožení života volejte 155.

6. Připomenutí, když nikdo neodpovídá

Předmět: Re: Poptávka úklidu kanceláře v Brně od 1. 11. 2026

Vážená paní Doubková,

navazuji na svůj e-mail z 8. 10., který najdete níže. Potřebujeme
se rozhodnout do konce příštího týdne, proto se chci zeptat, zda
nám budete moci nabídku poslat.

Pokud je pro Vás jednodušší telefon, jsem k zastižení na čísle
+420 000 214 380, v pracovní dny od 9.00 do 15.00.

S pozdravem

Lucie Hronková
Vlnovka s.r.o.

Připomenutí pošlete jako odpověď na původní e-mail, ne jako novou zprávu, aby měl příjemce celou historii pod sebou. Pište věcně, bez výčitek: „Pořád jsem nedostala odpověď“ zní hůř než „navazuji na svůj e-mail“. Kolik dní počkat, žádné pravidlo neurčuje. U běžných dotazů doporučujeme dát adresátovi tři až pět pracovních dní, u žádosti o práci zhruba týden. Pokud jste v prvním e-mailu uvedli termín, můžete se připomenout den nebo dva před ním.

7. Odpověď na e-mail

Předmět: Re: Poptávka úklidu kanceláře v Brně od 1. 11. 2026

Vážená paní Hronková,

děkuji za Vaši poptávku a omlouvám se za pozdní odpověď, minulý
týden jsem byla na dovolené. Cenovou nabídku posílám v příloze.

K Vašim bodům:
1. Úklid po 17. hodině je v pořádku.
2. Začít můžeme 1. 11. 2026, smlouvu bychom podepsali nejpozději
   týden předem.

Než stanovím konečnou cenu, ráda bych si kancelář prohlédla.
Hodilo by se Vám úterý 20. 10. v 16.00?

S pozdravem

Pavla Doubková
vedoucí zakázek | Úklidová služba Bělásek s.r.o.
+420 000 683 512 | belasek-uklid-demo.cz

V odpovědi reagujte na všechny body v pořadí, v jakém je odesílatel napsal, a skončete jasným dalším krokem (tady návrhem termínu). Původní zprávu pod odpovědí nechte, dlouhé a nepotřebné části můžete smazat. Na běžný pracovní e-mail se snažte odpovědět do jednoho až dvou pracovních dnů. Když potřebujete víc času, pošlete aspoň krátké potvrzení, že jste zprávu dostali a kdy se ozvete.

Jak napsat email v angličtině

E-mail v angličtině má stejných šest částí. Nejvíc se liší oslovení a pozdrav, k tomu pár ustálených vět:

Dvě věci, které se liší od češtiny: po anglickém oslovení začíná text velkým písmenem a za anglickým pozdravem se čárka píše („Kind regards,“). Další anglická oslovení (Dear Sir or Madam, Ms, Hi) najdete v článku oslovení v e-mailu, anglická zakončení včetně Yours sincerely a Yours faithfully v článku S pozdravem.

Subject: Quotation request: 500 notebooks with our logo

Dear Ms Hartley,

I am the office manager at Vlnovka, a company based in Brno,
Czech Republic. We would like to ask for a quotation for 500 A5
notebooks with our printed logo, delivered to Brno by 30 November.

Could you also let me know your usual delivery time?

I look forward to hearing from you.

Kind regards,
Lucie Hronková
Office Manager | Vlnovka s.r.o.
+420 000 214 380 | vlnovka-demo.cz

Nejčastější chyby

1. Prázdný nebo obecný předmět. „Dotaz“ neřekne nic.
2. Oslovení v 1. pádě. „Dobrý den, pane Novák“ místo „pane Nováku“.
3. Titul i příjmení naráz. „Vážený pane inženýre Nováku“. Stačí „Vážený pane inženýre“, nebo „Vážený pane Nováku“.
4. Velké písmeno po oslovení. Za čárkou v oslovení pokračuje text malým písmenem.
5. Čárka za „S pozdravem“. V češtině se tam nepíše.
6. Zmíněná, ale chybějící příloha.
7. Odpověď všem, když stačí odpovědět odesílateli, a adresy lidí, kteří se neznají, v běžné kopii místo skryté.
8. Pozdrav uložený v podpisu. Odejde stejný úřadu i kolegovi a v dlouhém vlákně se opakuje pořád dokola.
9. Žádný podpis. Příjemce pak nemá jak vám zavolat.

Před odesláním si e-mail ještě jednou přečtěte a zkontrolujte:

• jméno, titul a 5. pád v oslovení,
• jestli je jasné, co chcete a do kdy,
• jestli jsou přílohy opravdu připojené,
• adresáty v polích Komu, kopie a skrytá kopie,
• podpis s aktuálním telefonem.

Podpis pod e-mailem: nastavte ho jednou

Pozdrav píšete do každého e-mailu sami, podle toho, komu píšete. Podpis je pod každým e-mailem stejný a program ho přidává sám. Proto ho stojí za to připravit pořádně: jméno, pozice, firma, jedno telefonní číslo, web a případně malé logo.

S pozdravem                         ← pozdrav (píšete sami)

Ing. Lucie Hronková                 ← podpis (uložený v programu)
office manažerka | Vlnovka s.r.o.
+420 000 214 380 | vlnovka-demo.cz

Podpis s logem a firemními barvami, který se nerozpadne v Gmailu ani v Outlooku, vytvoříte v bezplatném generátoru Signguin. Signguin e-maily nepíše, připraví jen podpis pod nimi. Zadáte pracovní e-mail a Signguin z webu vaší firmy načte logo, firemní barvy a kontaktní údaje. Bezplatná verze nevyžaduje registraci a nabízí tři designy (Klasický, Jednoduchý a Místní profík). Pod podpisem je malý odkaz „Vytvořeno nástrojem Signguin“. Do Gmailu podpis přidáte tlačítkem Přidat do Gmailu automaticky, do Outlooku a dalších programů ho zkopírujete a vložíte. Postup krok za krokem najdete v návodech jak nastavit podpis v Outlooku a jak nastavit podpis v Gmailu.

Časté otázky

Jak začít formální e-mail?

Konkrétním předmětem a oslovením v 5. pádě: „Vážený pane Nováku,“ nebo „Vážená paní Nováková,“. Když jméno neznáte, napište „Vážená paní, vážený pane,“ nebo „Dobrý den,“. Za oslovením je čárka, pak vynechte řádek a pokračujte malým písmenem. V první větě řekněte, proč píšete, například „obracím se na Vás s prosbou o cenovou nabídku“.

Píše se po oslovení velké, nebo malé písmeno?

Malé. Oslovení končí čárkou a text na dalším řádku je pokračováním věty, proto začíná malým písmenem („Vážená paní Nováková, / obracím se na Vás…“). Velké písmeno patří jen vlastním jménům („Petr Malý mi předal Váš kontakt…“). V anglickém e-mailu je to naopak, tam se po oslovení začíná velkým písmenem.

Píše se za „S pozdravem“ čárka?

Ne. Za „S pozdravem“ ani jinými pozdravy, které nejsou celou větou, se podle ÚJČ nepíše žádné interpunkční znaménko. Pozdrav dejte na samostatný řádek a pod něj své jméno nebo podpis. Tečku napíšete jen za pozdrav ve tvaru věty („Přeji hezký den.“). Varianty a anglické ekvivalenty najdete v článku S pozdravem.

Jak napsat e-mail učiteli?

Do předmětu dejte, o co jde (a na vysoké škole kód předmětu). Oslovte „Vážená paní učitelko,“ nebo na vysoké škole nejvyšším titulem: „Vážený pane profesore,“, „Vážená paní docentko,“. V úvodu napište, kdo jste a ze které třídy nebo oboru, pak jednu konkrétní prosbu. Skončete „Děkuji za odpověď.“, „S pozdravem“ a celým jménem. Vzory najdete výše (vzor 3 a 4).

Píše se v e-mailu Vy s velkým písmenem?

V e-mailu, který má podobu dopisu, ano. Internetová jazyková příručka ÚJČ uvádí, že se Vy, Vám, Váš v dopise píšou vždy s velkým písmenem jako projev úcty, a u formálních e-mailů se to běžně dodržuje. V krátkých zprávách kolegům píše řada lidí malé písmeno. Hlavní je držet se v jednom e-mailu jednoho způsobu.

Jak dlouho čekat na odpověď, než se připomenu?

Pevné pravidlo není. U běžných pracovních dotazů doporučujeme počkat tři až pět pracovních dní, u žádosti o práci zhruba týden. Připomenutí pošlete jako odpověď na původní e-mail, aby byla historie pohromadě, a napište ho věcně: „navazuji na svůj e-mail z 8. 10.“ Vzor najdete výše (vzor 6).